Сущность, роль и функции контроля в управлении

Содержание

Введение

1. Необходимость контроля
2. Сущность, роль и функции контроля в управлении
3. Виды контроля
4. Механизм контроля и принципы его осуществления
5. Этапы процесса контроля

Заключение

Список использованных источников  литературы

Введение

        Управленческий  контроль  -  это  одна  из  функций  управления,  без   которой не могут  быть  реализованы   в  полной  мере  все  другие  функции  управления:  планирование,  организация,  руководство  и   мотивация.  Так,  планирование  должно  постоянно учитывать реальные  возможности   и  изменяющиеся условия функционирования и развития  фирм.  Контроль  призван  обеспечивать правильную оценку реальной ситуации  и  тем  самым  создавать  предпосылки для внесения корректив в запланированные  показатели  развития,  как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль  выступает одним из главных инструментов  выработки политики  и принятия  решений,  обеспечивающих  нормальное  функционирование фирмы и достижение   ею  намеченных  целей  как в долгосрочной  перспективе,  так и в вопросах  оперативного руководства.

        В  функцию контроля входят: сбор, обработка  и  анализ  информации  о фактических результатах хозяйственной деятельности  всех  подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями,  выявление отклонений  и анализ причин этих отклонений; разработка  мероприятий,  необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль  рассматривается не   только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин  отклонений  и  выявление возможных тенденций развития. Наличие  отклонений  в  одном  из   звеньев  может   потребовать   принятия   срочных   решений,   касающихся   оперативной деятельности конкретного подразделения.

        Важной  функцией управленческого контроля  является разработка   стандартной  системы отчетности, проверка этой  отчетности и ее анализ как   по результатам хозяйственной  деятельности фирмы в целом,  так и каждого   отдельного  подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля   опирается  в первую очередь на организацию  системы учета и отчетности,   включающей финансовые и производственные  показатели деятельности и   проведение их анализа.  

1.Необходимость контроля

Осуществление производственного  процесса немыслимо без проведения контроля, так как невозможно сравнивать фактическое положение дел с  плановым. Любой менеджер, управленец - от генерального директора до менеджера первичного уровня - должен разрабатывать и осуществлять контроль, позволяющий регулировать деятельность организации при достижении намеченных целей.

Функция менеджмента - контроль состоит из сравнения фактического положения предприятия с намеченными  в планах параметрами, а также  установления интервалов расхождения  между достигнутыми объёмами производства и плановыми в процессе достижения целей предприятия. На основе контроля можно решить, какие действия надо предпринять, чтобы устранить отклонения фактических результатов от запланированных.

Функция контроля играет существенную роль в деятельности менеджера, распределяющего  поручения подчиненным. Именно на него возлагается ответственность за повседневную деятельность работников. По мнению Роберта Моклера, контроль - это регулярная деятельность менеджеров по оценке и сопоставлению выполненной работы с намеченными в рамках заданиями, а также учет использованных сырьевых, финансовых и материальных средств в процессе достижения намеченной цели предприятия и поиск более рациональных путей их расходования.

Если в процессе текущей  ежедневной производственной деятельности удается без каких-либо отклонений выйти на плановые показатели, то нужда  в контроле в этом случае отпадает. Но каждый менеджер знает, что в реальной жизни такое случается очень  редко. Поэтому контроль является неотъемлемой частью повседневной его работы.

Контроль относится к  одной из пяти основных функции, менеджмента, которая тесно переплетается  с остальными.

Функция контроля тесно связана  с планированием. С по мощью планирования менеджер устанавливает цели, и в  соответствии с ними разрабатываются  стандарты, на основе которых происходит сравнение выполненных работ  с намеченными. При наличии отклонений фактических объемов работ от намеченных контрольных заданий менеджер должен на основе контроля осуществить корректировку деятельности, которая может включать в себя разработку новых планов и контрольных заданий

Хотя рассмотрение функции  контроля осуществляется после изучения всех других, то можно считать, что  именно эту функцию менеджер реализует  уже после исполнения всех остальных  функций менеджмента. Подобный подход можно создать впечатление, что  контроль реализуется только после  того, как событие уже произойдет.

Да и сама потребность  в контроле возникает тогда, когда  обнаруживается ошибка в том или  ином процессе. Но, видимо, лучше всего  рассматривать контроль как функцию, которая реализуется одновременно с другими функциями менеджмента.

