Стратегический план автоматизации компании

    Стратегический  план автоматизации  компании

1. Цели и задачи бизнеса компании

    Цель  бизнеса:

1. Обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам
2. Расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа.

    Задачи  бизнеса:

1. Повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов
2. Повышение контроля над выполняемыми операциями
3. Изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей
4. Управление финансами
5. Планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности

2. Цели  автоматизации компании

     Цель  автоматизации:

     Полная  автоматизация бизнес- процессов  компании, в том числе:

• повышение контроля над выполняемыми операциями
• повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов
• изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей
• управление финансами
• планирование анализ финансово- хозяйственной деятельности и т.д.
• создание корпоративной информационной системы с высокой функциональностью и скоростью обработки данных

    Функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблем компании:

    1. Бухгалтерские функции - ведение  бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); формирование бухгалтерской отчетности; предоставление бухгалтерской отчетности  в сроки и адреса, предусмотренные  законодательством, учредительными  документами.

    2. Функции по работе с персоналом - контроль соблюдения порядка документооборота; составление и корректировка штатного расписания (проекты, штатная расстановка, хранение архивов); прием на работу (учет вакансий, анкетные данные сотрудников, личные карточки, приказы); книга приказов по кадрам, формирование и регистрация текущих приказов (движение по службе, учет командировок, отпусков и пр.).

    Таблица 1.

    Организационная структура центрального офиса

    Таблица 2.

    Организационная структура магазина

    Таблица 3.

    Организационная структура магазина после автоматизации

    Экономическая выгода 1800050 $

3. Способы автоматизации компании

• Хаотичная
• По участкам
• По направлениям
• Полная
• Комплексная

    Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или программное обеспечение и т. д.

    Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:

• инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;
• существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;
• технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

    Наиболее  часто такой подход применяется  для автоматизации производственных участков. Основное средство автоматизации - специализированные АСУ технологическим  процессами. Применение принципа автоматизации  предприятия по участкам для ряда предприятий - единственно возможный  способ повысить экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и оперативный планы  автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия  автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год, пересматриваться.

    Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, часто применяется при использовании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация предприятия.

    От  автоматизации по участкам этот подход отличается следующим. Автоматизация  по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных  подразделений, функционирование которых  связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения  предприятия.

    Полная  автоматизация управления предприятием.

    АСУП  как система состоит из большого количества элементов различных  уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические  структуры, состоящие в итоге  из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения  в АСУП.

    Комплексная автоматизация - это прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий.

4. Ограничения

    Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании:

• финансовые
• временные
• трудовые
• технические

    Финансовые  ограничения определяются величиной инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации.

    Временные ограничения могут быть связаны со сметой технологий основного производства, стратегией бизнеса компании, государственным регулированием экономики.

    Трудовыми ограничениями может быть отношение персонала к автоматизации, привычка работать по стандартизированным процедурам и исполнительская дисциплина, особенности рынка труда (безработица, недостаток квалифицированных специалистов).

    Технические ограничения связаны с реальными возможностями компании (отсутствие помещения для размещения компьютеров, ограничения по использованию по определенному виду оборудованию).

5. Анализ требований к ИС

Функции, которые должна выполнять будущая  система:

     - повышение прибыли, за счет  увеличения объемов продаж или  сокращения расходов;

     - повышение контроля над выполняемыми  операциями;

     - изучении и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;

     - управление финансами;

     - планирование и анализ финансово  - хозяйственной деятельности.

     Классы  ИС для автоматизации  компании:

