Технология и автоматизация делопроизводства

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра Технологий важнейших отраслей промышленности

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ  РАБОТА

ВАРИАНТ № 21

По дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

Студент ВШУБ,

4-й курс, ВВУ-3                                                                              А.В. Савошко

Руководитель                                                                                    В.В. Паневчик

МИНСК 2013

ЗАДАНИЕ 1

Правила пересылки  корреспонденции

Этапы обработки входящей корреспонденции

Обработка поступающей  корреспонденции включает в себя:

- проверку правильности  доставки документов;

- проверку целостности  вложений, комплектности;

- регистрацию поступления документов;

- сортировку документов  для последующего распределения.

Проверка правильности доставки проводится до вскрытия конверта или упаковки: необходимо убедиться, что корреспонденция доставлена по правильному адресу.

Корреспонденцию, доставленную не по адресу, возвращают в отделение связи.

Если корреспонденция  поступила в поврежденном виде, то об этом составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, другой остается в организации.

Отметим, что не все  конверты после вскрытия уничтожаются - их сохраняют в следующих случаях:

- если дата почтового  штемпеля необходима как свидетельство  даты отправки или получения  документа;

- если на документе отсутствует  реквизит «дата документа»;

- если дата документа существенно  отличается от даты его получения;

- если в полученном документе  нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт  присоединяется к документу и  после использования документа  подшивается вместе с ним в  дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах  приложений, листов и др. отправителю  посылается запрос или сообщение  по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Телеграммы и телефонограммы при  поступлении обрабатываются в первую очередь.

На следующем этапе необходимо зарегистрировать документы.

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее - Инструкция), утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

На всех без исключения документах ставится регистрационный  штамп с датой поступления  в правом нижнем углу первого листа  документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить  на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 9 к Инструкции).

Нерегистрируемые документы  направляются по назначению в структурные подразделения. Предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Регистрация поступающих  в организацию документов осуществляется, как правило, централизованно, в  канцелярии.

Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Место регистрации документа  закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Первоначальная обработка  документов заканчивается сортировкой.

Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях. Нерегистрируемые документы направляют непосредственно в структурные подразделения.

Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК) или журнале регистрации  входящих документов. Форма РКК закреплена Инструкцией.

Зарегистрированные документы  передаются на рассмотрение руководства  и (или) непосредственно в структурные подразделения (исполнителям).

Этапы обработки исходящей  корреспонденции

Обработка отправляемых документов включает в себя:

- проверку комплектности  документов;

- сортировку;

- нанесение адреса  на конверт;

- фальцовку (складывание  бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;

- отправку документа.

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (далее - Правила).

Согласно главам 12 и 13 Правил упаковка почтовых отправлений выбирается отправителем и должна соответствовать характеру вложения, условиям и продолжительности пересылки, исключать возможность причинения вреда жизни и здоровью работников операторов почтовой связи, повреждения (порчи) вложения при обработке и пересылке, доступа к вложению без нарушения упаковки, повреждения (порчи) других почтовых отправлений.

Упаковка международных  почтовых отправлений не должна затруднять быструю и легкую проверку таможенными  органами пересылаемого вложения. На почтовых отправлениях, сопроводительных бланках к посылкам, а также на бланках денежных переводов адреса отправителя и получателя пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий и не относящихся к адресу знаков. Адрес получателя располагается на лицевой стороне почтового отправления в нижней правой его части. Адрес отправителя располагается на лицевой стороне почтового отправления в верхней левой его части.

Адрес должен быть точным и полным и содержать следующие  данные: фамилию, имя, отчество или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код, название отделения почтовой связи, название района, название области. При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

На международных почтовых отправлениях адрес получателя должен быть написан на языке страны назначения либо на одном из международных языков - французском или английском. Адрес получателя должен быть точным и полным и содержать данные, необходимые для доставки или вручения почтового отправления в стране назначения. Название населенного пункта и страны назначения пишется заглавными буквами. Название страны назначения должно обязательно дублироваться на белорусском или русском языке, например FRANCE (ФРАНЦИЯ). Адрес отправителя может быть написан на белорусском или русском языке. В этом случае необходимо дублировать название страны отправителя заглавными латинскими буквами, например БЕЛАРУСЬ (BELARUS).

