Судебное делопроизводство

Содержание

Введение

Грамотное составление и обработка документов на современном этапе развития общества - актуальны. Четкая организация документирования - залог высокой эффективности  в любой деятельности. Важным является то, что "неграмотные" документы  снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документы с ошибками способны превратиться в своего рода "бомбу замедленного действия": рано или поздно содержащиеся в них неверные и неточные сведения могут быть использованы и нанесут юридическому, физическому лицу существенный вред. Так, к примеру, неправильно составленный протокол судебного заседания затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора.

При создании документов следует помнить о  качестве написания текста, о рациональном использовании специальной лексики, сокращений, языковых формул и стандартных  фраз. Выполнение этих требований предаст  документам должную убедительность, обеспечит их полноту, ясность, лаконичность и точность.

В Российской Федерации правосудие функционирует  независимо от законодательной и  исполнительной власти и имеет строго очерченную в Конституции РФ и  особых законах компетенцию. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом.

Данная  тема актуальна на современном этапе, т.к. правильное составление и оформление документов, образующихся в деятельности суда, располагает к правильному  пониманию сущности документа.

1 Отдел делопроизводства в суде: структура, полномочия по ведению делопроизводства в суде

1.1 Регламентация организации делопроизводства суда

Законодательное и нормативно - методическое обеспечение  документирования деятельности суда и  порядок работы с документами.

Судебная  система Российской Федерации устанавливается  Конституцией Российской Федерации. В  соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации  осуществляется только судом.

Уголовный Кодекс Российской Федерации устанавливает  основание и принципы уголовной  ответственности, определяет, какие  опасные для личности, общества и  государства деяния признаются преступлениями, и устанавливает виды наказаний  и иные меры уголовно - правового  характера за совершение преступлений. Трудовой кодекс Российской Федерации, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001, содержит нормы, права и положения  по документам сферы трудовых правоотношений. Гражданский процессуальный кодекс, который регулирует гражданский  процесс, устанавливает состав суда, состав лиц участвующих в деле, состав и структуру иска и др.

Основу  гражданского законодательства составляет Гражданский Кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения  и порядок осуществления права  собственности и других важных прав.

Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации "О судебной системе  Российской Федерации", является базовым  правовым документом при написании  данного дипломного сочинения и  в нем определен статус суда в  Российской Федерации.

Федеральным Законом "О государственной гражданской  службе Российской Федерации", ФЗ "О  порядке рассмотрения общений граждан", устанавливаются правовые, организационные  и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации.

Нормативно - методическую базу делопроизводства в суде  составляет совокупность законодательных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному  обеспечению управления оказались  рассеянными по многим правовым и  нормативным актам.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы деятельности. Уголовный кодекс Российской Федерации установил уголовную  ответственность за неправомерные  действия с документами и информацией.

Трудовой  Кодекс Российской Федерации установил  государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных  условий труда, защита прав и интересов  работников и работодателей.

Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о  защите информации" регулирует отношения, возникающие для осуществления  права на поиск, получение, передачу, производство и распространение  информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

Закон РФ "О языках и народов Российской Федерации", Закон РФ "Об электронной  цифровой подписи" - целью настоящих  Федеральных законов является обеспечение  правовых условий использования  электронной цифровой подписи в  электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись  в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе. Закон "О государственной тайне" - регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации, постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", постановляет установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Постановление правительства РФ "Об утверждении  Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным  степеням секретности". Следует упомянуть  ряд Указов Президента РФ "Об утверждении  перечня сведений конфиденциального  характера".

Основным  нормативно - методическим документом в деятельности  судов является инструкция по судебному делопроизводству, которая определяет и устанавливает  единую систему организации и  порядок ведения судебного делопроизводства в суде, обязательная для всех работников суда.

Инструкция  по судебному делопроизводству в  суде разработана в целях совершенствования  документационного обеспечения  деятельности районного суда.

Задачи  и функции отдела делопроизводства, обязанности, права и ответственность  начальника отдела делопроизводства регламентируется положением об отделе делопроизводства.

Обязанности, права и ответственность работников отдела делопроизводства определяются их должностными регламентами, утвержденными  председателем суда.

Прием граждан  в суде производиться в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, утвержденными председателем  суда.

В своей  деятельности работник канцелярии, который  занимается также кадровой документацией  руководствуется следующими, законодательным и нормативно - методическим обеспечением:

Трудовой  кодекс Российской Федерации устанавливает  обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового  распорядка, а также документы, издаваемые в случае оформления приема, перевода, увольнения, отпуска.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы  после использования их в деятельности государственного управленческого  аппарата передаются на хранение в  государственные архивы.

Кроме законодательных  и нормативно - правовых актов, документирование кадровой деятельности и работа с  документами кадровой службы суда базируется на целом ряде нормативно-методических документов.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 собрания актов Президента и Правительства РФ - устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Он создавался как составная унифицированной системы организационно - распорядительной документации и представлял собой основу для унификации документов этой системы. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Унифицированные формы документов включены в Альбом форм, который является на сегодняшний  день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов.

