Технология интеграции офисных приложений

Министерство  образования Республики Беларусь

Белорусский Национальный Технический Университет

Автотракторный  факультет

Кафедра «Экономика и управление на транспорте» 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине информатика

«Технология интеграции офисных приложений» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Подготовила студентка группы 101811

Зенькова  Ксения

Проверил  старший преподаватель:

Стефанович  Наталья Валерьевна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Минск 2011

Содержание 
 

1. Введение
2. Понятие интегрированных информационных технологий
3. Сущность интегрированных программных пакетов
4. Основные виды приложений интегрированных пакетов и прикладных программ
5. Классификация основных программ Microsoft Office
6. Интеграция  приложений MS Office
7. Альтернативные интегрированные прикладные программы
8. Заключение
9. Список литературы

Введение

 
Информационные технологии сегодня  успешно применяются в различных  видах деятельности. В том числе  и в управлении.

Существует  большое множество программ, предназначенных  для той или иной сферы. Например, программы для обработки изображений, как для профессионалов, так и для любителей, программы для работы с таблицами и базами данных, программы для построения чертежей, специализированные программные продукты для управленческой, бухгалтерской, строительной и иной деятельности.

В связи  с этим важным является взаимодействие различных программ между собой, поскольку от этого зависит качество работы. 
 

Теоретическая сущность интегрированных  информационных технологий

1.1 Понятие интегрированных  информационных технологий

 
Интегрированные информационные технологии представляют собой взаимосвязанную  совокупность отдельных технологий, то есть объединение частей какой  – либо системы с развитым информационным взаимодействием между ними.

Интеграция  технологий, создавая единую информационную среду, позволяет расширить границы управления, повысить качество информации о состоянии хозяйственной деятельности. Следующая ее цель – обеспечить руководителям возможность оперативного воздействия на производственную деятельность, то есть повысить эффективность управления.

Примеры технологий:

- оперативная  обработка текущих данных;

- оперативная  обработка аналитических данных;

- промышленные  системы управления документами.

Одной из разновидностью интегрированных  информационных технологий является интегрированный офисный пакет. Электронным офисом называется программно – аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления

В состав электронного офиса входят:

- персональные компьютеры объединенные в сеть;

- печатающие  устройства;

- средства  копирования;

- сканер;

- проекционное  оборудование для проведения  презентаций.

К появлению  электронных офисов привела необходимость  работы с документами, базами данных предприятий, в домашних условиях и др. 

1.2 Сущность интегрированных  программных пакетов

 
Интегрированные программные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.

Результаты, полученные отдельными подпрограммами, могут быть объединены в окончательный  документ, содержащий табличный, графический и текстовый материал.

Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое  ядро, обеспечивающее возможность тесного  взаимодействия между составляющими.

В профессиональный пакет Microsoft Office вошли такие необходимые  программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Пример: интегрированный пакет для написания  книг, содержащих иллюстрации. Он содержит:

- текстовый  редактор;

- орфографический  корректор на 80000 слов (программу  обнаружения орфографических ошибок);

- программу слияния текстов;

- программу  формирования оглавлений и составления  указателей;

- автоматический  поиск и замену слов и фраз;

- средства  телекоммуникации;

- электронную  таблицу;

- систему  управления базами данных;

- модули  графического оформления;

- графический  редактор;

- возможность  печати сотнями разных шрифтов  и т.д.

Microsoft Works − это очень простой и удобный  пакет, объединяющий в себе  текстовый редактор, электронные  таблицы и базы данных, а также  телекоммуникационные средства  для соединения с другими компьютерами по телефонным линиям. Пакет ориентирован на людей, не имеющих времени осваивать сложные продукты, на начинающих пользователей, а также на домашних пользователей.

Интегрированные пакеты обеспечивают одновременное  использование нескольких функциональных и типовых пакетов в конкретной области применения.

Интегрированные пакеты удобны для пользователей. Они  имеют единый интерфейс, не требуют  стыковки входящих в них программных  средств, обладают достаточно высокой  скоростью решения задач.