Механизм контроля может  включаться до, во время и после  производственного процесса. Работники  часто относятся к функции  контроля отрицательно, так как объёмы контрольных мероприятий в подразделении  могут определять границы свободных  действий, отводимых им при выполнении работ. Тем не менее большинство работников понимают, что предельный объём контроля существенным образом регулируется поведением и трудовой деятельностью в большинстве ситуаций. Они знают, что без контроля возможны беспорядок, снижение эффективности и даже хаос.

2.Сущность, роль и функции контроля в управлении

Контроль — это система  наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение результатов управленческих воздействий на управляемый объект и отклонений, допущенных в ходе выполнения этих решений. В стране действуют  более 260 федеральных законов, указов, постановлений, в которых регулируется контрольная и надзорная деятельность. Переход к рыночной экономике  требует новых подходов к управлению. Предприятиям и фирмам предоставлены  права самостоятельно действовать  в соответствии с принятой учетной  политикой и международными стандартами  бухгалтерского учета и отчетности.

Контроль на предприятии (контроллинг) включает текущий сбор и обработку информации, проверку отклонений фактических показателей деятельности фирмы от нормативных или плановых и, что более важно, — подготовку рекомендаций для принятия решения.

Контроль выявляет слабые стороны предпринимательской деятельности, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избежать банкротства  и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс  управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни  товара: от его создания до реализации. В современных условиях при создании новых изделий, организации работы, научных исследованиях и опытно-конструкторских  разработок (НИОКР), получение достижений в науке и технике роль контроля будет усиливаться.

Понятие «контроль в управлении»  следует рассматривать в трех основных аспектах:

• контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т. е. контроль как деятельность;
• контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которой является механизм обратной связи;
• контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения.

Наряду с внутренним контролем, внутрихозяйственным расчетом, созданием  мер по ограничению риска и  безопасности хозяйственной деятельности фирмы большое значение в финансовой и налоговой сфере в современной  обстановке имеет ревизия — как  инструмент контроля.

 Неплатежи, задержки  заработной платы, налоговое бремя,  инфляция и нестабильность экономики  в стране требуют со стороны  государства радикальных мер,  соответствую их международным  стандартам: проверок финансовых  результатов, правил документооборота  и контроля учетной политики. Эти функции контроля и ревизий  в стране выявляют фирмы, укрывающиеся  от налоговых платежей, нарушения  в использовании бюджетных ассигнований. Наполняемость бюджета и внебюджетных  фондов позволит своевременно  выдавать заработную плату, пенсии  и стипендии, пособия, улучшить  социальную помощь, финансировать  в должной мере здравоохранение,  образование, правоохранительные  органы и финансировать в должной мере.

Государство контролирует предприятия  всех форм собственности с помощью  эффективных форм финансового контроля.

Объектом финансового  контроля выступает как бюджетно-налоговая  сфера и бюджетный процесс, так  и весь процесс финансово-хозяйственной  деятельности субъектов рыночных отношений. Этим определяется большая роль и  значение финансового контроля как  основного элемента государственного контроля и управления.

Субъектами государственного финансового контроля являются государственные  органы и структуры предприятия  с государственным участием, организации  полностью или частично финансируемые из бюджета, организации и предприниматели в части уплаты налогов в бюджет.

3.Виды контроля

В зависимости от субъекта контроля различают следующие его виды.

Государственный финансовый контроль — неотъемлемая часть государственного устройства, одна из важнейших функций  управления страной, обязательное условие  нормального функционирования финансово-кредитной  системы. Его цель — контроль над  исполнением государственного бюджета  и внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего долга, государственных  резервов, осуществлением финансовых и налоговых льгот; а также  контроль над своевременным и  полным поступлением всех видов государственных  доходов, использованием кредитных  и привлеченных средств на покрытие дефицита госбюджета, своевременным  финансированием затрат на социальную сферу, в том числе на оплату труда, выплаты пенсий, стипендий и других социальных выплат.

Негосударственный финансовый контроль необходим государству  как информация о результатах  деятельности всех предприятий для  принятия решений в области экономики, бюджетной политики и налогообложения. С этой целью создан новый вид  контроля — аудит. Аудит построен на принципе полного хозрасчета, проводимого  на основе договора между хозяйствующим субъектом и аудитором.

