Сущность и функции бюджетного учета

14

1.      Сущность и функции бюджетного учета

    Необходимость обеспечения эффективного управления деятельностью бюджетных организаций и рациональное использование средств, выделяемых на их содержание из государственного бюджета и получаемых их внебюджетных источников (от осуществления предпринимательской деятельности), вызывают потребность в организации бухгалтерского учета в этих организациях.

Бюджетные организации - это организации, созданные государственными органами, а также органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социаль­но-культурных, научно-технических и иных функций неком­мерческого характера. К ним относятся организации образова­ния, здравоохранения, физкультуры и спорта, социального обеспе­чения, науки, культуры, органы государственного управления и местного самоуправления, финансовые и налоговые органы, орга­ны прокуратуры, суды и другие организации.

Деятельность бюджетных организаций финансируется из го­сударственного бюджета. Средства из государственного бюджета выделяются на основании утвержденных смет расходов и исполь­зуются строго по целевому назначению.

Многие организации наряду с финансированием из бюджета получают средства из внебюджетных источников, в частности, от осуществления предпринимательской (приносящей доходы) дея­тельности (от деятельности производственных (учебных) мастер­ских, подсобных сельских хозяйств, от сдачи в аренду основных средств, от платных услуг населению, от выполнения хоздого­ворных научно-исследовательских работ и др.). Указанные средства расходуются также в соответствии с утвержденными сметами.

Некоторые внебюджетные средства приравниваются к финан­сированию из бюджета. За счет этих средств осуществляются расходы, планируемые по смете расходов по бюджету. К ним, в частности, относятся, родительская плата за питание (содержа­ние) детей в детских учреждениях (детских садах, яслях-садах и др.), за обучение детей в школах искусств; плата учащихся и сту­дентов за пользование общежитием.

Основной статьей имущества бюджетной организации яв­ляются расходы, производимые за счет бюджетного финансиро­вания и внебюджетных источников, которые в свою очередь под­разделяются на кассовые и фактические расходы.

В расходы включаются: стоимость оприходованных объектов основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся пред­метов (МБП); стоимость потребленных материалов и продуктов питания; израсходованные денежные средства на цели, связанные с функционированием организации (на выплату заработной пла­ты, социальную защиту работников, оплату сторонним организа­циям за потребленную воду, энергию, выполненные работы по ремонту основных средств и на другие цели).

К специфическим объектам бухгалтерского учета отно­сятся некоторые виды имущества бюджетных организаций (меди­каменты, продукты питания, материалы для учебных и других це­лей); расчеты со стипендиатами, со студентами за проживание в общежитии, с родителями за содержание детей в детских до­школьных и других организациях.

Осуществляя свои функции, бюджетные организации вступа­ют в многообразные взаимосвязи с предприятиями, организация­ми и отдельными лицами: поставщиками материальных ценностей и услуг, органами социального страхования, бюджетом, рабо­чими и служащими, подотчетными лицами и т. д. Возникающие в этой связи расчеты также требуют постоянного учета.

В организациях, имеющих подсобные хозяйства, учебные ма­стерские, а также другие подразделения, оказывающие платные услуги, объектами бухгалтерского учета являются готовая про­дукция, в том числе отгруженная, затраты на производство, фи­нансовые результаты, расчеты с покупателями.

Для эффективного управления бюджетными организациями и рационального использования средств, выделяемых на их содер­жание из бюджетных и внебюджетных источников, необходима правильная организация бухгалтерского учета.

Основные  задачи  бухгалтерского учета  и  отчетности сформулированы в Законе о бухгалтерском учете и отчетности:

- формирование полной и достоверной информации о деятель­ности организации и ее имущественном положении, получен­ных доходах и понесенных расходах;

- обеспечение при  совершении организацией хозяйственных операций внутренних и внешних пользователей своевременной информацией о наличии и движении имущества и обязательств, а также об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными норма­
ми, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление резервов ее финансо­вой устойчивости.

