Технологии планирования в сфере культуры
Федеральное государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Московский государственный университет культуры и искусств»
Рязанский заочный институт (филиал)
Факультет организации и управления
Кафедра социально-культурной деятельности
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Основы менеджмента»
ТЕМА: «Технологии планирования в сфере культуры»
Букина Юлия Владимировна
Преподаватель: Калинин Владимир Валентинович
Рязань, 2011г.
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ
I Сущность планирования и его принципы
Планирование
Принципы планирования
II Виды планов в сфере культуры
III Организация плановой деятельности
Организация плановой деятельности (этапы планирования)
Организационно-
Этап разработки плана проекта
Этап согласования и утверждения плана
Этап пропаганды и организации контроля выполнения плана
IV Методы планирования в сфере культуры
Методы планирования:
Плановые показатели
Технологические этапы планирования
Планирование в организациях культуры
Заключение
Список литературы
ВВЕДЕНИЕ
Опытно-экспериментальной базой контрольной работы является Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Рязанское областное училище культуры».
В менеджменте процесс планирования в сфере культуры будет эффективен при соблюдении следующих условий:
менеджер социально-культурной сферы должен быть высококвалифицированным, компетентным и широко эрудированным специалистом;
соблюдение основных законов и принципов организации плановой деятельности и применение соответствующих методов;
высокий уровень согласованности действий всех участников процесса разработки плана.
Материалы данной контрольной работы могут найти применение в деятельности средних специальных учебных заведений культуры и искусств, в социально-культурных учреждениях.
Кроме того, данное исследование может быть интересно и полезно менеджерам любых уровней современных организаций и фирм.
Контрольная работа состоит из введения, з главы, где отражены теоретические основы процесса планирования в сфере культуры; заключения и списка литературы.
I Сущность планирования и его принципы
Планирование – важнейшая составная часть системы хозяйствования, состоящая в разработке, реализации планов и контроль, их выполнением.
Планирование — один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм в условиях рыночной экономики. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции.
Весь круг вопросов, связанных с планированием, можно условно разделить на две части:
Философия планирования – основное содержание и направленность плановых документов.
Технология планирования – принципы, методы и показатели планирования, информационное обеспечение планов.
При этом технология планирования определяется его философией.
Принципы планирования
Системный подход – соотнесение планов по срокам и уровням планирования.
Перспективный подход – постановка целей, ведущая роль перспективных планов.
Комплектность:
Учёт социально-экономической ситуации;
Преодоление ведомственного подхода к планированию культуры;
Взаимодействие всех аспектов развития культуры.
Пропорциональность – сбалансированность отдельных элементов и пропорции планов.
Федерализм – сочетание федеральных планов с самостоятельным планированием регионов и организаций.
Непрерывность планирования – планы больших временных горизонтов служат основой для составления планов, ориентированных на меньшие периоды, таким образом, должны достигаться установленные стратегические цели.
Обоснованность планов – обоснование плановых заданий с помощью наиболее адекватных методов планирования.
II Виды планов в сфере культуры
1. А) По уровню принятия плановых решений выделяют планы федеральные, региональные (республиканские, краевые, областные и т.д.), территориальные (районные, городские и др.); планы конкретных организаций, их структурных подразделений и индивидуальные планы.
2. Б) По срокам планирования различают перспективные (долгосрочные и среднесрочные) и текущие (краткосрочные и оперативные) планы.
3. Долгосрочные планы разрабатываются на срок свыше 5 лет, среднесрочные охватывают период от 1 года до 5 лет включительно, краткосрочные составляются на срок до года (годовые, квартальные, месячные). К оперативным планам относятся планы, разрабатываемые на декаду, неделю, день.
4. В) По содержанию планируемой деятельности различают планы творческого, экономического, социального развития и др.
5. Г) По степени директивности, то есть обязательности выполнения различают планы прогнозные (выражающие некоторые ориентировочные представления о планируемом периоде), рекомендательные (содержащие установочные рекомендации) и директивные (подлежащие обязательному выполнению).
6. Д) Различают также стратегические и тактические планы. К выработке стратегии относится формулировка миссии, определение стратегических целей и задач организации на планируемый период. Таким образом, стратегия определяет содержание конкретных планов и организацию обеспечения их выполнения.
По содержанию планируемой деятельности различаются планы культурно-досуговой деятельности, финансирования, повышения квалификации и т.д. Планы могут быть посвящены какому-то одному виду деятельности – в этом случае это будет тематический план, или ряду направлений работы – комплексный план или программа.