Целью аудита является выражение  мнения о достоверности финансовой отчетности и соответствии порядка  ведения бухучета законодательству РФ.

В зависимости от того, кто  проводит проверку, аудит подразделяют на внутренний и внешний.

Внутренний аудит осуществляется внутрифирменной аудиторской службой  и направлен на повышение эффективности  управленческих решений по экономичному и рациональному использованию  ресурсов предприятия с целью  максимизации прибыли и рентабельности.

Внешний аудит выполняют  специальные аудиторские фирмы. Основной задачей данного вида аудита является установление достоверности  и дача заключения по финансовому  отчету проверяемого предприятия, а  также разработка рекомендаций по устранению имеющихся недостатков.

К негосударственному контролю относится контроль со стороны коммерческих банков, которые в соответствии с  действующим законодательством  обязаны контролировать соблюдение клиентами установленного государством порядка ведения расчетно-кассовых операций и валютного законодательства.

В случае предоставления ссуды  контролировать, платежеспособность и  ликвидность клиента для большей  вероятности возврата ссуды с  причитающимися процентами в установленный  срок. Такой контроль со стороны  банков — важный элемент управления кредитным риском.

Общественный финансовый контроль осуществляется неправительственными организациями и отдельными физическими  лицами на основе добровольности и  безвозмездности. К общественному  финансовому контролю можно отнести  контроль со стороны профсоюзов. Профсоюзные  организации осуществляют контроль лишь косвенно, контролируя соблюдение трудового законодательства, условий  труда и оплаты на предприятиях различных форм собственности.

Внутрихозяйственный контроль осуществляется финансово-экономическими службами предприятий (бухгалтерией, финансовыми  отделами и др.). В ходе проведения данного вида контроля могут проверяться  вопросы, связанные с уплатой  налогов в бюджет и налоговым  планированием, с использованием выделенных бюджетных средств.

Правовой контроль проводится правоохранительными органами в  форме ревизий, судебно-бухгалтерской экспертизы.

Гражданский контроль осуществляется физическими лицами при их налогообложении  налоговыми органами, при составлении  и подаче налоговых деклараций, а  также при получении средств из бюджета.  

4.Механизм контроля и принципы его осуществления

Существует три типа механизма  контроля, которые классифицируются по временному признаку: предварительный. текущий и заключительный контроль

Задача предварительного контроля - это выявление и предотвращение потенциального источника отклонения цели от намеченной на основе учета  возможных нарушений в технологических  процессах. Наличие программы ремонта оборудования с регулярной проверкой его состояния является типичным примером системы предварительного контроля. В качестве других примеров можно привести правила и кодексы поведения, функционирование системы пожаротушения, тренировки по ликвидации аварий, пожаров, наличие перечня операций по запуску оборудования, методы планирования операций.

Контроль, осуществляемый во время технологического процесса за правильностью его исполнения, называется текущим. Механизм текущего контроля реализуется  через автоматические датчики, счетчики, системы сигнализации разных видов, измерительные приборы и т.д. При  отсутствии данных приборов менеджер был бы вынужден только наблюдать  визуально производственные процессы и сравнивать происходящие события  с их описанием в инструкциях, привлекая для этого и работников подразделения.

Текущий контроль существенно  подкрепляет возможности предварительного и позволяет сократить потери в результате отклонения фактического хода рабочих процессов от запланированных

Цель заключительного  контроля - измерение результатов  производственного процесса после  его окончания и предотвращение последующих ошибок. Примерами заключительного  контроля являются материалы статистической, бухгалтерской отчетности, справки  аудиторов, налоговых инспекторов  оценка количества и качества изготовленной  продукции и т.п.

Эти виды контроля применяются  уже после выполнения производственных задач, и они как минимум направлены на выявление и уточнение нарушений  и ошибок допущенных в самом процессе производства, а в качестве максимальной задачи предлагается разработка планов и программ, предотвращающих подобные нарушения. На основе данного вида контроля можно осуществлять и совершенствование производства.

При заключительном контроле происходит выявление ошибок, что  позволяет менеджеру принимать  оптимальные решения по предотвращению их в последующей работе.

Для эффективной работы механизма  контроля необходимо соблюдение следующих  принципов: адекватность восприятия, своевременность, целесообразность и экономичность, наглядность, гибкость. Эти принципы контроля необходимы на различных работах  в промышленности, офисах, больницах, правительственных учреждениях, банках, торговых предприятиях.

