Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Табель учета отработанного времени

Постановка задачи

Неформальная постановка задачи

Создать таблицу учета отработанного времени согласно образцу

Необходимо ввести исходные данные из задания на курсовую работу в табличный процессор.

Создать Список автозаполнения с названиями должностей. Заполнить графу «Должность» элементами списка.

С помощью возможностей данного программного обеспечения необходимо создать список автозаполнения для заполнения графы «должность».

Выделить цветом ячейки с выходными днями в соответствии с календарем текущего месяца, ввести количество рабочих часов, дни отпусков (ОТ), командировок (К), болезни (Б/Л) для всех сотрудников отдела.

Воспользовавшись функцией условного форматирования и возможностью работать с датами, отформатировать введенные данные.

Используя встроенные функции СЧЕТ, ЕСЛИ, ИЛИ, И и СЧЕТЕСЛИ

в ячейке АG7 получить количество отработанных сотрудником дней за месяц. В ячейке AH7 рассчитать количество дней болезни. Предусмотреть, что если это количество равно 0, то в ячейку заносится «пробел».

Аналогичные формулы использовать для расчета количества дней командировок и отпуска.
Скопировать введенные формулы для всех сотрудников.

Внизу таблицы ввести формулы для расчета данных 2-х последних строк.

«Растянуть» исходные формулы для расчета данных для всех сотрудников

Построить диаграмму на итоговых данных последних строк, исключив выходные дни, с заголовком, легендой, наименованиями осей.

Воспользоваться функцией «Построение диаграмм», выбрать наиболее подходящий и наглядный вид диаграммы.

1.2 Аналитический обзор

Для решения поставленных задач существует множество различного программного обеспечения таких как LibreOffice Calc, OpenOffice.org Calc, Microsoft Office Excel. В данной курсовой работе мною будет использоваться программный продукт от компании Microsoft - Microsoft Office Excel 2007. Выбранное программное обеспечение отличается большим выбором возможностей и функций, а также удобным и понятным интерфейсом. И именно поэтому я останавливаю свой выбор на продукте компании Microsoft.

2. Решение задачи

2.1 Описание используемых функций MS Office 2007

Для решения поставленной задачи необходимо задействовать различные функции и возможности Microsoft Office 2007; для дальнейшего выполнения работы необходимо остановиться подробнее на каждой из них:

Ввод данных в ячейку таблицы.

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, и вы можете набирать информацию. Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке нажав клавишу {Enter}.

В ячейках может быть:

текст - любая последовательность символов
числа. Точность числа (количество знаков после запятой) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов “Форматирование“.
формулы - ввод формул начинается со знака «=». В формулу могут входить данные разного типа, однако мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.

Например, если вы ввели в ячейку B3 формулу =A2+C3, значением этой ячейки будет число, которое равно сумме чисел, записанных в A2 и C3 .

Для ввода новых данных или для исправления старых данных вы можете просто начать их набор в текущей ячейке. Ячейка очищается, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.

Копирование формул.

Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически. Выделите ячейку. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму черного креста) - он называется маркер заполнения. Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вправо по горизонтали или вертикали, - так, чтобы смежные ячейки были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши.

Очистка ячеек .

Для очистки выделенного блока ячеек можно воспользоваться командой (Правка - Очистить), которая позволяет удалить либо все содержимое ячеек, либо какие-то его элементы (примечание , фор-мат) . Для этой же цели вы можете нажать клавишу {Del} .

Вставка и удаление

Вы можете удалить выделенные столбцы или строки: Правка-Удалить или вставить строку или столбец Вставка-Строки или Столбца.

Абсолютная, относительная и смешанная адресация ячеек. При обращении к ячейке можно использовать адреса B3, A1, G9 и т.д. Такая адресация называется относительной. При её использовании в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Так, например, если вводить формулу =B1+B2 в ячейку B4, то Excel интерпретирует формулу как “прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше к содержимому ячейки, расположенной двумя рядами выше”.

Копирование формул.

Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически.

Выделите ячейку. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму черного креста) - он называется маркер заполнения. Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вправо по горизонтали или вертикали, - так, чтобы смежные ячейки были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши .

Если скопировать формулу =B1+B2 из ячейки B4 в C4, Excel так же интерпретирует формулу как “прибавить содержимое ячейки, расположенной 3 рядами выше к содержимому ячейки двумя рядами выше. Т.е. формула в C4 примет вид =C1+C2.

Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку или область, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для её задания необходимо перед именем столбца и строки ввести символ $. Например $B$4 и т.д.

