Стратегии и этапы внедрения КИС. Риски внедрения

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Филиал 

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования «Российский государственный 

гуманитарный университет» в г. Ярославле

(Филиал РГГУ в г.  Ярославле)

Размолодина Сергея Александровича

Стратегии и этапы  внедрения КИС. Риски внедрения

Контрольная работа

по  дисциплине «Управление корпоративной  информацией»

студента 2 курса заочной формы обучения

специальности «Менеджмент» группы № 24-М

Преподаватель

Н.И. Кадырова

Ярославль  2013

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.  Понятие КИС и причины их внедрения.

1.1 Эволюция экономических информационных систем и возникновение корпоративных информационных систем…………..…..5

  1.2 Основные причины внедрения КИС…………………………………..7

1.3 Основные проблемы, связанные с внедрением КИС на предприятии……………………………………………………………….12

2.  Внедрение КИС на предприятии

2.1 Минимизация ресурсов при внедрении КИС……………………….18

2.2 Основные особенности выбора  КИС………………………………...23

2.3 Общие требования к  выбираемой КИС……………………...………26

Заключение…………………………………………...…………………………..28

Список использованной литературы………………..………………………….29

Введение

Корпоративная информационная система (КИС) — это  управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия (с  выстроенной для ее реализации структурой) и передовые информационные технологии. Основную роль при этом играет отработанная структура управления, автоматизация  исполняет второстепенную, инструментальную роль.

Обобщенная  структура управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам  объект управления, блок управления, ресурсы  и математическую модель (которая  распадается на три, а иногда и  больше разновидности — модель текущего состояния, переходного состояния  и конечного состояния). Все остальное  — это правила взаимодействия между ними.

 «Корпоративность»  в терминах КИС означает соответствие  системы нуждам крупной фирмы,  имеющей сложную территориальную  структуру.

Информационная  система отдельных составляющих фирму подразделений (финансовых, экономических, маркетинговых и др.) не может  претендовать на корпоративность. Только полнофункциональная система может  по праву быть охарактеризована как  КИС.

Как свидетельствует мировой  опыт, экономический рост государства  существенно связан с развитием  и использованием в экономике  современных средств и технологий автоматизации. Успешное ведение бизнеса  сегодня практически невозможно без использования современных  информационных систем. В наиболее развитых странах именно сектор высоких  технологий обеспечивает их процветание  и богатство.

Современные корпоративные  информационные системы играют в  наше время такую же роль, какую  сыграло появление машин в  ХIХ веке. Фактически, они стали  основной движущей силой научно-технической  революции и развития современной  мировой экономики.  Умело выбранная  и внедренная КИС существенно  улучшает управляемость предприятия  и повышает эффективность его  работы.

Именно поэтому тема контрольной  работы «Корпоративные информационные системы» является очень важной.

В первой части контрольной мы рассмотрим корпоративные информационные системы, их важность для предприятия, какие существуют причины для их внедрения, будут описаны основные моменты эволюции КИС. 

Во второй части контрольной  работы будет дан анализ основных проблем, связанных с внедрением корпоративных информационных систем на предприятии.  Ведь не секрет, что почти половина попыток внедрения подобных систем заканчивается провалом. Чтобы не потратить зря деньги и время, следует подробно изучить, почему это происходит, какие могут быть причины отсутствия ожидаемого эффекта от внедрения КИС. Также будут даны рекомендации выбора корпоративных информационных систем. Выбор конкретной КИС для внедрения является сложным и многокритериальным процессом, именно поэтому проблему правильного выбора информационной системы для предприятия – нельзя было обойти стороной.

1. ПОНЯТИЕ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ    СИСТЕМ И ПРИЧИНЫ ИХ ВНЕДРЕНИЯ.

1. Эволюция экономических информационных систем и              возникновение корпоративных информационных систем.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных, информационных средств, объединенных в единую систему  с целью сбора, хранения, обработки  и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления¹.

Эффективность применения ЭИС в практике управления экономическими объектами зависит  от широты охвата и интегрированности на их основе функций управления, от способности оперативно подготавливать управленческие решения и адаптироваться к изменениям внешней среды и информационных потребностей.

ЭИС с  момента появления первых ЭВМ  претерпели существенное изменение  в своем развитии.

