Сущность и понятие административного контроля

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………..3

  1. Сущность и понятие административного контроля…………………….4

  1. Характеристика процесса административного контроля и его составляющие……………………………………………………………..10

Заключение………………………………………………………………………19

Список использованной литературы…………………………………………..20

 

 

Введение

Особенностью административного контроля является то, что это контроль внутри самой административной системы. Руководители административного аппарата обязаны осуществлять надзор за действиями подчиненных, на предмет законности действий, их необходимости, целесообразности и эффективности. Данная форма административного контроля включает в себя право отдавать приказы, распоряжения, предписания, право изменять или отменять решения, принятые подчиненными. Контроль со стороны вышестоящих руководителей дополняется деятельностью специальных внутренних надзорных органов - инспекций.

В системе органов государственной власти существует специальная система надзора вышестоящих органов власти за деятельностью нижестоящих. Органы власти субъектов Федерации, с одной стороны, по ряду вопросов подвергаются надзору со стороны федеральных органов власти, а с другой стороны, по отдельным вопросам являются проверяющими и контролирующими органами по отношению к муниципальным органам.

Инициатива административного контроля необязательно должна исходить от административных органов. Подвергшиеся дискриминации со стороны действий органов власти физические или юридические лица могут обратиться к административному руководству соответствующего органа с жалобой на действия, или бездействие с просьбой принять меры к отмене или изменению решения, наносящего ущерб.

 

  1. Сущность и понятие административного контроля

 

В процессе эволюционного развития системы организационного контроля сформировалось и прочно вошло в теорию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как контроллинг.

Э.А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей. При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга, а именно1:

    • административный контроль;
    • технологический контроль;
    • ревизия;
    • функциональный, комплексный и системный аудит.

Однако, подобный подход к классификации основных направлений контроллинга не вполне корректен по следующим основаниям. Во-первых, ревизия (т.е. документальная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации) и аудит (т.е. документальная проверка данных о соответствующей профессиональной деятельности, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам) являются скорее инструментами или методами осуществления контроллинга, а никак не его направлениями.

Во-вторых, поскольку в системе управления можно выделить две основные подсистемы - управляемую и управляющую, то и в организационном контроллинге целесообразно выделить два основных направления, охватывающие деятельность двух вышеназванных подсистем.

Таким образом, в системе контроллинга современной организации можно выделить два основных направления: административный контроль и исполнительный контроль.

Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.

Тогда исполнительный контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

Учитывая специфику настоящей работы, дальнейшее описание системы контроллинга организации будем производить с уклоном в сторону административного контроля и акцентом на органы государственной власти. Для этого сначала целесообразно уточнить определение понятия "административный контроль". Различные исследователи придерживаются разного мнения по этому поводу.

Например, Э.А. Смирнов определяет административный контроль как проверку процессов и явлений, а также постоянное наблюдение за ними с целью фиксирования текущего состояния и возможных отклонений от установленных администрацией значений для обеспечения достижения организацией своих целей2.

Такой подход к определению понятия "административный контроль" представляется недостаточно точным, так как из приведенного выше определения неясно, о наблюдении за какими процессами идет речь. Если здесь имеются в виду все процессы, происходящие в организации, то это определение, скорее всего, соответствует понятию контроллинга в целом, а не его составной части, которой является административный контроль. Если речь идет о процессах функционирования организации, то можно утверждать, что это определение соответствует понятию "исполнительный контроль".

Исходя из вышеизложенного, определение Э.А. Смирнова целесообразно дополнить уточнением о том, что административный контроль предполагает осуществление наблюдения за процессами, происходящими в управляющей подсистеме системы управления организации.

Несколько иное определение понятия "административный контроль" предлагает М.М. Максимцов. Он считает, что под административным контролем следует понимать контроль соответствия реальных полномочий руководителя (исполнителя) полномочиям, зафиксированным в документах, регламентирующих деятельность организации.

Подобное определение представляется слишком узким, так как затрагивает лишь одно из направлений функционирования управляющей системы, а именно - распределение полномочий и ответственности. При этом остаются без внимания такие аспекты управленческой деятельности, как принятие и реализация управленческих решений, формирование системы и структуры организации, управление информационными потоками и т.д.

Принимая во внимание рассмотренные выше недостатки, можно разработать новое, более точное и полное определение понятия "административный контроль".

Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования3.

Уточнив определение административного контроля, нельзя не сказать несколько слов и о его основной цели.

Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.