В кадровой службе городского суда, при оформлении документов, используются следующие  классификаторы:

Общероссийский  классификатор информации о населении (ОКИН), который предназначен для  использования при обработке  информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. Классификатор содержит наименования и коды информации, которая традиционно  присутствует во многих кадровых документах (анкеты, личные карточки): пол, возраст, гражданство, национальность, языки  народов РФ и иностранные языки, степень знания языков, состояния  в браке и др.

Канцелярия  суда, в лице главного специалиста  несет ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность. Основным подзаконным  актом, определяющим всю работу с  этими документами, является инструкция о порядке ведения трудовых книжек. В настоящее время действует  Инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 02 августа 1985 г. № 252. Однако следует учитывать, что в последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованные в официальных изданиях.

Основные  правила работы архивов организаций - главный нормативный документ, используемый в городском суде, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила  закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том  числе личных дел, порядок организации  и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел  к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу.

Подготовка  документов и сдаче в архив  включает в себя оформление обложки  каждого дела. Требования к составу  информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным  стандартом ГОСТ 17914-72. Обложки дел  длительного хранения. Типы, разновидности, технические требования.

Нормативным документом, устанавливающим сроки  хранения, является "Перечень типовых  управленческих документов, образующих в деятельности организаций с  указанием сроков хранения".

Для единого  порядка ведения организационно-штатной  работы, основанном на строгом исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, иных нормативных  правовых актов Российской Федерации, нормативных актов Верховного Суда Российской Федерации и Судебного  департамента была разработана инструкция по организационно - штатной работе в Федеральных судах общей  юрисдикции и системе судебного  департамента.

Деятельность  кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким  кругом разработок самых различных  министерств и ведомств. В их числе  законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы регламентирующие правильный подбор и использование кадров - "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров" с изменениями на 20 июня 2002 года.

Таким образом, существующая законодательная и  нормативно-правовая база, регулирующая деятельность суда и судебное делопроизводство представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства  РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Нормативно-правовая и законодательная база является основой для правильной работы суда и для ведения делопроизводства в нем.

1.2 Особенности постановки общего и судебного делопроизводства

В соответствии с действующим законодательством  и соответствующей компетенцией суд составляет и издает различные  виды документов.

Анализ  управленческих документов показал, что  при всем их многообразии можно выделить основные группы документов:

организационные документы;

распорядительные  документы;

документы по личному составу;

справочно-информационные документы;

плановая  документация;

учетно-отчетная документация.

Все эти  документы относят к организационно-распорядительным документам.

Одна  из основных управленческих функций  деятельности суда - это функция  организации системы и процессов  управления. Эту функцию в суде выполняет главный специалист и  председатель суда.

Организационная деятельность городского суда выражается в разработке и утверждении комплекса  организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус суда, его  компетенцию, структуру, штатную численность  и должностной состав, функциональное содержание деятельности суда в целом, работников, их права, обязанности, ответственность  и другие аспекты.

К организационным  документам городского суда относится: штатные расписания, должностные  регламенты работникам, правила и  другие документы.

Цель  разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение труда  между работниками. Организационные  документы содержат положения строго обязательные для исполнения являются правовой основой деятельности городского суда.

Анализ  документов показал, что организационные  документы оформляются на стандартном  листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название, наименование вида документа, дата, номер  документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа  является дата его утверждения. Текст  документов состоит из разделов, имеющих  собственные заголовки и разделенных  на пункты.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование  организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и  способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

Приказами оформляются решения нормативного характера, рассчитанные на длительное или многократное действие, носящее  общий характер, а также решения о назначении и освобождении от должности должностных лиц.

В форме  распоряжений председателя суда принимаются  решения по оперативным, организационным  и кадровым вопросам, а также по отдельным конкретным вопросам работы городского суда.

Ответственность за качество подготовки приказов и  распоряжений председателя городского суда на всех стадиях работы с ними, их согласование с заинтересованными  сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут специалисты, которые  вносят эти документы на рассмотрение. Если в процессе доработки в документ вносятся изменения принципиального  характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Распорядительные  документы городского суда вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки  вступления документа в силу.

Подписанный приказ или распоряжение направляется для регистрации главному специалисту, где проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие  всех приложений). При регистрации  указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для приказов и распоряжений.

Приказы по кадровым вопросам подготавливаются также главным специалистом на основании  соответствующих представлений.

Особую  группу документов в делопроизводстве городского суда составляют документы  по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия.

Документы по личному составу создаются  главным специалистом в результате трудовых отношений, возникающих между городским судом и служащими. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей  в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Приказы по личному составу готовит специалист. Нумерует приказы в течение календарного года. Специалист знакомит каждого сотрудника с приказом.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной  информации. Информация о фактическом  положении дел в городском  суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них  занимают справочно-информационные документы.