Относительный адрес ячейки можно отредактировать в абсолютный следующим образом: Дважды щёлкнуть мышью в строке формул на адресе нужной ячейки, чтобы его выделить и нажать F4.

Смешанная адресация: символ $ ставится только там, где он необходим, например B$4, или $C2. Тогда при копировании один параметр адреса изменится, а другой - нет.

Логические функции.

При выполнении расчетов с использованием Excel часто приходится иметь дело с задачами, в которых расчет значений в некоторых ячейках нужно производить по одной из двух или более формул в зависимости от некоторого условия.

После условия записаны 2 формулы, разделенные точкой с запятой, причем первой записана формула, по которой нужно производить вычисление, если условие верное, а второй - формула, по которой нужно вычислять, если условие неверное.

В общем виде логическая функция выглядит так:

=ЕСЛИ (условие; формула1; формула2)

Если условие выполняется, то расчет производится по формуле1, если нет, то расчет производится по формуле2.

В условии могут использоваться знаки сравнения:

больше
>= больше или равно
< меньше
<= меньше или равно
= равно
<> неравно

А также операции OR (или) и AND (и)

Примеры логических функций:

=ЕСЛИ(A5>=2;25;0)

=ЕСЛИ(С2<>12;D2*0,15;D2+30)

=ЕСЛИ(A3=1;C3+50;ЕСЛИ(А3=2;C3+100;C3))

Функция СЧЕТ

Функция СЧЁТ подсчитывает количество ячеек, содержащих числа, и количество чисел в списке аргументов. Функция используется для получения количества числовых ячеек в диапазонах или массивах ячеек.

Список автозаполнения

Пользовательский список автозаполнения представляет собой набор данных, используемый для заполнения столбца повторяющейся последовательностью; например, Север, Юг, Восток, Запад. Существует возможность создания пользовательского списка автозаполнения либо из существующих на листе элементов, либо путем непосредственного ввода списка.

Создание пользовательского списка автозаполнения:

Если ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского списка автозаполнения, был введен ранее, выделите его на листе.

В меню Сервис выберите команду «Параметры» и откройте вкладку «Списки».

Выполните одно из следующих действий:

1.чтобы использовать выделенный список, нажмите кнопку Импорт;

чтобы ввести новый список, выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента. После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER. 2.Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет введен полностью.

Условное форматирование

При помощи условного форматирования можно изменять внешний вид элемента управления в зависимости от значений, введенных в форму Microsoft Office InfoPath 2003. Для каждого элемента управления можно задать условия, определяющие его форматирование, например стиль шрифта, цвет текста и цвет фона. Также можно скрыть или отключить элемент управления. Для элемента управления можно задать несколько условий; это означает, что внешний вид элемента управления может по-разному меняться в зависимости от введенных значений. Кроме того, внешний вид элемента управления может изменяться в зависимости от значений, введенных в другие элементы управления формы, а также от того, имеют ли данные в элементе управления цифровую подпись.

Можно использовать условия, чтобы определить, содержит ли значение элемента управления пустое поле, попадает ли оно в определенный интервал, совпадает ли со значением другого элемента управления, начинается ли с определенного знака или содержит определенные знаки. Затем можно связать форматирование с этим условием, чтобы выделить важные данные и предоставить заполняющим форму пользователям интерактивный интерфейс. Например, при условном форматировании могут быть заданы следующие параметры.

Не отображать элемент управления до тех пор, пока не будет установлен определенный флажок.

Заблокировать кнопку Поиск, пока пользователь не введет имя в определенное текстовое поле.

Сделать текстовое поле доступным только для чтения, пока в другое текстовое поле не будет введено определенное значение.

Изменить цвет и стиль шрифта для всех записей о расходах, для которых требуется квитанция.

Изменить цвет строк повторяющейся таблицы в зависимости от

значения определенного текстового поля в таблице.

Отмечать элементы финансового характера красным цветом, если их значения меньше нуля, и зеленым цветом, если их значения больше или равны нулю.

Построение диаграмм.

Системы машинной графики.

Одно из важнейших отличий современных ПК от их предшественников состоит в возможности вывода на экран дисплея (а затем и на бумагу) графических изображений.

Системы машинной графики на ПК можно отнести к нескольким классам, среди которых особо выделяются следующие:

- иллюстративная графика

- инженерная графика

- научная графика

- деловая графика

1. Иллюстративная графика - предназначена для создания машинных изображений, которые играют роль иллюстративного материала (это специальные схемы, эскизы, географические карты и т.д.). Их можно создавать с помощью специальных графических редакторов разного назначения.