Интегрированные пакеты представляют собой набор  нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент, что отмечалось выше.

Интегрированный пакет, как правило, стоит столько  же, сколько и отдельная программа, и поэтому деньги тратятся на него не зря.

Интегрированные пакеты программ - по количеству наименований продуктов немногочисленная, но в  вычислительном плане довольно мощная и активно развивающаяся часть  программного обеспечения (ПО).

Существует  интегрированный пакет для анализа  ценных бумаг с фиксированным доходом, состоящий из калькулятора доходностей, инструментария анализа портфеля и облигационных своп-контрактов. Программа выполняет вычисления доходности для любых типов ценных бумаг с фиксированным доходом; данные могут сохраняться в файлах или использоваться в модулях анализа портфеля или своп-контрактов.

Также есть и специальные интегрированные  пакеты для офиса, в который входят взаимодействующие между собой  программные продукты. Главной отличительной  чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета.

В рамках интегрированного пакета обеспечивается связь между данными, однако при  этом сужаются возможности каждой компоненты по сравнению с аналогичным специализированным пакетом.

Интерфейс более ранних программ был перегружен различными средствами обмена данными  и описаниями среды работы, что  требовало от пользователя определенных навыков и знаний в части переключения режимов пакета, форматов данных, принципов хранения и манипулирования различными типами данных, что в конечном счете снижало привлекательность пакетов. В современных пакетах (например, Microsoft Works) этот недостаток изжит: простота интерфейса позволяет применять его без предварительного обучения персонала.

В состав не менее известных интегрированных  пакетов Турбо-Паскаль 6, 7 входит библиотека модулей tvision. Turbo-Vision, содержащая объекты, процедуры и функции (методы объектов), позволяющие создавать с их помощью удобный интерфейс пользовательских программ.

В основу интегрированного пакета программ Works положены принципы, которые существенно  облегчают его освоение и работу с ним, предопределяют его относительную  компактность и вместе с тем достаточную мощность как универсального инструментального средства.

Анализ  областей применений приводит к необходимости  разработки нескольких интегрированных  пакетов. Целесообразна разработка нескольких интегрированных пакетов, включающих следующий набор функций, которые полностью располагались бы в памяти при работе: табличная обработка, графика, файловая система, статистика, простая база данных, межмашинная связь.

Еще одна причина в том, что круг потенциальных  пользователей интегрированных  пакетов хоть и велик, но все, же ограничен. Когда же большинство из тех, кому такие пакеты действительно необходимы, будут их иметь (а это случится уже очень скоро), шансы на успех будут иметь лишь выдающиеся продукты. Следует также учитывать высокую степень коммерческого риска при выпуске такого сложного и дорогого продукта.

1.3 Основные виды  приложений интегрированных  пакетов и прикладных  программ 

1) Текстовый  редактор

Текстовый редактор − это программа, используемая специально для ввода и редактирования текстовых данных.

Этими данными могут быть программа  или какой-либо документ или же книга. Редактируемый текст выводится  на экран, и пользователь может в  диалоговом режиме вносить в него свои изменения.

Текстовые редакторы могут обеспечивать выполнение разнообразных функций, а именно:

- редактирование  строк текста;

- возможность  использования различных шрифтов  символов;

- копирование  и перенос части текста с  одного места на другое или  из одного документа в другой;

- контекстный  поиск и замена частей текста;

- задание  произвольных межстрочных промежутков;

- автоматический  перенос слов на новую строку;

- автоматическая  нумерацию страниц;

- обработка  и нумерация сносок;

- выравнивание  краев абзаца;

- создание  таблиц и построение диаграмм;

- проверка  правописания слов и подбор  синонимов;

- построение  оглавлений и предметных указателей;

- распечатка  подготовленного текста на принтере  в нужном числе экземпляров  и т.п.

