Стилистика делового общения

Официально-деловой  стиль — это такая разновидность  литературного языка, которая обслуживает  сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной  властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и  обществом. 

Функция делового стиля  заключается в том, что он придает  изложению характер документа и  тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны  человеческих отношений в ряд  официально-деловых. 

Официально-деловой  стиль подразделяется на две разновидности: 

1. Официально-документальный  подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр — это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.

2. Обиходно-деловой  подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)  

Наиболее общим  отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению  констатирующего и предписывающего  характера документов. В официально-деловом  стиле высок уровень общения  и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным  признаком стиля является также  широкое использование стандартных  языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в  официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а  весь документ или письмо в целом. 

Основными особенностями  языка служебных документов являются следующие: 

1. Употребление канцелярских  штампов — воспроизводимых лексико-фразеологических  единиц, которые соотносятся с  часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за  отчетный период, принимая во  внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив… ).

2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

3. Введение специальной  терминологии, не имеющий синонимов  в общеупотребительной лексике  (приказ, протокол, согласовано, в  приказ, сторона, реализация…).

4. Ограничение возможности  лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо —  составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен  существительных.

6. Использование  отглагольных существительных (проезд, выполнение).

7. Большинство форм  глагола выступают в значении  долженствования (считать, обязать).

8. Почти полное  отсутствие личных местоимений  1 и 2 лица и соответствующих  личных форм глагола.

9. Употребление преимущественно  форм настоящего времени глагола  в значении предписания или  долженствования, а также форм  глагола со значением констатации  (комиссия осмотрела).

10. Широкое распространение  сложных отыменных предлогов  (в целях, в силу, по линии,  в части).

11. Употребление  по преимуществу следующих синтаксических  конструкций: простые предложения  (как правило, повествовательные,  личные, распространенные, полные), с  однородными членами, обособленными  оборотами, с вводными и вставными  конструкциями, преобладание в  предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.

12. Использование  прямого порядка слов в предложениях.  

Рассмотрим подробнее  жанры, в которых реализуется  обиходно-деловой подстиль (служебные документы). 

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает "доказательство, свидетельство”. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства — документ эпохи и т.п.). 

Определение служебный  документ разграничивает две сферы  общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется  техническая или научная документация. 

Служебные документы  обладают следующими обязательными  качествами: 

* достоверность  и объективность;

* точность, исключающая  двоякое понимание текста;

* максимальная краткость,  лаконизм формулировок;

* безупречность  в юридическом отношении;

* стандартность  языка при изложении типовых  ситуаций делового общения;

* нейтральный тон  изложения;

* соответствие нормам  официального этикета, который  проявляется в выборе устойчивых  форм обращения и соответствующих  жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего  текста.  

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД). 

Вид документа должен соответствовать данной ситуации и  компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят из отдельных  элементов — реквизитов, набор  которых определяется видом и  назначением документа (например, адресант, адресат, дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания  и цели составления документа, в  другой — вывод, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые  документы могут состоять из одной  части: заявление, приказ, письмо. 

Документы не однородны  по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы, бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, они значительно различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет, заявление, приказ и т.п.). 

Выделяют следующие  виды документов по функциональному  значению: 

* Организационно-распорядительные  документы

* Информационно-справочные  документы

* Административно-организационные  документы

* Личные документы

* Деловые письма 
 

ШАПКА ОФИЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ОРГАНИЗАЦИИ 

г. ______ 

Дата 

Характеристика (РЕКОМЕНДАЦИЯ) 

ФИО – дата рождения, последнее место работы и должность, стаж финансовой деятельности. 

За время работы ФИО зарекомендовал себя не только как дисциплинированный и аккуратный работник, но и как инициативный и способный взять на себя ответственность  в принятии решений по сложным  вопросам, находящиеся в его компетенции.  

Доказал свои способности  в организации работы своих подчиненных. 