• MPS (MasterPlanningShedule) – Хорошо известная методология "объемно-календарного планирования". Является базовой практически для всех планово-ориентированных методологий. Применяется в основном в производстве, но также может использоваться и в других отраслях бизнеса, например, дистрибуции.
• MRP (MaterialRequirementsPlanning) – [Автоматизированное планирование потребности сырья и материалов для производства]. Методология планирования потребности в материальных ресурсах, заключающаяся в определении конечной потребности в ресурсах по данным объемно-календарного плана производства. Ключевым понятием методологии является понятие "разузлование", т.е. приведение древовидного состава изделия к линейному списку (BillofMaterials), по которому планируется потребность и осуществляется заказ комплектующих. Ее усовершенствованная версия, ClosedLoop MRP (планирование потребности в материалах в замкнутом цикле), позволила динамически корректировать планы закупок при возникновении нештатных отклонений от них.
• CRP (CapacityRequirementsPlanning) – Планирование производственных ресурсов. Данная концепция схожа с MRP, но вместо единого понятия состава изделия она оперирует такими понятиями, как "обрабатывающий центр", "машина", "рабочие ресурсы", ввиду чего технически реализация CRP более сложна. Обычно применяется совместно с MRP ввиду тесной логической связи при планировании. Методологии MRP/CRP применяются в АСУП производственных предприятий.
• FRP (FinanceRequirementsPlanning) – Планирование финансовых ресурсов.
• MRPII (ManufacturingResourcesPlanning) – [Планирование и управление всеми производственными ресурсами предприятия: сырьем, материалами, оборудованием, трудозатратами]. Планирование производства. Интегрированная методология, включающая MRP/CRP и, как правило, MPS и FRP. При использовании данной методологии обязательно подразумевается анализ финансовых результатов производственного плана.
• ERP (EnterpriseResourcesPlanning) – [Управление корпоративными ресурсами. К свойствам MRPII добавилось управление финансовыми ресурсами, маркетинг. ERP концепция – первая направленная на управление бизнесом, а не только производства, как MRP]. Концепция бизнес-планирования. Под ERP подразумевается "интегрированная" система, выполняющая функции, предусмотренные концепциями MPS-MRP/CRP-FRP. Важным отличием от методологии MRPII является возможность "динамического анализа" и "динамического изменения плана" по всей цепочке планирования. Конкретные возможности методологии ERP существенно зависят от программной реализации. Концепция ERP более "размыта", чем MRPII. Если MRPII имеет явно выраженную направленность на производственные компании, то методология ERP оказывается применимой и в торговле, и в сфере услуг, и в финансовой сфере.
• CSRP (CustomerSynchronizedResourcesPlanning) – [Управление, ориентированное на взаимодействие с клиентами: включает получение заказов, разработку планов, проектов и заданий, техподдержку.Практически, CSRP=ERP+CRM].Планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. CSRP включает в себя полный цикл - от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть CSRP состоит в том, чтобы интегрировать покупателя в систему управления предприятием. При этом не отдел продаж, а сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. Предприятие же может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию.
• ERPII (EnterpriseResourceandRelationshipProcessing) – [Управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия. Новая ревизия концепции ERP. Можно считать что, ERPII=ERP+CRM+SCM. Пока что данный класс применяется нечасто].Основная идея ERP II заключается в выходе за рамки задач по оптимизации внутренних процессов организации: кроме интеграции таких традиционных для ERP систем областей деятельности предприятия, как управление финансами, бухгалтерский учет, управление продажами и покупками, отношения с дебиторами и кредиторами, управление персоналом, производство, управление запасами, системы класса ERP II позволяют управлять взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок, вести торговлю через Интернет.
• SCM (SupplyChainManagement) – [Управление отношениями с поставщиками]. Управление цепочками поставок. Концепция SCM придумана для оптимизации управления логистическими цепями и позволяет существенно снизить транспортные и операционные расходы путем оптимального структурирования логистических схем поставок. Концепция SCM поддерживается в большинстве систем ERP- и MRPII-класса.
• CRM (CustomerRelationshipManagement) – [Управление отношениями с заказчиками.Отслеживание историю развития взаимоотношений, координировать многосторонние связи, централизованно управлять продажами и клиент-ориентированным маркетингом].Концепция построения автоматизированных систем обслуживания клиентов компании. CRM подразумевает накопление, обработку и анализ не только финансово-бухгалтерской, но и прочей информации о взаимоотношениях с клиентами. Это способствует повышению производительности менеджеров, улучшает качество обслуживания клиентов и способствует увеличению продаж.
• PLM (ProductLifecycleManagement) – управление жизненным циклом продукта.
• CAD/CAM/САЕ/PDM (Computer-AidedDesign/ Computer-AidedManufacturing/ Computer-AidedEngineering/ ProjectDataManagement) – автоматизированные системы: проектирования/ технологической подготовки производства/ инженерных расчетов/ документооборота.
• MES (ManagementExecutionSystem) – [Система управления исполнением (производственных заданий), или система диспетчирования]. Существует несколько формулировок определения MES систем. MES - информационная и коммуникационная система производственной среды предприятия (определение APICS). MES - автоматизированная система управления и оптимизации производственной деятельности, которая в режиме реального времени: инициирует, отслеживает, оптимизирует, документирует производственные процессы от начала выполнения заказа до выпуска готовой продукции (определение MESA International). MES - интегрированная информационно-вычислительная система, объединяющая инструменты и методы управления производством в реальном времени (определение Michael''аMcClellan''а, автора книги "Применение MES систем").
• SCADA (SupervisoryControlAndDataAcquisitionSystem) – система сбора данных и оперативного диспетчерского управления технологических процессов. Хотелось бы подчеркнуть, что в названии присутствуют две основные функции, возлагаемые на SCADA_систему: сбор данных о контролируемом технологическом процессе; управление технологическим процессом, реализуемое ответственными лицами на основе собранных данных и правил (критериев), выполнение которых обеспечивает наибольшую эффективность и безопасность технологического процесса.