В адресе внутренних и  международных почтовых отправлений, посылаемых до востребования, должны быть указаны фамилия, имя и отчество полностью (за исключением случаев, когда в связи с национальными особенностями отчество не применяется), код и название населенного пункта, в котором расположено отделение почтовой связи, название страны назначения (для международных почтовых отправлений).

На почтовых отправлениях с объявленной ценностью, посылках без объявленной ценности, отправлениях международной ускоренной почты  и денежных переводах, а также  на внутренних почтовых отправлениях, адресованных в населенные пункты, которые не имеют названия улиц и нумерации домов, фамилия, имя и отчество получателя указываются полностью. Почтовый код на письмах и почтовых карточках с кодовой сеткой пишется стилизованными цифрами чернилами черного или синего цвета.

Плата за услуги почтовой связи взимается при приеме почтовых отправлений по тарифам, действующим  на дату приема.

В соответствии с главой 6 Правил услуги почтовой связи оплачиваются почтовыми марками Республики Беларусь, иными знаками почтовой оплаты, наличными деньгами или путем безналичных расчетов, а также международными ответными купонами.

Почтовыми марками Республики Беларусь оплачивается пересылка национальным оператором почтовой связи простых и заказных отправлений письменной корреспонденции.

Почтовые марки наклеиваются в правом верхнем углу почтового  отправления. Не допускается наклеивание  почтовых марок одна на другую, наклеивание  поверх почтовых марок клеящей ленты, а также нанесение на почтовые марки иных веществ, способствующих повторному их использованию. Почтовые марки, изъятые из обращения, загрязненные, поврежденные, заклеенные клеящей лентой, покрытые иным веществом, погашенные каким-либо способом, иностранные почтовые марки для оплаты услуг почтовой связи не принимаются.

Неоплаченные или не полностью оплаченные отправления  письменной корреспонденции после  выемки из почтовых ящиков при наличии  адреса отправителя возвращаются ему  без гашения марок с указанием  причины возврата. При отсутствии адреса отправителя такие почтовые отправления передаются в нерозданные почтовые отправления.

Образцы написания  адресов на почтовых отправлениях

Электронная почта

Отвлечемся от сайтов, файлов, браузеров  и всего, о чем шла речь в предыдущих главах, и обратим взор на еще одну возможность Интернета – электронную почту. Эта служба стоит особняком от других интернет-технологий (поэтому и заслуживает отдельного внимания), являясь при этом удобным средством общения между пользователями Всемирной паутины.

Электронная почта имеет много  различных названий, так как в  силу ее относительной молодости  за этим сервисом окончательно не закрепилось  пока ни одно. В русском языке  иногда используются следующие синонимы словосочетания «электронная почта», заимствованные из английского языка: e-mail (сокращение от electronic mail), E-mail, email, mail, mailto и некоторые другие. Часто в разговорной, а порой и в письменной речи можно встретить жаргонные русскоязычные названия этого понятия: мыло (от англ. mail), электрическая почта, электропочта. Интересно и то, что даже в английском языке пока не выработалось единого подхода к написанию этого термина. В данной книге будем использовать словосочетание «электронная почта».

Датой рождения электронной почты принято считать 1971 год, однако по-настоящему массовым явлением она стала только в начале XXI века, сильно потеснив обычную почту. Преимущества электронной почты перед другими способами обмена информацией между людьми следующие.

• Скорость – это важнейший показатель, позволивший электронной почте прочно укрепиться в жизни современного общества. Причем время, за которое будет доставлено электронное письмо, зависит не столько от географической удаленности адресата, сколько от пропускной способности каналов связи.

• Дешевизна – как уже говорилось в самом начале книги, стоимость  электронного письма равна стоимости  услуг Интернета за время, потраченное  на отправку или получение электронной  почты.