Постоянно следит за текущими изменениями нормативной  базы, а также нацелен на повышение своей профессиональной квалификации. 

Полностью придерживается корпоративных норм и правил, имеет  большие навыки делового общения. 

Трудолюбив, обладает высокой работоспособностью, всячески поддерживает работу компании в сложные  моменты, в том числе и во внеурочное время. 

По своим личным и деловым качествам ФИО является достойным кандидатом на соответствуюжую должность. 

ИЛИ 

ФИО работал под  моим руководством в качестве начальника розничного отдела с «01» ___ 200_ года до «31» _____ 200_ года. В его должностные  обязанности входили работы по организации  продаж и продвижению торговых марок.

 В течение всего  периода работы в нашей организации  он проявил себя  как квалифицированный  специалист, способный принимать  решения и нести ответственность  за конечный результат. ФИО  удалось решить поставленные  перед ним задачи в согласованный  для их решения срок. Было достигнуто  запланированное увеличение объема  продаж и параметры дистрибьюции торговых марок компании, оптимизирована система планирования, введены новые критерии оценки системы сбыта продукции, отлажен мониторинг контрактных обязательств и платежей, технологии заключения и сопровождения коммерческих договоров. Проведено обучение коммерческого персонала.

Хочу отметить его  высокую организованность и работоспособность, умение решать возникающие конфликтные  вопросы при коммуникациях с  ключевыми клиентами, личную честность  и ответственность к порученному  делу.

Я считаю, что профессиональные навыки и личностные качества ФИО  позволяют мне рекомендовать  его для дальнейшей работы в сфере  управления продажами, и я надеюсь, что приобретенный опыт работы позволит ему и далее быть востребованным специалистом. Желаю ему дальнейших успехов в профессиональной сфере.

Детали можно обсудить, позвонив мне по телефону +7 (495) 1111111. 

ФИО 

Подпись 

Печать 
 
 
 
 
 

Наталья Сидоровна  Петрова 

Контакты: (495)ххх-хх-хх, моб.8- 9хх -ххх-хх-хх, [email protected] 

Личные данные:

Дата рождения: дд.мм.гггг.

Место проживания: г. Москва 

Цель: должность начальника отдела продаж в торговой компании 

Опыт работы: 

01.2005 г. – наст. вр. ООО «Текущее место работы» (Москва)

Профиль организации:  оптовая и розничная торговля бытовой химией

Должность: менеджер по продажам

Обязанности: 

- взаимодействие  с оптовыми (торговые предприятия)  и розничными покупателями;

- составление и  заключение договоров, контроль  расчетов;

- координация деятельности  представительств в регионах. 

01.2000 г. – 12.2004 г.   ООО «Предыдущее место работы» (г. Мытищи, Московская область)

Профиль организации: магазин хозяйственных товаров

Должность: заведующий секции бытовой химии

Обязанности: 

- заключение договоров  с поставщиками товара;

- ведение складского  учета в секции:

- организация торговли  в секции;

- личное руководство  продавцами. 

Базовое образование: 

1995 г. – 2000 г. Средневолжский университет экономики (Ульяновск)

Факультет: экономический

Квалификация: экономист 

Дополнительное образование: 

03 – 09.2001 г. Курсы английского языка, школа Native English (Москва)

06.2002 г. Тренинг «Навыки эффективных продаж», «Институт успешных менеджеров» (Москва) 

Дополнительные сведения: 

английский язык: свободно общаюсь на бытовые темы;

PC - пользователь (MS Office);

водитель категории  ВС, опыт вождения 3 года. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

История формирования делового стиля  

Поскольку деловая  письменная речь представляет официально-деловой  стиль речи, совершенно необходимо рассмотреть ряд его специфических  черт.

 Официально-деловой  стиль выделился прежде других  письменных стилей благодаря  тому, что обслуживал важнейшие  сферы государственной жизни:

 внешние отношения,  закрепление частной собственности  и торговлю. Необходимость письменного  закрепления договоров, законов,  записей долгов, оформления передачи  наследства начала формировать  особый «язык», который, претерпев  множество изменений, сохраняет  свои основные отличительные  черты.

