Технические средства АРМ делопроизводителя

Содержание

1. Технические средства управления АРМ делопроизводителя
1. Средства малой оргтехники АРМ делопроизводителя

Автоматизированное рабочее место (АРМ) — программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида.

АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту — динамики или иные устройства вывода.

Из состава средств оргтехники выделена группа «Малая техника», это выделение произведено не в соответствии с критерием функциональности, а по совокупности иных признаков.

Главное предназначение средств «малой техники» - это облегчение выполнения простых и рутинных операций обработки бумажных носителей информации, выполняемых на рабочем месте и имеющих относительно небольшую трудоемкость. Существуют следующие средства малой оргтехники:

- бумага и ее многообразная  разновидность;

- ручные пишущие средства  – ручки (гелевые, шариковые), карандаши, маркеры;

- ручные корректирующие  средства – ластики, штрихи, карандаши-корректоры;

- ручные средства скрепления  бумажных носителей информации1 – скрепки, степлеры, клей;

- штемпельные средства (печати) бывают: гербовые, круглые, канцелярские, факсимиле, нумераторы, датеры (датировщики).

У делопроизводителя может быть угловой штамп, на нем размещены все юридические реквизиты организации;

- средства оперативного  хранения бумажных носителей  информации.

Остальные средства «малой оргтехники» автоматизированного рабочего места делопроизводителя в количестве на 1 месяц:

- бумага офисная – 2 коробки;

- ручки шариковые – 15 штук, карандаши – 10 штук;

- корректирующие устройства: ластики – 2 штуки, штрихи – 3 штуки;

- средства скрепления  бумажных носителей: скрепки – 2 коробки,  клей – 2 штуки;

- штемпельные средства (печати) – угловой штамп с размещением  юридических реквизитов учреждения;

- средства хранения бумажных  носителей – папки регистраторы, папки конверты в количестве по 20 штук.

1.2 Технические  средства копирования и тиражирования  документов АРМ делопроизводителя

Электрографическое (электрофотографическое, ксеро-графическое) является в наше время самым распространенным способом копирования. Больше 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты, посредством которых изготавливается более 50% всех копий, сделанных в мире.

Достоинства электрографического копирования:

- высокие оперативность, производительность и качество  копирования;

- возможность масштабирования  и редактирования документа при  копировании;

- получение копий с  листовых и сброшюрованных документов;

- получение копий с  различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;

- получение копий на  обычной бумаге, кальке, пластиковой  пленке, алюминиевой фольге и  др.;

- сравнительно невысокая  стоимость аппаратов и расходных  материалов, легкость обслуживания.2

1.3 Средства обработки, хранения и уничтожения документов АРМ делопроизводителя

Выбор типа и количества средств хранения зависит  от особенностей документов. Применяются  четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная, вертикальная каталожная.

В автоматизированном рабочем месте делопроизводителя присутствуют первичные средства хранения.

Различают несколько видов первичных средств хранения: коробки, папки, футляры, контейнера, пакеты.

В АРМ делопроизводителя используется средства хранения3:

- документы на бумажной  основе, как правило, хранятся в  картонных коробках и папках;

- картонные  коробки являются  более дешевым и распространенным  видом упаковки документов;

- распространены и пластиковые  скоросшиватели, папки-регистры.

В автоматизированном рабочем месте делопроизводителя используются 20 картонных коробки, в которых находятся документы с небольшим сроком хранения (менее 1 года).

Скоросшиватели автоматизированного рабочего места делопроизводителя предназначены для более длительного хранения ( от 1 года до 3 лет).

Регистры АРМ делопроизводителя для хранения часто используемых документов.

В автоматизированном рабочем месте делопроизводителя есть и вертикальные картотеки, представляющие собой ящики с вертикально расположенными картами. Карты размещаются свободно, либо закрепляются горизонтальным стержнем. Они нужны для работы в архивах.

1.4 Офисная мебель  и оборудование АРМ делопроизводителя

Мебель: стол с приставкой, стол для заседаний, стол однотумбовый, шкаф для документов, сейф, кресло компьютерное, стулья.

Средства оргтехники: органайзер, настольный календарь, лоток для корреспонденции 2-х секционный, папки для бумаг, телефонный аппарат, персональный компьютер4.