Практика современного менеджмента свидетельствует о том, что большинство высококвалифицированных специалистов являются людьми творческими и ответственными. Такого рода работники не выносят мелочной опеки, когда руководитель контролирует каждое их действие, Они предпочитают самостоятельно выявлять свои ошибки и исправлять их, добиваясь при этом достаточно высоких результатов. Поэтому основу современного организационного контроллинга составляет концепция "контроля в исключительных случаях". Применение указанной концепции в практике управления организацией позволяет избежать рутинной повсеместной оценки деятельности работников организации и воспитать в них умение и желание работать самостоятельно и "на совесть",

Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Основные принципы административного контроля опираются на четыре составляющие, позволяющие руководителю организации определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль.

Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования.

Контроль может быть значительно облегчен, если руководство организации выделит небольшое число основных (ключевых) элементов (показателей, критериев) и будет уделять им большую часть своего внимания.

Принцип места контроля состоит в том, чтобы руководитель организации выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования.

Чаще всего контроль осуществляется от высших уровней руководства организацией, что неизбежно ведет к снижению его эффективности. В случае же осуществления контроля в местах выполнения конкретных работ руководитель может быстро получить от одних исполнителей необходимую информацию и тут же переадресовать ее другим исполнителям, благодаря чему контроль становится более быстрым и эффективным.

Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работникам фирмы возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы.

В системе административного контроля можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:

установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;

оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;

устранение выявленных отклонений, т.е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам.

 

 

  1. Характеристика процесса административного контроля и его составляющие

 

Рассмотрим вышеперечисленные элементы административного контроля более подробно.

Стандарты состояния и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля,

Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа4:

1) определение способов  оценки установленных критериев  и разработка оценочных шкал;

2) расчет трудоемкости  административного контроля, т.е. определение объема работы, которая должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.

Исходя из того, что сплошной контроль административной деятельности представляет собой достаточно трудоемкий процесс, руководство организации, как правило, использует в своей деятельности выборочные методы осуществления контрольной деятельности.

В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели, как:

    • количество выполненных операций;
    • скорость выполнения конкретных операций;
    • количество обработанной документации;
    • затраты рабочего времени;
    • качество управленческого труда (число ошибок);
    • экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда.

В системе административного контроля особенно важно правильно разработать методы количественной оценки контролируемых показателей.

Достаточно легко можно оценить значения тех показателей, которые выражены в каком-либо едином эквиваленте, например, количество обработанной документации или скорость выполнения управленческих операций (время, затрачиваемое на принятие и реализацию управленческих решений).

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка текущего состояния системы управления органами государственной власти как организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.

Для сбора и обобщения информации, необходимой для осуществления административного контроля, в органах исполнительной власти создаются специальные системы наблюдения. Указанные системы подразделяются на два основных вида: визуальные и автоматизированные.

Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.

Для некоторых видов работ такая оценка осуществляется довольно просто. Хронометраж конкретных процессов позволяет с достаточной степенью точности определить количество времени, затрачиваемого на выполнение конкретной работы. Например, оценить производительность работы оператора персонального компьютера можно в соответствии с количеством ударов по клавишам в течение рабочего дня. Кроме того, можно вывести абсолютные или относительные показатели количества ошибок и отказов в работе в течение определенного времени,

На других видах работ, где невозможно точно определить количество совершенных действий, необходимо использовать другие методы оценки.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:

    • модификацией целей;
    • внесением изменений и корректив в плановые задания;
    • реструктуризацией системы управления (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т.д.).

Механизм административного контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления органа исполнительной власти,

Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах органов исполнительной власти. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов данными институтами.

Бюджеты служат эталоном финансовой деятельности органов исполнительной власти и используются для проверки соответствия фактических финансовых результатов деятельности органов исполнительной власти запланированным показателям.

Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления.

Основными объектами административного аудита являются5:

    • миссия, цели и задачи;
    • законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;
    • стратегии организации;
    • функции организации;
    • структура организации;
    • технологии управления;
    • внутренние и внешние коммуникации;
    • управленческие решения;
    • информационные технологии;
    • системы документооборота.

Административный аудит дает руководителю возможность правильного использования финансовых, материальных, энергетических и человеческих ресурсов, выделенных для создания и функционирования системы управления органов исполнительной власти.

Административный аудит должен осуществляться в строгом соответствии с его основополагающими принципами. Рассмотрим основные принципы административного аудита.

Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.

Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.

Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.

Принцип стандартизации гласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

Преимущество статистического контроля состоит в том, что отклонения от нормы могут быть легко установлены посредством простого сравнения показателей. Единственная сложность при этом состоит в необходимости обработки значительных объемов информации. Статистические данные могут сами по себе служить итоговым показателем контрольной деятельности, однако чаще всего они служат информационной базой для принятия управленческих решений.

Отдельные аспекты функционирования системы управления невозможно подвергнуть количественному измерению. В этом случае единственным способом осуществления контроля является личное наблюдение руководителя. Преимущество указанного способа состоит в том, что он дает возможность получить информацию "из первых рук", а недостаток - в том, что на это уходит слишком много времени.

