Структура текста приказа по основной деятельности

СОДЕРЖАНИЕ: 
 

Введение

1. Формуляр делового письма. Правила оформления делового письма………….
2. Структура текста приказа по основной деятельности…………………………….

3. Практическое  задание…………………..

Заключение 

Литература  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 

     Делопроизводство - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

      В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

     Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

     Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:

     - отражают деятельность организации;

     - на их основе принимаются управленческие решения;

     - являются главным аргументом в спорных ситуациях;

     - являются гарантом прав на недвижимость, собственность. 

     Документ обеспечивает:

     - закрепление информации;

     - сбор информации;

     - обработку информации;

     - передачу информации;

     - использование информации;

     - хранение информации.

     Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

     - учет - с написанием различных отчетов;

     - планирование - с составлением планов;

     - инструктирование - с разработкой методик, инструкций;

     - руководство - с изданием приказов, распоряжений. 

     Не  правильно заполненный документ может привести к серьёзным последствиям. В своей контрольной я рассмотрю: что такое деловое письмо и правильность его заполнения, а также структуру текста приказа по основной деятельности; правильно заполню лист-заместитель дела и дам ему краткое описание. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Формуляр  делового письма.

Правила оформления делового письма 
 
 

     Деловое письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

     Несмотря  на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи  и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.  Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

     Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных  писем их язык и стиль должны удовлетворять  тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

     Сегодня во многих странах активно идет процесс  унификации делового письма. Так, в  Англии разработан кодифицированный стиль  официального общения, известный под  названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

     Унификация  затрагивает все уровни и аспекты  языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые  письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация. 

     Правила оформления делового письма.

     Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

     Бланк официального письма представляет собой  лист бумаги с воспроизведенными  типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

     Оформление  бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

     Согласно  ГОСТ 6.30-2003, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен  их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

     Государственный герб или герб субъекта РФ или эмблему  организации;

     код предприятия по

     ОГРН  юридического лица

     ИНН

     наименование  организации 

     Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Наименование организации - адресанта документа дается в полном. и сокращенном виде (в случаях, кода сокращенное наименование закреплено в учредительных документах). Сокращенное наименование указывают в скобках и помещают вслед за полным наименованием или ниже него. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

     Почтовый  адрес относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

     Номера  телефона, факса, номер счета в  банке также необходимо указывать  на бланке письма.

     Обязательным  реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число и месяц записываются двухзначными числами, год - четырьмя цифрами. Допускается также словесно-цифровой вариант оформления даты.

     Индекс  исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или 18/275.

     Ссылка  на индекс и дату входящего документа  включает индекс и дату письма, на которое  дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление  дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

     При ссылке на входящий документ слова "наш", "ваш", употреблять не рекомендуется.

     Адресат - наименование и адрес получателя письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.

     Согласно  ГОСТ 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации  указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Согласно ГОСТ 6.30-2003, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. В подписи инициалы также предшествуют фамилии. Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

      Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" ("об"). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова "касательно", "касается". Также не следует писать "по делу", так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции.

     Основной  реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что  составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым  форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

     Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово "Приложение", затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом "Приложение" никакая запись не производится. Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

     Сами  документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые  реквизиты:

наименование  вида документа,

заголовок,

дату,

подпись.

     Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

     Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

     Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

     При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи  должностных лиц.

     Если  должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, "и.о.", "зам.") и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

     Подписание  документа является одним из способов удостоверения его. Официальное  письмо без подписи не имеет юридической  силы.

     Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Структура текста приказа по основной деятельности

   Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения

производственных задач.

     Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказы

предприятия делятся на две основные группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

- приказы по личному составу (персоналу предприятия).

     К приказам по основной деятельности относятся приказы:

- по организации работы предприятия;

- финансированию;

- планированию;

- отчетности;

- снабжению;

- реализации продукции;

- другим производственным вопросам

     К приказам по личному составу относятся приказы:

- о приеме работников;

- увольнении работников; переводе работников.

     Правила составления приказа.

     Подготовка приказа включает стадии:

- изучения существа вопроса;

- сбор необходимых сведений;

- подготовка проекта приказа;

- согласование проекта;

- подписание руководителем.

     Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению

руководителя. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

     Приказ должен иметь:

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

     Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например: «О

реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д.

     Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

     В констатирующей части указывают основания издания приказа.

     Основанием для издания приказа являются:

- нормативные документы государственных или муниципальных органов;

- решения совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

     В распорядительной части указывают:

- «ПРИКАЗЫВАЮ»;

- «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

- «что сделать» (указывают конкретную работу);

- «до какого числа» (сроки ее окончания).

     Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы которые этим приказом отменяются.

     Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе

может отсутствовать.

     Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

Приложение 1. Состав информации и структура текста приказа

3. Практическое  задание.

Составить Лист-заместитель дела 
 

     Во время оперативного хранения документы могут выдаваться:

- сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного под-

разделения);

- сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).

     Выдача документов сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На документ, выданный сотрудникам своего предприятия, заводят лист – заместитель дела, в которой указывают:

- номер документа;

- дату выдачи;

- кому выдано (Ф. И. О.);

- по какому вопросу;

- подпись исполнителя;

- срок возврата;

- отметку о возврате; 
 
 

Заключение 
 

     Конечный  результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

     Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

     Аппарат управления реализует свои функции  главным образом посредством  универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

     Если  учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный  документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы. 
 
 
 

Литература 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документа-ции. Требования к оформлению документов. Введ. 2003-03-01.- М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.- 21 с.
2. Ляпунова, Л. П.  Современное деловое или служебное письмо: учебная лекция / Л. П. Ляпунова. – Чита, 2006. – 51 с.
3. Колтунова, М. В. Деловые письма / М. В. Колтунова   - М., 2004. – 200 с.
4. Колтунова, М. В. Как писать деловые письма: Учеб. пособие / М. В. Колтунова. - М.,1999.- 235 с.
5. Кузнецова, Т. В. Документационное обеспечение управления / Т. В.Кузнецова. – М. 2005.-150 с.
6. Архипов, В. А. Организационно-распорядительная документация /  В. А. Архипов.- М.: Сфера, 2004.-108 с.
7. Стенюков,  М. В. Образцы документов по делопроизводству / М. В. Стенюков. - М.: Приор, 2000. –  100 с.