Возможности текстовых редакторов различны −  от программ, предназначенных для  подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Наиболее  известный текстовый редактор − Microsoft Word. Полнофункциональные издательские системы − Microsoft Publisher, Corel Ventura и Adobe PageMaker. Издательские системы незаменимы для компьютерной верстки и графики. Значительно облегчают работу с многостраничными документами, имеют возможности автоматической разбивки текста на страницы, расстановки номеров страниц, создания заголовков и т.д. Создание макетов любых изданий − от рекламных листков до многостраничных книг и журналов − становится очень простым, даже для новичков.

2) Графический  редактор

Графический редактор − это программа, предназначенная  для автоматизации процессов построения на экране дисплея графических изображений. Предоставляет возможности рисования линий, кривых, раскраски областей экрана, создания надписей различными шрифтами и т.д.

На рисунке 1 изображен пример диалогового окна графического редактора.

 
 
 
Рисунок 1 – Пример диалогового окна графического редактора 

 Большинство редакторов позволяют обрабатывать изображения, полученные с помощью сканеров, а также выводить картинки в таком виде, чтобы они могли быть включены в документ, подготовленный с помощью текстового редактора.

Некоторые редакторы позволяют получать изображения  трёхмерных объектов, их сечений, разворотов, каркасных моделей и т.п.

Пользуется  известностью Corel DRAW! − мощный графический  редактор с функциями создания публикаций, снабжённый инструментами для редактирования графики и трёхмерного моделирования.

3) Системы  деловой и научной графики

Эти системы  позволяют наглядно представлять на экране различные данные и зависимости.

Системы деловой графики дают возможность  выводить на экран различные виды графиков и диаграмм :

- гистограммы  (рисунок 2);

- круговые  и секторные диаграммы (рисунок  3) и т.д.

Рисунок 2 – Пример гистограммы                    Рисунок 3 – Пример круговой диаграммы 

Системы научной и инженерной графики позволяют в цвете и в заданном масштабе отображать на экране следующие объекты:

- чертеж  с нанесенными изолиниями

- графики  двумерных и трехмерных функций,  заданных в табличном или аналитическом  виде;

- системы  изолиний, в том числе, и нанесённые на поверхность объекта (см. рисунок);

- сечения,  проекции, карты и т.д.

Для построения легко воспринимаемых реалистических изображений трёхмерных объектов системы  инженерной графики позволяют удалять  линии, не видимые наблюдателю.

4) Табличный  процессор

Табличный процессор − это комплекс взаимосвязанных  программ, предназначенный для обработки  электронных таблиц.

Электронная таблица − это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк  и граф, на пересечении которых  располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст.

Значение  в числовой клетке таблицы может  быть либо записано, либо рассчитано по соответствующей формуле; в формуле  могут присутствовать обращения  к другим клеткам.

Каждый  раз при изменении значения в клетке таблицы в результате записи в нее нового значения с клавиатуры пересчитываются также значения во всех тех клетках, в которых стоят величины, зависящие от данной клетки.

Графам  и строкам можно присваивать  наименования. Экран монитора трактуется как окно, через которое можно рассматривать таблицу целиком или по частям.

Табличные процессоры представляют собой удобное  средство для проведения бухгалтерских  и статистических расчетов. В каждом пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

Специальные средства позволяют автоматически  получать и распечатывать настраиваемые  отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.

Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяют быстро делать выборки в базе данных по любому критерию.

Самые популярные табличные процессоры − Microsoft Excel (Эксель) и Lotus 1-2-3.

В Microsoft Excel автоматизированы многие рутинные операции, специальные шаблоны помогают создавать отчёты, импортировать данные и многое другое.

Lotus 1-2-3 − профессиональный процессор  электронных таблиц. Широкие графические  возможности и удобный интерфейс  пакета позволяют быстро ориентироваться  в нём. С его помощью можно  создать любой финансовый документ, отчёт для бухгалтерии, составить бюджет, а затем разместить все эти документы в базах данных.