2. Инженерная графика – это автоматизация чертежных и конструкторских работ. Наиболее широко применяется при проектировании различных механизмов, электронных устройств, в строительстве и архитектуре (как на эскизном уровне, так и для создания точных чертежей).

3. Научная графика – используется для научных исследований (например: для создания и обработки географических и рельефных карт, т.е. для изучения географических и природных явлений). Сюда же относятся средства формирования научных документаций с использованием математических и химических формул.

4. Деловая графика – предназначена для графического отображения данных, хранимых в электронных таблицах и базах данных. Позволяет наглядно отображать соотношение различных числовых показателей в удобной для восприятия форме и получить твердую копию.

Развитые пакеты Деловой графики дают возможность пользователю не только выбирать способ отображения данных, но и варьировать размер, относительное расположение различных частей изображения, дополнять эти изображения декоративными элементами, трансформировать изображения (вращение, растягивание, наложение частей друг на друга и т.д.).

В наше время существуют еще множество областей применения:

- моделирование и мультипликация

- тренажеры (авто, самолетные и т.д.)

- управление технологическими процессами

- публикация газет, журналов, книг

- искусство и реклама и т.д.

Деловая графика.

Наиболее популярные формы графического отображения данных в деловой графике – это диаграммы и графики.

1. Гистограмма (столбиковая диаграмма) – представляется в виде групп столбцов, высоты которых пропорциональны отдельным числовым значениям.

Используется для сравнения различных величин.

Например:

= сравнить число голосов, поданных за претендента на роль Красавицы

2. Круговая диаграмма – применяется когда следует показать структуру единого целого, составленного из отдельных частей.

Значения величин отображаются в виде секторов круга, углы которых пропорциональны значениям отдельных элементов данных. Секторы обычно раскрашиваются или штрихуются, так, чтобы их можно было отличить друг от друга. Один круг позволяет отобразить одну строку или колонку исходных данных.

3. Кольцевая – подобна круговой, но может отображать несколько рядов данных.

Например, какую сумму положил в банк каждый из участников игры "Слабое звено"

4. Совмещенная столбиковая диаграмма – это обычная гистограмма, столбики которой составляются из нескольких частей.

Например, если требуется рассмотреть график доходов семьи, столбики за каждый месяц можно составить из столбика дохода отца, матери, сына.

5. Кусочно-линейная (график) – используется, когда требуется продемонстрировать динамику какого-либо процесса.

Например: = проанализировать характер изменения величин в зависимости от времени.

В линейном графике происходит отображение исходных величин в виде точек, соединенных отрезками прямых линий.

6 X-Y зависимости – классический график зависимости одной величины от другой. Имеются две (или несколько) зависимых последовательностей чисел. Одна из них откладывается по оси Х, другая по оси У.

Например: У = Х + 2

= зависимость объемов продаж от цен на продукцию.

7. Сравнительные диаграммы – здесь важны не так абсолютные значения, как разница между ними (в графиках).

Мастера диаграмм.

Создать диаграмму или график легче всего с помощью Мастера диаграмм. Это функция Excel, которая с помощью пяти диалоговых окон позволяет получить всю необходимую информацию для построения диаграммы или графика и внедрения его в рабочий лист.

Для построения диаграммы или графика необходимо выделить ту часть таблицы, которая используется для построения диаграммы или графика и нажать на кнопку Мастера диаграмм, которая находится на панели инструментов Стандартная

После этого шага выделенные объекты будут окружены мерцающей линией, а указатель мыши примет форму маленького черного креста. Поместив его в поле рабочего листа, например чуть ниже таблицы, и держа нажатой кнопку мыши, растянем прямоугольник. После того, как отпускаем кнопку мыши, Excel выводит первое диалоговое окно Мастера диаграмм "Шаг 1 из 4".

Далее следует действовать по шагам, предлагаемым Мастером диаграмм.

Приемы редактирования диаграмм

1. При изменении исходных данных в таблице, диаграмма автоматически перестраивается.

2. Двойной щелчок по любому из элементов диаграммы вызывает диалоговое окно для редактирования

3. Выделить элемент диаграммы ЛКМ, нажать ПКМ, в контекстном меню выбрать ФОРМАТ ...(соответствующего элемента).

