Створення оптимальних умов зберігання документів
План
Вступ
1. Створення оптимальних умов зберігання документів;
2.Вимоги до приміщення архіву;
3.Електро і протипожежне устаткування;
4.Стелажне устаткування;
5.Упаковка документів;
Висновок ;
Список використаної літератури.
Вступ
Мета даної роботи розгляд і вивчення технології збереженнядокументів, характеристика основних методів зберігання документів та їх опис.
У роботі докладно розглядаються основи фізико-хімічноїзбереження документів, фактори їх руйнування, старіння, згасання, режим іумови їх зберігання. А також матеріали, засоби та обладнання длязберігання та пакування документів, що застосовуються в архівах. Розгляд та вивчення цих питань є основним завданням цієї роботи.
Документи є засобом закріплення різними способами на спеціальних матеріалах інформації про факти, події, явища, об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. У державних і відомчих архівах, бібліотеках, інших центрах документації зосереджений великий об'єм ретроспективної інформації, що використовується для діалектико-матеріалістичного вивчення історії держави, в народно господарських, наукових і культурних цілях.
У результаті систематичної роботи, що проводиться в архівах, бібліотеках,наукових інститутах і лабораторіях, стала більш зрозумілою картина фізико-хімічного стану документів і деяких процесів зміни їх первинних властивостей під впливом зовнішніх факторів - світла, температури і вологості повітря, його газового складу та ін
В різних сховищах сконцентровані вельми різноманітні зачасу походження, змісту, оформленню, техніці і способу відтворення документи. До них відносяться стародавні і сучасні рукописніі друкарські матеріали у вигляді книг, окремих державних актів, планів, креслень, малюнків та художніх репродукцій, виконаних на різних сортах паперу, шкірі і пергаменті, за допомогою використання різних фарбників органічного та неорганічного походження.
В основі даної теми лежить ряд нормативних актів, що регламентуютьдіяльність установ, що зберігають документи - архівів. Основними документами у цій галузі є "Основні правила роботи державних архівів " Основні правила роботи відомчихархівів ". У цих нормативних актах докладно описуються умови зберігання документів: температурно-вологісний режим, розміри приміщень архіву,розміри стелажів та інше.
Питання, що стосуються найбільш нової архівної техніки докладно відображені в книгах з архівознавства.
1.Створення оптимальних умов зберігання документів
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:
наданням для архіву приміщення і проведенням планово-запобіжного ремонту приміщень;
облаштуванням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією;
вживанням спеціального устаткування для зберігання документів (стелажів, сейфів, коробок і т. д.);
створенням оптимального світлового режиму а також режиму вологи і температури в приміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.
2.Вимоги до приміщення архіву
Відповідно до об'єму і складу справ, що зберігаються, архіву надається окрема будівля (або частина будівлі), спеціально побудована і обладнана або пристосована для зберігання документів.
Будівництво спеціальної будівлі архіву може проводитися як за типовими проектами будівель державних архівів, так і за індивідуальними проектами, що узгоджені із зацікавленими організаціями.
Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися при будівництві адміністративних будівель для організацій, в структурі яких діє архів. За відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.
Оптимальні умови зберігання документів і роботи з ними передбачають надання наступних приміщень для архіву:
сховище для зберігання документів;
приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;
приміщення для роботи користувачів (читальний зал);
робочих кімнат для співробітників архіву.
Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи користувачів (читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.
Приміщення сховищ, що не мають перегородок від робочих кімнат, ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні особи допускаються в сховища тільки з дозволу завідувача архівом і у присутності співробітника архіву.
Сховища архіву повинні бути відділені від лабораторних, виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або вживанням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати загальних з ними вентиляційних каналів.
Сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід.
У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних, каналізаційних і інших магістральних трубопроводів. Проводка труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції в спеціальних захисних кожухах, що виключають проникнення викидів з них в сховищі.
Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листом і мати міцні засуви. В неробочий час вони опечатуються або пломбуються. Печатку або пломбувальник зберігають разом з ключами у чергового по організації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.
Приміщення архіву облаштовуються охоронною сигналізацією. На вікна, розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються металеві грати із замками, опечатаними пломбувальником.
3.Електро і протипожежне устаткування
У приміщеннях сховищ архіву прокладається прихована електропроводка; допускається електропроводка в газових трубах. Освітлювальна арматура застосовується напівгерметична. Світильники, електрощити і розподільчі пристрої повинні бути закритого виконання. Сховища облаштовуються відключаючими рубильниками. Розподільні електрощити, запобіжники і рубильники встановлюються тільки зовні сховищ.
