Структура деловых и коммерческих писем

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

1. СТРУКТУРА ДЕЛОВЫХ И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ  03

 

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ  И

КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ       05

 

3. СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ  И ВЫРАЖЕНИЯ ДЕЛОВЫХ

И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ       13

 

4. РЕКОМЕНДАЦИИ К НАПИСАНИЮ  ДЕЛОВЫХ

И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ       15

 

ПРИЛОЖЕНИЯ          19

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ     23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СТРУКТУРА ДЕЛОВЫХ И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

 

 

Официальное письмо –  один из важнейших каналов связи  предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Важной задачей при  составлении письма является его  информационное насыщение, т.е. включение  в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко одни аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письмо обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура  письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное писмо-запрос:

1. обоснование актуальности запроса;
2. содержание запроса;
3. ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

 

 

Сопроводительное письмо:

1. Сообщение о высылаемом материале;
2. уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1. изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
2. изложение просьбы;
3. ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в  просьбе или отклонение предложения):

1. повторение изложения просьбы;
2. обоснование причины неудовлетворения просьбы;
3. констатация отказа или отклонения предложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ  И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

 

 

Письма –  приглашения.

Письма – приглашения  с предложением принять участие  в семинарах, совещаниях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается ос слов «Уважаемый…», «Глубокоуважаемый…» (приложение 1).

 

Приложение 1

Уважаемый Иван Петрович! С 27 марта по 4 апреля 2001 г. студенческая газета «Студень» проводит 4-й областной студенческий фестиваль «Студенческая Весна 2001». В нем примут участие свыше 300 студентов центрального федерального округа, в том числе представители региональных средств массовой информации и крупных общественных организаций. Цель фестиваля –  привлечь внимание студенчества к важных общественных проблемам; к студенческой прессе как к инструменту развития самосознания и выражения интересов  молодежи. В рамках фестиваля: семинары; «круглые столы» и дискуссии по журналистике, политике, экологии; расширенное заседание Клуба молодых журналистов; выступление команд КВН, музыкальных групп, коллективов студенческой самодеятельности. Просим Вас принять  участие в студенческом фестивале.

 

Письма –  просьбы.

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейшие и наиболее распространенный вариант письма – просьбы совпадает с формой личностного и коллективного заявления (приложение 2).

 

Приложение 2

Уважаемый Александр  Иванович! В ОАО «Азовская птицеферма»  из-за отсутствия средств сложилась  критическая ситуация с обеспечением птиц кормами. Убедительно просим выделить сроком на 10 месяцев беспроцентный кредит на 400 000,00 (четыреста тысяч руб. 00 коп.) или оказать помощь в получении товарного кредита (овес, ячмень) через Областную продовольственную корпорацию.

 

 

Письма –  предложения о совместном сотрудничестве.

Широкое распространение  получили письма – предложения о  совместном сотрудничестве. Логическая схема построения этих писем такая  же, как и схема составления  писем – просьб. Они состоят  из двух частей: изложения сути вопроса  и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда (приложение 3).

 

 

 

 

Приложение 3

Ростовский государственный  медицинский университет на протяжении 60 лет является кузницей врачебных  кадров для города Ростова-на-Дону и  Ростовской области. Свыше 80% врачей, работающих в области и городе, являются нашими выпускниками. Однако в последнее  десятилетие в связи с дефицитом  бюджетного финансирования и несовершенством  законодательной базы резко усилился отток врачебных кадров из районов  Ростовской области, нарушена система переподготовки и повышения квалификации врачей, а выпускники вуза, видя бедственное положение здравоохранения на периферии, под любым предлогом стараются не ехать на работу в область. В этой связи на Ваше рассмотрение предлагается соглашение о взаимодействии администрации Ростовской области и Ростовского государственного медицинского университета, позволяющее улучшить обеспечение лечебно-профилактических учреждений области врачебными кадрами и повысить качество их работы.

 

 

Сопроводительные письма.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

В сопроводительном письме всегда употребляются стандартные  выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного  письма делается отметка о наличии  приложения (приложение 4).

 

Приложение  4

Направляем перечень необходимых учебно-методических материалов для подготовки средней общеобразовательной с углубленным изучением английского языка школы № 1 г.Ставрополя к новому учебному году. Приложение: на 1 л. в 1 экз.

 

 

Письма –  запросы.

