Текстовое документирование: назначение, область применения

Московский  банковский ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Специальность «БАНКОВСКОЕ ДЕЛО»

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Документационное обеспечение  управления»                  на тему «Текстовое документирование: назначение, область     применения»

Выполнила студентка 3 курса

группы 3 ЗОК-1

Афанасьева Ольга  Анатольевна

Проверил:

к.н. Паршаков В.Р.

Москва 2011

Содержание

Введение           3

1.Начертательный способ закрепления и передачи информации  4

2.Виды письма          6

2.1 Пиктографическое письмо, его особенности,

  применение в настоящее время        6

2.2 Логографическое письмо (идеографическое письмо),

  его достоинства и недостатки       7

2.3 Слоговое письмо. Возникновение фонетического

(буквенного) письма         10

3.Область применения текстового документирования    12

3.1 Стенография          12

3.2Техническое  документирование       14

Заключение          16

Список используемой литературы       17

Введение

Стремительное наращивание  информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию  документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом  связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно  с этими науками документоведение имеет возможность на современном  этапе эффективно решать теоретические  и прикладные задачи, связанные с  производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых  своих проблем документоведение широко использует достижения в области  технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими  свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

1.Начертательный способ закрепления  и передачи информации

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. К функциям документа относятся:

1.Информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;

2.Социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

3.Коммуникативная: документ  выступает в качестве средства  связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями,

4.Культурная: документ - средство  закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

2.Виды письма

2.1 Пиктографическое  письмо, его особенности, применение  в настоящее время

Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков. Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях.

Пиктография (лат. pictus - рисованный, живописный, греч.) - древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). "Читающий" пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения.

 Пиктографическое письмо  имело множество несомненных  достоинств, которые определили  возможности его развития в  более высокие формы письменности, вплоть до фонетической. К числу этих достоинств следует отнести:

1.возможность вводить  новые промежуточные звенья повествовательности; 

2.достаточно высокий уровень  абстрагирования, выделение главного, существенного; 

3.отсутствие необходимости  в реалистичности изображения,  в таком письме заложены значительные  возможности схематизации и перерастания  в условные изображения. 

Основные направления  исторического развития пиктографии  следующие: выработка единого способа  начертания рисунка, понятного для  всех (или большинства) Представителей данного племени (рода, общины); закрепление за каждым рисунком более или менее определенного значения, смысла (иначе говоря, тенденция к общезначимости и однозначности, хотя, конечно, до полной однозназначности было еще далеко); обогащение набора пиктографических рисунков такими знаками, которые позволяют конкретизировать текст, пиктограммы, особенно в том, что касается счета, собственности имен и др.

Применение  пиктографического письма в настоящее  время

Некоторые виды пиктографии  используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы  рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев  у кнопок звонков в номере - изображение  уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

2.2 Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки

Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову  обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками — детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово.                                          

Идеографический знак, прикрепленный  к определенному слову, называется логограммой. Для знаков, выражающих последовательности звуков, используются тоже логограммы, но в «ребусном» употреблении. Такие последовательности — не обязательно слоги; так, в древнеегипетской письменности гласные вообще не передавались. Словесно-слоговым письмом могли передаваться тексты любого содержания, т.к. такое письмо обеспечивало достаточно адекватную фиксацию речи и надёжное воспроизведение текста при чтении. Отсутствие обязательной непосредственной связи первоначальных идеограмм с фонетической стороной речи позволяло использовать одни и те же знаки в качестве логографических элементов для разных диалектов (в Китае) и для разных языков (на древнем Ближнем Востоке).

В древнейших видах письма этого типа знаки монументальных надписей долго сохраняли форму  рисунков-иероглифов; наряду с ними существовала скоропись (на папирусах, черепках — в Египте, на бамбуковых палках — на Дальнем Востоке, и т.п.). Такие системы письма возникали всюду, где впервые складывалось государство, и обычно независимо друг от друга; отдельные случаи сходства знаков объясняются либо общей типологией, либо случайностью.

