Структура и штатная численность, штатное расписание, приказ о внесении изменений в штатное расписание

Негосударственное Общеобразовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

«Институт Управления»

г. Архангельск

Волгоградский филиал

Юридический факультет

Кафедра теории и истории государства и права

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине:  «Делопроизводство».

Тема: «Структура и штатная численность, штатное расписание, приказ о внесении изменений в штатное расписание».

                                                                                                 Выполнила студент:

                                                                                  Гр. ЮЗС-3

                                                                                           Григорьева Е.Г.      

                                                                                                            Проверила преподаватель:

                                                                               Реброва Т.С.           

  Волгоград  2014г.

Содержание:

Введение.

«Все течет, все меняется», - это утверждение древнегреческого философа актуально и по сей день. Когда-то созданные компании растут, проходят этап сокращения, разделяются или объединяются с другими, меняют структуру, оптимизируют численность персонала. И все изменения в компании фактически начинаются с внесения поправок в штатное расписание. Документальному оформлению этой процедуры следует уделить особое внимание, поскольку от грамотного «начала» будут зависеть и последующие действия работодателя.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осу-ществлении процесса управления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ – материальный носитель информации.

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно – историческая функция обеспечивает исследование истории органи-заций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппа-рата, использование информации в будущем.

1. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Так же организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации;

положение об организации;

учредительный договор;

положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

регламент;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

2. Структура и штатная  численность

Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.

Структурное подразделение предприятия – официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.

Различают следующие виды структурных подразделений:

• Управления; 

• Службы;

• Отделы;

• Цеха;

• Отделения;

• Бюро;

• Лаборатории;

• Секторы;

• Участки. и др.

Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями.

Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3–5 единиц (включая начальника) или отдел – при штатной численности работников от 6 единиц. В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4-х штатных единиц.

На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно. Однако нельзя не учитывать тот факт, что дробление организационной структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения в количестве 2–3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размазыванию» ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.

3. Штатное расписание

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати.

Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (пример 1).

Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.

Пример 1. Структура и штатная численность

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).

Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Штатное расписание– документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

• «О внесении изменений в штатное расписание»;

• «Об изменении штатного расписания»;

• «О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

• совершенствование организационной структуры компании;

• проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

• реорганизация компании;

• расширение или сокращение производственной основы компании;

• изменение законодательства;

• оптимизация управленческой работы;

• планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

• переименование должности;

• изменение должности;

• переименование структурного подразделения;

• возложение дополнительных обязанностей;

• изменение базовых (должностных) окладов;

• введение новых подразделений;

• введение новых (дополнительных) должностей;

• ликвидация структурного подразделения;

• сокращение должности.

Приказ об изменении штатного расписания

В первую очередь поясню, каким образом документально закрепляется изменение этого локального акта. Основное правило: поскольку этот документ утверждается приказом руководителя организации или иного его уполномоченного представителя, то и изменения в него также вносятся приказом уполномоченного лица.

Издание  приказа об изменение штатного расписания необходимо при корректировки окладов сотрудников, при добавлении дополнительных штатных единиц или в других случаях, когда требуется незначительное изменение штатного расписания предприятия. При выпуске приказа об изменении штатного расписания, выпуск новой редакции штатного расписания не требуется, но выпущенные приказы становятся приложениями к действующей редакции штатного расписания.

При необходимости, актуальное штатное расписание может быть оформлено в электронном виде работниками кадровой службы.

Изменения в штатное расписание может быть внесено следующими способами:

1. Для существенных изменений в структуре организации, изданием и утверждения нового штатного расписания за следующим регистрационным номером;
2. Для незначительных изменений, изданием приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Приказа должен содержать соответствующее наименование и состоять из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа может содержать следующие формулировки: "Приказ о внесении изменений в штатное расписание", "Приказ об изменении штатного расписания", "Приказ о частичном изменении штатного расписания".

В приказе рекомендуется отразить основания, послужившие причиной вносимых изменений. В случае значительных изменений в структуре организации, желательно выпустить отдельный приказ об утверждении штатного расписания. (пример 2).

Пример 2.

ООО «__________»

ПРИКАЗ № ___

__.__.20__ г

г. _________

В связи с производственной  необходимостью /необходимостью совершенствования деятельности компании/ П Р И К А З Ы В А Ю:

Внести в действующее штатное расписание ощества следующие изменения:

1. Вывести
1. Из финансового отдела должность ................. с окладом ..... руб.
2. Из отдела маркетинга должность ................. с окладом ..... руб.
2. Ввести
1. В финансовый отдел должность ................. с окладом ..... руб.

1. Переименовать отдел технического  контроля в отдел контроля  качества.

2. Сократить отдел технической  информации штатной численностью 6 человек.

3. Создать технический отдел штатной  численностью 5 человек (Приложение 1)

n. Контроль за исполнением приказа возложить на ....

n+1. Финансовому отделу внести изменения  в смету расходов (это для нерадивого начфина)

Основание: служебная записка ...................

Генеральный директор _____________

Необходимость «перепечатывания» таблицы штатного расписания зависит от объема вносимых изменений. Так, если требуется внести большое количество изменений, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание) и ввести этот документ в действие с определенной даты, издав приказ об утверждении штатного расписания*. Если же изменений немного, то руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу достаточно издать приказ о внесении изменений в локальный нормативный акт.