Любой менеджер должен выполнить, контроль выполненных операций, условий  их исполнения, потребностей в сырье  и материалах для подразделения.

Адекватность восприятия. Все стадии контроля - предварительный, текущий, заключительный - должны быть понятны тем, кто проводит его. На высшем уровне менеджмента контроль может быть более обобщенным и  основанным на управленческих информационных системах, математическом моделировании, комплексе схем и графиков, подробных  аналитических докладах.

На высшем уровне контроль должен быть понятен всем менеджерам, применяющим его и имеющим  высокую квалификацию. На уровне подразделения  контроль может быть не очень сложным. Например, менеджер первичного уровня использует краткий отчет на одну страницу. В нем указывает количество произведенной продукции, трудозатраты в человеко-часах за день. Такой  отчет прост, понятен, конкретен.

Если процедура контроля, используемая менеджером, непонятна  или громоздка для работников, он должен её упростить с учетом задач подразделения и доступности  для всех членов коллектива.

Своевременность. Механизм контроля должен выявить отклонения без промедления, и сообщения  о нарушениях должны поступать к  менеджеру сразу же. Очевидно, что  чем быстрее менеджер устранит отклонения, тем быстрее нарушения будут  исправлены.

Всегда необходимо о нарушениях сообщать как можно быстрее, даже если они определены ориентировочно на основе предварительных оценок, неполной информации. Лучше, если менеджер будет знать об ошибках заранее, чем с опозданием, когда уже  ничего нельзя изменить.

Например, предполагается, что  проект размещения конкретного оборудования должен быть увязан с жестким графиком его поступления. Менеджер должен отчитываться ежедневно и еженедельно о  состоянии проекта, о его увязке с графиком. Поэтому, в первую очередь, доджем быть разработан график подачи оборудования и монтажных работ. Потом весь контроль и отчеты менеджера  будут разрабатываться именно по ходу выполнения поставок оборудования и его монтажа в соответствии с графиком работ.

Целесообразность и экономичность. Контроль должен соответствовать по масштабу и затратам средств наблюдаемом и оцениваемому производственному процессу. Сложные информационные системы контроля необходимо использован, на крупных предприятиях, в организациях, но они неуместны в небольших фирмах или ее подразделениях.

Потребность в контроле есть в любом подразделении, но масштабы, размах его должны соответствовать  объемам работы. Нет  необходимости  одинаково   контролировать   небольшую   повседневную работу   и   использование   средств главной инвестиционной программы организации.

Например, старшая медсестра  в больнице обычно уделяет более  значительное внимание поступлению  наркотических средств, чем бинтов. Или в небольшом подразделении, состоящем из трех служащих, неэкономично и нецелесообразно назначить  работника, ответственного за контроль их деятельности. Будет выгоднее и  лучше повысить их ответственность  за исполнение работ на основе самоконтроля, а, возможно, давать поручения каждому  из них по взаимной проверке выполняемых  поручений.

В то же время в большом  подразделении, насчитывающем десятки  или сотни людей и выпускающем  различные детали, штучные изделия  в больших объёмах, целесообразно  иметь инспекторов или специалистов по контролю качеств продукции.

Обычно эта функция  осуществляется на основе индивидуального  подхода с учётом выпускаемой продукций, поэтому число работников, занятых контролем, определяется каждый раз индивидуально. Имеется также много промежуточных стадий, которые должен оценить менеджер и проконтролировать в случае необходимости.

5.Этапы процесса контроля

Процесс контроля содержит в себе три последовательных этапа. Первый этап обычно тесно увязан с  планированием и начинается с  установления необходимых параметров (стандартов), которые должны быть достигнуты. Следующий этап должен обеспечивать изменение всех необходимых параметров. Если в результате производственной деятельности не удается достигнуть стандарта, то третий этап применяется  для выполнения необходимой корректировки  действий. Все три этапа необходимо выполнять в определённой последовательности для того, чтобы можно было эффективнее  достичь намеченных показателей.

Стандарты можно определить как единицы измерения или  специальные параметры, с помощью  которых можно сопоставить результаты производственной деятельности. Стандарты  показывают цели, которые следует  достичь, и являются критериями, используемыми  при осуществлении контроля выполнения работ.

