Сущность внешней и внутренней среды организации
- Сущность внешней и внутренней среды организации
1.1 Теоретические основы внешней и внутренней среды организации
Для начала необходимо определиться с самим понятием термина «внешняя среда», под которым понимается совокупность субъектов и сил, находящихся за пределами организации, и оказывающих какое-либо влияние на ее деятельность. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы, а внешняя среда источник, питающий организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне.
Внешняя среда включает те элементы хозяйственной системы, которые влияют на организацию, ее функционирование, результаты и последствия деятельности, но не относятся к внутренним переменным.
Внешняя среда организации это все те факторы, которые находятся за пределами организации и могут на нее воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, новые технологии революционизируют процессы производства, действуют еще и многие другие факторы. Способность организации реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды является одной из наиболее важных составляющих ее успеха. Вместе с тем эта способность является условием осуществления запланированных стратегических изменений. Внешнюю среду подразделяют на микросреду и макросреду:
Микросреда это среда прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании.
Макросреда влияет на предприятие и его микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую экологическую, политическую и международную среду. Предприятие должно ограничивать негативные воздействия внешних факторов, наиболее существенно влияющих на результаты его деятельности или, наоборот более полно использовать благоприятные возможности.
Важнейшие характеристики внешней среды:
- Сложность
- Динамизм
- Неопределенность
Сложность внешней среды как системы характеризуется наличием многих элементов, каждый из которых является подсистемой, а также взаимосвязями между этими элементами. Сложность внешней среды проявляется в ряде моментов.
Динамизм внешней среды приводит к возрастанию ее влияния на деятельность организаций, особенно имеющих международный характер (осуществляющих операции на внешних рынках, включающих зарубежные филиалы и т.д.). Усиливается неравномерность изменений отдельных внутренних переменных организации под воздействием внешней среды.
Основными факторами среды прямого воздействия являются поставщики ресурсов; потребители продукции и услуг; конкуренты; государственные органы и нормативные акты, непосредственно воздействующие на деятельность организации. Анализ среды прямого воздействия включает рассмотрение отдельных факторов и их взаимодействия.
Поставщики обеспечивают удовлетворение потребности организации в различных ресурсах. Основные виды ресурсов: материальные, трудовые, финансовые, информационные. Обеспечение материальными ресурсами включает поставки сырья и полуфабрикатов, комплектующих деталей и узлов, оборудования, энергии в соответствии с объемами и структурой потребностей в установленные сроки при выполнении других условий.
Потребители приобретают произведенные товары или услуги. В зависимости от объема спроса различают мелких и крупных потребителей. Учет запросов последних необходимое условие успешной деятельности организации. В зависимости от отношения к потребителям можно говорить о различных стратегиях организации: продавать уже производимую продукцию; производить продукцию, в которой нуждается потребитель; формировать своего потребителя, убеждая его в необходимости приобретения продукции, которая будет производиться.
Конкуренты могут вести борьбу за различные объекты. Традиционно - за рынки сбыта продукции. В настоящее время это также борьба с производителями заменяемой продукции, за деньги потребителей.
Объектами конкуренции могут быть и ресурсы: трудовые, материальные и финансовые, научно-технические разработки и т.д.
Государственные и муниципальные органы также непосредственно воздействуют на организацию а следовательно, относятся к среде прямого воздействия. Это налоговая и санитарная инспекции, органы статистического учета и т.д.
Факторы среды косвенного воздействия имеют более сложную структуру, многоплановый характер. Они в меньшей мере, чем факторы среды прямого воздействия, испытывают влияние организации. Информация о среде косвенного воздействия часто неполная. В условиях усиления воздействия этой среды на конкурентоспособность организации здесь приходится полагаться на субъективные оценки, а не на аналитические данные.
Внутренняя организация, в отличие от внешней, вбирает в себя то, что находится непосредственно внутри организации, а не за ее пределами. Понятие внутренней среды организации можно определить следующим образом: внутренняя среда организации – основные составляющие компоненты организации, которые оказывают непосредственное влияние на ее функционирование.
Информация о внутренней среде организации необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые организация может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.
Внешняя и внутренняя среда организации
всегда функционируют параллельно друг с другом. Об этом говорит,
к примеру, то, что анализ внешних условий
может очертить благоприятные и неблагоприятные
возможности предложения на рынке, однако,
они могут быть оценены только в отношении
внутренних сильных и слабых сторон организации.
В связи с этим каждой организации необходимо
время от времени проводить анализ внутренней
среды.