Письмо – запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма – запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем – ответов (приложение 5)

 

Приложение 5

Комитет по начальному профессиональному  образованию Владимирской области  просит представить до 10 июля 2001 г. в  отдел воспитательной работы и социальной защиты учащихся информацию о состоянии  воспитательной работы и профилактики правонарушений за 2000-2001 тг. (форма прилагается). В пояснительной записке  необходимо отразить следующие вопросы. 1. Основные направления,  формы и методы воспитательной  работы с учащимися училища.  Перечислите наиболее интересные  общеучилищные мероприятия, в  том числе посвященные 60-летию системы начального профессионального образования. 2. Какие тематические  классные часы прошли в учебных  группах в течении учебного  года. 3. Внеурочная занятость  учащихся, кружковая работа. 4. Работа с родителями. 5. Какие вопросы воспитательной работы и профилактики правонарушений рассматривались на педагогических советах, инструктивно-методических совещаниях, советах при директоре. 6. Совместная работа  с отделом по профилактике  правонарушений, работа с неблагополучными  семьями. 7. Работа совета по профилактике правонарушений. 8. Оцените степень  выполнения лана совместной работы  с правоохранительными органами  и другими организациями по  право-воспитательной работе. 9. Сотрудничество с  органами социальной защиты, здравоохранения,  психолого-педагогическими службами в процессе воспитания и обучения учащихся. Отчетные сведения о  совершенных преступлениях и  правонарушениях за январь – июнь 2001 г. согласно с отделом милиции.

 

 

Письма –  благодарности.

В последнее время  в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма – благодарности (приложение 6).

 

Приложение 6

В период с 15 по 25 апреля 2001 г. в г.Владимире успешно прошел IV областной фестиваль «Театр кукол на пороге нового тысячелетия», организованный по решению совета по культуре Владимирской области.   В фестивале приняли  участие 140 творческих работников из 6 кукольных театров Владимирской области в городов Золотого кольца России. Оргкомитет фестиваля  выражает благодарность Вам за финансовую помощь, благодаря которой Владимирский государственных областной театр кукол стал участником важного события в культурной жизни центрального федерального округа. Надеемся, что руководство  области будет и в дальнейшем оказывать поддержку кукольникам области при проведении театральных фестивалей.

 

 

Информационные  письма.

Цель информационного  письма заключается в своевременном  информировании другого предприятия  или заинтересованного лица о  вершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующих должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного  письма может варьировать от размера  обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего  несколько страниц. Нередко деятельности отдельных организаций (приложение 7).

 

Приложение 7

Совместным решением коллегии Госстроя России и Президиума ЦК профсоюза работников местной промышленности и коммунально-бытовых предприятий Российской Федерации по итогам Всероссийского конкурса за 2001 годна лучшую организацию, предприятие сферы жилищно-коммунального хозяйства по эффективности работы в новых экономических условиях признано победителем с присуждением диплома 1 степени УЖКХ Октябрьского района г.Владимира. Директору Кирееву А.В. объявлена благодарность. Благодарю Вас за содействие в проведении Всероссийского конкурса, желаю дальнейших успехов в деле развития жилищно-коммунального хозяйства.

 

 

Письма-ответы (отказы).

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1. повторение просьбы, на которую составляет ответ;
2. обоснование причины отказа (если письмо-отказ);
3. констатация отказа (приложение 8).

 

Приложение 8

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может  выступить покупателем в соответствие со статьей закона…

 

 

Гарантийные письма.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, срока выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т.д. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (приложение 9).

 

Приложение 9

Просим дать разрешение на аренду зала 26 февраля 2001 г. с 17.00 до 20.00 для организации отчетного  концерта СТЦ «Баланс». Оплату аренды зала гарантируем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ  И ВЫРАЖЕНИЯ ДЕЛОВЫХ

И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

 

 

Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз.

Для объяснения мотивов  того или иного действия, той или  иной реакции используются следующие  выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…;
• В связи со сложной экономической ситуацией…;
• В порядке проведения совместной работы…;
• В соответствии с Вашим письмом…;
• В соответствии с протоколом…;
• В ответ на Ваше обращение…;
• В подтверждение нашей договоренности…;
• В целых усиления ответственности…;
• На Ваше обращение…

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

• Просим оказать содействие…;
• Просим выслать в наш адрес…;
• Просим принять участие…;
• Прошу принять меры…;
• Прошу принять к сведению…;
• Прошу довести до сведения…;
• Прошу ликвидировать задолженность…

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…;
• Возвращаем справочные материалы…;
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;
• Посылаем справочную литературу…

 

Письма-подтверждения  начинаются так:

• Подтверждаем…;
• С благодарностью подтверждаем…;
• Фирма «Круиз» подтверждает…

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…;
• Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях –  такие:

• Сообщаем, что…;
• Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может  содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…;
• Качество изделий гарантируем…;
• Сроки выполнить гарантируем…

Письма-приглашения могут  начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие…;
• Просим направить представителя…

Отказ в просьбе и  отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемленным по следующим причинам…;
• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами  текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить десять миллионов рублей на проведение благотворительного марафона.
• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.

4. РЕКОМЕНДАЦИИ К НАПИСАНИЮ ДЕЛОВЫХ

И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

 

 

Информативность и убедительность делового письма. Текст делового письмо должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того кому оно направляется. Основные условием убедительности письмо является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Основные требования к тексту деловой переписки. Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Рекомендации  по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок. Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Наприме: 207 000 записывается так: 207 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться два-три месяца.

Если однозначное число  сопровождается обозначением массы, размера и т.д. оно записывается цифрами. Например: требуется 3 кг сахара. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например 387 874 руб.