На практике нередко возникают ситуации, когда нужно внести изменения в уже утвержденное штатное расписание. Как правило, это необходимо в следующих случаях:  
• создание в структуре организации новых подразделений;  
• введение новых должностей;  
• изменение наименований должностей;  
• изменение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;  
• ликвидация структурного подразделения (подразделений);  
• сокращение должности (должностей), штатной единицы (штатных единиц).

Как мы уже отметили, внесение изменения в штатное расписание обычно знаменует собой начало некоторой процедуры, как правило, влекущей последствия для отдельных работников (меняется наименование должности, размер оплаты труда, работник подлежит увольнению в связи с сокращением численности или штата и т. д.).

Обратите внимание, что любые изменения условий трудового договора работника, которые последуют за внесением изменения в штатное расписание, должны быть оформлены надлежащим образом. В большинстве случаев для их введения требуется согласие работника, соблюдение определенных сроков и т. д. Яркий пример - сокращение численности или штата работников организации. Часть 2 ст. 180 ТК РФ предусматривает одну из гарантий работникам, подлежащим увольнению по этому основанию: о предстоящем увольнении они должны быть предупреждены работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой - работникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Поэтому изменения в штатное расписание вводятся в действие с определенной даты, с учетом срока для соблюдения процедуры увольнения работников.

Практически всегда за внесением изменений в штатное расписание следует выполнение работодателем определенных действий, сопровождающихся оформлением кадровых документов.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены специалисты структурных подразделений, которые будут отвечать за эти последующие действия и оформление документов. Практикуется также ознакомление с приказом тех работников, которых затрагивают введенные изменения.

Остановимся подробнее на каждом из перечисленных выше вариантов изменений штатного расписания* и на последствиях этих изменений для работников.

СОЗДАНИЕ НОВЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ВВЕДЕНИЕ НОВЫХ ДОЛЖНОСТЕЙ

В случае принятия решения о создании в организации отдельного структурного подразделения, введении новых должностей работодатель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание организации (приложение 1). В таком приказе определяются:  
• наименование нового структурного подразделения;  
• наименование должностей и количество штатных единиц;  
• дата, с которой изменения вступают в силу.

При этом приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание нужно под роспись ознакомить тех работников, которые несут ответственность за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРОВ ДОЛЖНОСТНЫХ ОКЛАДОВ, НАДБАВОК

Работодатель может принять решение об увеличении размера тарифных ставок (должностных окладов) и надбавок и с этой целью издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (приложение 2). В таком приказе определяется:  
• перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;  
• размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;  
• дата, с которой изменения вступают в силу.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в т. ч. размер заработной платы) обязательны для включения в трудовой договор. Поэтому изменение размера заработной платы должно оформляться так же, как и любых других условий трудового договора. Это означает: после внесения изменений в штатное расписание со всеми работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

В связи с этим с приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Обратите внимание, что мы остановились именно на увеличении размера оплаты труда работников. Это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников на изменение условий их трудовых договоров об оплате труда. В последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ. Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера. Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников. Можно, конечно, попробовать получить «согласие» работников на уменьшение заработной платы, заключить соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, но нужно помнить, что любое вынужденное действие работника - это всегда вероятность конфликта, спора и финансовых последствий для работодателя.

ЛИКВИДАЦИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, СОКРАЩЕНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ (ШТАТНЫХ ЕДИНИЦ)

Приняв решение сократить численность или штат работников организации, работодатель должен издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (приложение 3). В приказе должны быть определены:  
• наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;  
• дата, с которой изменения вступают в силу.

Если сокращаемые должности (штатные единицы) вакантны, то исполнение приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что служба персонала не подбирает новых работников на эти должности. В противном случае работники, занимающие эти должности (штатные единицы), подлежат увольнению по сокращению численности или штата со всеми положенными по закону выплатами и гарантиями.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В связи с особой сложностью и конфликтностью данного основания увольнения работодатели часто создают комиссии по сокращению. Создание такого коллегиального органа, в состав которого обычно входят самые опытные работники и представители профсоюза, помогает работодателю учесть все особенности прекращения трудовых договоров, обеспечить права работников и доказать объективность принятых решений в случае спора о законности увольнения.

При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд не имеет права решать вопрос о целесообразности процедуры сокращения. Он оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.

В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе. С учетом этих обстоятельств работники предупреждаются об увольнении персональными письменными уведомлениями, а не путем ознакомления под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Официальных требований к оформлению уведомления нет. Оно может быть оформлено на бланке, разработанном работодателем (приложение 4). Для того чтобы этот документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования: 
• уведомление должно содержать наименование работодателя;  
• оно должно быть зарегистрировано в специальной учетной форме;  
• текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящем увольнении работника, предполагаемой дате такого увольнения;  
• в тексте целесообразно указать гарантии, предоставляемые работникам в связи с увольнением по этому основанию;  
• уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это должностным лицом;  
• с уведомлением работник должен быть ознакомлен под роспись, с указанием даты ознакомления.

Заключение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.