5) Системы  управления базами данных

База  данных − это один или несколько  файлов данных, предназначенных для  хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации.

В базе данных предприятия, например, может  храниться:

- вся  информация о штатном расписании, о рабочих и служащих предприятия;

- сведения  о материальных ценностях;

- данные  о поступлении сырья и комплектующих;

- сведения  о запасах на складах;

- данные  о выпуске готовой продукции;

- приказы  и распоряжения дирекции и  т.п.

Даже  небольшие изменения какой-либо информации могут приводить к  значительным изменениям в разных других местах.

Пример. Издание приказа о повышении в должности одного работника приводит к изменениям не только в личном деле работника, но и к изменениям в списках подразделения, в котором он работает, в ведомостях на зарплату, в графике отпусков и т.п.

Базы  данных используются под управлением систем управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) − это  система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения  к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

Современные СУБД дают возможность включать в  них не только текстовую и графическую  информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота  использования СУБД позволяет создавать  новые базы данных, не прибегая к  программированию, а пользуясь только встроенными функциями.

СУБД  обеспечивают правильность, полноту  и непротиворечивость данных, а также  удобный доступ к ним.

Популярные СУБД — FoxPro, Access for Windows, Paradox.

Для менее  сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие  функции:

- хранение  большого объема информации;

- быстрый  поиск требуемой информации;

- добавление, удаление и изменение хранимой  информации;

- вывод  ее в удобном для человека  виде

6) Библиотеки  стандартных подпрограмм

Библиотека  стандартных подпрограмм − это  совокупность подпрограмм, составленных на одном из языков программирования и удовлетворяющих определенным единым требованиям к структуре, организации их входов и выходов, описаниям подпрограмм и т.п. Стандартные подпрограммы имеют единую форму обращения, что обеспечивает простоту и удобство настройки параметров подпрограммы на решение конкретной задачи.

В качестве примера можно привести библиотеку стандартных подпрограмм по численным  математическим методам решения  уравнений, вычисления интегралов, нахождения экстремумов и т.п.

7) Пакеты  прикладных программ (ППП)

Пакеты  прикладных программ (ППП) − это специальным образом организованные программные комплексы, рассчитанные на общее применение в определенной проблемной области и дополненные соответствующей технической документацией.

В зависимости  от характера решаемых задач различают следующие разновидности ППП, изображенных на рисунке 4.

Рисунок 4 – Разновидности пакетов прикладных программ 

Чтобы пользователь мог применить ППП  для решения конкретной задачи, пакет  должен обладать средствами настройки (иногда путём введения некоторых дополнений).

Каждый  ППП обладает обычно рядом возможностей по методам обработки данных и  формам их представления, полноте диагностики, что дает возможность пользователю выбрать подходящий для конкретных условий вариант.

ППП обеспечивают значительное снижение требований к уровню профессиональной подготовки пользователей в области программирования, вплоть до возможности эксплуатации пакета без программиста. Часто пакеты прикладных программ располагают базами данных для хранения данных и передачи их прикладным программа

 
2 Анализ офисного  пакета Microsoft Office

2.1 классификация основных  программ Microsoft Office 

Как уже  говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition 2007 включает программы: Word 2007, Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007 (возможно также включение в этот список программы Publisher). На возможностях этих программ мы кратко остановимся.

Microsoft Word - это многофункциональная система  обработки текстов, обладающая  полным набором средств, необходимых  для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Microsoft Word - настолько широко распространенный  текстовый процессор, что его  файловый формат (.doc) стал стандартом  дефакто для всех разработчиков  офисных приложений.

Word обеспечивает  редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.

На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные  интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).

Программа также позволяет форматировать  разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют  свой формат колонки, колонтитулы, нумерация  страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно  облегчает работу при форматировании  документа, предоставляя возможность использовать стили.

Стиль - это именованный и сохраненный  набор параметров форматирования. Стиль  может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив  стиль, можно быстро применить его  к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.