Запись с помощью  цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 4-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставиться только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью  римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно  записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 99-процентный, 12-кометровый, 3-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 12-км; 3-мм.

Сокращения  как заменители слов и словосочетаний. Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические  и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного происхождения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т.к. (читается как «так как»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее  время стандартизированы некоторые  виды сокращений:

1. почтовые сокращения слов, обозначающие населенные пункты (г., обл.);
2. названия месяцев (янв.);
3. условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);
4. сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);
5. названия документов (ГОСТ);
6. наименования должностей, ученых званий и степеней (проф.; член-корр.; к.э.н.; зав.; зам.; И.О.; ком.).

Из соображений практического  удобства возникли сокращения длинных  названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем  сокращений русского языка».

Этикет в  деловой переписке. В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и обращения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам  одной профессии.

Вводные конструкции  в письме смягчают категоричночть изложения  и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное обращение. Например: Совет просит, если это  возможно, выслать необходимые данные.

В современной деловой  переписке не принято употреблять  местоимение «я». Вместо «Я прошу…»  нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

Письмо-приглашение

 

ООО «ПОДАРОК»   Р/сч. 40802810470050101550; в ЦОСБ 4205; БИК040825601; к/сч 30101810600000000601; ОКПО 0086936767; ОКВЭД 51.38; 52.27   109559, г.Москва, ул.Цимлянская, 3. стр. 1, офис 27 тел.: (495) 07-78-81; тел./факс: (495) 975-74-76   «___»________ 200__ г.        № _____ На № _____ от «___»______ 200 __ г.

Индивидуальному предпринимателю Ковалевой Евгении Константиновне   681027, г.Комсомольск-на-Амуре ул.Вокзальная, 18/1, скл. «Супермаркет» Тел.: (4217) 54-82-20 (рабочий)          (4217) 54-43-91 (директор)

 

 

Уважаемая, Евгения Константиновна!

ООО «ПОДАРОК» имеет  честь пригласить Вас посетить наш  стенд на 14-й международной выставке продовольственных товаров и  сырья для их производства  ПРОДЭКСПО  2007, которая состоится с 12 по 16 февраля 2007 г. в выставочном комплексе ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» на Красной Пресне.

Наш стенд № 74В10, павильон № 7, зал № 4.

 

 

Генеральный директор      А.В.Рахманович

 

 

Волкова

54-43-91

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(обязательные)

Гарантийное письмо

 

Индивидуальный предприниматель Ковалева Евгения Константиновна   Свидетельство 27 № 001067978 от 11.11.2004 г. Основной Госуд. Рег. № 304270331600073 ИНН 270310382712   Р/сч. 40802810470050101550 в ЦОСБ 4205; БИК040825601; ОКПО 0086936767; к/сч 30101810600000000601; ОКВЭД 51.38; 52.27   681027, г.Комсомольск-на-Амуре, ул.Вокзальная, 18/1, скл. «Супермаркет» Тел.: (4217) 54-82-20 (рабочий)          (4217) 54-43-91 (директор) Е-mail: [email protected]   «22» июня 2006 г.              № ______ На № ___ от «__»_________ 200 __ г.

Генеральному директору ООО «Торговый дом  «Балтис»   Г.С.Хоревой   127550, г.Москва Дмитровское шоссе, 39, корп. 1 тел./факс: (495) 739-54-72.

 

 

Гарантийное письмо!

 

ИП Ковалева Е.К. ИНН 270310382712 гарантирует, что произведет оплату 5 июля в размере 124 111 (ста двадцати четырех тысяч ста одиннадцати рублей 25 коп.) за поставленный товар ООО «Торговый дом «Балтис».

 

 

Директор         А.А.Генцель

 

 

 

Благинина

27-57-73

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(обязательное)

Письмо-запрос

 

ООО «Сантус ЛТД»   Р/сч. 40802810470050101550; в ЦОСБ 4205; БИК040825601; к/сч 30101810600000000601; ОКПО 0086936767; ОКВЭД 51.38; 52.27   123298, г.Москва, ул.3-я Харошевская, 11, тел.: (499) 197-25-81; тел./факс: (499) 197-34-18   «___»________ 200__ г.        № _____ На № _____ от «___»______ 200 __ г.

Индивидуальному предпринимателю Ковалевой Евгении Константиновне   681027, г.Комсомольск-на-Амуре ул.Вокзальная, 18/1, скл. «Супермаркет» Тел.: (4217) 54-82-20 (рабочий)          (4217) 54-43-91 (директор)

 

 

Просим Вас до 05 февраля 2007 г. предоставить информацию о местах установки фирменных стоек ТМ «Мастер Дак» отгруженных в адрес Вашей компании с начала периода сотрудничества до настоящего момента.

В случае не предоставления данной информации будет применен в действие п 2.2.3. Договора аренды рекламных стоек, заключенного между нашими компаниями.

 

 

 

Генеральный директор

ООО «Сантус ЛТД»      Р.С.Семенов