Ирина Эланс
Структура отдела снабжения предприятия. 2
Введение
В настоящее время российская экономика функционирует по законам рынка. Каждое предприятие в таких условиях ведет абсолютно самостоятельную политику и только на нем лежит ответственность за результаты его деятельности.
В современных условиях рынок предъявляет к каждому субъекту финансово-хозяйственной деятельности достаточно жесткие условия, а проблемы в экономике России лишь усугубляют и без того тяжелое положение многих российских предприятий. Чтобы выжить и успешно функционировать в таких условиях, предприятию уже недостаточно просто производить продукцию в максимально возможном объеме, выполняя свои внутренние планы, важно эту продукцию затем еще и реализовать. А ведь в условиях жесткой конкурентной борьбы выживает только то предприятие, которое сможет предложить рынку качественную продукцию по более низкой цене, чем у конкурентов.
Цена продукции зависит не только от затрат на ее производство, но и от затрат на ее транспортировку, складирование, реализацию и т.д. Снижая эти затраты, мы снижаем себестоимость, повышая таким образом свою прибыль.
Немалую роль играет отдел снабжения. Организация снабжения зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.
Логистика охватывает и внешнеторговую деятельность стран друг с другом. Внешнеторговая деятельность осуществляется на основе контракта (договора). Основные отличия внешнеэкономического договора от прочих коммерческих договоров:
· один из участников внешнеэкономического договора не является резидентом Российской Федерации (иностранное юридическое или физическое лицо, государственные органы иностранного государства, международные организации и т. д.);
· возможность применения норм международного частного права при заключении договора;
· возможность применения норм права иностранных государств при заключении договора.
Во внешнеэкономическом договоре следует оговорить, на каком языке или языках этот документ составляется, на каком языке будет вестись переписка по вопросам его исполнения. Во избежание фальсификаций рекомендуется подписывать каждую страницу договора и скреплять ее печатью, о чем делается соответствующая запись в тексте договора.
1.Структура отдела снабжения предприятия
Организация снабжения зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.
Основные вопросы организации работы отдела закупок:
1) как организовать закупки: централизованно или локально?
2) какие вопросы будет уполномочен решать отдел снабжения?
3) каков будет статус отдела снабжения, кому будет подчиняться директор по закупкам?
4) какова будет организационная структура и распределение обязанностей внутри отдела снабжения?
Организации, чьи подразделения территориально удалены друг от друга, могут прибегать в некоторых случаях к локальным вариантам организации закупок. Но обычно снабжение предприятия организуется одним отделом, что позволяет получить выгоды от централизованных закупок:
· устранение дублирования;
· объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что позволяет получать скидки;
· координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
· наличие единой точки контактов с поставщиками;
· сокращение затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
· концентрация ответственности за снабжение, что облегчает управленческий контроль.
На рис. 1.1 а и б представлены два варианта организационной структуры предприятия, которые принципиально отличаются возможностями реализации системного подхода к управлению МП.
а
б
Рис. 1.1. Варианты реализации функции снабжения на предприятии
В варианте, представленном на рис. 1.1а, функция управления МП в процессе снабжения разделена между различными службами, что снижает эффективность ее реализации. Структура, представленная на рис. 1.1б, устраняет такое разделение, объединяя управление запасами, закупки и складирование в одних руках.
Ранг руководителя, которому подчиняется менеджер по закупкам, это хороший показатель статуса отдела закупок на предприятии. Если директор по закупкам является вице-президентом и подчиняется непосредственно главе фирмы, то это показывает, что снабжение признано одной из функций уровня высшего руководства. Но существуют ситуации, когда отдел закупок подчиняется исполнительному директору по производству, либо вице-президенту по административным вопросам, либо финансовому директору предприятия, либо службе главного инженера.
Типовая процедура реализации закупок
Выбрав поставщика и заключив соглашения о закупках, организация затем должна следовать определенной процедуре, которая зависит от типа закупаемой продукции. На рис. 1.2 представлены типовые шаги цикла закупок, которые могут усложняться или упрощаться.
Рис. 1.2. Типовые шаги цикла закупок
Первые три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает основной момент, связанный с размещением заказа на покупку. Здесь организация соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно с необходимым планированием производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.). Заказ на закупку — это часть юридического контракта между организацией и ее поставщиком. Остальные шаги приводят к уточнению деталей поставки.
Все эти действия приводят к определенным затратам, иногда довольно высоким, что приводит к поиску путей их снижения.
