Технологии автоматизации офиса

Контрольная работа

по предмету «Информационные технологии управления»  на тему:

«Технологии автоматизации  офиса»  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2010 г. 
 
 

       План

  1. Технология автоматизации офиса................................................3
  2. Электронный офис........................................................................4
  3. Виртуальный офис........................................................................7
  4. Автоматизация деловых процессов.............................................8
  5. Интегрированные пакеты программных продуктов.................10
  6. Примеры электронного документооборота: программа «1С: электронный документооборот», Microsoft Office.......................................................12

    Список использованной литературы...............................................16 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

       Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию  рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация  офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

       Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

       

       Рис. 1. Основные компоненты автоматизации  офиса.  

       Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

       Информационная  технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

       Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

       В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

       Электронный офис

       Решение задач управления и принятие решений  подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами — работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

  • электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;
  • автоматизацию управленческой деятельности;
  • вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

       К названной группе относятся и  широко внедряемые в настоящее время  автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:

  • на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;
  • создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций;
  • качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

       Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный  для обработки  документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

  • один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
  • печатающие устройства;
  • средства копирования документов;
  • модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
  • сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;
  • стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
  • проекционное оборудование для проведения презентаций.

       Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.

       Прежде  всего, в условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем  системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. Более того, рухнула непреодолимая до недавнего времени стена между разработчиком и пользователем АИТУ. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты — пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет специалисту работать с теми же разновидностями первичных документов, что и до внедрения АИТУ.

       Виртуальный офис

       В последнее время все большее  распространение приобретают электронные  офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

       Электронные офисы, решающие сложные задачи и  требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации  труда специалистов-аналитиков. Специалисты  таких офисов кроме аналитических  методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.

       Автоматизация деловых процессов

       Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих:

  • обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;
  • сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;
  • хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

       Работа  должна быть хорошо скоординирована  между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие  обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.

       Анализ  деловых процессов, выполняемых  работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и  исполнителями этих задач. Такая  классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

  1. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).
  2. Более сложные задачи — задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
  3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
  4. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.
  5. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

       Интегрированные пакеты программных  продуктов

       Электронный офис предусматривает наличие интегрированных  пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и  информационные технологии, которые  обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

  • программа анализа и составления расписаний;
  • программа презентации;
  • графический редактор;
  • программа обслуживания факс-модема;
  • сетевое программное обеспечение;
  • программы перевода.

       Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в  составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

  • текстовый редактор;
  • электронная таблица;
  • система управления базой данных;
  • средства телекоммуникаций;
  • графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

       Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

       Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

       В настоящее время на рынке офисных  продуктов доминируют три комплекта:

  • Borland Office for Windows фирмы Novell ( в настоящее время Corel Office);
  • Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM );
  • Microsoft Office фирмы Microsoft.

       Назначение  офисных программных пакетов - обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

       Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет  Microsoft Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании — Microsoft, Novell и Lotus Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для «простого» пользователя).

       Microsoft Office

       Корпорация  Microsoft выпустила программный продукт, который обеспечивает пользователя полным набором средств для повседневной работы, а сотрудников офиса - средствами для автоматизации их деятельности и совместной продуктивной работы. Речь идет о новой версии программного продукта - Microsoft Office для Windows 2000 (ранее Win 95 и Win 98).

       Microsoft Office - это семейство программных продуктов. Иными словами, все приложения семейства Office создают единую среду, взаимодействуя друг с другом. При этом пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом.

       Наибольшее  распространение (90% рынка) получил  пакет программ Microsoft Office Professional . Этому способствовала и полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте, и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продукта, позволяющая пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд, и преобладание IBM -совместимых компьютеров по сравнению с другими компьютерами, и альянс Intel - Microsoft , и широкое распространение MS Windows (95 или NT и выше). Windows поставляется вместе с несколькими прикладными программами, среди которых текстовый редактор Word - Pad , графический редактор Paint и программа связи Hyper Terminal, стандартные программы (часы, калькулятор, номеронабиратель и др.), которые помогут организовать и упростить работу.

       Для фирм, обрабатывающих большие объемы информации, оптимальным может служить программный пакет Microsoft Office 2000. Он представляет собой средство, дающее возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами, что позволяет облегчить поиск нужных документов и объединить данные и объекты, созданные в разных программах пакета, в единый документ, для чего используются Internet и интерсети с серверами Web.

       В Microsoft Office входит программа, объединяющая все эти инструменты - это Microsoft Office Manager. Занимая минимум места на экране дисплея, она позволяет осуществить быстрый запуск основных офисных приложений и переключаться между ними в процессе работы. Специально для поддержки работы российских пользователей разработана комплексная система MS Office Mania , в которой предусмотрен диспетчер документов, позволяющий:

       распределять  документы по различным папкам в  соответствии с их назначением. Один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно. При этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины;

  • просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска;
  • редактировать документы, вызывая соответствующую программу.

       Несмотря  на большое число усовершенствований, которые фактически превратили Microsoft Office 2000 в полностью законченный универсальный инструмент для офиса любой категории, его базовый интерфейс был сохранен. Это дает возможность пользователям предыдущей версии Office легко перейти на новую. Необходимо также отметить, что понятный документно-ориентированный интерфейс, а также развитая система помощи резко сократят расходы на поддержку компьютерных систем для организаций, в которых стоимость поддержки и эксплуатации компьютеров соизмерима со стоимостью самих компьютеров.

       Программа «1С: Электронный  документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:

  1. разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;
  2. формализовать жизненный цикл документов;
  3. устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;
  4. контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
  5. обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
  6. автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
  7. отправлять и принимать документы;
  8. вести хранилище документов и обрабатывать их.

       Документы хранятся в машине в папках. Система  поиска позволяет формировать простые  и сложные запросы и сохранять  результаты поиска на период работы. Большинство  операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.

       Программой  «1C: Электронная почта» можно принимать  и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос  папки с документами в базу данных. Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, u которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.  
 
 
 
 
 

       Список  использованной литературы

       1. Черкасова Ю.М. «Информационные  технологии управления» 2001 г.

       2. Интернет сайт: <http://www.referatec.com/> 
 

Технологии автоматизации офиса