В 50-е  годы на ЭВМ в основном решались отдельные экономические задачи, связанные с необходимостью переработки больших информационных массивов (например, начисление заработной платы). В 60-е годы возникает идея комплексной автоматизации управления предприятиями и интеграции информационного обеспечения на основе баз данных. 80-годы отмечены внедрением персональных ЭВМ в практику работы управленческих работников, созданием широкого набора автоматизированных рабочих мест, позволяющих с помощью генераторов запросов, отчетов, экранных форм, диалога быстро разрабатывать удобные для пользователей приложения. Однако рассредоточение ЭИС, локальная автоматизация не способствовали интеграции управленческих функций и, как следствие, существенному повышению эффективности управления предприятием. Для 90-х годов характерно развитие телекоммуникационных средств, которое привело к созданию гибких локальных и глобальных вычислительных сетей, предопределивших возможность разработки и внедрения  корпоративных ЭИС.

Наличие гибких средств связывания управленческих работников в процессе хозяйственной  деятельности, возможность коллективной работы, как непосредственных исполнителей  хозяйственных  операций,  так  и   менеджеров, принимающих управленческие решения, позволяют во многом пересмотреть принципы управления предприятиями или проводить кардинальный реинжиниринг бизнес-процессов.

1.2 Основные причины внедрения  КИС.

Основная  задача КИС состоит в поддержке  функционирования и развития предприятия. Смыслом существования любого коммерческого  предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятий (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются  в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для  получения на выходе необходимого результата.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационная структура фирмы  должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие  воздействия на систему.

Крупному  промышленному предприятию целесообразно  использовать КИС, которая соответствует  законам управления МRР II. Такие КИС способны предоставить руководителю необходимую информацию о возможности выполнения заявок на поставку продукции. Другими КИС являются интегрированные системы управления предприятием, так называемые ERP-системы.

ERP-системы могут использоваться крупными предприятиями для управления потоками данных и их хранения, способствуют развитию электронного бизнеса предприятия.

Планирование  внедрения компьютерных информационных систем, по сути дела, является реформированием  системы управления предприятием. Поэтому  грамотно подготовленный план позволит избежать множества проблем, возникающих  при внедрении системы и ее последующей эксплуатации. Изменение  системы управления в первую очередь  связано с применением новейших методов работы с информацией. Реформирование касается процессов управления бизнес - процессами, планирования, бюджетирования, контроля.

Применение  КИС в определенной степени меняет роль функциональных финансовых подразделений, повышая роль ответственности их руководителей. Происходит это еще и потому, что руководители предприятия получают возможность непосредственного контроля над любыми результатами деятельности каждого подразделения.

Наряду  с изменением сущности информационных потоков происходит также снижение трудоемкости выполнения стандартных  операций. Один и тот же документ проходит через различные подразделения  предприятия, которые вносят в него необходимые изменения. Без применения компьютерной информационной системы  каждый отдел создавал бы свои документы  с самого начала.

После этапа  выбора корпоративной ИС (КИС) наступает  этап внедрения, важность которого трудно переоценить.

 Действительно,  все декларируемые разработчиками  корпоративного ПО выгоды и  преимущества, получаемые в результате  приобретения конкретной КИС,  проявятся только в случае  ее успешного внедрения.

По своей  сути, процесс внедрения КИС является достаточно затратным, поскольку это  системы дорогостоящие и сам  процесс внедрения занимает много  времени.

 Кроме  того, продолжающаяся интеграция  КИС ведет к дальнейшему возрастанию  спроса предприятий на высококвалифицированных  специалистов, знающих одновременно  несколько КИС и различные  виды бизнеса (что неизбежно  повышает стоимость их услуг).

В то же время, несмотря на растущую популярность использования КИС, не все так  гладко и безоблачно на мировом рынке  КИС. Особенно это относится к  удовлетворенности заказчиков ходом  и результатами внедрения КИС.

По мнению аналитиков BCG, КИС являются жизненно необходимыми для предприятий, однако успех внедрения зависит от того, удалось ли адаптировать их в соответствии с намеченными целями максимально близко к сути происходящего производственного процесса.

Респонденты считают КИС меньшей стоимости  лучшими. Формулирование стратегии и целей являются главным фактором успешности внедрения КИС. Проекты, основанные на ясном стратегическом видении и стратегических оценках, достигли положительных результатов в 53% случаев (22% — при отсутствии такого стратегического подхода). Ключевым фактором для успеха внедрения является тщательный анализ текущей ситуации.

Проекты, в которых проводился подробный  анализ бизнес-возможностей (с учетом действий конкурента, лучших показателей  для ведения бизнеса, а также  существующей практики бизнеса), достигли положительных результатов в 56% случаев (и только в 8% случаев, когда такой  анализ не проводился). Необходимо часто  пересматривать опции и альтернативы.

