ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

ГОУВПО  «Удмуртский государственный  университет» 

Институт  права, социального  управления и безопасности 
 
 
 
 
 

Соломатова  Елена Вячеславовна

студент группы № 3-С-350800-21(к)

специальность «Документоведение и

документационное обеспечение управления» 
 
 
 
 

Тема: «Стилистика текста управленческого  документа»

Контрольная работа

По курсу  «Документоведение» 
 
 
 
 
 
 
 

Руководитель: Бобкова Т.С. 
 
 
 
 
 
 
 

Ижевск  – 2004  

П Л А  Н: 
 
 

1. Введение
2. Требования к тексту документа
3. Особенности языка и стиля служебных документов
0. Лексика
0. Орфография
0. Грамматика (морфология)
0. Грамматика (синтаксис)
0. Композиция  документа
4. Заключение
5. Список использованной литературы

1 Введение

     Стилистика  – раздел языкознания, в задачи которого входит изучение различных стилей речи, экспрессивно-эмоционально-оценочных свойств различных языковых средств с точки зрения использования их в различных сферах речевого общения, изучение правил и приемов конструирования текста, обеспечивающего адекватную письменную передачу мыслей от автора к читающему.

     Официаьно-деловой  стиль – один из функциональных стилей, существующих в современном  русском литературном языке. Он располагает  определенным набором характерных  слов и выражений. Например, формуляр документа, факсимиле, система документирования, состав удостоверения, унифицированная система организационно-распорядительной документации и др. В количественном отношении доля их незначительна, но именно они определяют сущность самого стиля. Основная же масса слов – нейтральные (межстилевая лексика), на фоне которых выделяется характерная лексика и фразеология. Деловая речь в наибольшей степени регламентирована и наименее индивидуализирована. У каждого функционального стиля свой набор речевых жанров, которые характеризуются особой композиционно-речевой структурой. Например, к жанрам делового стиля относятся письма, отчеты и др.

     Зарождение  русского официально-делового стиля  речи начинается с десятого века, с  эпохи Киевской Руси. Оно связано  с оформлением договоров между  Киевской Русью и Византией. Язык договоров и  других документов были именно тем языком, из которого выработался литературный язык.

     «Канцелярский язык – это первая попытка человека овладеть языковой стихией, подчинить  себе все эти непослушные частицы, союзы, местоимения, которые складываются в стройный главный период» (О.Г. Винокур).

     Современный официально-деловой стиль относится  к числу книжных стилей и функционирует  преимущественно в форме письменной речи. Устная форма официально-делового стиля – это выступления на заседаниях, совещаниях, приемах, доклады государственных, общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, между личностью и обществом.

     Неоднородность  тематики и разнообразие жанров позволяют  выделить в официально-деловом стиле  две разновидности:

1. официально-документальный стиль ( в нем выделяют язык дипломатии и язык законов)
2. обиходно-деловой стиль ( в нем выделяют служебную переписку и деловые бумаги).

     Рассмотрим  подробнее обиходно-деловой стиль.

     Служебная переписка или промышленная корреспонденция  относится к обиходно-деловой  разновидности официально-делового стиля. Автор пособия по деловой переписке, французский специалист Фонтене указывает: «Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызывать восхищение читателя; деловое письмо должно его убедить и победить». Образцом языка служебной переписки можно считать телеграфный стиль – предельно рациональный в построении синтаксических конструкций.

     Главная особенность языка служебной  переписки – его высокая стандартизованность.  В силу однородности многих производственных ситуаций, содержание деловых писем  очень часто повторяется, поэтому естественно одинаковое языковое оформление тех или иных содержательных аспектов делового письма. Для каждого аспекта существует определенная синтаксическая конструкция предложения, имеющая ряд вариантов в зависимости от смысловой и стилистической нагрузки. Например, конструкция предложения, выражающего гарантию:

     -    оплату гарантируем

• оплата гарантируется.

Эта конструкция  может быть развернута – оплату гарантируем через отделение  Госбанка в месячный срок по завершении работ.

      Официально-деловые бумаги (справка, акт, протокол и др.) и частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка и др.) характеризуются известной стандартизацией, наличием конструкций и их речевых вариантов, т.е. стандартность значительно облегчает составление деловых бумаг. Задача составителя – выбрать соответствующую модель или конструкцию и подходящий речевой вариант для данного делового документа. Идеал деловой бумаги – краткость, точность, ясность.

2 Требования к тексту  документа

     Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р 6.30-2003говорит «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

•     в федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

•     на предприятия, в организации и  их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

     При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа  и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид Документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

     Затем необходимо изучить законодательные  акты, решения правительства, ведомственные  нормативные акты, регулирующие порядок  решения вопросов такого рода. Это  самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

     Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.

     Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

     Зная  на основании законодательно-нормативных  актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

     В практике документирования сложились  общие требования, предъявляемые  к текстам документов.

     Прежде  всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван  побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

     Важнейшими  являются требования достоверности  и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

     Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния  дела, непредвзятое описание и оценка событий.

     Полнота информации предполагает, что в документе  изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаше всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

     Краткость достигается прежде всего отбором  необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

     Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

     Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор , правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например: 

Повысить  дисциплину помог  переход на хозяйственный  расчет. 

     Если  поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например: 

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от П. 12.97 № 401 «Об организации  учета особо ценных документов ...»

или

В соответствии с распоряжением  Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах  по стимулированию жилищного  строительства»... 

     К особенностям делового стиля относится  широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

  Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по Унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. Например: 

акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать

заявка  — выполнять, давать, делать, подавать, принимать,              отклонять, удовлетворять и т.д. 

     Примеры употребления стандартных фраз, выражений  и словосочетаний в служебных  документах рекомендуется давать как  приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

     Служебные документы отличает нейтральный  тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

     В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

     В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

     В протоколах используется форма изложения  текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает ...и предлагает).

     Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые  и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений.  Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

     Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию.

     При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

     Обычно  в тексте документа выделяются две  смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например: 

В январе 1998 г. институт проводит конференцию  «Проблемы развития предпринимательства  в России». Будут  обсуждены проблемы структурных изменений  в экономике и  развития предпринцмателъства.

Просим  принять участие  и подготовить  свои предложения.

Декан факультета                                      И.А. Скокшина 

     В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например: 

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается  проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов. 

     Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления  с просьбой — без мотивировки, приказы — с одной распорядительной частью. Например: 

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 15 августа 1998 года. 

Или 

УВОЛИТЬ

Яковлева  Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР. 

3 Особенности языка  и стиля служебных  документов

3.1 Нормы официально-делового  стиля

     Официально-деловой  стиль один из так называемых «книжных»  стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.

Деловой стиль - это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

     Деловая речь обслуживает сферу официальных  отношений, которые устанавливаются  между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением - с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

     Среди языковых функций общения, сообщения  и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление - все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной.

     Рассмотрим  лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.

    3.1.1 Лексика

     Сочетаемость  слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка»¹. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ  — издается

контроль  — возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад — устанавливается

выговор — объявляется

порицание — выносится

архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию  — имеют, замещают

совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

     Особо следует обратить внимание на сочетания  «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

    Использование терминов

     Термин (от лат. terminus — граница, Предел) — слова или словосочетания, называющее специальное Понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

     Одно  из отличительных свойств специальной  лексики, или терминологии, — наличие  единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

     Если  вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны  адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

     Расшифровка термина должна быть точной, ясной  и полной Сопоставим толкования понятия «страхователь», предложении в документах двух различных организаций: 

Страхователь  — физическое или  юридическое лицо, уплачивающее страховую  премию.

Страхователь  — юридическое  или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования  и уплачивающее страховые взносы. 

     Безусловно, второй вариант более удачен. Первое определение недостаточно полно: непонятно, кому, на основании чего и в каких  случаях выплачиваются деньги. Кроме  того, в первом варианте толкования термина содержится ошибка, связанная с сочетаемостью слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются».

     Данный  пример весьма показателен: в обоих  документах дается расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным словарям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия «страхователь» у юристов.

    Использование иностранных слов

       Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых — русское, а другое — заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла - - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.

     Но  иногда выбор иностранного слова не объясняется ничей кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («Договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться да «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что да значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.

     Работая над составлением документов, можно  пользоваться современными словарями иностранных слов.

    Плеоназм

   Греческое слово pleonasmos означает излишество. Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):

• промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе

           означает «промышленность»);

• форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);
• о тонкий нюанс  (существительное  «нюанс»  образовано от

          фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);

• своя автобиография (первая часть слова «автобиография»

           имеет греческое происхождение: autos — «сам»);

• в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);
• 150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);
• прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
• маршрут движения (слово «маршрут» означает

      «направление движения»);

• главная суть («суть» — это и есть главное).

   Но  нет правил без исключений. Некоторые  плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали   нормативными   сочетания   «реальная   действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Тавтология

   Греческие слова tauto — тот же, logos — слово. Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы данное явление проявляется в указанных условиях; адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».