2. Компьютеризированные технические АРМ делопроизводителя

2.1 Конфигурация персонального компьютера АРМ делопроизводителя

Основу технических средств управления автоматизированным рабочим местом делопроизводителя составляет ЭВМ – персональный компьютер, от состава компонентов которого в полной мере зависит качество всего рабочего места в целом.

Системный блок, в корпусе которого размещены внутренние устройства, является центральной частью персонального компьютера. Необходимыми устройствами, входящими в состав системного блока, являются:

- системная (материнская) плата;

- центральный процессор;

- оперативная память;

- накопитель на жестком магнитном диске;

- контроллеры или адаптеры для подключения и управления внешними устройствами;

- порты для подключения внешних устройств;

- внешние запоминающие устройства для гибких магнитных дисков и лазерных дисков.

Системная плата является интегрирующим (объединяющим) узлом компьютера. Она во многом определяет конфигурацию ЭВМ, поскольку от ее параметров зависит тип используемого микропроцессора, максимальный объем оперативной памяти, количество и способы подключения внешних устройств и другие характеристики.

Микропроцессор (или процессор) - это главная микросхема компьютера. Он запускает программный код, находящийся в памяти, и управляет всеми устройствами компьютера либо напрямую, либо через соответствующие контроллеры.

Основой любого микропроцессора является ядро, которое состоит из миллионов транзисторов, расположенных на кристалле кремния. Микропроцессор имеет специальные ячейки, которые называются регистрами общего назначения. Работа процессора состоит в выборе из памяти в определенной последовательности команд и данных и их выполнении. Для повышения быстродействия ПК микропроцессор снабжен внутренней кэш-памятью.

Обмен данными и командами между внутренними устройствами ПК происходит по проводникам многожильного кабеля - системной шине. Основной задачей системной шины является передача данных между процессором и остальными электронными узлами компьютера.

Устройства ввода и вывода (ввода/вывода) являются обязательными элементами любой ЭВМ, поскольку именно они обеспечивают взаимодействие пользователя с вычислительной системой.

С одной стороны, пользователь вводит команды или данные в компьютер через устройства ввода для их обработки, с другой стороны, вычислительная система выдает пользователю результаты своей работы посредством устройств вывода.

Все устройства ввода/вывода ПК относятся к периферийным устройствам, т. е. подключаемым к микропроцессору через системную шину и соответствующие контроллеры. С развитием вычислительной техники существенное развитие получили и устройства ввода/вывода. На сегодняшний день существуют целые группы устройств (например, устройства местоуказания, мультимедиа), которые обеспечивают эффективную и удобную работу пользователя.

К основным устройствам ввода, необходимым для технического обеспечения автоматизированного рабочего места, относятся клавиатура, мышь, сканер.

Клавиатура предназначена для ввода алфавитно-цифровых данных и команд управления в интерактивном режиме взаимодействия ПК и пользователя.

Манипулятор «мышь» - наиболее распространенный манипулятор, позволяющий перемещать указатель (курсор мыши) по экрану дисплея и указывать им на определенные объекты на экране, вводя в компьютер координаты выбранной точки на экране.

Сканер - это устройство оптического ввода, предназначенное для ввода в ПК черно-белых или цветных изображений, а также для считывания текста с бумажного носителя для последующей обработки. Сканированные оригиналы оцифровываются и после ввода в ПК обрабатываются с помощью специального программного обеспечения, а затем сохраняются в виде текстового или графического файла. Сканеры подразделяются на планшетные и ручные.

К основным устройствам вывода относятся монитор и принтер.

Монитор является обязательным элементом ПК, предназначенным для вывода на экран текстовой и графической информации.

Принтер - устройство вывода текста и графики на печать. По способу нанесения красителя на бумагу различают следующие виды принтеров: матричные, струйные, лазерные.

Устройства связи предназначены для приема и передачи (ввода и вывода) информации между двумя и более ПК. В зависимости от целого ряда параметров (типа линии связи, вида подключения, удаленности ПК и др.) используются различные устройства связи.

Модем (модулятор-демодулятор) - устройство, преобразующее информацию к виду, в котором ее можно передавать по телефонным линиям связи. Модемы выполняют цифроаналоговое преобразование цифровых сигналов ПК для их передачи по телефонной линии связи или аналогово-цифровое преобразование аналоговых сигналов из линии связи в цифровые сигналы для обработки в ПК.

Сетевой адаптер (сетевая плата) - электронное устройство, выполненное в виде платы расширения (адаптер может быть интегрирован в системную плату) с разъемом для подключения к линии связи. Сетевой адаптер используется для подключения ПК к локальной компьютерной сети.