Конкретизируем задачи бухгалтерского учета в бюд­жетных организациях:

•     обеспечение сохранности материальных ценностей и денеж­ных средств, контроль за их наличием и состоянием;

•     контроль за исполнением смет расходов по бюджету и смет доходов и расходов по внебюджетным средствам;

•     контроль законности, эффективности использования и расходования хозяйственных средств, обеспечение строжайшего режима экономии;

•     обеспечение своевременного и правильного ведения расчетов,
контроль за соблюдением платежной и финансовой дисциплины;

•     представление отчетности в вышестоящие органы в полном объеме и в установленные сроки.

2.      Учет отдельных предметов в составе оборотных средств бюджетными учреждениями

В соответствии с Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов аналитический учет материалов по субсчетам 060, 063-067 в бухгалтерии ведется в книге коли­чественно-суммового учета материальных ценностей ф. № 296 или на карточках ф. № 296-а такого же названия. Ана­литические счета в этих регистрах открываются по каждому наи­менованию материалов, сорту, размеру в разрезе материально ответственных лиц. Записи ведутся в количественном и стоимо­стном выражении, т. е. в бухгалтерии дублируется учет в количе­ственном выражении, который ведется материально ответствен­ным лицом на складе.

Аналитический учет запасных частей (субсчет 069) ведется в этих же регистрах по наименованиям запасных частей, маркам, заводским номерам, материально ответственным лицам в количе­ственном и стоимостном выражении. При этом автомобильные шины и покрышки, выданные со склада для замены изношенных, учитываются бухгалтерией в ведомости оперативного (коли­чественного) учета движения малоценных и быстроизнаши­вающихся предметов ф. № 412. В ведомости записывается фа­милия и должность получившего, дата получения и заводские но­мера. В графе "Отметки о выбытии" записывается дата и завод­ской номер автомобильной шины или покрышки, выбывшей из эксплуатации вследствие непригодности.

Аналитический учет по материалам в пути (субсчет 068) ве­дется по отдельным поставщикам.

При ведении аналитического учета материалов на карточках ф. № 296-а карточки регистрируются в реестре карточек ф. № 279, который ведется для каждого субсчета отдельно, а в цетрализованных бухгалтериях кроме этого - по каждой обслуживаемой организации.

    Аналитический учет материальных запасов, приобретаемых за счет внебюджетных средств, ведется в тех же учетных регистрах, но отдельно от операций, осуществляемых за счет средств бюджета.

Ведение книг ф. № 296 и карточек ф. № 296-а начинается с пе­реноса остатков на начало года. В конце каждого месяца по каждо­му аналитическому счету подсчитываются дебетовый и кредито­вый обороты и выводится остаток на начало следующего месяца.

Учет материалов на складе ведет материально ответственное лицо в количественном выражении по наименованиям, маркам, сортам материалов в книге складского учета материалов ф. М- 17. На каждое наименование материала, сорт, размер в книге отво­дится отдельная страница. Записи производятся на основании приходных и расходных документов только в количественном выражении, как правило, в день совершения операций. Расход материалов может отражаться в книге ф. М- 17 после каждого их отпуска или за какой-то определенный отрезок времени (неделю, декаду, месяц). После каждой записи (по приходу или расходу) выводится остаток материалов.

Приходные и расходные документы после записи в книге складского учета материалов передаются в бухгалтерию в сроки, установленные графиком.

До начала записей в книге складского учета материалов нуме­руются все страницы (листы). На последней странице за подпи­сью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)".

Количественные остатки по счетам аналитического учета в бухгалтерии систематически сверяются с остатками в книге складского учета. В случае расхождений необходимо найти ошибку и сделать исправления.

Для проверки правильности записей, произведенных в регис­трах синтетического и аналитического учета материальных цен­ностей, в бухгалтерии ведутся оборотные ведомости ф. М-44. Оборотные ведомости составляются по каждой группе аналити­ческих счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом в количественном и стоимостном выражении. По каждому субсчету выводятся суммовые итоги оборотов и остатков, ко­торые сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги Журнал-Главная. Оборотные ведомости открываются за год и составляются ежемесячно.

   Продукты питания расходуются в организациях здравоохранения, в детских дошкольных учреждениях (детских садах, яслях) в интернатах и других организациях.