Стандарты необходимо установить до начала производства основных работ, услуг, выполняемых конкретными  работниками, и они должны быть ориентированы  на измерение конечного продукта. Может быть установлено много  типов стандартов в зависимости  от сферы деятельности или конечной продукции.

Например, осязаемый, реальный стандарт может быть установлен для  измерения количества произведенной  продукции, её качества, прямых и косвенных  затрат труда, времени изготовления единицы изделия, сверхнормативных расходов, доли рынка и т.д. Гораздо  труднее установить неосязаемые, абстрактные  стандарты в количественном или  стоимостном выражении. Они характеризуют  репутацию компании, моральное состояние  работников, качество ухода за больными в больницах или доме инвалидов.

Чаще всего реальные стандарты, определяемые или исполняемые менеджерами, относят к трудовым операциям  подразделения. Например, в продукции  подразделения стандарты могут  быть представлены в единицах производимых товаров, в трудо-часах на единицу продукции, качестве продукции с точки зрения срока её использования, отклонения образца. В торговом предприятии стандарты могут быть установлены по отношению к числу обслуживаемых покупателей, сумме выручки, количеству жалоб покупателей.

При определении стандартов подразделения менеджеры могут  руководствоваться знаниями исполняемых  работ. Благодаря опыту и наблюдениям  большинство из них имеют хорошее  представление о том сколько времени необходимо потратить на конкретные работы, какие необходимы материалы, какие операции дают возможность достичь наилучший результат, а какие не следует использовать.

Изучая и анализируя предыдущие бюджеты, структуру и объёмы выпущенной продукции, производственную переписку  и документацию, менеджеры должны уметь разрабатывать производственные стандарты по большинству видов  продукции подразделения.

Наиболее тщательный и  систематический подход в определении  стандартов по объёму работ за предстоящий  период должен выполнить инженер-технолог, оценивающий необходимость и  состав рабочих операций в процессе их исследования.

Изучение рабочих операций представляет собой анализ выполнения конкретных работ с целью их улучшения, сокращения, изменения, комбинирования для того, чтобы быстрее, проще  и легче достичь конечного  результата.

Обычно по результатам  исследования создается карта технологического процесса, которая облегчает анализ каждого действия и всех операций, применяемых в процессе труда. После  глубокого, тщательного анализа  трудовых операций и их элементов  инженер-технолог разрабатывает наилучший  метод выполнения конкретной работы.

Как только выявляется лучший метод, исследуются на основе хронометража необходимее затраты времени  на разработанные   трудовые  операции   для   определения   нового стандарта. При определении стандарта, производится по определенной системе отбор конкретных работников для обследования путём хронометража отдельных рабочих операций, их изменения, корректировки и выявления усталости, индивидуальных возможностей и необходимых остановок для отдыха. Когда все эти факторы будут увязаны соответствующим образом, можно будет установить конкретный стандарт.

Хотя этот подход является весьма правильным, все же значительные допуски и здравый смысл учитываются  при установлении стандарта. Трудо-затраты в часах на рабочие операции должны быть исследованы на научной основе, чтобы не было никаких сомнений в их использовании в качестве основы установления оптимальных стандартов. Стандарты, учитывающие затраты времени на рабочие операции, могут помогать ему при распределении производственных заданий работникам. Они также помогают менеджеру в определении возможной стоимости работ и материалов, необходимых для их выполнения.

Заключение

В организации менеджмент обеспечивает связанность процессов  между собой.

 Менеджмент имеет несколько  функций, таких, как планирование, организация, регулирование, учет, среди которых контроль занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления.

Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

Равно важной является и  положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими  словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя  успехи и неудачи организации  и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию  к динамичным требованиям внешней  среды.

Тем не менее, многие менеджеры  на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность  всей системы управления предприятием или организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным. Особенно опасно недооценивать значимость контроля в современных российских условиях.

Список использованных источников и литературы.

1. Басовский Л.Е. Менеджмент.-М.: «Новое Знание» 2005.
2. Гончаров В.И. Менеджмент.- Минск: «Мисанта».2003.
3. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента»: Учебное пособие 3е издание. М.: Минск: «Новое издание». 2000.
4. Минон. М., Альберт. М., Хердоури. Ф. Зарубежный экономический учебник «Основы менеджмента» М.: «Дело». 1994.
5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2006. – 720 с.
6. Основы менеджемента // под ред. Радугина А.А. – М.: Центр, 2004