     Системы для управления предприятием:

     Проанализировав классы ИС можно сделать вывод, что  ERP-система наиболее отвечает  требованиям и ограничениям будущей ИС.

     ERP-система (англ. EnterpriseResourcePlanningSystem — Система планирования ресурсов предприятия) — это интегрированная система на базе ИТ для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия. Цель системы — содействие потокам информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное единое информационное пространство предприятия.

     Функции ERP-систем

     В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего  всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный  доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через  функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих  элементов:

• модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;
• аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;
• СУБД, системное и прикладное ПО;
• набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;
• регламент использования и развития программных продуктов;
• IT-департамент и обеспечивающие службы;
• собственно пользователи программных продуктов.

     Основные  функции ERP систем:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
• управление проектами, включая планирование этапов и ресурсов

     Отличие между ERP-системами и системами электронного документооборота (СЭД) в том, что, как правило, в ERP документы являются машино-читаемыми, и они не «ведутся», а «проводятся» — уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл, то есть были созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. А СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла человеко-читаемых документов на предприятии.

     Особенности внедрения

     Классические ERP-системы, в отличие от так называемого  «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых»  программных продуктов, требующих  достаточно длительной настройки для  того, чтобы начать ими пользоваться. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного  планирования в рамках длительного  проекта с участием партнёрской  компании — поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

     Достоинства

     Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу  вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

     Реализуемая в ERP-системах система разграничения  доступа к информации предназначена  для противодействия как внешним  угрозам. Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

     Недостатки

     Основные  сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим причинам:

• Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге — слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым.
• Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

     Ограничения:

• Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников.
• Внедрение является достаточно дорогим.
• Система может страдать от проблемы «слабого звена» — эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром.
• Проблема совместимости с прежними системами.

6. Способ  приобретения ИС

• Покупка готовой  ИС.
• Разработка ИС.
• Разработка ИС фирмой-разработчиком.
• Покупка и доработка ИС.
• Аутсорсинг ИС.

6.1.  Покупка ИС

Преимущества  и недостатки покупки  ИС

Российское  производство

     Преимущества:

• Ориентация на российские законы,
• Подстроена под особенности российского бизнеса,
• Дешевле в покупке, проще в настройке
• Понятность в использовании

Недостатки:

•   В связи с постоянным обновлением затраты на обучение, обслуживание и развитие информационной системы
•   Нет гарантии стабильности фирмы-производителя программного обеспечения на протяжении всего срока эксплуатации.

Зарубежное  производство

    Преимущества:

• Огромный потенциал западных продуктов и комплексов автоматизации.
•   Постоянное внедрение новых продуктов на рынок в зависимости от нужд потребителя

    Недостатки:

• Очень большие начальные затраты, затраты на внедрение продукта, обучение персонала и другие расходы.
•   Трудность в эксплуатации и внедрении систем.
• Отсутствие в некоторых продуктах типичных для именно российского пользователя компонентов, недостаточная локализация могут весьма затруднить работу или значительно снизить эффективность его применения.

     Таблица 4.

     Критерии  оценки ИС

     Функциональные  возможности ИС

     «1С: Предприятие 8.0.»

     Функциональные  возможности:

• управление производством; 
• управление финансами; 
• управление складом (запасами); 
• управление продажами; 
• управление закупками; 
• управление отношениями с клиентами; 
• управление персоналом,
• управление заработной платой и кадрами
• существуют типовые конфигурации для самых разных видов деятельности: «Автосервис», «Строительство», «Бюджетное управление», «Финансовый анализ», «Гостиница» и др.

Соответствие  бизнес-функциям компании:

• управление производством; 
• управление финансами; 
• управление продажами; 
• управление закупками; 
• управление отношениями с клиентами; 

«1С: торговля и склад»

     Функциональные  возможности:

·  Групповые обработки справочников и документов.

•   Учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД.
•   Автоматическое начальное заполнение документов.