Проекты, реализованные после тщательной оценки опций и альтернатив (то есть, простого перехода на более современное  ПО, проведения перестройки производственных процессов и использования промежуточных  решений), достигли положительных результатов  в 43% случаев (и только в 9% случаев, когда  эти опции во внимание не принимались).

Можно выделить следующие  основные причины необходимости  внедрения КИС на предприятии:

1. Замена существующих  систем, не удовлетворяющих требованиям  современного бизнеса (не поддерживающих  многовалютность и многоязычность, не масштабирующихся под задачи  развивающегося бизнеса предприятия,  фрагментированных и не позволяющих  сформировать полную картину  деятельности предприятия, обеспечивающих  неудовлетворительную скорость  выполнения основных бизнес-процессов  и недостаточную оперативность  получения и обработки информации, необходимой для принятия решений).

2. Необходимость расширения  контактов (и их постоянной  поддержки) с партнерами и клиентами. 

3. Достижение желаемого  уровня конкурентного преимущества.

При использовании КИС  правильнее говорить, скорее, о снижении корпоративных расходов, нежели о  получении реальной прибыли. Кроме  того, внедрение КИС на предприятии, как правило, позволяет на 15%-35% снизить  материально-производственные запасы с одновременным ростом общей  производительности. Но еще более  важно то, что после развертывания  КИС начинают проявляться ее косвенные  преимущества: у руководства предприятия  появляется возможность всестороннего  анализа и выработки стратегических решений, налаживаются более тесные отношения с клиентами и поставщиками. Все это приводит к повышению  эффективности работы предприятия.

Для примера можно привести некоторую статистику. Хотя она и  собрана на примере западных компаний, но с некоторой степенью вероятности  может быть использована и на отечественных  предприятиях²:

• Снижение транспортно-заготовительных расходов -60%
• Сокращение производственного цикла по заказным изделиям -50%
• Снижение задержек с отгрузкой готовой продукции -45%
• Уменьшение страховых запасов  -40%
• Снижение производственного брака -35%
• Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат -30%
• Уменьшение складских площадей -25%
• Увеличение оборачиваемости ТМЗ - 65%
• Увеличение количества поставок точно в срок - 80%

В общем смысле, при внедрении  КИС предприятие любого размера  и профиля деятельности получает следующие преимущества: появляется возможность принимать более  обоснованные решения; улучшается качество обслуживания клиентов; совершенствуются взаимоотношения с поставщиками; повышается производительность труда; снижается себестоимость продукции; совершенствуется учет финансовых и  товарно-материальных ценностей (и, следовательно, уменьшается число их хищений или потерь); улучшается оборачиваемость товаров и, соответственно, увеличиваются доходы и прибыль предприятия.

1.3 Основные проблемы, связанные  с внедрением КИС на предприятии

В настоящее время на российском рынке корпоративных информационных систем (КИС) существует достаточно широкий  выбор программного обеспечения, претендующего  на роль автоматизированных систем управления предприятием. Любой грамотный специалист, работающий в этой области, может  перечислить не менее двух-трех десятков подобных систем любого уровня отечественной  и зарубежной разработки, начиная  с 1С и заканчивая SAP R/3.

Однако тот же самый  специалист может подтвердить, что  далеко не каждое внедрение системы  управления предприятием заканчивается  успехом. Действительно, как показывает мировая статистика, только 40-50 из 100 попыток внедрения подобных систем завершаются удачно. Остальные же проекты либо длятся годами, не принося  ожидаемого эффекта, либо просто сворачиваются. В чем же причина такой ситуации?

Считается, что возникновение  подобных проблем обусловлено тремя  группами причин, а именно³:

• связанные возможностями и конфигурацией КИС
• связанные с компетентностью внедренческой команды
• связанные с предприятием, на котором происходит внедрение

Рассмотрим эти причины  подробнее.

Одна из наиболее часто  встречающихся ошибок, допускаемых  при выборе КИС, является то, что  неверно оцениваются потребности  предприятия в сравнении с  теми потребностями, на которые рассчитана избранная конфигурация и состав информационной системы. Среди КИС можно выделить три группы, разделенные по признаку масштаба функциональности: крупные, средние и малые. К крупным интегрированным системам можно отнести SAP R/3 , BAAN, Oracle Applications. К средним интегрированным системам относят JD Edwards, MFG-Pro, и некоторые другие. К малым интегрированным системам относится множество российских разработок, таких как Парус, Галактика, и т.д., и зарубежных, таких как Axapta, Platinum, Concorde XAL и пр. Кроме того, существует ряд так называемых локальных систем, которые интегрированными назвать нельзя, но тем не менее они способны обслуживать потребности предприятий в части бухгалтерского и управленческого учета. Это такие программные продукты, как 1С, БЭСТ, ИНФИН, и т.д.