У цілях протипожежного захисту все електроустаткування забезпечується заземленням.
По пожежній небезпеці приміщення архівів відносяться до категорії "В". Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеню вогнестійкості.
Основним протипожежним устаткуванням архівів є вуглекислотні вогнегасники новітніх конструкцій, які встановлюються з розрахунку не менше за один на кожні 50 кв. метрів площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.
Приміщення архіву облаштовується протипожежним водопостачанням. Пожежні крани встановлюються на сходових майданчиках. Кожний пожежний кран повинен мати прогумований рукав протяжністю до крайньої точки сховища.
Сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.
В архіві на видному місці вивішуються: інструкції про заходи пожежної безпеки, список пожежного розрахунку і план евакуації документів і майна на випадок пожежі. В пожежний розрахунок включаються всі співробітники архіву, з якими періодично, але не рідше одного разу на квартал, проводяться заняття по заходах пожежної безпеки і практичних діях під час пожежі.
При виникненні пожежі всі співробітники беруть участь в його ліквідації, виконуючи раніше розподілені обов'язки.
У сховищах забороняється куріння, вживання електронагрівальних приладів, зберігання продуктів харчування, легкозаймистих речовин і вибухонебезпечних предметів.
4.Стелажне устаткування
Процес зберігання документів є важливим технологічним процесом в роботі сховищ. Вибір типа і кількості засобів зберігання залежить від особливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельних характеристик будівлі.
На практиці застосовують чотири основні системи зберігання документів: вертикальна бібліотечна, горизонтальна, вертикальна підвісна і вертикальна каталожна. В даний час розробляються також системи автоматичного зберігання документів.
Вертикальна бібліотечна система призначена для зберігання папок (325*230*60 мм) і коробок (350*245*180 мм) для стандартних справ. Її застосовують для постійного (в архівах) і для оперативного поточного зберігання діловодних документів в коробках і папках в один ряд на стелажній полиці.
Горизонтальну систему, призначену для документів в коробках (180*350*245), які розміщують в один або два ряди на стелажах, застосовують, в основному, для постійного зберігання документів.
У вертикальній підвісній системі використовують шафи з висувними ящиками для підвісного зберігання документів. Їх застосовують для оперативного поточного зберігання документів.
Вертикальна каталожна система - це шафи з висувними ящиками для зберігання переплетених справ, швидкозшивачів, спеціальних папок для не скріпляючих документів, карток. Система призначена для оперативного поточного зберігання документів.
Для зберігання документів застосовують стелажі, шафи, коробки, теки, а також сейфи, контейнери. Однією з найважливіших деталей устаткування сховищ є стелажі. Для нормального функціонування сховищ і забезпечення належного збереження документів міцність конструкцій стелажів і зручність користування ними має істотне значення.
Вже в процесі проектування нової будівлі сховища необхідно передбачати, який тип стелажів буде в ньому встановлений. Гнучкість планування і приміщень сховища повинна також дозволяти в майбутньому без особливих складнощів замінити застарілі конструкції на сучасніші і раціональніші.
Сховища документів в більшості випадків оснащені, як правило, сталевими стелажами. Дерев'яні стелажі зберігаються лише в адміністративних приміщеннях і читальних залах тільки по міркуваннях естетики.
У більшості випадків при будівництві архівних будівель висоту стель в сховищах звичайно планують не більше 2, 3м. Відповідно і висота стелажних установок не повинна перевищувати ці розміри.
Низькі стелі дозволяють співробітникам архіву вільно користуватися документами, що лежать на верхніх стелажах, без драбин. В багатьох архівах ширина проходів варіюється від 0, 76м до 1, 22м, ширина одностороннього стелажу рівна звичайно 40см, а двостороннього - 75см. Відстань між стіною і стелажем, паралельним їй повинна бути 75см, відстань між стіною і торцем стелажу рівна 45см, відстань від підлоги до нижньої полиці не менша 15см, в цокольних поверхах не менший 30см. Стелажі повинні бути встановлені паралельно стінам з вікнами. Якщо висота сховища більше 4м, то стелажі розміщуються в 2 яруси.
Широко застосовують нерухомі (стаціонарні) стелажі, не зв'язані по своїй конструкції з архітектурною структурою будівлі. Іноді арматуру самих металевих стелажних конструкцій використовують як арматуру архівних будівель. В цьому випадку бетонні плити навішують безпосередньо на металеві стовпи, які одночасно служать вертикальними стійками для стелажів. Перевага стелажів стаціонарного типу в тому, що вони міцні, тверді, особливо придатні для сховищ типу башти. У свою чергу, самонесучі стелажні конструкції дуже економічні у виробництві.