В зависимости от уровня принятия планового решения планы различаются на федеральные, республиканские, областные и краевые, районные и городские, планы учреждений и организаций, их подразделений, индивидуальные.
В зависимости от степени директивности, т.е. обязательности выполнения, различаются планы прогнозные (выражающие некоторые ориентировочные представления о планируемом периоде), рекомендательные (содержащие установочные рекомендации) и директивные (подлежащие обязательному выполнению). В директивных планах содержится четкое определение заданий в цифровых показателях с указанием точных сроков выполнения.
Директивным образом планируются ассигнования средств из государственного бюджета, договорные обязательства, задания, связанные со строительством, и другие задания, связанные с использованием материальных, стоимостных и трудовых ресурсов деятельности учреждений культуры. Показатели рекомендательных планов носят контрольный характер (обычно указываются минимальные значения таких показателей). Это означает, что фирма в своей деятельности должна построить свою работу так, чтобы обеспечить достижение показателей не ниже контрольных. Таким образом обычно планируются объемы культурно-досуговой деятельности.
В зависимости от сроков, на которые разрабатываются планы, они различаются на перспективные (среднесрочные и долгосрочные) и текущие (краткосрочные и оперативные). Долгосрочные планы разрабатываются на срок свыше 5 лет. В сфере культуры такие планы обычно разрабатываются на федеральном и региональном уровнях (развития сферы, сети учреждений, долгосрочные программы и т.п.). В таких планах указываются обычно наиболее общие показатели, характеризующие деятельность учреждений на планируемый период. Среднесрочное планирование охватывает период от года до 5 лет (включительно) и отличается обычно большей детализацией. К краткосрочным относятся планы, разрабатываемые на срок до года включительно, а также оперативные планы. В них конкретизируются задания перспективных планов на текущий год, квартал, месяц, неделю.
Поэтому краткосрочные планы называются также планами текущей работы. Текущее планирование осуществляется на тех же уровнях, что и перспективное, а также на уровне отдельных учреждений и их подразделений. Наиболее полно деятельность учреждения культуры выражается в годовых планах работы. Дальнейшая детализация и конкретизация плановых заданий достигается в квартальных и месячных (календарных) и других оперативных планах работы. К оперативным относятся планы, разрабатываемые не декаду, неделю, день, а также оперативные индивидуальные планы.
Следует различать также стратегические и тактические планы. Очевидна центральная роль стратегии – она определяет как содержание конкретных планов, так и организацию обеспечения их выполнения, требования к контролю и персоналу. Цель стратегии – удостовериться, что фирма находит и развивает перспективные виды деятельности, сокращая и сворачивая слабые.
В качестве программы реализации конкретного проекта используется бизнес-план, который представляет собой необходимый набор документов, фактов, анализ информации, оценка рынка – собранный в единый документ, дающий возможность в случае его одобрения и поддержки получить кредит, а следовательно – начальный капитал для развития фирмы, программы или разового мероприятия.
III Организация плановой деятельности
Организация плановой деятельности (этапы планирования)
Разработка любого плана или программы представляет собой деятельность, организованную определенным технологическим образом. С организационно-технологической точки зрения планирование состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются свои специфические задачи. Это организационно-
Организационно-
На этом этапе создаются организационные условия успешной плановой деятельности. Их создание предполагает решение следующих задач.
Определение круга исполнителей. Разработка плана обычно поручается наиболее квалифицированным работникам, поскольку планирование предполагает достаточно широкий горизонт рассмотрения перспектив работы.
Определение сроков разработки. Важно определиться со сроками разработки проекта плана, представления его на согласование и утверждение. Разработка плана на следующий год не должна начинаться позже ноября текущего года.
Информационное обеспечение. Разработка программы должна опираться на добротную информационную базу. Информационное обеспечение планирования заключается в сборе, систематизации и анализе предплановой информации, на основе которой может приниматься плановое решение. К предплановой информации предъявляется ряд требований, таких как объективность и достоверность, оперативность и своевременность, полнота и конкретность, систематичность и т.п. В круг предплановой информации входят данные учета и отчетности, материалы прошедших проверок, директивные и нормативные материалы, научные публикации, методические материалы.