Проще говоря, неразумно было бы автоматизировать крупный холдинг  с несколькими тысячами рабочих  мест с помощью 1С, точно так же, как внедрять R/3 в пивном ларьке.

Следующая причина – это  выбор информационной системы без  учета отраслевой специфики предприятия. Особенно это касается специфики  производственного учета, что в  свою очередь должно обязательно  найти отражение в информационной системе. В зависимости от того, какое  производство: непрерывное или дискретное, единичное или массовое, и т.д., существенным образом изменяются требования к системе.

Информационная система  также должна обладать способностью к гибкой настройке либо модификации  своей конфигурации, особенно это  касается тиражируемых разработок. Внешняя  среда, в которой находятся предприятия, меняется очень быстро: растет конкуренция, изменяются цены, вводятся новые нормативные  акты и т.п. Чтобы выжить в таких  условиях, предприятия вынуждены  перестраивать свои бизнес-процессы, а корпоративная информационная система должна поддерживать такие  изменения.

Более того, в реальной жизни  могут встречаться и такие  ситуации: менеджеры по продаже обещают  большую функциональность, а при  внедрении выясняется, что эту  функциональность в системе только предстоит реализовать. Либо произносятся обещания полностью доработать систему  под заказчика, но делается это столь  медленно и неэффективно, что заказчик в результате отказывается от внедрения  вовсе.

Что касается группы причин, связанных с компетентностью  внедренческой команды, то они следующие. В первую очередь следует обратить внимание на используемую методику внедрения. Информационная система управления предприятием – это довольно сложный  программный продукт, который может  быть внедрен только совместными  усилиями предприятия и разработчика. Тут существуют две крайности. Иногда заказчик считает, что раз он заплатил деньги, и немалые, за систему, то она  будет работать на предприятии сама собой. Но это не так. Информационная система – это инструмент, и  как всякий инструмент, требует умения им пользоваться. А это означает, что персонал предприятия, работающий с системой, как минимум должен быть в ходе внедрения обучен представителями  разработчика системы. Другая крайность  – поставщики системы перекладывают  всю ответственность за внедрение  на предприятие: дескать, спасение утопающих  – дело рук самих утопающих. В  результате проект внедрения 'благополучно' умирает.

Следует также обратить внимание на профессиональную подготовку специалистов, которые участвуют во внедрении  со стороны разработчика или поставщика. В области информационных технологий успех проекта во многом определяется профессиональной компетенцией специалистов и менеджеров. Поэтому когда во внедрении информационной системы  участвуют малоопытные сотрудники, это может существенно ухудшить ожидаемые результаты, а то и вовсе  привести к провалу.

Но большинство причин, из-за которых проваливаются проекты  внедрения, связаны все же с самим  предприятием, на котором внедряется та или иная система. Эти причины  следующие.

На первом месте стоит  не совсем корректная постановка руководством предприятия тех целей и задач, ради которых и происходит внедрение  корпоративных информационных систем. Информационные технологии являются всего  лишь инструментом, позволяющим делать бизнес более эффективным, однако до сих пор приходится сталкиваться с ситуациями, когда от внедрения системы ждут получения 'большой красной кнопки', после нажатия на которую бизнес предприятия внезапно станет приносить прибыль. Когда этого не происходит, наступает разочарование в информационных технологиях вообще.

Иногда бывают ситуации, когда  высшее руководство не оказывает  поддержки во внедрении КИС, переваливая  все это на плечи отдела АСУ. Но отдел АСУ, как правило, неясно представляет себе реальные потребности бизнеса  в целом, в результате проект по определению  не может дать желаемых результатов.

Более того, зачастую информационные технологии на предприятиях находятся  в гораздо менее развитом состоянии, чем производственные. Соответственно нет отработанной технологии использования  КИС, да и необходимых для этого  сил и средств.

При попытках реального внедрения  систем часто приходится сталкиваться с ситуацией неприятия системы  персоналом предприятия 'из принципа'. Иногда и сотрудники отдела АСУ предприятия  изначально негативно воспринимают новую систему по вполне объяснимым причинам. Во-первых, у отдела АСУ, как  правило, уже имеются свои разработки в области автоматизации деятельности, и от них им сложно отказаться, как  от любимого детища. Однако, как правило, все попытки автоматизации своими силами приводят к созданию набора очень слабо связанных между  собой набора автоматизированных рабочих  мест (АРМ), из-за чего и приходится в  конечном итоге внедрять интегрированную  информационную систему. Во-вторых, они  боятся, что с внедрением новой  информационной системы они останутся  не у дел, или просто будут уволены  по сокращению штатов. Поэтому следует  позаботиться о том, чтобы сделать  отдел АСУ предприятия союзником  во внедрении системы. Отдел АСУ  после внедрения системы будет  заниматься ее текущей поддержкой, обучением пользователей, разработкой  каких-то специфических отчетов  и т.п.