2.2. Обоснование выбора способа решения

Для осуществления поставленной задачи наиболее рационально необходимо использовать самое доступное, удобное и многоцелевое программное обеспечение. Именно входящий в пакет MS Office, Excel обладает всеми вышеперечисленными качествами и свойствами. Скорейшее и наиболее рациональное решение можно осуществить только благодаря ему.

3. Программная реализация решения задачи

3.1 Построение табеля учета отработанного времени

Данная задача разбита на несколько следующих пунктов.

1. Создать таблицу учета отработанного времени согласно образцу

Для осуществления первого пункта необходимо запустить MS Office Excel 2007:«Пуск Все Программы Microsoft Office

Microsoft Office Excel 2007».

рис.1 - Запуск Microsoft Office Excel 2007

Создать Список автозаполнения с названиями должностей. Заполнить графу «Должность» элементами списка.

Далее необходимо ввести с клавиатуры исходные данные в пустую таблицу. Следующим пунктом будет составления списка автозаполнения. В меню Сервис нужно выбрать команду «Параметры» и открыть вкладку «Списки». Далее с помощью функции «Импорт » выделить необходимые элементы для вставки в список автозаполнения.

рис 2. – Создание списка автозаполнения

Выделить цветом ячейки с выходными днями в соответствии с календарем текущего месяца.

Осуществление данного пункта задания предполагает использование функции условного форматирования. Во вкладке «Главная Стили Условное форматирование Правила выделения ячеек Текст содержит » необходимо ввести значение «В», для обозначения выходных дней красным цветом.

рис.3 – Условное форматирование

4.Получить количество отработанных сотрудником дней за месяц. В ячейке AH7 рассчитать количество дней болезни. Предусмотреть, что если это количество равно 0, то в ячейку заносится «пробел».Для выполнения этой части задания необходимо воспользоваться функциями СЧЕТЕСЛИ, И, СЧЕТ. доступ к этим функциям можно получить нажав на поле ввода в ячейку знак «=». Подробное описание каждой этой функции было рассмотрено во второй части данной курсовой работы.

Рис 4. – Применение функций СЧЕТЕСЛИ и ЕСЛИ для расчета количества дней в отпуске

Функции для расчета дней в отпуске, больничных и командировок для

первой строки выглядят так: ЕСЛИ((СЧЁТЕСЛИ(E10:AH10;"от"))<>0;(СЧЁТЕСЛИ(E10:AH10;"от"));" ") – вычисление значения количества дней в отпуске.

=ЕСЛИ((СЧЁТЕСЛИ(E10:AH10;"б/л"))<>0;(СЧЁТЕСЛИ(E10:AH10;"б/л"));" ") – вычисление значения количества больничных .

=ЕСЛИ((СЧЁТЕСЛИ(E10:AH10;"к"))<>0;(СЧЁТЕСЛИ(E10:AH10;"к"));" ") - вычисление количества дней в командировке.

Для вычисления количества работающих в день нужно использовать

следующую формулу:

=ЕСЛИ((СЧЁТЕСЛИ(E10:E26;"8"))<>0;(СЧЁТЕСЛИ(E10:AH10;"8"));" ")

Для вычисления количества в среднем на одного рабочего необходимо использовать следущую формулу:

= СЧЁТ(E10:E26)/ E27

3.2 Построение диаграммы

Для наглядности полученных результатов MS Office Excel 2007 предоставляет широчайший выбор в использовании графических средств. По условию задачи нам необходимо составить диаграммы для последних (27й и 28й) столбцов.

Для того чтобы построить диаграмму нужно выбрать закладку «Вставка Диаграмма Гистограмма », а затем выделить необходимые значения для предоставления на диаграмме. Форматирование диаграммы происходит в этой же вкладке, либо во вкладке «Работа с диаграммами».

рис.6 – Форматирование диаграммы

Диаграммы представлены в Приложении А, Таблель учета отработанного времени в Приложении Б.

Заключение

Microsoft Office Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С её помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статические отчеты, обсчитывают данные опросов общественного мнения и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы.

В научно-технической деятельности программу Microsoft Excel трудно рассматривать как основной вычислительный инструмент. Однако её удобно применять в тех случаях, когда требуется быстрая обработка больших объёмов данных. Она полезна для выполнения таких операций, как статистическая обработка и анализ данных, решение задач оптимизации, построение диаграмм и графиков. На нашем примере мы показали, как можно получить итоговые вычисления, и отобразили их на диаграмме.

Вообще, итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенным условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Excel выполняется при помощи встроенных функций. Особенность использования итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается “угадать”, в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.