Також для зберігання документів дуже зручно використовувати компактні стелажі. Вони дозволяють оптимально розв'язати проблему розміщення на гранично малій площі найбільшої кількості документів.
Зручність користування компактними стелажами обумовлена тим, що вони мають велику місткість, відмінно захищають документи від несанкціонованого доступу. Але і ці стелажі мають ряд недоліків: вони вимагають зберігання тільки абсолютно здорових документів, оскільки в умовах компактного зберігання через відсутність притоки свіжого повітря біологічне ураження документів відбувається швидше. Густина розміщення документів робить цю систему важкою і вимагає значного зміцнення перекриттів в сховищах.
Компактні стелажі є рухомими. Принцип їх дії - одна частина стелажної секції або прольотів можуть наближатися один до одного. Переміщаються стелажі за допомогою різних систем пересування і бічного переміщення і систем обертання на крюках. В системі подовжнього розміщення рухомими є секції. Пересування здійснюється за допомогою рейок, укладених на підлозі. В системі стелажів з бічним переміщенням пересуваються не всі стелажі, а їх секції, причому не паралель центральному проходу, а перпендикулярно йому.
Для зберігання найцінніших і секретніших документів, а також спеціальних видів документів (карти, плани, креслення, рукописи і т. д.) застосовуються сталеві шафи. Можуть бути використані також сейфи і контейнери. Разом зі всіма перерахованими, розробляються також і автоматизовані системи зберігання документів. Впровадження автоматизованих систем дозволяє максимально корисно використовувати площі і об'єм приміщення, сприяє зменшенню трудомісткості пошуку видачі документів, обмежувати доступ до документів.
5.Упаковка документів
Роль упаковки під час зберігання полягає в захисті документів від впливу зовнішніх факторів (сонячного проміння, пил, вологу, мікроорганізмів) і механічних пошкоджень. Для забезпечення тривалого збереження документів в процесі зберігання упаковка повинна відповідати наступним основним вимогам: газо- і вологонепроникності; механічної міцності; стабільності геометричних розмірів; стійкості до сонячного світла; вогнестійкості; хімічної інертності по відношенню до матеріалу, на якому створений документ; низької швидкості старіння.
Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типів матеріалів: метали, картон, міцні пластмаси, поліетилен і комбіновані матеріали.
Розрізняють наступні види упаковок: коробки, папки, футляри, контейнери, пакети. Документи на паперовій основі, як правило, зберігаються в картонних коробках і папках. Картонні коробки є найдешевшими і поширеним видом упаковок документів у всіх архівах.
Проте при тривалому зберіганні картонні коробки утворюють пил, який, потрапляючи на документи, може викликати незворотні дефекти у вигляді подряпин, потертостей і т. д. Крім того, при тривалому зберіганні з картону виділяється перекис водню, який прискорює процес старіння документів.
Кінодокументи упаковують в стандартні металеві (жерстяні) коробки, які мають в своєму розпорядженні в горизонтальному положенні стопки по 5-6 штук. В металевих коробках зберігаються і мікрофільми. Металеві антикорозійні коробки або ящики для рулонів кінострічок і мікрофільмів є основним засобом зберігання в кіноархівах і в спеціалізованих сховищах державних архівів. Металеві коробки і контейнери мають високу механічну міцність.
При зберіганні в них магнітних стрічок вони є також своєрідним екраном, захищаючим фонодокументи від дії магнітних полів. Самим оптимальним матеріалом для виготовлення металевих коробок є сплав, що складається з 20% заліза і 80% нікелю.
Вживання комбінованих матеріалів дозволяє виготовити міцні водонепроникні упаковки (чотиришарові коробки з поліетилену, картону, станіолі і металу).
У даний час розроблені нові типи коробок для упаковки і зберігання документів з ударопрочних пластмас. Пластмасові коробки пиленепроникні, не схильні до впливу вологи, зручні для серійного виробництва. Для більшої герметизації упаковки коробки можуть бути забезпечені м'якими гумовими або пластмасовим ущільнювачем між кришкою і підставою. З ліквідацією автономії України та введенням загальноросійського адміністративного устрою історія українських архівів тісно пов’язана з архівним будівництвом у Російській імперії.