   В методических указаниях о порядке учета материальных запасов, к которым относятся и продукты питания имеется ссылка на инструкцию министерства здравоохранения Республики Беларусь по учету продуктов питания, согласованную с Министерством финансов Республики Беларусь, в соответствии с которой производится документальное оформление движения продуктов питания и организуется учет в бухгалтерии. Такая инструкция в республике еще не разработана, а продолжает действовать инструкция, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения СССР № 530 от 05.05.1983г.

      Согласно данной инструкции первичные приходные и расходные документы, поступающие в бухгалтерию, группиру­ются в накопительных ведомостях в количественном и стоимост­ном выражении.

На основании приходных документов ведется Накопитель­ная ведомость по приходу продуктов питания ф. № 300. Ве­домость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. В ней за каждый день в верхней части отражает­ся стоимость продуктов в разрезе наименований поставщиков, а ниже - поступление каждого наименования продуктов питания с указанием количества и суммы. Отдельные строки в ведомости предусмотрены для отражения поступления тары и суммы торго­вой скидки. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги. Накопительные ведомости ф. № 300 регистрируются в Своде накопительных ведомостей по приходу продуктов пи­тания ф. № 398, совмещенном с мемориальным ордером №11.

Продукты питания в организациях, в сметах которых преду­смотрены ассигнования по категории "Текущие расходы", пред­метной статье "Закупки товаров и оплата услуг", подстатье "При­обретение предметов снабжения и расходных материалов", эле­менту "Расходы на питание", учитываются на субсчете 061. Учет продуктов питания ведется по фактическим ценам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки. Торговая скидка при оприходовании продуктов питания относится на уменьшение фактических расходов.

    В соответствии с Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов в стоимость продуктов питания не включается тара, не подлежащая возврату. Стоимость такой тары (упаковки) при оприходовании продуктов питания относится на фактические расходы организации по категории "Текущие расходы", предметной статье "Закупки товаров и оплата услуг", подстатье "Приобретение предметов снабжения и расходных материалов", элементу "Прочие расходные материалы и предметы снабжения".

Оплата транспортных услуг по доставке продуктов питания также относится на фактические расходы организации по подста­тье "Оплата транспортных услуг".

Расчеты за продукты питания производятся, как прави­ло, путем плановых платежей. Приобретение продуктов питания за наличный расчет не допускается.

     При поступлении продуктов питания на основании первичных приходных документов и счетов поставщиков составляется запись

Д-т субсч. 061 "Продукты питания" - на стоимость продуктов питания по це­нам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки

Д-т субсч. 066 "Тара" - на стоимость возвратной тары

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету" - на стоимость упаковки, которая не подлежит дальнейшему использованию, на сумму транспорт­ных расходов по доставке продуктов на склад организации

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету" (сторно) - на сумму торговой скидки, предоставляемой мелкооптовыми базами и магазинами

К-т субсч. 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" - на общую сумму счета поставщика.

     Оприходование излишков продуктов питания, выявленных при инвентаризации, которая проводится не менее одного раза в квартал, отражается записью:

     Д-т субсч. 061 "Продукты питания"

                     К-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирова­ние из бюджета", 237 "Прочие источники".

На основании расходных документов (меню-требований и др.) в бухгалтерии по каждому материально ответственному лицу ве­дется Накопительная ведомость по расходу продуктов пита­ния ф. № 399. В ней ежедневно отражается число довольствую­щихся и количество израсходованных продуктов питания по каж­дому наименованию.

По окончании месяца в ведомости подсчитывается количест­во израсходованных продуктов каждого наименования, определя­ется стоимость израсходованных продуктов каждого наименова­ния и в целом по ведомости исходя из средних фактических цен приобретения каждого наименования.

Данные ведомости о количестве довольствующихся по дет­ским учреждениям сверяются с данными посещаемости детей, по лечебным организациям - со сведениями о наличии больных.

  Итоги накопительных ведомостей ф. № 399 переносятся в свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф. № 411, совмещенный с мемориальным ордером № 12. В этом регистре отражаются данные и по другим документам на расход (писание) продуктов питания: актов на недостачу продуктов пи­тания, возврат на базу и т. п.

На стоимость продуктов, израсходованных на питание боль­ных, детей и т. п., делается запись:

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету"

К-т субсч. 061 "Продукты питания".