Можно
выделить несколько причин для проведения
анализа внутренней среды организации
:
- Найти наилучшие способы для достижения поставленных задач.
- Основывать действия на реальных, а не на желаемых фактах.
- Причины важны для понимания не только того, что сделано, но и почему это сделано.
- Прошлый успех не является достаточной основой для будущего успеха.
- Идеи каждого могут быть подвержены сомнению.
В анализе внутренних факторов рассматриваются следующие:
- Состояние рынка и уровень обслуживания. Важно разобраться, какие товары и услуги отвечают определенным требованиям, и решить, на каких необходимо сконцентрироваться.
- Финансовые средства:
- Как размещены инвестиции?
Как организация разместила полученные на развитие деньги?
- Как много средств вложено в предприятия с высоким риском, в валюту и т.д.?
- Насколько эффективно текущее использование финансовых ресурсов как основы для запланированных изменений?
- Операционная деятельность и производительность. Выяснить, насколько эффективна организация в предоставлении своих услуг относительно времени, точности, стоимости и трудозатрат.
- Технология. Оценить текущую эффективность и потенциал для дальнейшего снижения стоимости в результате инвестиций в новые технологии.
- Управление и штат. Оценить, как распределяются усилия в отношении глобальных целей; удостовериться, что есть достаточное число менеджеров с высокой квалификацией и опытом, полезным или потенциально доступным для достижения поставленных задач, что они настроены на эти задачи и могут использовать руководство для стимулирования персонала.
- Организация. Оценить, помогает или мешает структура в выполнении задач, и увидеть, облегчают ли они связь.
- Информация. Решить, полезна ли соответствующая информация, когда и где она необходима человеку, нуждающемуся в ней; оценить ухудшение выполнения работы из-за плохого или запоздалого получения информации.
- Система обслуживания клиентов:
- как много времени оно занимает;
- во сколько оно обходится;
- каков потенциал для его совершенствования.
Анализ внутренней среды организации, сопоставление ее сильных и слабых сторон и, как результат, – принятие эффективных управленческих решений - поможет ей успешно функционировать на конкурентном рынке.
1.2 Главные компоненты внешней и внутренней среды организации
Рисунок 1 - Компоненты внешней среды организации
Внешняя среда организации содержит в себе различные компоненты, которые влияют на организацию.
Изучение экономических компонентов позволяет понять то, как формируются и распределяются ресурсы. Совершенно очевидно, что это является, жизненно, важным для организации, так как доступ к ресурсам очень сильно определяет границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания своих интересов. Изучение правового регулирования не должно сводиться только к изучению содержания правовых актов. Важно обращать внимание на такие аспекты правовой среды, как действенность правовой системы, сложившиеся традиции в этой области и процессуальная сторона практической реализации законодательства.
При изучении правовых компонентов стратегическое управление интересует степень правовой защищенности, динамизм правовой среды, уровень общественного контроля за деятельностью правовой системы общества. Очень важными являются выяснение степени обязательности действия правовых норм, а также того, распространяется ли их действие на все организации или же существуют исключения из правил, и, наконец, уяснение того, насколько неотвратимо применение санкций к организации в случае нарушения ею правовых норм.
Политический фактор должен изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. Изучение политических компонентов должно концентрироваться на выяснении того, какие программы пытаются провести в жизнь различные партийные структуры, какие группы лоббирования существуют в органах государственной власти, как правительство относится к различным отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых норм, регулирующих экономические процессы. При этом важно уяснить базовые характеристики политической системы: какая идеология определяет политику правительства, насколько стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить свою политику, какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные политические структуры. Ключевым процессом политической компоненты макроокружения является борьба за власть.
Изучение социальных компонентов направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как отношение людей к работе и качеству жизни, как существующие в обществе обычаи и верования, как разделяемые людьми ценности, как демографическая структура общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей и т.п. Особенность социального компонента состоит в том, что она влияет как на другие компоненты макроокружения, так и на внутреннюю среду организации. Еще одной отличительной особенностью социальных процессов является то, что они изменяются относительно медленно, но приводят ко многим очень существенным изменениям в окружении организации. Поэтому организация должна серьезно отслеживать возможные социальные изменения.
Анализ технологических компонентов позволяет своевременно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники открывает для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Прогресс науки и техники несет в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирм. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, так как технический потенциал для осуществления коренных изменений преимущественно создается за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка, что может привести к крайне негативным для них последствиям.