• Доступность – когда Интернет сам по себе стал доступным явлением, он сделал такой и электронную почту, ведь для ее использования ничего, кроме компьютера, подключенного к Сети, не требуется. Порой можно обойтись даже и без этого, например воспользовавшись мобильным телефоном. Многие модели современной офисной техники могут подключаться к Интернету без помощи компьютера и отправлять, например, отсканированное изображение по электронной почте.

• Удобство работы – все отправленные и полученные письма компьютер со скрупулезностью очень ответственного секретаря сохраняет и сортирует. В отличие от многих других способов передачи информации электронная почта не требует постоянного подключения к Интернету: получать и отправлять электронные письма можно в любое удобное время.

Перечислять достоинства электронной  почты можно еще долго. Добавим, что электронное письмо может содержать не только текстовую информацию, но и любую другую. Это означает, что таким способом можно отправить фотографию, документ в любом формате и вообще произвольный файл.

Прежде чем приступить непосредственно к работе с электронной почтой, вкратце затронем механизм ее действия, понимание которого будет не лишним. Работа с электронной почтой, если представить ее упрощенно, строится следующим образом. Пользователь со своего компьютера, подключенного к Интернету, соединяется с почтовым сервером и передает ему электронное письмо. По сути, почтовый сервер – это тоже компьютер, задачей которого является прием электронных писем от отправителя, их промежуточное хранение, а также доставка адресату. Далее адресат со своего компьютера соединяется с почтовым сервером и принимает хранящееся на нем письмо.

Задание 2

Правила оформления реквизитов

Реквизит "АДРЕСАТ" - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы:

индекс, область (край), город, улицу, дом.

При оформлении адреса допускаются  общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или  просп., корп., кв.

Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).

В обозначениях номеров  домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).

Наименование адресата указывают на документе одним  из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем  углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.

Если документ напечатан  на листе бумаги, адресат оформляют  с 4-го положения табулятора (45 деление  на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный  интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита "Адресат":

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- должность;

- фамилия и инициалы  должностного лица, кому направлен  документ;

- почтовый адрес.

Каждый из элементов реквизита "Адресат" должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.

Варианты оформления реквизита "Адресат".

1. Документ направляют  в организацию, в структурное  подразделение:

Ярославский

часовой завод

Отдел сбыта

или

Ярославский

часовой завод

Отдел сбыта

г. Иванову В. И.

Название организации  и структурного подразделения пишут  в именительном падеже, фамилию должностного лица - в дательном, инициалы ставят после фамилии через пропуск.

2. Документ направляют  в несколько однородных организаций,  адресат указывают обобщенно:

Директорам  школ

и техникумов

или

Директорам

книжных магазинов

На одном документе  может быть указано не более четырех  адресатов, отделенных друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Слово "Копия" перед  адресатами, следующими после первого, не ставят.

При направлении документа  более чем в четыре адреса составляют список рассылки. При этом на каждом документе указывают только один адрес.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который  пишут после названия организации  и должностного лица например:

Директору

машиностроительного завода

"Звезда"

г-ну Степанову В.И.

153217, г. Псков  ул. Садовая, 15

Почтовый адрес не указывают в реквизите "Адресат", если документ адресован в правительственные  органы или постоянным корреспондентам, адрес которых известен экспедиции или секретарю.

3. Адресуя документ  руководителю организации, наименование организации можно включать в состав должности адресата, если отправителю известна фамилия руководителя.

Например:

Директору

машиностроительного завода

"Звезда"

г-ну Степанову  В. М.

4. Если документ адресован  частному лицу, то сначала пишут адрес, а затем указывают фамилию и инициалы адресата, например:

653174, г. Смоленск

ул. Почтовая, д. 3, кв. 16

г-же Михайловой Н. В.

Реквизит "ДАТА ДОКУМЕНТА" - обязательный реквизит документов, составная часть поискового признака.

Датой документа может быть:

- дата его подписания (для распоряжений, приказов, писем, справок, докладных  записок);

- дата принятия документа коллегиальным  органом (для решений, постановлений);

- дата утверждения (для положений,  уставов, инструкций и т.д.);

- дата составления - дата, когда событие произошло (для протокола, акта).