В течение нескольких тысячелетий  пиктографическое письмо постепенно перерастало в идеографическое письмо, где рисунки заменяются определенными знаками. Идеографическое письмо развивалось в направлении от изображения определенных представлений (образов, понятий) независимо от их звучания в устной речи — к иероглифам. Иероглифы одновременно указывали, и образы (представления, понятия), и те звуки, из которых состоят слова, обозначающие данные образы (представления, понятия). На рубеже IV—III тыс. до н.э. иероглифическое письмо уже широко применялось в Месопотамии, а в 2400 г. до н.э. оно превратилось в упорядоченное словесно-слоговое письмо клинописного типа. Клинописное письмо было достаточно сложной системой, состоящей из нескольких сотен и даже тысяч специальных знаков. Его усвоение требовало значительной специализации и профессионализации. В древневавилонском обществе сформировался целый социальный слой — слой писцов. В течение III тыс. до н.э. складывается и египетская иероглифика. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже  в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую  древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого  семитами слогового письма, научились  разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

Преимущества словесно-слогового  письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения.

2.3 Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма

Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное, в котором знаки обозначают не предметы, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначения.

В связи с частой необходимостью передачи имен появился качественно новый и перспективный прием — изображение имен людей некоторыми предметами, сходными по звучанию, но имеющими, разумеется, совсем иную природу.

Так постепенно зарождаются зачатки фонетического письма. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки). Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо.

С конца IX в. существовало два  письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский  шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма.

В зависимости от техники  исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным  или вербальным.

Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы "язык". Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного  документа как книга.

3.Область применения текстового документирования

3.1 Стенография

Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения  записи человеческой речи, поскольку  скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного  изображения. Обычным письмом можно  записать 15-20 слов в минуту, тогда  как живая речь может произноситься  со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Не случайно ещё в древности  стали предприниматься небезуспешные  попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так возникла стенография (от греч. "stenуs" - узкий, тесный и "grapho" - пишу). В Древней Греции она была известна уже в 350 г. до Р.Х. Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 г. до Р.Х., когда скоростным письмом была произведена  запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического  письма стал Тирон - раб знаменитого  римского оратора Цицерона, исполнявший  обязанности его литературного  секретаря. На первых порах стенография  была словной, т.е. каждому слову  соответствовал свой знак, который  нужно было запомнить. Первоначально  число таких знаков составляло около 5 тыс., а в дальнейшем достигло 13 тыс., что весьма затрудняло практическое использование стенографии.

Выход был найден в изобретении  в начале 17 в. буквенной системы, автором которой стал англичанин Уиллис. Именно буквенная система  стенографии получила впоследствии достаточно широкое распространение  во многих странах мира. На протяжении нескольких столетий было создано множество  разновидностей этой системы, которые  в конечном счёте сводятся к двум основным - геометрической и курсивной. В основу первой положены прямая линия, точка, круг и его части, а в основу второй - овал и части букв обыкновенного быстрого письма.

В буквенной системе стенографии  каждой букве соответствует свой стенографический знак. Вместе с тем  широко используются приёмы идеографического, слогового, словного и даже фразового письма. В последнем случае стенографический знак выражает часть фразы или даже целую фразу. Стенография, таким образом, по-своему отражает все основные этапы развития письма.

В России скоростное письмо было известно также достаточно давно: в Новгороде и Пскове - в 15-16 вв., в Москве - в 16 в. при первых Романовых. Однако первая оригинальная алфавитная система стенографии, построенная  с учётом особенностей русского языка, появилась лишь в 1858 г. (система Иванина). Вскоре была сделана и первая публичная  стенографическая запись в России - на диспуте 19 марта 1860 г. между академиком М.П.Погодиным и профессором Н.И.Костомаровым на тему о происхождении Руси. Во второй половине 19 в. стенография стала  использоваться студентами, некоторыми писателями, журналистами, учёными. В  частности, стенографическим способом были записаны романы Ф.М.Достоевского "Игрок", В.Крестовского "Петербургские  трущобы", часть "Основ химии" Д.И.Менделеева и др. Определённый прогресс в развитии стенографии в начале 20 в. был связан с появлением и  работой в России Государственной  Думы. Для записи её заседаний было создано специальное стенографическое бюро, состоявшее из нескольких десятков человек.

С приходом к власти большевиков  внимание к стенографии существенно  усилилось, прежде всего со стороны  государства. В 1925 г. была проведена  Всесоюзная конференция стенографов, в 1920-е годы в СССР издавался журнал "Вопросы стенографии", тогда  же были созданы Высшие государственные  курсы стенографии. Впоследствии стенография  преподавалась в ряде советских  школ и вузов. В стране работали десятки  тысяч стенографов.

За полторы сотни лет  активного использования стенографии  в России было издано множество книг, учебников по этой прикладной дисциплине. На материале русского языка было создано свыше ста различных  вариантов стенографических систем. Все они в конечном счёте являлись разновидностями уже упоминавшихся двух основных систем, сложившихся во второй половине 19 века - геометрической и курсивной.

Изучение стенографии  весьма трудоёмко, требует постоянной практики, а работа стенографа является очень напряжённой. К тому же расшифровка  текста, записанного условными символами, занимает много времени. К этому  следует добавить, что стенографическая запись не в состоянии передать в  точности произнесённый текст. Попытки  перехода в середине 20 столетия к  машинной стенографии не дали желаемых результатов. В настоящее время  с развитием автоматизированных средств документирования стенография  оказалась практически вытесненной  из процесса создания служебных документов, хотя в ограниченных масштабах продолжает ещё кое-где использоваться.

3.2Техническое документирование

Разновидностью начертательного  способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Прежде чем возводить какое-либо сооружение или изготавливать предмет, человек строит их "в своей  голове", а затем закрепляет эту  информацию на каком-либо материале. Техническое документирование - это и есть способ фиксации технической мысли на материальном носителе.

Техническая документация появляется в процессе документирования различных  видов научно-технической деятельности, к числу которых относится  проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская  деятельность, организация промышленного  производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы - это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.

Техническое документирование появилось ещё в глубокой древности, практически одновременно с появлением письма. По мнению учёных, уже многие из наскальных рисунков содержали производственную тематику. По рисункам сооружались храмы и дворцы в Древнем Египте и Вавилоне. Там же появились технические описания на камне, глине, папирусе, которые впоследствии стали дополняться экономическими расчётами и сметами. Для изготовления изделий и сооружения построек стали изготавливать образцы, модели. Появляются рисунки специального технического назначения - чертежи, географические карты.

Качественные изменения  в техническом документировании произошли при переходе от аграрного  общества к индустриальному. В этот период важнейшим техническим документом становится чертёж, т.е. изображение предмета, выполненное с помощью черт, линий на плоскости по определённым правилам. Не случайно именно в конце 18 в. появилось так называемое проекционное черчение, разработанное французским инженером Г.Монжем и используемое вплоть до наших дней. В дальнейшем расширение сферы технического документирования происходило за счёт появления новых либо совершенствования старых его направлений: технологическое документирование, документирование научных исследований, стандартизации и др.

В техническом документировании используются прежде всего изобразительные  средства (чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики), поскольку с помощью  письма зачастую сложно или невозможно передать точную информацию о предмете, объекте, явлении. Формализованный  графический язык является специфической  знаковой системой передачи информации. Графический образ представляет собой целесообразно построенную совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки). Вместе с тем в техническом документировании достаточно широко используется также и словесная форма, тексты.

Заключение

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать следующие выводы:

В зависимости от используемых средств документации различают  способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное  и текстовое документирование). Текстовое  документирование – способ регистрации  информации посредством письменности.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого  типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым  документам.

Документ – зафиксированное  на материальном носителе информации с реквизитами,  позволяющими её идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – запись информации на различных носителях  по

установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание  документов может  осуществляться на естественном или

искусственном языках с использованием новых носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы.

Средства документирования – орудие используемые человеком  для

создания документов:

- простые средства (ручки,  карандаши)

- механические и электромеханические  (пишущие машинки, магнитофоны  , кино и видео техника)

- средства автоматизации  (компьютерная техника).

Список использованной литературы

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
2. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ,  2003
3. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003
4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.-  М: ИКЦ МарТ, 2004