Изучая различные компоненты, очень важно всегда иметь в виду следующие два момента:
- Первое — это то, что все компоненты сильно влияют друг на друга. Изменения в одной из компонент обязательно приводят, к тому, что происходят изменения в других компонентах макроокружения. Поэтому их изучение и анализ должны вестись не по отдельности, а системно, с отслеживанием не только собственно изменений в отдельной компоненте, но и с уяснением того, как эти изменения скажутся на других компонентах макроокружения.
- Второе — это то, что степень воздействия отдельных компонент на различные организации различна. В частности, степень влияния зависит от размера организации, ее отраслевой принадлежности, территориального расположения и т.п. Считается, что крупные организации испытывают большую зависимость от макроокружения, чем мелкие. Чтобы учитывать это при изучении, организация должна определить для себя, какие из внешних факторов, относящихся к каждой из компонентов, оказывают значительное влияние на ее деятельность. Кроме того, организация должна составить список тех внешних факторов, которые являются потенциальными носителями угроз для организации. Также необходимо иметь список тех внешних факторов, изменения в которых могут открыть дополнительные возможности для организации.
Внешняя среда организации содержит в себе различные компоненты, которые влияют на организацию.
Рисунок 2 - Компоненты внутренней среды организации
Стиль управления – индивидуально-типические характеристики устойчивой системы методов, способов, приемов воздействия руководителя на коллектив с целью выполнения организационных задач и управленческих функций. Это привычная манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить их к достижению целей организации. Степень, до которой управляющий делегирует свои полномочия, типы власти, используемые им, и его забота, прежде всего о человеческих отношениях или, прежде всего о выполнении задачи – все отражает стиль руководства, характеризующий данного лидера. В зависимости от личности руководителя и манеры его управления выделяют разные управленческие стили.
Задача предприятия – достичь результатов, которые предполагается получить в пределах планового периода. Они определяются интересами владельца, размерами капитала, ситуацией внутри предприятия, внешней средой. Право постановки задачи перед персоналом предприятия остается за владельцем независимо от его статуса (частное лицо, государственные органы или акционеры).
Миссия организации – это основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования, без определения миссии все решения в организации принимались бы только на основе индивидуальных ценностей руководителей. Миссия определяет статус фирмы и обеспечивает направления и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях.
Миссия-предназначение – узкое, но конкретное понимание и обозначение вида деятельности, характера продукции и услуг и круга их потребителей; первое представление о причине возникновения и смысле существования предприятия.
Миссия-ориентация – широкое, развернутое представление о системе ценностей, которых придерживается руководство и персонал фирмы, что хотя бы в общих чертах позволяет судить о поведении фирмы, об ее отношениях к потребителям и партнерам.
Миссия-политика – концентрация главных целей и более четкое представление о поведении фирмы на ближайший период и на перспективу, т.е. "видение" будущего состояния фирмы.
Стратегия организации – общий, недетализированный план какой-
Единой стратегии для всех организаций не существует. Каждая организация уникальна в своем роде, поэтому и процесс выработки стратегии для каждой организации свой, т.к. зависит от позиции организации на рынке, динамики ее развития, ее потенциала, поведения конкурентов, характеристик производимого ею товара или оказываемых услуг, состояния экономики, культурной среды и т.д.
Цель организации – это конечное состояние
или желаемый результат, которого стремится
достичь трудовой коллектив. Чем больше
целей ставит перед собой организация,
тем она более сложна их) структуре и управляемости.
Цели всегда формируются на основе прогнозов.
Чем более отдаленный период времени рассматривается,
тем менее точен прогноз, тем в более общей
форме ставятся цели. Однако цели должны
быть конкретными и преодолимыми, быть
достижимыми, а также взаимно поддерживать
друг друга (быть согласованными между
собой).
Цели являются исходным
пунктом планирования, они лежат в основе
построения организационных структур,
на целях базируется система мотивации,
наконец, цели — это точка отсчета в процессе
контроля, оценки результатов труда. Достижение
целей осуществляется через функции управления.
1.3 Основные методы анализа внешней и внутренней среды
организации
Анализ внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать непосредственное влияние.
Проведя анализ внешней среды и получив данные о факторах, которые представляют опасность или открывают новые возможности, руководство должно оценить: обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями.
Метод, который используют для диагностики внутренних проблем, называется управленческим обследованием. Управленческое обследование представляет собой методичную оценку функциональных зон организации, предназначенную для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон. В управленческое обследование включаются пять функций - маркетинг, финансы, (операции) производство, человеческие ресурсы, а также культура и образ корпораций.