 Деловые документы  появились на Руси после введения  в Х в. письменности. Первыми  письменными документами, зафиксированными  в летописи, являются тексты договоров  русских с греками 907, 911, 944 и  971 гг. А в XI в. появляется первый  свод законов Киевской Руси  «Русская правда» – оригинальный  памятник письменности, позволяющий  судить о развитости системы  юридической и общественно-политической  терминологии в то время. После  «Русской правды» древнейшим  документом считается «Грамота  великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года».

 Заканчиваются  грамоты специальной формулой, в  которой указывается, кто был  свидетелем сделки и кто скрепляет  грамоту своей подписью.

 С XV в. сведение  о том, кто писал текст, становится  нормой, а с ХУП–ХУШ вв. – обязательным  реквизитом делового письма. Государственно-приказный  язык ХУ–ХУП вв. при всей лексической  пестроте – это более нормированный,  эталонный язык, чем живая разговорная  речь. Он вводит в обиход ряд  приказных формул, становящихся  штампами и канцеляризмами (взять  на поруки, сия дана в том,  дать очную ставку, отдать под  суд, учинить расправу и т.п.).

 Документов становилось  все больше. Обширное делопроизводство  допетровской Руси потребовало  выработки единых подходов к  оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской  Руси, получил свое дальнейшее  развитие.

 А в «Генеральном  регламенте» петровских Коллегий  была дана уже законченная  система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы  документов, предусматривали нормы  оформления, этикетные нормы обращения  к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования  и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

 В XIX в., когда  формирование кодифицированного  литературного языка в основном  завершается, начинают активно  формироваться функциональные его  разновидности – стили. Документы  служебной переписки получили  в XIX в. широчайшее распространение  и в количественном отношении  значительно превзошли другие  типы деловых текстов. Они писались  на служебных бланках, включали  определенный набор реквизитов,

 Принятие в  1811 г. «Общего учреждения министерств»  закрепляет в качестве государственной  формы процесс унификации языка  деловых бумаг. Активно формируются  характерные черты канцелярского  стиля: формально–логическая организация  текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной  характер речи, морфологическое  и лексическое однообразие (превалирование  именительного и родительного  падежей), стандартизация.

 В результате  реформы делопроизводства (правил  оформления документации) возникла  необходимость реформы канцелярского  стиля, что стало осмысляться  как задача государственной важности.

 В XX в. унификация  документов принимает необратимый  характер. Были разработаны новые  правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма  бланков делового письма. В 20-е  годы началась работа по созданию  новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

 Новую эпоху  в процессе стандартизации открыла  машинная обработка и компьютеризация  делопроизводства.

 Выбор и закрепление  в практике одного языкового  варианта из нескольких возможных  оправдано экономически, диктуется  требованиями все усложняющейся  экономической и социально–политической  жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного  расположения материала, оформления  документа характерно для типовых  и трафаретных писем, анкет,  таблиц, текстов–аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые  средства за типовой ситуацией.  Особой стандартизации подвергаются  так называемые тексты–аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет  имеет вид формализованного текста.

 Процесс создания  трафаретных текстов заключается  в выделении для группы однотипных  текстов постоянных частей, содержащих  заранее известную информацию, и  пробелов для вписывания меняющихся  сведений.

 «Бланк – это  своего рода идеальная основа  деловой бумаги, в заполненном  виде это тот эталон, к которому  она стремится и которого достигает.  В бланке жесткость формы сводит  к нулю все возможности нескольких  толкований», – справедливо замечает  П.В. Веселов, один из крупнейших  специалистов в области документной  лингвистики.

 Стандартизация  языка документов выработала  особые типы текстовой организации:  трафарет, анкета, таблица.

 Анкета представляет  собой свернутый текст в виде  номинаций родовидового соответствия. Таблица представляет собой еще  более емкую организацию документа:  постоянная информация размещена  в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная  – в ячейках таблицы.