В 1782 р. територію Гетьманщини було поділено на Київське, Чернігівське і Новгород-Сіверське намісництва, перетворені в 1796 р. на Малоросійську губернію. Остання існувала до 1802 р., коли з неї було утворено Чернігівську і Полтавську губернії.
На запорозьких землях та південних полках Гетьманщини так званий Новосербський корпус 1764 р. був реорганізований у Новоросійську губернію. З 1775 р. Новоросію поділено на Азовську та Новоросійську губернії. З 1783 р. Новоросія стала називатися Катеринославським намісництвом, яке в 1796 р. було скасовано і утворено другу Новоросійську губернію.
Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.
У 1797 р. граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на правах генерал-губернатора, в листі до малоросійського губернатора Я. Бакуринського порушував питання про організацію в губернському місті Чернігові "архива всех дел до Малороссии касающихся й в различных тестах, без призрения оставленных... позначенню в Чернигове дома прочного й способного ко вмещению всех тех бумаг". Для "розбирання всех дел, приведения их в порядок" намісник призначав чиновників. Так, архів колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського губернського правління. В архіві Київського губернського правління зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату, справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784 рр.) Катеринославського намісництва (1784-1796 рр.), другої Новоросійської губернії (1797-1802 рр.), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Святого Димитрія.
Уряд Московської держави, а пізніше й уряд Російської імперії активно впливав на внутрішнє життя України, в тому числі й на організацію канцелярської справи наприкінці XVIII ст.
"Генеральний регламент" (так звався загальний статут усіх петровських колегій), виданий Петром I 1720 року, став обов’язковим для всіх установ Російської імперії. Тут доречно згадати, що сам термін "архів" починає вживатися в законодавчих пам’ятках Росії з Петра I.
Він був першим, хто визначив це поняття і встановив порядок ведення поточного діловодства та зберігання завершених справ. Імператорський уряд у XVIII ст. дбав про безпечні архівні приміщення, про що свідчить наказ Сенату від 26 січня 1737 р. про каменные палаты со оводами и полами каменными и с затворы у дверей й окон, й с решетками железными", про точну реєстрацію архівних матеріалів, складання "роспісних спісков" воєводами, про концентрацію архівного матеріалу уже скасованих установ в одному місці і т. ін.
Указом від 21 січня 1726 р. було наказано замінити стовпці книгами і зшитками. Важливе значення мав закон про трирічне перебування справ у канцелярії, після чого вони обов’язково передавалися до архіву. З метою забезпечення схоронності архіві заборонялося виносити з них документи. Усі ці заходи свідчать про прагнення організувати архівну справу якомога доцільніше, щоб справи не губилися і не нищилися, щоб у разі потреби було зручно користуватися.
Разом з тим, епоха Петра I так глибоко порушила звичайний хід справ, утворила стільки нових і знищила старих установ, що давніші архівні фонди, втративши свою актуальність і практичне значення, опинилися в становищі непотрібного додатка до архівів нових установ; їх переміщували з місця на місце. Коштів на утримання архівів було мало; не тільки не будувалися "кам’яні палати", а й існуючі дерев’яні були такі тісні, що буквально були "забиті" справами, так що й користувалися ними за потреби було важко.
Для впорядкування старих архівів були потрібні працівники, знайомі зі старовинним діловодством та мовою, палеографією, а їх, як правило, не вистачало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Тому розпорядження влади щодо архівів найчастіше не виконувалися. Чимало документів гинуло від недбалого зберігання.
У XVІІІ ст. відбулися значні зміни в архівній справі. Стовпці не відповідали потребам зростаючої довідкової роботи. Під впливом розвитку друкарства і з метою поліпшення збереження документів у діловодство стало впроваджуватися ведення справ на аркушах книг і зошитів.
Важливу роль у цьому зіграла зацікавленість уряду в економії писального матеріалу. В указі про скасування стовпцового діловодства говорилося, що раніше "писали в стовпці на одній сторінці й у тім виходило папера багато... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошита, витрати паперу буде менше". У 1700-1726 рр. стовпцове діловодство було скасовано, що вплинуло на архівну справу.
У низці указів і інструкцій давалися вказівки про необхідність правильного догляду за документами різних видів і форм. Так, в інструкції 1720 р. пропонувалося в архіві Вотчинної колегії матеріали в стовпцях перебрати і переклеїти, документи дбайливо зберігати, складати на них реєстри, описи і т. д.
Диференційовано було потрібно розбирати й описувати "кореспонденцію... на іноземних мовах", "різних персон листа", "Наказового столу справи" і "Гетьманського повытья справи", тобто матеріали дипломатичного характеру, що відносяться до України.