Существует большое количество методов анализа внутренней и внешней среды организации, рассмотрим некоторые из них:
Различают два метода анализа внешней среды организации:
- SWOT-анализ
- PEST-анализ
Пpимeняeмый для aнaлизa cpeды мeтoд SWOT (aббpeвиaтypa cocтaвлeнa из пepвыx бyкв aнглийcкиx cлoв: cилa, cлaбocть, вoзмoжнocти и yгpoзы) являeтcя дoвoльнo шиpoкo пpизнaнным пoдxoдoм, пoзвoляющим пpoвecти coвмecтнoe изyчeниe внeшнeй и внyтpeннeй cpeды.
Пpимeняя мeтoд SWOT, yдaeтcя ycтaнoвить cвязи мeждy cилoй и cлaбocтью, кoтopыe пpиcyщи opгaнизaции, и внeшними yгpoзaми и вoзмoжнocтями. Мeтoдoлoгия SWOT пpeдпoлaгaeт cнaчaлa выявлeниe cильныx и cлaбыx cтopoн, a тaкжe yгpoз и вoзмoжнocтeй, a дaлee - ycтaнoвлeниe цeпoчeк cвязeй мeждy ними, кoтopыe в дaльнeйшeм мoгyт быть иcпoльзoвaны для фopмyлиpoвaния cтpaтeгии opгaнизaции.
Сильные стороны:
- Выдающаяся компетентность;
- Адекватные финансовые ресурсы;
- Высокая квалификация;
- Хорошая репутация у покупателей;
- Известный лидер рынка;
- Изобретательный стратег в функциональных сферах деятельности организации;
- Возможность получения экономии от роста объема производства;
- Защищенность (хотя бы где-то) от сильного конкурентного давления; подходящая технология;
- Преимущества в области издержек;
- Преимущества в области конкуренции;
- Наличие инновационных способностей и возможности их реализации; проверенный временем менеджмент.
Слабые стороны:
- Нет ясных стратегических направлений;
- Ухудшающаяся конкурентная позиция;
- Устаревшее оборудование;
- Более низкая прибыльность;
- Недостаток управленческого таланта и глубины владения проблемами;
- Отсутствие некоторых типов ключевой квалификации и компетентности;
- Плохое отслеживание процесса выполнения стратегии;
- Мучение с внутренними производственными проблемами;
- Уязвимость по отношению к конкурентному давлению;
- Отставание в области исследований и разработок;
- Очень узкая производственная линия;
- Слабое представление о рынке;
- Конкурентные недостатки;
- Ниже среднего маркетинговые способности;
- Неспособность финансировать необходимые изменения в стратегии.
Угрозы:
- Возможность появления новых конкурентов;
- Рост продаж замещающего продукта;
- Замедление роста рынка;
- Неблагоприятная политика правительства;
- Возрастающее конкурентное давление;
- Рецессия и затухание делового цикла;
- Возрастание силы торга у покупателей и поставщиков;
- Изменение потребностей и вкуса покупателей;
- Неблагоприятные демографические изменения.
Возможности:
- Выход на новые рынки или сегменты рынка;
- Расширение производственной линии;
- Увеличение разнообразия во взаимосвязанных продуктах;
- Добавление сопутствующих продуктов;
- Вертикальная интеграция;
- Возможность перейти в группу с лучшей стратегией;
- Самодовольство среди конкурирующих фирм;
- Ускорение роста рынка.
Организация может дополнить каждую из четырех частей списка теми характеристиками внешней и внутренней среды, которые отражают конкретную ситуацию, в которой она находится.
Снaчaлa, c yчeтoм кoнкpeтнoй cитyaции, в кoтopoй нaxoдитcя opгaнизaция, cocтaвляютcя cпиcoк ee cильныx и cлaбыx cтopoн, a тaкжe cпиcoк yгpoз и вoзмoжнocтeй. Пocлe тoгo, кaк cocтaвлeн кoнкpeтный cпиcoк cильныx и cлaбыx cтopoн opгaнизaции, a тaкжe yгpoз и вoзмoжнocтeй, нacтyпaeт этaп ycтaнoвлeния cвязeй мeждy ними. Для ycтaнoвлeния этиx cвязeй cocтaвляeтcя мaтpицa SWOT, кoтopaя имeeт cлeдyющий вид.
Таблица 1 – Матрица SWOT-анализа
Слeвa выдeляютcя двa paздeлa (cильныe cтopoны, cлaбыe cтopoны), в кoтopыe cooтвeтcтвeннo внocятcя вce выявлeнныe нa пepвoм этaпe cильныe и cлaбыe cтopoны opгaнизaции. В вepxнeй чacти мaтpицы тaкжe выдeляютcя двa paздeлa (вoзмoжнocти и yгpoзы), в кoтopыe внocятcя вce выявлeнныe вoзмoжнocти и yгpoзы.