Методическое обеспечение (инструктаж). Менеджер, организующий разработку программы, должен быть уверен, что все участники разработки правильно понимают свои задачи, технологию разработки требуемого плана. Поэтому необходимо предусмотреть проведение совещаний, семинаров, деловых игр, ознакомление с опытом планирования работы других аналогичных организаций.
Этап разработки плана проекта
Этот этап также складывается из нескольких частей, связанных с решением соответствующих задач:
Определение целей и задач на планируемый период. Целеполагание – центральная проблема планирования. Цели деятельности могут задаваться в организационных (уставы, положения, инструкции), распорядительных и директивных (приказы, распоряжения) документах, они могут определяться нормами и нормативами, формулироваться в результате маркетинговых исследований и других методов анализа.
Характеристика целей и задач в конкретных показателях. Показатель – краткая характеристика планируемого процесса или явления, поэтому именно в показателях выражается целенаправленный характер планирования. Выбирая те или иные показатели и давая им количественное или иное выражение, мы конкретно фиксируем поставленные цели и задачи.
По способу определения различают показатели утверждаемые, нормативные и расчетные. Утверждаемые показатели фигурируют в планах экономического и социального развития, в планах бюджетного финансирования. Нормативные показатели определяются на основе межотраслевых, отраслевых и местных норм и нормативов. Расчетные показатели устанавливаются самой фирмой, исходя из анализа конкретных возможностей и условий. По оценке различаются положительные и отрицательные показатели. Первые предполагают систематическое увеличение и наращивание работы. Отрицательные – характеризуют те явления и процессы, которые подлежат уменьшению, снижению и, возможно, устранению (например, дефицит определенного вида культурных услуг и ценностей). По виду планируемой деятельности показатели различаются на показатели производства и потребления культурных ценностей, показатели оснащенности, финансирования, хозяйственного содержания, кадрового обеспечения и т.д. По характеру выражения планируемые показатели разделяются на абсолютные и относительные. Абсолютные показатели в зависимости от их экономической природы могут быть натуральными (выражаться в штуках, комплектах, мероприятиях, количестве людей и т.п.) и стоимостными (выражаться в рублях). Относительные показатели выражаются в простых, относительных и динамических процентах, долях, индексах, корреляциях и т.д.
Определение количественных значений планируемых показателей. Это может быть достигнуто двумя путями: с помощью аналитического или нормативного методов.
Обоснование реализации плана. Возможность достижения поставленных целей, решения поставленных задач, т.е. выполнения программы планируемых действий должна быть обоснована.
Оформление проекта плана. После обоснования реализации проект плана может быть оформлен («положен на бумагу»). Оформление зависит от вида конкретного плана (комплексный или тематический, перспективный или текущий, содержания планируемой деятельности), его назначения и т.д. Может быть выдвинут следующий тезис: план должен быть оформлен таким образом, чтобы в нем могли найти ответ на интересующие их вопросы исполнители, заказчики и инстанции, с которыми данный план согласуется.
Оформленный плановый материал – это всего лишь проект плана. Для того чтобы стать планом (т.е. документом), он должен быть согласован и утвержден.
Этап согласования и утверждения плана
План согласовывается со всеми инстанциями (организациями и должностными лицами), от которых зависит его реализация. Оформляется согласование с помощью реквизита «Согласовано» на последней странице планового документа, где указываются согласующие инстанции и подписи представляющих их ответственных лиц.
Утверждается план решением инстанции-распорядителя кредита организации, чьим планом данный документ является (обычно – директором). Оформляется с помощью реквизита «Утверждаю» (с указанием названия должности и фамилии ответственного лица, а также даты утверждения), который размещается в правом верхнем углу планового документа и обычно заверяется печатью.
После утверждения план становится документом, т.е. элементом административной, финансовой, хозяйственной, трудовой дисциплины.
Этап пропаганды и организации контроля выполнения плана
Успех реализации плана во многом зависит от того, насколько его позиции доведены до конкретных исполнителей, насколько персоналу понятны и близки цели и задачи, содержание конкретной деятельности. Для этого необходимо предусмотреть специальную разъяснительную работу: совещания, семинары, беседы, наглядные материалы и т.п. Не менее важно доведение содержания планов до партнеров, инвесторов и доноров, клиентов и потребителей. В сфере культуры решение этой задачи – широкое информирование общественности о содержании планов – является необходимой предпосылкой успеха дела и поэтому особенно важно. В такой информативной работе могут использоваться СМИ и многообразные формы и виды технологии public relations.