Наконец, большое значение в системе технологических средств автоматизированного рабочего места играют средства телефонной и факсимильной связи, а также копировальная и иная офисная техника.

Таким образом, технические средства управления автоматизированным рабочим местом включают в себя: персональный компьютер (внутренние и внешние устройства, устройства ввода и вывода информации и т.д.), средства коммуникации, офисную технику, предназначенную для работы с документами.

2.2  Характеристики  системного блока АРМ делопроизводителя

Автоматизированное рабочее место делопроизводителя основано на персональном компьютере, характеристики которого указаны в таблице 1.

Таблица 1.  Характеристики системного блока

Розничная цена данного системного блока на сегодняшний день составляет около 11 000 рублей. Технические характеристики обеспечивают приемлемую, но не вполне достаточную производительность.

2.3 Характеристики монитора АРМ делопроизводителя

Технические характеристики монитора АРМ делопроизводителя представлены в таблице 2.

Таблица 2 Характеристики монитора

Характеристики монитора, таким образом, являются достаточными для работы с текстовой информацией, составляющей большую часть документов, обрабатываемых делопроизводителем. Стоимость оборудования составляет около 3000 тысяч рублей.

4. Характеристики МФУ АРМ делопроизводителя

Основным периферийным устройством, используемым в деятельности делопроизводителя, является многофункциональное устройство, совмещающее в себе функции принтера, сканера, копировального аппарата и факсимильного аппарата.

Характеристики многофункционального устройства АРМ делопроизводителя представлены в таблице 3.

Таблица 3 Характеристики МФУ

Цена многофункционального устройства, используемого для автоматизации рабочего места делопроизводителя составляет около 19 000 рублей. Оно обеспечивает высокое быстродействие, выдерживает большую нагрузку при печати, обеспечивает комфортный уровень шума при работе.

Таким образом, основными направлениями совершенствования технического обеспечения автоматизированного рабочего места делопроизводителя могут быть названы:

- обновление системного  блока персонального компьютера  с целью повышения его быстродействия  и ускорения обработки информации;

- замена монитора на  устройство с большей диагональю  экрана, более высокой разрешающей  способностью матрицы, что должно  повысить комфорт в работе  делопроизводителя.

Наиболее дорогим и высококачественным устройством в составе технических средств управления автоматизированным рабочим местом делопроизводителя является многофункциональное устройство, замена или обновление которого не требуются.

3 Принципы выбора  технических средств управления  АРМ делопроизводителя

На делопроизводителя в современной организации возлагается большое число разнородных обязанностей:

- принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;

- в соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

- ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

- отправляет исполненную документацию по адресатам;

- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

- подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

- обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Широкий набор функциональных обязанностей предъявляет высокие требования к автоматизированному рабочему месту делопроизводителя, технические средства управления которым включают в себя:

- персональный компьютер;

- средства ввода и вывод  информации;

- офисную технику;

- средства связи.

На основании исследования основных технических средств управления автоматизированным рабочим местом делопроизводителя могут быть сделаны следующие выводы:

- эффективную и комфортную  работу с текущей документацией  обеспечивает многофункциональное  устройство, используемое для печати, сканирования и копирования документов, приема и передачи факсимильных  сообщений;

- персональный компьютер  и монитор позволяют выполнять  возлагаемые на делопроизводителя  задачи, однако их замена более  современными аналогами может  позволить существенно повысить  скорость и качество выполнения  стоящих перед делопроизводителем  служебных обязанностей.

Библиографический список

Нормативно-правовые акты

1. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 27.12.1990 № 3399) // СПС КонсультантПлюс (документ официально опубликован не был).

Научная, учебная, справочно-информационная литература

2. Ахметова Г.Н. Информатика. Киров: Аверс, 2014.

3. Делопроизводство: Организация и технология работы / Под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. М.: Проспект, 2012.

4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). М.: Интел-Синтез, 2009.

5. Кузнецова Л. Бумажный вал: пути избавления // Банковское обозрение. 2013. № 6.

1 Максимов Н.В., Попов И.И. Компьютерные сети Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.

2 Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. Технические средства управления. Учебник – М.: ИНФРА-М, 2010.

3 Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). Ростов н/Д.: ФОРУМ, 2005, с. 225.

4 Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления. М.:ИНФРА, 2009, с. 322.