Нa пepeceчeнии paздeлoв oбpaзyeтcя чeтыpe пoля. Нa кaждoм из дaнныx пoлeй иccлeдoвaтeль дoлжeн paccмoтpeть вce вoзмoжныe пapныe кoмбинaции и выдeлить тe, кoтopыe дoлжны быть yчтeны пpи paзpaбoткe cтpaтeгии пoвeдeния opгaнизaции. В oтнoшeнии тex пap, кoтopыe были выбpaны c пoля "СИВ", cлeдyeт paзpaбaтывaть cтpaтeгию пo иcпoльзoвaнию cильныx cтopoн opгaнизaции для тoгo, чтoбы пoлyчить oтдaчy oт вoзмoжнocтeй, кoтopыe пoявилиcь вo внeшнeй cpeдe. Для тex пap, кoтopыe oкaзaлиcь нa пoлe "СЛВ", cтpaтeгия дoлжнa быть пocтpoeнa тaким oбpaзoм, чтoбы зa cчeт пoявившиxcя вoзмoжнocтeй пoпытaтьcя пpeoдoлeть имeющиecя в opгaнизaции cлaбocти. Еcли пapa нaxoдитcя нa пoлe "СИУ", тo cтpaтeгия дoлжнa пpeдпoлaгaть иcпoльзoвaниe cилы opгaнизaции для ycтpaнeния yгpoз. Нaкoнeц, для пap, нaxoдящиxcя нa пoлe "СЛУ", opгaнизaция дoлжнa выpaбaтывaть тaкyю cтpaтeгию, кoтopaя пoзвoлилa бы eй кaк избaвитьcя oт cлaбocти, тaк и пoпытaтьcя пpeдoтвpaтить нaвиcшyю нaд нeй yгpoзy.
Для изучения окружения чаще всего проводят PEST-анализ. Аббревиатура PEST представляет собой сочетание первых букв слов «Polcy», «Economy», «Socety», «Technology» (политика, экономика, социум (общество), технология) . PEST-анализ это маркетинговый инструмент, предназначенный для выявления политических (Political), экономических (Economic), социальных (Social) и технологических (Technological) аспектов внешней среды, которые влияют на бизнес компании.
Рисунок 5 - Структура факторов внешней среды организации
Факторы, которые, как правило, рассматриваются в ходе анализа:
Политические факторы:
- Текущее законодательство на рынке
- Будущие изменения в законодательстве
- Европейское/международное законодательство
- Регулирующие органы и нормы
- Правительственная политика, изменение
- Государственное регулирование конкуренции
- Торговая политика
- Ужесточение госконтроля за деятельностью бизнес-субъектов и штрафные санкции
- Выборы на всех уровнях власти
- Финансирование, гранты и инициативы
- Группы лоббирования/давления рынка
- Международные группы давления
- Экологические проблемы
Политическая составляющая среды оказывает мощное воздействие на все стороны жизнедеятельности организации и проявляется не только в изменении положения государства в международном сообществе, но и в отношениях организации со всеми ветвями власти.
Экономические факторы
- Экономическая ситуация и тенденции
- Динамика ставки рефинансирования
- Уровень инфляции
- Инвестиционный климат в отрасли
- Заграничные экономические системы и тенденции
- Общие проблемы налогообложения
- Налогообложение, определенное для продукта / услуг
- Сезонность / влияние погоды
- Рынок и торговые циклы
- Платежеспособный спрос
- Специфика производства
- Товаропроводящие цепи и дистрибуция
- Потребности конечного пользователя
- Обменные курсы валют
- Основные внешние издержки
- Энергоносители
- Транспорт
- Сырье и комплектующие
- Коммуникации
Экономические аспекты воздействия внешней среды на организацию проявляются в скорости изменения курса национальной валюты, темпов инфляции (дефляции), ставки рефинансирования Банка России и прочих параметров, влияющих на деловую активность организации.
Социальнокультурные факторы:
- Демография
- Изменения законодательства, затрагивающие социальные факторы
- Структура доходов и расходов
- Базовые ценности
- Тенденции образа жизни
- Бренд, репутация компании, имидж используемой технологии
- Модели поведения покупателей
- Мода и образцы для подражания
- Главные события и факторы влияния
- Мнения и отношение потребителей
- Потребительские предпочтения
- Представления СМИ
- Точки контакта покупателей
- Этнические / религиозные факторы
- Реклама и связи с общественностью