IV Методы планирования в сфере культуры
Методы планирования:
Экстраполяция (планирование от достигнутого уровня) – выявление тенденций, действовавших в предшествующий период; факторов, определявших развитие этих тенденций; и предположение, что эти тенденции и факторы будут действовать в планируемом периоде.
Нормативный – обоснование плановых заданий с помощью норм и нормативов. В научной литературе и на практике отсутствует чёткое разграничение между нормой и нормативом. В ряде случаев эти понятия употребляются как синонимы. В данный момент под нормой понимается научно обоснованная (расчётная) величина, регламентирующая удельное потребление ресурсов на единицу (произведённой продукции и т.д.), характеризующая удельное потребление ресурсов; под нормативом – совокупность производимых или потребляемых услуг и товаров на единицу (потребителя, финансирования, площади, оборудования и т.д.).
Программный – разработка программ культурного развития (федеральных, региональных, территориальных и др.), социо-культурных проектов, бизнес-планов. Направленность программных мероприятий на решение конкретных проблем, интеграция ресурсов и исполнителей.
Плановые показатели
Плановый показатель – краткая характеристика планируемого процесса или явления. Плановые показатели состоят из ряда групп, отражающие различные аспекты развития сферы и организации культуры.
Плановые показатели подразделяются:
По способу определения – на утверждаемые вышестоящим органом, нормативные и расчётные (определяемые самостоятельно).
По содержанию – на показатели ресурсного обеспечения, характеризующие материальные, трудовые, финансовые и другие ресурсы и показатели деятельности, характеризующие предложение и потребление культурных благ и услуг;
Характер выражения делится абсолютные (например, количество посетителей) и относительные (например, количество посетителей в расчёте на одно мероприятие).
Абсолютные показатели по единицам измерения могут быть стоимостными (объём услуг, стоимость основных фондов и т.д.) и натуральными (количество организаций, число мест, численность работников и др.). Относительные показатели выражаются в долях, процентах, индексах, коэффициентах и т.д.
В практике планирования в сфере культуры могут применяться количественные показатели (характеризующие развитие сети организаций и объёмную сторону их деятельности) и качественные (определяющие эффективность работы, её качественный уровень).
Показатели могут отражать статику (состояние на определённый момент времени) и динамику (изменение на определённый период времени).
Технологические этапы планирования
Процесс планирования состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются свои специфические задачи:
А) организационно-
Определение круга исполнителей;
Определение сроков разработки;
Информационное обеспечение;
Методическое обеспечение;
Б) этап разработки плана:
Определение целей и задач на планируемый период;
Выбор круга показателей и определение их конкретных значений;
Обоснование механизма реализации плана;
Оформление проекта плана;
В) этапы согласования и утверждения плана:
Согласование плана;
Утверждение плана.
Г) этап популяризации плана и организации контроля
исполнения:
Информирование общественности о содержании планов (с использованием СМИ, различных технологий Public Relations);
Организация контроля исполнения плана.
Планирование в организациях культуры
Директивное планирование.
Данный этап характеризует:
Отсутствие пятилетних планов, целевой стадии планирования.
Избыток утверждаемых сверху показателей, что сковывало инициативу организаций культуры, ограничивало возможность оперативного маневрирования ресурсами.
Установление значений плановых показателей методом «от достигнутого уровня».
Отсутствие прямой связи между планируемым объёмом финансирования организаций культуры и измеримыми результатами их деятельности. В итоге исчезли стимулы к более эффективной работе, появились иждивенческие настроения.
В сущности, такой порядок планирования (и соответствующего ему финансирования) – своеобразное проявление затратного метода хозяйствования.
Нормативно-целевое планирование.
Данный этап отличает:
Разработка пятилетних планов экономического и социального развития.
Появление целевой стадии планирования.
Отказ от жёсткой регламентации; «сверху» доводятся лишь контрольные цифры, которые не носят директивного характера и служат ориентирами при составлении организациями культуры годовых планов.
Попытка перехода к планированию на основе стабильных экономических норм и нормативов.
Программно-целевое планирование.
На данном этапе организации культуры самостоятельно разрабатывают и утверждают планы своей деятельности.
Перспективное планирование осуществляется путём разработки целевых программ. Перспективы развития определяются исходя из миссии, целей и задач, предусмотренным Уставом, наличия собственных творческих и хозяйственных ресурсов и необходимости творческо-производственного и социального развития организации.