Существует еще одна проблема – значительное время, требующееся на их выполнение. Иногда доставка материалов от поставщика может занимать один день, хотя сама организация доставки требует до пяти недель.
Способы закупки и поставки закупаемых материалов
Организации варьируют степень проработанности своих процедур по снабжению, учитывая типы закупаемых материалов. Говоря в целом, чем выше затраты на материалы и чем сложнее к ним требования, тем больше времени и усилий требуется сотрудникам отдела снабжения.
Типы материалов, требующие различных подходов к закупке:
· для материалов, не относящихся к важным, обеспечивающих низкую прибыль и создающих небольшой риск при поставках, используются простые процедуры закупок;
· материалы, отсутствие которых может вызвать затруднения в работе, а наличие обеспечивает низкую прибыль и создает более высокий риск при поставках, требуют установления долгосрочных контактов с альтернативными источниками, чтобы избежать потенциально возможных проблем;
· стратегические материалы, обеспечивающие высокую прибыль, требуют заключения более формальных отношений с поставщиками на более долгий срок, возможно, создания объединений и партнерств.
Выбор метода закупок очень важен, т.к. от него зависит оборачиваемость запасов и капитала предприятия, расходы непосредственно на закупку МР, на оформление заказов, на хранение запасов, складские площади и т.д. Выбор метода закупок зависит от политики УЗ, сложности и значимости для предприятия конечного продукта, состава комплектующих изделий и материалов.
Основные методы закупок:
· Закупка товара одной партией предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Таким способом могут закупаться товары, потребность в которых возникает непредвиденно, и которые не требуют длительного хранения. Плюсы: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Минусы: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
· Регулярные закупки мелкими партиями. Покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода в соответствии с графиком потребности в них. Плюсы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, т.к. оформляется только заказ на всю поставку. Минусы: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.
· Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям используются там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Плюсы: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
· Закупки по мере необходимости похожи на регулярную поставку товаров, но характеризуются следующими особенностями:
- количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;
- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
- оплачивается только
поставленное количество
Плюсы: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.
· Форвардные закупки могут производиться в двух формах:
- организация заказывает больше материалов, чем ей необходимо в настоящее время и хранит излишек в запасах;
- заключение контрактов на доставку МР в установленное время в будущем.
· Различные комбинации перечисленных методов
Электронное снабжение
Большинство организаций уже сегодня в той или иной форме пользуются электронным снабжением. По результатам ряда обзоров были сделаны выводы, что с начала 2000-х годов свыше 50% европейских компаний применяют этот вариант снабжения. К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относят:
· дает мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;
· создает прозрачный рынок, на котором продукты легко доступны, а условия их получения приемлемы;
· автоматизирует закупки, применяя стандартные процедуры;
· существенно снижает время, необходимое для трансакций;
· снижает затраты (как правило, на 12 –15%);
· интегрирует собственную информационную систему с аналогичными системами поставщиков.
Следует помнить, что электронное снабжение в первую очередь обеспечивает гораздо более совершенные коммуникации, однако не обязательно улучшает физический материальный поток. Основное влияние электронного снабжения сказывается не только в повышении скорости закупок, а в его действии на цепь поставок. Теперь заказчики могут покупать у многих поставщиков, географически удаленных друг от друга. Кроме того, они могут покупать непосредственно у производителей или поставщиков начального уровня, а также могут воспользоваться множеством специализированных веб-ритейлеров.
2.Особенности заключения договоров с партнерами из стран СНГ и ближнего зарубежья
Внешнеторговая деятельность осуществляется на основе контракта (договора). Рассмотрим основные отличия внешнеэкономического договора от прочих коммерческих договоров:
· один из участников внешнеэкономического договора не является резидентом Российской Федерации (иностранное юридическое или физическое лицо, государственные органы иностранного государства, международные организации и т. д.);
· возможность применения норм международного частного права при заключении договора;
· возможность применения норм права иностранных государств при заключении договора.
Внешнеэкономический договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям.
К числу существенных условий договора относятся:
· предмет договора;
· условия, прямо названные в международном договоре, законе или ином акте как существенные для данного вида договоров;
· условия, по которым на основании заявления одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Следует отразить, каким является данный договор – консенсуальным или реальным.