 Данные типы  текстовой организации могут  использоваться в различных жанрах  деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма. Таким образом, трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

 Процесс стандартизации  и унификации охватывает все  уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию  – и определяет своеобразие  и специфику официально–делового  стиля. Даже известные типы  текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в  деловом стиле, превращаясь в  типы изложения утверждающе констатирующего  или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

 Типизация документов  позволяет моделировать текст  любой разновидности согласно  ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это – представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора.

 Эти модули  неизменно входят в тексты  договоров (о выполнении работ,  об аренде, о купле–продаже). Сам  текст начального модуля договора  практически не меняется (допускаются  варьирование членов предложения,  синонимические замены), меняются  юридические термины, определяющие  социальные роли договаривающихся  сторон.

 Все особенности  официально–делового стиля, его  знаковая природа обусловлены  действием доминанты и функцией  долженствования, обеспечивающей  правовую и социально–регулирующую  значимость деловых текстов.

 Экономическая  необходимость и развитие науки  и техники обусловливают все  возрастающую унификацию и стандартизацию  документов, с одной стороны, и  тенденцию к упрощению, очищению  от устаревших канцелярских штампов  и клише языка деловых писем  и, шире, деловой корреспонденции,  с другой стороны.

 Язык деловой  переписки представляет собой  периферию официально–делового  стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят и практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными – полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то и одну, то в другую сторону.

 Несомненно, официально–деловой  стиль, как и в целом, русский  язык, претерпел существенные изменения.  Его формирование теснейшим образом  связано с формированием и  развитием русского государства,  прежде всего потому, что сфера  регулирования правовых и хозяйственных  отношений создала потребность  в выделении специальной функциональной  разновидности литературного языка.

 Регулирование  отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных  свидетельств, актов, документов, в  которых постепенно выкристаллизировались черты официально–делового стиля:

 а) высокая  степень терминированности лексики:

 -      юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т.д.);

 -      экономические термины (дотация, затраты, купля–продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, расходная часть бюджета и т.д.);

-      экономико-правовые  термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

 б) именной  характер речи, выражающийся в  высокой частотности отглагольных  существительных, которые часто  обозначают опредмеченное действие:

 -      погашение кредита отсрочка платежа в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по истечении, по причине, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

 в) развитие  собственно канцелярских значений, связанное с переходом причастий  в классе прилагательных и  местоимений:

-      настоящие  правили – эти правила

-      настоящий  договор – этот договор (ср.: настоящий парень, настоящий террор) в установленном порядке –  в законном порядке;

 г) стандартизация  лексической сочетаемости: сужение  значения слов объясняет ограничение  лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной  сочетаемости:

-      контроль  обычно возлагается, сделка –  заключается, цена – устанавливается

 Позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность – успешной; необходимость – настоятельной; скидки – значительными разногласия – существенными/несущественными и т.д.;

 д) стандартизация  синтаксических единиц (предложения,  словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся  в тексте документа, закрепляющего  соответствующую ситуацию социально–правовых  отношений:

 в установленном  порядке; в соответствии с принятой  договоренностью; в случае невыполнения  долговых обязательств;

Договор вступает в  силу со дня подписания;

 е) формально–логический  принцип текстовой организации,  выражающийся в дроблении основной  темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

I. Предмет договора

1.1. Исполнитель берет  на себя обязанности по снабжению  заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных  стоков.

1.2. Заказчик своевременно  оплачивает предоставленные услуги; 

ж) отсутствие манифестации идиолекта, отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии.

 Винокур Т.Г.  считает, что в деловом стиле  «речевое действие одного лица  имеет квазииндивидуальное языковое содержание» благодаря установке «говорить (писать) как все» в силу необходимости;

 з) максимальная  степень этикетных требований, выражающаяся  в обилии этикетных знаков, этикетных  текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

 Официально–деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справк