Сущность экспертизы ценности документов

Введение

 С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Актуальность  этой темы в том, что что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

Объектом исследования данной работы является экспертиза ценности документов. А предметом — раскрытие сущности экспертизы ценности документов.

Целью данной работы является составление  единого, общего представления об экспертизе ценности документов, ее функциях, рассмотрение этапов проведения экспертизы и выделение категорий дел, а также выявление сущности и функций экспертной комиссии в экспертизе ценности документов. Для достижения данной цели поставлены следующие задачи:

1. Проанализировать сущность экспертизы ценностей документов;
2. Рассмотреть основные этапы проведения экспертизы ценности документов;
3. Изучить сущность и функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов;
4. Сделать выводы по работе.

  Структура и объем работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы, общим объемом 15 страниц. Во введении обосновывается актуальность темы работы, формулируются цели и задачи, определяются объект и предмет исследования. В первой главе дается общее понятие об экспертизе ценности документов, ее сущности и функции. Во второй главе рассматриваются основные этапы проведения экспертизы ценности документов, выделяются категории дел. В третьей главе сформирована сущность и функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов. В заключении подводятся основные итоги, формулируются выводы, вытекающие из результатов работы.

1. Теоретический  аспект изучения экспертизы ценности  документов 

1.1. Сущность  и функции экспертизы ценности  документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. [4.  С. 3]

Экспертиза  ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям  происхождения относятся:

• роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
• время и место образования документов.

К критериям  содержания относятся:

• значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
• значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям  внешних особенностей документа  относятся:

• юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
• наличие резолюций, пометок;
• особенности передачи текста;
• особенности материальной основы документа;
• особенности физического состояния документа. [2. С. 216]

1.2. Этапы проведения экспертизы ценности документов и категории дел

Подготовка  документов к сдаче в ведомственный  архив включает следующие процедуры:

1. Проведение экспертизы ценности документов.
2. Оформление дел.
3. Составление описей дел.
4. Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза  ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа», начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. [5. C. 14]

Выделяются  следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

1. Определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел.
2. Систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения.
3. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив.
4. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертиза  ценности документов проводится постоянно  действующей экспертной комиссией  учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная  экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений.

В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:

1. Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
2. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).
3. Дела временного хранения (до 10 лет).
4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

 Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими  сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период. По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

 В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет». [2. С. 231]

2. Сущность  и  функции экспертной комиссии  в экспертизе ценности документов

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.  В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в «Основных правилах работы ведомственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации».

На основе этого Примерного положения  должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия. [3. С. 16]

Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав центральной экспертной комиссии входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической  и другой специальной документации может быть создана отдельная экспертная комиссия, состоящая из специалистов по этой документации.

Основные функции экспертной комиссии:

• рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;
• организация ежегодного отбора документов для хранения;
• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;
• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;
• участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;
• рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;
• проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
• методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. [6. С. 74]

Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения руководителем организации.

В качестве экспертов  и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты  научных общественных и других сторонних  организаций.

В своей работе комиссия руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическими документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства. В соответствии с Положением федеральное министерство, ведомство разрабатывают конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства, одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

При выполнении возложенных  на нее задач экспертная комиссия имеет право:

1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным  подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел  постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и  оформления документов и другие.
2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, подведомственных организаций: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу; документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению,  об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.
5. Информировать руководство министерства, ведомства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции. Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России. [2. С. 109]

Заключение

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза  ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так  и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза  ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному  делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза  ценности документов в организации  проводится: в делопроизводстве - при  составлении номенклатур дел, в  процессе формирования дел и при  подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Целесообразность  использования традиционных средств  оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним  на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения  по рационализации документооборота следует  отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения  эффективности работы документационной службы предприятия в целом и  оперативности средств оперативного хранения документов.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. [Текст] Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2010. – 224 с.
2. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. [Текст] Современное делопроизводство. 3-е изд. перераб. и доп. М. : СПб. ПИТЕР, 2007. – 387 с.
3. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. [Текст] Подготовка документов к последующему хранению и использованию : уч.-метод. пособие. - М. : МИФИ, 2006. - 68 с.
4. Вялова Л.М„ Санкина Л.В., Шатина Н.В. [Текст] Документы. Современные требования к оформлению : уч. пособие. - М. : РГГУ, 2004. - 66 с.
5. Кузнецова Т.В. [Текст] Документационное обеспечение управления : учебно-справочное пособие. - М. : ИМПЭ, 2009. - 96 с.
6. Спивак В.А. [Текст] Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). – М. : СПб. ПИТЕР, 2007. – 176 с.