В отдельных случаях действенным инструментом административного контроля могут служить доклады сотрудников и нижестоящих руководителей. Доклады могут быть информативными (содержат только фактическую информацию без комментариев) или аналитичными (содержат анализ собранной информации).

Если в докладах содержится информация об отклонениях от установленных стандартов, то такие доклады называются докладами по отклонениям от нормы.

По способу формализации доклады могут быть устными, письменными, электронными. Устные доклады характеризуются высокой степенью оперативности и применяются в тех случаях, когда необходимо сообщить либо о повседневных малозначительных событиях, либо о неожиданно возникших серьезных отклонениях. Письменные доклады целесообразно применять для осуществления рутинного контроля в течение продолжительного периода времени. Электронная форма доклада применяется в случаях, когда контролирующее и контролируемое лицо находятся на значительном расстоянии друг от друга.

Обязанность составления доклада обычно возлагается на руководителя рабочей группы или иного структурного подразделения. В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству.

Любой доклад должен содержать информацию:

    • об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
    • о возможных причинах возникновения отклонения;
    • об анализе последствий отклонения;
    • о рекомендациях по устранению отклонения.

Наряду с докладами важную роль в системе оперативного контроля органов исполнительной власти играют совещания. Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки таких важных нематериальных факторов, как психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа органов исполнительной власти.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1) система контроля должна  соответствовать целям, задачам  и планам;

2) система контроля должна  быть понята и принята руководителями всех уровней управления органов исполнительной власти;

3) система контроля должна  быть экономична, т.е. обеспечивать  максимальную эффективность контрольных  мероприятий при минимальных  затратах;

4) система контроля должна  обеспечивать своевременное его осуществление;

5) система контроля  должна быть гибкой, т.е. обладать  способностью быстро приспосабливаться  к изменениям во внешней и  внутренней среде органов исполнительной  власти. 

Заключение

Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.

Тогда исполнительный контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

Административный контроль предполагает осуществление наблюдения за процессами, происходящими в управляющей подсистеме системы управления организации.

Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.

Контроль осуществляется всеми государственными органами повседневно в ходе исполнения поставленных перед ними и подчиненными им подразделениями задач.

 

Список использованной литературы

 

  1. Анискин, Ю. П., Планирование и контроллинг [ТЕКСТ] / Ю.П. Анискин, А.М. Павлова. - М. : ИНФРА-М, 2010. – 356 с.
  2. Виханский О.С., Наумов А. И. Менеджмент. Изд. 3-е.М.: Гардарика, 2008.
  3. Вишневская, О.В. Направленность стратегии развития предприятия: модель, контроль и управление [ТЕКСТ] О.В. Вишневская Менеджмент в России и за рубежом. – 2006. - № 5. – с. 32 – 41.
  4. Планирование и контроллинг. Учебник. 3-е изд. [ТЕКСТ] / Анискин Ю.П., Павлова А.М. – М. : ИНФРА-М, 2005. – 232 с.
  5. Маркетинг. Менеджмент. Анализ, планирование, внедрение, контроль. 10-е международное издание: Учебник [ТЕКСТ] / Под ред. Котлера Ф. - СПб. ИНФРА-М, 2010. – 423 с.
  6. Райченко, А.В. Административный менеджмент: учеб./ А.В. Райченко. – М.: Инфра-М, 2007.
  7. Фомичев А.Н. Современная концепция административного менеджмента // Актуальные проблемы экономики и управления: Тезисы докладов IV Межвузовской конференции аспирантов и студентов. Калуга: ИД "Эйдос", 2001.
  8. Хан, Д. Планирование и контроль: базовые концепции контролинга. [ТЕКСТ] / Д. Хан. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 544 с.

 

 

 

1 Анискин, Ю. П., Планирование и контроллинг [ТЕКСТ] / Ю.П. Анискин, А.М. Павлова. - М. : ИНФРА-М, 2010. – 356 с.

 

2 Райченко, А.В. Административный менеджмент: учеб./ А.В. Райченко. – М.: Инфра-М, 2007.

 

3 Фомичев А.Н. Современная концепция административного менеджмента // Актуальные проблемы экономики и управления: Тезисы докладов IV Межвузовской конференции аспирантов и студентов. Калуга: ИД "Эйдос", 2001.

 

4 Хан, Д. Планирование и контроль: базовые концепции контролинга. [ТЕКСТ] / Д. Хан. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 544 с.

 

5 Маркетинг. Менеджмент. Анализ, планирование, внедрение, контроль. 10-е международное издание: Учебник [ТЕКСТ] / Под ред. Котлера Ф. - СПб. ИНФРА-М, 2010. – 423 с.

 

 

 

 

 


Сущность и понятие административного контроля