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой  документа является наиболее поздняя  дата подписания.

Оформляют дату тремя  парами арабских цифр, разделенных  точками. Они соответствуют числу, месяцу и году (15.06.80). Если цифра одна, перед ней ставят "ноль" (03.09.96). Это самый распространенный способ оформления даты. Реже дату пишут так: 15.03.1994. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа или подписи.

В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может  быть установлена дата вступления документа  в силу (введение документа в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа, например: "Решение вступает в силу через 15 дней со дня Опубликования и действует в течение двух лет".

Дата входит также  в грифы "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДЕНО".

Датируется документ должностным лицом при его подписании или утверждении. Дата проставляется руководителем от руки в установленном месте. Месяц и год можно напечатать заранее.

В тексте документов допустимо  применение словесно-цифрового способа  оформления: 28 августа 1993 г. или 2 сентября 1997 года.

Реквизит "РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА" - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения.

Индекс проставляют  на одной строке с датой документа  или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) - индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.

Для исходящих документов, (писем) индекс состоит из следующих  частей:

- индекса структурного подразделения, составившего документ;

- номера дела по  номенклатуре, куда подшивается  копия отправленного документа;

- порядкового номера  регистрации.

Например:

03-08/116,

где -

03 - индекс структурного  подразделения;

08 - номер по  номенклатуре;

116 - порядковый  регистрационный номер документа.

Индекс документа, составленного  несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациями - авторами документа, которые пишут  через косую черту в порядке  указания авторов-составителей.

Например: 822/413/145

На документах, отправляемых из организаций (исходящих), индексы  ставят как на подлиннике, так и  на копии, остающейся в учреждении.

На приложениях к  поступившим или отправляемым документам индексы не ставят.

Вступительное обращение в письме иностранному корреспонденту

TDK SINGAPORE (PTE)  LTD.

460 Alexandra Road, 

# 04-00 PSA  Builolind

Singapore 0511

Your ref. VG/LN/653

Our ref. CN/FK/4536

02 February 2011

Уважаемые господа,

мы тщательно  изучили Ваш проект и, к сожалению, должны сообщить, что не можем принять  редакцию некоторых пунктов, указанных  в Вашем проекте агентского соглашения.

Просим Вас  принять к сведению, что мы хотели бы, чтобы обязанности агентов  включали не только изыскания для  нас заказов и оказания содействия при участии нашего объединения  в торгах, объявляемых в вашей  стране, но чтобы агент постоянно  информировал нас о состоянии риска в стране и организовал широкую кампанию по рекламированию нашего оборудования.

Особо хотим  подчеркнуть, что мы выплачиваем  комиссионные только после получения  платежей от заказчика и только в  валюте платежа.

Надеемся, что  эти предложения и изменения не встретят возражения с Вашей стороны.

С уважением, А.П. Семенов

Генеральный директор

ОФОРМЛЕНИЕ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38–2004.

Реквизит "Государственный герб Республики Беларусь".

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых  штампах. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр

Реквизит "Эмблема организации".

Эмблема университета помещается на бланках на левом поле.

Все этапы обработки  прохождения и исполнения документа  фиксируются отметками, помогающими  определить, где он находится в  данный момент и какова стадия его исполнения.

2.3.1    Отметка о поступлении документа в организацию

(реквизит 28)

При поступлении документа  на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным  штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются  автоматически.

2.3.2    Отметка для автоматического поиска документа

(реквизит 29)

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная  отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место  изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается  на нижнем поле каждого листа документа.

Задание 3

Правила подготовки организационно-распорядительных документов

В какой последовательности располагаются документы в личном деле работника?

При формировании личного дела документы  включаются в следующей последовательности:

1. Внутренняя опись документов  личного дела.

Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

2. Дополнение к личному листку  по учету кадров.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о  работе и изменения в учетных  сведениях о работнике после  заполнения личного листка по учету  кадров.