Інструкція наказувала дбайливо відноситися до документів, піклуватися про їхню схоронність. Стовпці пропонувалося розклеїти, а отримані аркуші ("сстави") переплести в книги. Виділені в допомогу канцеляристи повинні були розбирати просту документацію, а секретні справи "розбирати йому архіваріусу самому". Це робилося для того, щоб уникнути витоку секретної інформації.
По Генеральному регламенті посада архіваріуса як керівника архіву була єдиною. Він виконував поточну роботу. Якщо в архіві починалася робота з упорядкування справ, складання описів, алфавітів і інших довідників, то сюди відряджалися на час канцеляристи і копіїсти, в основному з установ-фондоутворювачів.
На службовців архіву лежали обов’язки "наглядати й охороняти" документи і здійснювати довідкову роботу. Для обліку велися журнальні щоденні записи, за більш тривалі проміжки часу складалися звіти. Старшим службовцем пропонувалося стежити за молодшими, щоб вони не "нудьгували за описом".
Якісний рівень архівних довідників був низьким. При переклеюванні стовпців справи часто змішувалися, заголовки в ряді випадків не відповідали змісту справ, нерідко книги вписувалися в опис без заголовка, а лише з позначенням номера і гола.
Тривалість робочого дня архівістів за Генеральним регламентом складала шоста година. Але вже в середині XVІІІ ст. співробітникам архівів приходилося працювати по 14 і навіть 16 годин. Якщо ж довідка чи копії документів були потрібні якому-небудь чиновнику, то адміністрація діяла за принципом "примусити піддяних", тобто не випускати співробітників з архіву, поки робота не буде довершена. До кінця XVІІІ в. тривалість робочого дня скоротилася до восьми годин.
Засобу на потреби архівів відпускалися явно недостатні. Положення з устаткуванням залишало бажати кращого. До кінця XVІІІ в. архіви були постачені шафами і полками, але, як правило, у недостатній кількості. Тому документи складали в шухляди чи просто звалювали на підлогу.
У XVІІІ в. виявилися два підходи до організації збереження документів. У "поточних" архівах діючих установ в основному зберігався колишній порядок класифікації архівних справ, вироблений ще в канцеляріях. Це спостерігалося й у центральних, і в місцевих архівах.
Всередині документальних масивів джерела розділялися по тематичному, хронологічному й іншому принципах. Це робилося, головним чином, для кращого використання матеріалів. Таким чином, у "поточних" архівах продовжував домінувати принцип походження – "провеніенції". Виключення з цього правила викликалися поганими умовами збереження, частими переміщеннями архівних фондів і т. д.
В історичних архівах починає виявлятися інший підхід, що у своїй основі можна назвати бібліографічним: кожен окремий документ розглядався як самостійний об’єкт і прирівнювався в класифікаційному відношенні до книги. Документи стали класифікуватися за предметною ознакою, на основі твердих формально-логічних схем.
Висновок
У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і що відбуваються в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково -технічного та організаційно-економічного рівня незмірно зросла роль документаційного багатства, чіткіше визначаються основні функції архівних та інших інформаційних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективної інформації і забезпечення користувачів цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняється від архіву.
З іншого боку, організація читальних і виставкових залів в архівних установах і надання користувачам необхідної інформації робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Однак є й принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви - це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центри зосередження документальних пам'ятників історії, науки і культури.
У нашій країні налічується понад 4 тис. державних архівів і тисячі відомчих архівів, що утворюють розгалужену мережу. В інших галузях функціонують аналогічні документальні мережі, зокрема,інформаційна та бібліотечна.
Забезпечення збереження документів є науково-технічною проблемою, включаючи питання науково-дослідного, організаційного таметодичного характеру. Основна увага архівні установи зосередили на підвищенні наукового рівня, ефективності та якості роботи, зміцненні матеріально-технічної бази, впровадженні технічних досягнень у практику. Пильна увага концентрується на пріоритетних напрямах архівної області, і перш за все на оновлення основних виробничих фондів, технічне переозброєння та реконструкції діючих установ і лабораторій, а також будівництві сучасних архівосховищ.
Обмежені можливості традиційних методів обробки великих обсягів архівної інформації зумовили необхідність вдосконалення і розвитку системи науково-довідкового апарату .
Список літератури
1. ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Вимоги до оформлення документів. - М.,
1998р.-19с.
2. СТП УрПК-1-2000. Вимоги до оформлення текстової документації. -
Новоуральське, 2000.-27с.
3. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984 .-
174с.