На стоимость продуктов, израсходованных на питание сотруд­ников за плату, делается запись:

Д-т субсч. 172 "Расчеты по специальным видам платежей"

К-т субсч. 061 "Продукты питания".

Недостачи продуктов питания, выявленные при инвентариза­ции, в пределах норм естественной убыли, а также принятые за счет организации, списываются на увеличение расходов:

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету"

К-т субсч. 061 "Продукты питания".

Недостачи и потери продуктов питания, отнесенные на винов­ных лиц, списываются в дебет субсчета 170 "Расчеты по недоста­чам".

Аналитический учет продуктов питания в бухгалтерии ведет­ся по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и матери­ально ответственным лицам в оборотных ведомостях ф. М-44. Записи в оборотные ведомости производятся на основании дан­ных накопительных ведомостей ф. № 300, № 399 и документов по приходу и расходу продуктов питания. Ежемесячно в оборот­ных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало следующего месяца, которые сверяются с данными склад­ского учета и с записями в книге Журнал-Главная по субсчету 061 "Продукты питания".

В Методических указаниях о порядке учета материаль­ных запасов, к которым относятся также медикаменты и перевя­зочные средства, имеется указание о том, что учет медикаментов и перевязочных средств должен вестись в соответствии с инст­рукциями, издаваемыми соответствующими министерствами или другими органами государственного управления Республики Бе­ларусь и согласованными с Министерством финансов Республи­ки Беларусь. Такая инструкция в республике еще не разработана, а продолжает действовать Инструкция по учету медикамен­тов, перевязочных средств и изделий медицинского назначе­ния в лечебно-профилактических учреждениях, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения СССР № 747 от 2 июня 1987 г., согласованная с Министерством финансов СССР.

       Кроме этого, при организации хранения, учета и отпуска ядо­витых и наркотических лекарственных средств следует руковод­ствоваться Приказом Министерства здравоохранения № 215 от 5 июля 1999 г. О порядке хранения, учета и отпуска ядови­тых, наркотических лекарственных средств и специальных рецептурных бланков.

Медикаменты и перевязочные средства в организациях, в сме­тах которых предусмотрены ассигнования по категории "Текущие расходы", предметной статье "Закупки товаров и оплата услуг", подстатье "Приобретение предметов снабжения и расходных ма­териалов", элементу "Приобретение медикаментов и перевязоч­ных средств", учитываются на субсчете 062 "Медикаменты и пе­ревязочные средства". Учет их ведется в оценке по фактическим ценам приобретения без вычета предоставляемых торговых ски­док. Не включаются в стоимость медикаментов и перевязочных средств расходы на транспортные услуги по доставке их в орга­низацию, а также стоимость тары (упаковки), не подлежащей воз­врату, которые относятся на фактические расходы организации по соответствующим подразделениям бюджетной классификации при оприходовании медикаментов и перевязочных средств.

По дебету субсчета 062 отражается стоимость поступивших в организацию лекарственных средств, а по кредиту - стоимость лекарственных средств, выданных в отделения (кабинеты) организации.

Поступление и расходование лекарственных средств отражается на счетах бухгалтерского учета аналогично порядку отражения на счетах поступления и расходования продуктов питания.

Операции по расходу медикаментов отражаются в накопи­тельной ведомости по расходу материалов ф. № 396 (мемориаль­ный ордер 13).

В соответствии с Инструкцией № 747 аналитический учет ле­карственных средств ведется в суммовом выражении в разрезе групп: медикаменты, перевязочные средства, вспомогательные материалы, тара. Учет организуется в книге количественно-сум­мового учета ф. № 296 (карточках ф. № 296-а) без заполнения граф количественного учета в целом по организации и по каждо­му отделению (кабинету), а в централизованных бухгалтериях - по всем обслуживаемым организациям, а также по каждой орга­низации, отделению (кабинету) организации.

   Учет МБП ведется в соответствии с Методическими указаниями о порядке учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденными Приказом Министерства финансов № 45 от 24.10.1997г., а также в соответствии с ведомственными инструкциями по учету белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви.

Учет МБП, находящихся на складе и в эксплуатации, ведется материально ответственными лицами в книге складского учета материалов ф. М-17 по наименованиям предметов и количеству.