Консенсуальныи договор означает, что права и обязанности сторон по договору возникают непосредственно в момент, когда достигнуты соглашения по всем существенным условиям договора, а не в момент реального выполнения юридически значимых действий (например, отгрузки товаров, закупаемых по международному договору купли-продажи).
Для заключения сторонами реального договора требуется передача имущества. В подобных ситуациях моментом заключения договора признается дата передачи имущества. При этом следует учитывать, что передачей имущества является не только его вручение соответствующему лицу, но и сдача транспортной организации либо организации связи для доставки адресату.
Рассмотрим основные положения международного договора купли-продажи.
Согласно ст. 11 Конвенции Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи (заключена в Вене 11.04.80) допускается возможность заключения таких договоров в устной форме. Однако законодательство РФ требует простой письменной формы внешнеторговых договоров.
При составлении внешнеэкономического договора необходимо учитывать особенности отечественного законодательства в области гражданских, налоговых, таможенных и иных правоотношений.
В соответствии с российским законодательством запрещается включать в договоры налоговые оговорки, в соответствии с которыми предприятие или иностранное юридическое или физическое лицо берет на себя обязательство нести расходы по уплате налогов других плательщиков налогов.
Во внешнеэкономическом договоре следует оговорить, на каком языке или языках этот документ составляется, на каком языке будет вестись переписка по вопросам его исполнения. Если нет специального указания об этом, то переписка ведется на языке стороны, от которой поступило предложение заключить сделку.
Во избежание фальсификаций рекомендуется подписывать каждую страницу договора и скреплять ее печатью, о чем делается соответствующая запись в тексте договора.
Рассмотрим порядок составления международного договора купли-продажи.
1. Преамбула договора.
В данном разделе должны быть указаны название, место и дата заключения договора, а также его номер, поскольку при отсутствии упоминания в договоре о применимом праве будет применяться право страны, в которой договор был заключен.
Далее указываются полные и точные наименования сторон, заключивших договор, их организационно-правовая форма и местонахождение. Необходимо указать, где, кем и когда стороны зарегистрированы.
Полномочия лиц, подписавших договор, обычно указываются в уставе, доверенности, удостоверении и т. д. Если полномочия указаны в уставе, то необходимо ознакомиться с подлинником устава или его надлежаще заверенной копией. Если устав изложен на иностранном языке, то должен быть заверен перевод на русский язык. При этом в тексте договора необходимо указать пункт, статью устава, в которых указаны полномочия представителя другой стороны, подписавшего договор.
2. Предмет договора.
Предметом договора международной купли-продажи является экспортируемый или импортируемый товар, который имеет таможенную стоимость. В качестве товара обязательно должна выступать индивидуально-определенная вещь, т. е. нужно указать ее наименование, вид, тип, сорт, класс и т. п., а также количество.
При определении количества поставленного товара меры измерения должны трактоваться сторонами одинаково. В договоре важно определить, включаются ли тара и упаковка в общий вес поставляемого товара.
Качество поставляемых товаров необходимо оговаривать со всей возможной скрупулезностью, так как отечественные ГОСТы и технические условия значительно отличаются от иностранных аналогов.
Часто стороны не указывают в договоре срок передачи товара, являющегося предметом договора, что приводит к затягиванию исполнения обязательства по поставке товара. Поэтому срок передачи рекомендуется устанавливать непосредственно в договоре.
При установлении в договоре международной купли-продажи каких-либо обязанностей следует детально определять механизм их исполнения с указанием того, кто их исполняет, в какой срок, какова ответственность за неисполнение и т. п.
3. Порядок приемки по количеству и качеству.
Необходимо четко устанавливать порядок приемки по количеству и качеству, срок приемки, срок предъявления рекламаций, вопросы взаимодействия сторон при решении спорных моментов, порядок независимой экспертной оценки качества товара, кто может выступать в качестве эксперта, кто признается незаинтересованной стороной и т. п.
Обычно товар, поставляемый по договору международной купли-продажи, принимается по качеству и количеству в том месте и тогда, где и когда происходит переход права собственности и риска его случайной гибели или повреждения от продавца к покупателю.
Порядок проверки качества принятых товаров может определяться в договоре путем включения соответствующих условий о проверке либо путем указания в договоре нормативных документов по определению качества товаров (отечественных и зарубежных), устанавливающих порядок проверки. При этом стороны должны четко представлять требования к качеству, которым должны соответствовать товары. Обычно качество подтверждается следующими документами:
· сертификатом качества,
· ветеринарным и санитарным сертификатами.