Кроме того, есть и психологические  факторы. Допустим, кладовщика с неполным средним образованием вдруг принуждают пользоваться компьютером, чего он никогда  в жизни не делал. Разумеется, первой реакцией его будет неприятие  компьютера вообще. Да и качество ввода  данных серьезно пострадает. Дело осложняется  еще и тем, что, как правило, более  квалифицированные кадры на подобную работу найти затруднительно, особенно это касается градообразующих предприятий.

Или же, например, бухгалтерия  требует от информационной системы  формирования привычных для них  бухгалтерских справок и журналов-ордеров, которые рассчитаны исключительно  на «ручной» учет, в то время как  система содержит полный набор бухгалтерских  регистров, но рассчитанных на автоматизированное ведение бухучета. При этом единственное обоснование требования – «мы  так привыкли».

Достаточно серьезной  причиной неудач при внедрении является отказ предприятия от проведения соответствующей реорганизации  своих бизнес-процессов. Однако автоматизация  деятельности, которая до этого была заведомо не оптимальна, принесет известный  результат: «автоматизированный хаос». Отказ от реорганизации также  часто объясняется психологическими факторами: «мы всегда так жили и  не хотим ничего менять».

Можно выделить следующие  ключевые факторы, определяющие успех  проекта внедрения корпоративной  информационной системы⁴:

1. Четкое понимание руководством предприятия целей и задач, для осуществления которых внедряется система. Необходима, в том числе, четкая политика руководства в области информационных технологий.
2. Во внедрении участвует совместная команда специалистов и со стороны разработчика КИС, и со стороны предприятия. При этом руководство предприятия должно быть готово и способно выделить квалифицированных специалистов со своей стороны, причем, в том числе, обязательно специалистов из функциональных подразделений (бухгалтерии, сбыта, снабжения и т.п.), то есть своего рода «технологов от менеджмента», а не только специалистов АСУ.
3. Готовность руководства предприятия к проведению неизбежных изменений в своих управленческих процессах из-за внедрения КИС, а также решительность и последовательность в проведении таких изменений.
4. Правильное понимание всеми участниками проекта внедрения возможностей информационной системы, с одной стороны, и предъявляемых к ней требований, с другой. В то же время следует на этапе внедрения по возможности следует избегать удовлетворения непринципиальных требований по доработке системы, так как это существенно замедлит внедрение и увеличит стоимость проекта.
5. При внедрении обязательно должен пройти этап опытной эксплуатации системы, возможно, на ограниченном количестве рабочих мест. Но при этом опытная эксплуатация должна охватывать все участки учета и управления на предприятии, поскольку только таким образом можно адекватно оценить пригодность внедряемой информационной системы для потребностей бизнеса предприятия.

2. ВНЕДРЕНИЕ КИС НА ПРЕДПРИЯТИИ

2.1 Минимизация ресурсов при внедрении КИС

Выбор конкретной КИС для  внедрения является сложным и  многокритериальным процессом из-за следующих причин:

• высокой стоимости приобретаемого продукта (доходящей до нескольких миллионов долларов);
• большого разнообразия предлагаемых на мировом рынке КИС (свыше 500 систем класса MRP II — ERP);
• значительной длительности подготовки специалистов по внедряемому продукту (от полугода до года);
• значительной длительности предпродажного цикла (от нескольких месяцев до нескольких лет) и самого цикла внедрения (цикл внедрения КИС даже на одной производственной площадке может длиться до нескольких лет);

а также ряда других причин. 

После того, как руководство  предприятия приняло решение  о внедрении КИС, следующая задача – сделать так, чтобы процесс  внедрения завершился успешно и  потребовал минимальных затрат ресурсов. Ключевыми элементами успеха является правильное определение целей проекта  внедрения, его задач, требуемый  уровень качества, необходимое сочетание  всех видов ресурсов.

На практике встречаются  следующие основные варианты действий:

1. Полное осуществление внедрения осуществить собственными силами,
2. Реализация проекта “под ключ” силами внешней компании-консультанта,
3. Привлечение руководителя проекта от внешней компании-консультанта,
4. Привлечение экспертов по продукту от внешней компании-консультанта.

Основными вариантами являются, конечно, I и II. Варианты III и IV являются “промежуточными” (таблица 1)