Соответствующие должностные лица обязаны вести учет в количественном выражении предметов, находящихся в эксплуа­тации, стоимостью до одной базовой величины, которые при пе­редаче в эксплуатацию были списаны (Д-т субсч. 260 и К-т субсч. 070, 072) и не числятся в составе имущества организации по данным бухгалтерского учета. Учет таких предметов ведется в Ведомости   оперативного   (количественного)  учета   движения МБП ф.  № 412 или в Книге складского учета материалов М-17. Работники бухгалтерии периодически сверяют фактическое наличие таких предметов с записями в этих регистрах. Аналитический учет по субсчетам 070 - 073 в бухгалтерии ве­ется по наименованиям предметов, количеству, стоимости, материально ответственным лицам, а по субсчетам 072,073 - и по группам МБП в книге ф. № 296 (карточках ф. № 296-а). Записи в этих регистрах сверяются с данными учета материально ответственных лиц. Для сверки аналитического и синтетического учета по оконча­нии отчетного периода на основании книги ф. № 296 (карточек ф. № 296-а) составляются оборотные ведомости. Итоговые данные оборотных ведомостей сверяются с книгой Журнал-Главная.

Аналитический учет по субсчетам 071, 073 можно вести на вкладных листах ф. № 402 к инвентаризационной описи - сличи­тельной ведомости. При применении этого регистра оборотные ведомости составлять не надо.

3.      Операции по учету исполнения сметы расходов в бюджетных учреждениях:

- оприходование изготовленных хозяйственным способом основных средств

      На фактическую себестоимость объектов основных средств, изготовленных хозяйственным способом, одновременно составляются две бухгалтерские записи:

1)     Дт сч.01 «Основные средства» (субсчет 016, 019)

Кт субсч. 080 «Затраты на производство»;

2)     Дт субсч. 200 «Расходы по бюджету», 200 «Расходы по внебюджетным средствам», 246 «Фонд производственного и социального развития»

Кт субсч. 250 «Фонд в основных средствах».

- поступление финансирования на бюджетный счет организации

     Суммы бюджетного финансирования, поступившие на текущие бюджетные счета в банке распорядителей средств бюджета, не финансируемых через казначейскую систему, отражаются записью:

    у главного распорядителя средств бюджета:

    Дт субсч. 100 «Текущий счет по бюджету», 102 «Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета»

    Кт субсч. 230 «Финансирование из бюджета», 231 «Финансирование из бюджета капитальных вложений», 232 «Финансирование из других бюджетов».

    у нижестоящего распорядителя средств бюджета:

   Дт субсч. 100 «Текущий счет по бюджету», 102 «Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета»

   Кт субсч. 140 «Расчеты по финансированию из бюджета», 142 «Расчеты по финансированию за счет других бюджетов», 143 «Расчеты по финансированию капитальных вложений».

     Названные выше записи составляются также у главных и нижестоящих распорядителей средств при поступлении сумм финансирования на их текущие бюджетные счета со счета органа казначейства на заработную плату, командировочные расходы, для расчетов по предъявленным платежным требованиям и на другие цели в соответствии с указанными по методологии казначейства.

- оплата материалов и продуктов питания чеками из чековых книжек

     При приобретении материальных ценностей и услуг чеками из чековых книжек составляются следующие бухгалтерские записи:

       Дт сч.06 «Материалы и продукты питания» (субсчет 060-067, 069); 20 «Расходы по бюджету» (субсчет 200); 21 «Прочие расходы» (субсчет 211) и др.

       Кт субсч. 131 «Чековые книжки».

Список использованных источников

1.      Приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 14 декабря 1998 г. № 299 "Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету исполнения местных бюджетов в финансовых органах" // Национальный реестр правовых актов, 21.01.1999г. №8/18

2.      Методические указания «О порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете», утвержденных Министерством финансов Республики Беларусь 11.12.1997г. № 59

3.      Приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.1999г. № 354 «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета» // (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 17.02.2000, № 16, рег. N 8/2042 от 14.12.1999)

4.      Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебн.пособие. – Мн.: Мисанта, 1996. – 263с.

5.      Чернюк А.А. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях: Учебник / А.А. Чернюк. – 2-е изд. – Мн.: Выш.шк., 2005. – 496с.