Желательно, чтобы указанные документы были выданы международными организациями, которые профессионально занимаются данным видом деятельности.
4. Цена, порядок расчетов и валютная оговорка.
В данном разделе необходимо четко и однозначно определить валюту цены и валюту платежа (они могут не совпадать), курс конвертации при несовпадении валют, валютные оговорки, которые позволят избежать курсовых потерь, и порядок расчетов между сторонами.
Вопрос о цене требует тщательной проработки.
Цена на продукцию может быть установлена за одну количественную или весовую единицу товара или как общая сумма договора. Необходимо тщательно оценивать и выбирать способ фиксации цены для конкретного договора: цена твердая, скользящая или фиксируемая в ходе исполнения контракта. Следует указать в договоре все случаи, когда цена может повышаться или понижаться.
В общем случае вопрос установления цены является прерогативой сторон. Однако есть определенные ограничивающие факторы, налагаемые антидемпинговой политикой государств в отношении иностранных товаропроизводителей. Основной инструмент такой политики – установление антидемпинговой пошлины, которая взимается наряду с таможенными платежами.
Стороны вправе вообще не отражать в договоре международной купли-продажи товаров вопрос о цене. В этом случае она определяется исходя из цен, обычно взимаемых за аналогичные товары при схожих условиях. Однако, учитывая достаточно субъективный подход к определению обычных цен, лучше вопрос о цене решить непосредственно в договоре.
При согласовании цены необходимо учитывать нормы Налогового Кодекса РФ (ст. 40), в соответствии с которыми налоговые органы имеют право проверять правильность применения цен при совершении внешнеторговых сделок. Если отклонение договорных цен превышает 20% от рыночных, налоговый орган вправе доначислить налоги и пени.
Стороны договора международной купли-продажи товаров вправе самостоятельно определять валюту платежа, при этом необходимо учитывать, что экспортеру в отличие от импортера выгоднее иметь дело с устойчивой валютой.
Суть операций с валютными ценностями заключаются в переходе права собственности на них или (и) их физическое перемещение. При этом такие операции подразделяются на два вида: текущие валютные операции и валютные операции, связанные с движением капитала.
Необходимость такой классификации валютных операций обоснована особенностями правового режима. Так, текущие валютные операции резиденты вправе совершать без всяких ограничений, а операции, связанные с движением капитала, требуют специального разрешения (лицензии) на их осуществление.
В международных договорах преобладающей формой расчетов является перечисление денежных средств через банки. Однако действующее законодательство разрешает ввоз и вывоз валютных ценностей при условии соблюдения всех таможенных правил, в частности, декларирования.
При получении резидентами валютной выручки они обязаны зачислить ее на счета в уполномоченных банках, а часть указанной выручки продать в установленном порядке на внутреннем валютном рынке. По каждому экспортному контракту резидент обязан составить паспорт сделки, подписываемый уполномоченным банком, которому необходимо представить экспортный контракт или его заверенную копию.
Особенностью внешнеэкономических договоров является валютный риск, связанный с изменением реальной стоимости платежа, выраженного в иностранной валюте, из-за колебания ее курса.
Валютные риски подразделяются на курсовые (связанные с колебанием курса валюты) и инфляционные (обусловленные обесценением валюты в результате инфляции).
В международной практике действует так называемый принцип «номинализма», в силу которого должник обязан уплатить ту же сумму денежных единиц, которая была начислена на момент исполнения обязательства, несмотря на последующие изменения покупательной или платежной силы денег.
Поэтому на практике стороны устанавливают различные способы страхования валютных рисков.
Наиболее часто применяется валютная оговорка, которая состоит в том, что в текст договора включается условие, в соответствии с которым сумма платежа изменяется в той же пропорции, в какой происходит изменение валюты платежа по отношению к курсу валютной оговорки. Такие оговорки бывают односторонними (действуют в интересах одной стороны) и двусторонними (действуют в интересах обеих сторон).
Одним из примеров двусторонней валютной оговорки может служить установление цены контракта в нескольких валютах, которые имеют тенденцию к повышению и понижению (это вызвано противоположными интересами экспортера и импортера в отношении устойчивости валюты).
Валютные оговорки подразделяются на прямые, косвенные, мультивалютные.
Прямая валютная оговорка устанавливается, когда валюта цены и платежа совпадают, но величина суммы платежа ставится в зависимость от изменения валюты платежа по отношению к другой более стабильной валюте.