Текущие планирование осуществляется путём разработки планов текущей деятельности, конкретизирующих задания перспективных планов (на год, квартал, месяц).
Творческие, экономические, социальные и прочие планы определяют соответствующие стороны развития коллектива.
Планы творческой деятельности могут охватывать какой-то один вид деятельности, например, выпуск новых спектаклей или прокат текущего репертуара (тематический план) или ряд направлений работы (комплексный план).
К планам экономической деятельности можно отнести инвестиционные планы и сметы.
Инвестиционный план отражает объёмы и направления капитальных вложений на строительство, реконструкцию или техническое перевооружение объектов культуры.
Смета – это план доходов и расходов организации. Она является основным документом, определяющим финансово-хозяйственную деятельность организации в течение текущего года.
В сметах НКО культуры, в отличие от финансовых планов коммерческих организаций, более детально обосновываются расходы, в то время как доходы отражаются лишь в разрезе различных источников (целевые поступления, доходы от предпринимательской деятельности).
Существует взаимосвязь планов творческой и экономической деятельности. При изменении объёмов финансирования возможна корректировка творческих планов.
План социального развития включает вопросы формирования кадровых ресурсов (поиска, отбора, оценки, подготовки, переподготовки и повышения квалификации), улучшение условий труда, социальной защиты и заботы о здоровье и развитии личности, досуга и отдыха работников организаций.
План внешнеэкономической деятельности составляется теми организациями культуры, которые в установленном порядке участвуют в проведении мероприятий по внешним культурным и прочим связям.
Заключение
Планирование - адаптивный процесс, в результате которого происходит постоянная корректировка принятых управленческих решений, постоянный контроль над их выполнением. Для эффективности планирования необходимо ясное представление и сегодняшнем и будущем состоянии внешней и внутренней среды фирмы. Для этого в крупных фирмах создаются информационные системы, данные которых оцениваются с помощью систем анализа.
Планирование – это процесс осуществления совокупности систематизированных и взаимосвязанных работ по определению долгосрочных целей и направлений деятельности предприятий.
Планирование – это то звено, ухватившись за которое можно вытянуть всю цепь предприятий, включая малые предприятия. Главное – использовать его последовательно, сообразуя как с внешними обстоятельствами, так и с внутренней средой, ее особенностями. Но при этом нельзя забывать, что предприятие не существуют вне экономики и в значительной мере определяют ее состояние. В свою очередь и экономика предъявляет к предприятиям все более серьезные требования. Будущее любого предприятия прямо и непосредственно зависит от того, насколько адекватно отвечают его действия потребностям рыночной экономики. Вовремя и правильно ответить на эти запросы и есть главная задача предприятий и, в то же время гарантия их преуспевания, и в этом процессе одну из главных ролей играет планирование.
Планирование обеспечивает достижение выбранных целей путем использования имеющихся преимуществ и создания новых. Решающим плановым решением для организации является формулировка целей и определение конкретных действий, обеспечивающих их реализацию. На основе принятых целей и с учетом результатов анализа вырабатываются решения об основных направлениях действий и соответствующих управленческих процедурах.
Существует достаточно много типов планов. Каждое из них имеет свою специфику – по срокам реализации, составу задач, характеру ориентиров, организационному статусу, методам разработки, степени детализации и т.п.
Список литературы
1. Белоусова Е. Оперативное планирование на предприятии // Экономика. Финансы. Управление. –2002. – №4. – с.40-45.
2. Бизнес-план как одна из составляющих системы планирования на предприятии // Экономика. Финансы. Управление. – 2003. – №1. – с.25-30.
- Гапоненко А.Л., Панкрухин А.П. Стратегическое управление: Учебник. – М.: Омена-Л, 2004. – 472 с.
4. Прогресс, 1999 г., 387 с.
5. Горемыкин В.А., Бугулов Э.Р., Богомолов А.Ю. Планирование на предприятии. М.: Инф. – изд. дом «Филинъ», 2001 г.
6. Деловое планирование: Методы, организация, современная практика./Под редакцией В.И. Попова. М.: Ф и С, 2002 г. 366 с.
7. Зайцев В.И. Стратегия развития фирмы. М.: ЮНИТИ, 2000 г., 322 с.
8. Ильин А.И. Управление предприятием. Мн.:Высшая школа, 2000 г., 275 с.