Анализ  документов свидетельствуют, что в  состав справочно-информационных документов суда входят виды: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.

Особое  место в деятельности суда занимает переписка - обобщенное название различных  по содержанию документов, выступающих  в качестве информационного обмена между вышестоящими судами и другими  организациями. Содержанием переписки являются запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы и т.д.

Плановые  документы разрабатываются как  при необходимости решения сложных  комплексных проблем, так и для  правильной организации текущей  деятельности. Текущая деятельность городского суда планируется в форме  полугодовых и годовых отчетов  работы.

Источниками для составления планов городского суда являются: организационно-правовые документы, распорядительная документация, решения, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие  от вышестоящих судов и инстанций.

Отчетную  документацию городского суда (о проделанной  работе) составляют документы, содержащие сведения о результатах его деятельности за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые заявления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы исполнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение, как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения  оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

Таким образом, в первой главе данного дипломного сочинения была рассмотрена регламентация  организации делопроизводства городского суда в законодательных и нормативно - методических документах. В ходе исследования было выявлено, что законодательная  база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - федеральных  законов, правовых актов, постановлений  Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта.

Анализ  законодательного регулирования деятельности показал, что организация и осуществление  правосудия в суде проходит в соответствии с федеральным законом РФ "О судебной системе в Российской Федерации", ТК РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УПК РФ и Конституцией РФ.

Изучив  инструкцию "По организационно - штатной  работе в федеральных судах общей  юрисдикции и системе судебного  департамента ", были выявлены некоторые  ошибки в организации структуры  суда, но, тем не менее, анализ материала  свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет  свои функции согласно действующих  нормативно - методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных  регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.

Заключение

Человечество  на всех этапах своего развития не могло  обойтись без суда - учреждения по разрешению споров между людьми и понуждению их к отказу от таких форм поведения, которые представляли угрозу общим  интересам. Изначально, с момента  зарождения судебной системы, значение функций правосудия было чрезвычайно  велико. Суд - это в конечном счете наиболее надежная защита человека от преступных посягательств на его собственность.

Гражданин имеет право на обращение в  суд. Статья 46 Конституции каждому  гарантирует судебную защиту его  прав и свобод. Это же право закреплено в статье 3 Гражданского процессуального  кодекса, согласно которой заинтересованное лицо вправе, в порядке, установленном  законодательством о гражданском  судопроизводстве, обратиться в суд  за защитой нарушенных либо оспариваемых прав, свобод или законных интересов. Отказ от права на обращение в  суд недействителен.

Первостепенные  задачи лица, обращающегося в суд  за защитой своего права, заключаются  в том, чтобы максимально ясно и точно изложить свои требования, доказать обстоятельства, на которых  они основаны, и получить положительное  решение суда, а лица к которому предъявлено требование, - четко  и доходчиво обосновать свои возражения, доказать несостоятельность заявленных требований, добиться отказа в их удовлетворении. Задача суда - вынести законное и обоснованное решение по делу.

Выполнение  этих задач зависит, прежде всего, от того, насколько правильно и грамотно составлены процессуальные документы. Здесь немаловажную роль играет оформление подаваемых заявлений, возражений, жалоб, ходатайств и иных письменных документов.

Закон не требует, чтобы процессуальные документы  были изготовлены печатным способом, их изложение возможно и в рукописном виде. Однако совершенно очевидно, что  отпечатанный документ, особенно объемный и сложный по существу изложенных в нем вопросов, будет воспринят  его адресатом наиболее лучше, чем  рукописный текст.

Содержание  любого документа должно быть четким. Отражать только то, что имеет отношений  к той цели, которая преследуется. Если в тексте документа содержаться  ссылки на материалы дела, имеющиеся  в нем доказательства, то весьма желательно указывать при этом конкретные листы дела, где называемые сведения находятся.

Анализ  материала свидетельствует о  том, что каждая единица структуры  суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно - методических документов: положение об Учреждении, инструкции по делопроизводству, должностных  регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.

II. Тесты:

1. Какие  суде6ные органы, входят в систему  арбитражных судов РФ?

а) верховный  суд РФ, областные и районные суды;

б) Высший арбитражный суд РФ, федеральные  арбитражные суды округов РФ, арбитражные суды субъектов РФ;

в) Конституционный  Суд РФ и уставные (конституционные) суды субъектов Российской Федерации

2. Обращения  в суд, не содержащие данные  о заявителе:

а) все  регистрируются как анонимные и  рассмотрению не подлежат;

б) регистрируются как анонимные, за исключением анонимных сообщений о преступлениях;

в) регистрируются и подлежат рассмотрению на усмотрение Председателя суда.

3. Совет  судей Российской Федерации подотчетен: