Текстовый редактор word, описание работы

                        Министерство образования  и науки РТ

 ГАОУ  СПО  «Профессиональный  лицей № 44» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                         По информатике 

На  тему: «Текстовый редактор Word » 
 
 
 
 
 
 

                                                                                           Выполнил:                         

                      Учащийся группы № 604

                                                                                           Питков Александр 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижнекамск 2011  
 
 
 
 

    На  волне повального увлечения Windows в эту среду был перенесён  и широко известный текстовый  процессор фирмы Microsoft - Word. Оказавшись  в новой среде, Word  и сохранив мощь своего DOS-овского собрата приобрёл и новые, характерные для Windows-приложений качества, которые ещё более развились в Word версии 6.0 для Windows 3.1-3.11, версии 6.0 и 7.0 для Windows95 и последней локализованной для России версии Word97 для Windows98. В частности, вместо загадочных комбинаций клавиш, большинство команд доступно через Tool-Bar. Естественно, редактор отвечает принципу WYSIWYG, и использует шрифты True-Type. Корме того, Word поддерживает OLE, что делает его полноправным Windows-приложением, полностью использующим возможности системы, и позволяющим сделать работу над создаваемым документом наиболее удобной и естественной. Возможность импорта многих графических форматов, редакторов формул, программ деловой графики и возможность многоколонной вёрстки приближают Word к DTP-системам . К несомненным плюсам можно отнести наличие Тезауруса и системы проверки орфографии, делающими Word прекрасным текстовым редактором. Встроенный язык Word Basic  -  делает редактор исключительно гибким и удобным при обработке однотипных документов, и позволяет ему, словно AutoCAD-у настраиваться на ту предметную область, в которой он используется. Возможность вычислений в таблицах роднит Word  с Exсel-ом и ему подобными программами.

            Компьютеры представляют собой  устройства, которые позволяют вести  диалог с пользователем, форма этого диалога определяется операционной системой.  Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и представляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых, можно запускать другие программы, форматировать диски, копировать файлы и т.д.  После системы MS-DOS появляются дальнейшие расширенные операционные системы Windows 3.1-3.11 и новая по идеологии построения операционная система Windows95.  Она коренным образом изменилась и максимально приближена к реальному миру, ориентирована на пользователя, который привык работать за столом с реальными документами.  С точки зрения пользователя графическая оболочка Windows3+ и операционная система Windows95 имеют много общего, также как и работающие в них программы из пакета Microsoft Office в составе которого находится текстовый редактор Word.

         Текстовые редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые редакторы  (в том числе и редактор Word)  иногда называются  текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста.  Ранние текстовые редакторы для DOS подразделялись на строчные и экранные, такие например, как EDLIN,  MULTIEDIT и EDIT.

              Microsoft Word  позволяет вводить, редактировать,  форматировать и оформлять текст  и грамотно размещать его на  странице. С помощью этой программы  можно вставлять в документ  графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые  функции:

-           Word автоматически делает переход  на следующую строку;

-          пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы,  функция автоформатирования будет сама их корректировать;

-          для представления текста в  виде таблицы можно, конечно,  пользоваться и табулятором, однако  Microsoft Word предлагает гораздо более  эффективные средства. А если  таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в  диаграмму;        

    Программа предлагает также ряд функций, экономящих время усилия.             

    Среди них:

-          автотекст – для хранения и  вставки часто употребляемых  слов, фраз или графики;

-          стили – для хранения и задания  сразу целых наборов форматов;

-          слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

-          макросы – для выполнения последовательности  часто используемых команд;

-          “мастера” – для создания  профессионально оформленных документов.

              В каждом персональном компьютере есть плата управления монитором, или графический адаптер, который служит для вывода изображения на экран монитора. Изображение на экране, состоит из отдельных точек. Большинство адаптеров могут работать в двух режимах: текстовом и графическом.

               В текстовом режиме все символы  имеют одинаковый размер и не могут быть выведены в произвольное место на экране. Изображение символов находится во внутренней памяти самого адаптера. Благодаря тому, что позиции всех точек, из которых состоит символ, заранее известны и не могут быть изменены, вывод текста на экран происходит быстро. Однако в текстовом режиме невозможно осуществить принцип WYSIWG (What You See Is What You Get – что вы видите, то и получаете),  при котором страница текста на экране выглядит точно так же, как на бумаге. Особенности текстового режима:

-          строки, как правило, равно 80, а число строк – 25;

-          ASCII;      

              В графическом режиме адаптер  не использует изображения символов, хранящиеся в его памяти, а управляет каждой отдельной точкой на экране. Любая цветная точка образуется смешиванием нескольких цветов в различной пропорции (обычно трех: красного, зеленого и синего). Изображение символа, состоящее из цветных точек, должно храниться и воспроизводиться на экране самой программой, а не графическим адаптером. На это требуется больше компьютерного времени, чем при работе в текстовом режиме. Преимущество графического режима состоит в том, что здесь нет ограничений, присущих текстовому режиму. Гарнитура, размер, начертание шрифта отображаются на экране, причем рисунки можно видеть одновременно с текстом. Таким образом, в графическом режиме экранное представление документа совпадает с напечатанным.

           В работе на компьютере можно выделить три основных этапа: ввод информации, обработка, вывод результатов. При наборе текста (вводе информации) используется клавиатура. Чтобы изменить содержание или оформление текста (выполнить обработку), необходимо дать команду процессору компьютера. Это можно сделать с помощью мыши. Эффект от своих действий можно увидеть на экране монитора или после распечатки документа на принтере (вывод результатов).  Таким образом, мышь и клавиатура являются устройствами ввода информации, процессор – устройством обработки, монитор и принтер – устройствами вывода.  Среда Windows ориентирована на работу с мышью: многие команды здесь быстрее и удобнее выполнить с помощью мыши, чем с помощью клавиатуры. 
 

                                          УСТАНОВКА  WORD ДЛЯ  WINDOWS 
 

             Программа обработки текстов  Word для Windows поставляется или на  дискетах размером 3,5 дюйма (версия 6.0) или на компакт-диске в составе  пакета Microsoft Office (версия 7.0).  Для  использования Word для Windows необходимо  наличие:        

-          установленной версии Windows 3.1, Windows95 или версии Windows98;

-          минимального объема оперативной памяти 4Мб (лучше 8 и выше);

-          EGA, VGA или SVGA графического адаптера, совместимого с Windows 3.1 (VGA или SVGA для Windows 3.11,  Windows95, Windows98);

-          жесткого диска со свободным  пространством от 6 до 28МБ для  полной или частичной установки  Word для Windows;                   

Версия 7.0 существует в двух различных вариантах: как  отдельный программный продукт и в составе пакета Wicrosoft Office.     

                                   КОМПОНЕНТЫ РЕДАКТОРА WORD 
 

          Microsoft Word – с помощью этой опции  устанавливаются все программные  файлы Word. Установка этого компонента  обязательна. Если отказаться от нее Word не будет работать.

           Graph, Equation, WordArt – благодаря этой  группе программ возможно вставлять  в документ различные диаграммы  (Graph), математические формулы (Equation – редактор формул) и текстовые  эффекты (WordArt). Эти программы устанавливаются в подкаталог MSAPPS в каталоге WINDOWS, т.е. на тот диск, на котором установлена среда Windows. Это особенно важно в том случае, когда основная часть пакета Word устанавливается на другой диск. На обоих дисках должно быть достаточно свободного места.

            Средства проверки (Proofing Tools) – эти  программы предназначены для  проверки орфографии, исправления  опечаток и подбора синонимов.

           Конверты, фильтры и ODBC (Converters, Filters and Data Access) – у документов, созданных в других текстовых редакторах, форматы файлов отличаются от того формата, который использует редактор Word. Чтобы Word мог работать с такими файлами, нужны специальные программы преобразования форматов, или конвертеры. Word 6.0 «поймет» документ, созданный в другой программе, только установлен соответствующий конвертер. Кроме того, Word может импортировать графику, созданную в других программах, и экспортировать рисунки в формате других программ. Это удобно для обмена между различными программами. Для преобразования форматов рисунков применяются специальные программы – фильтры.

              Справка и примеры (Online Help, Examples and Demos) – справочная система Word занимает около 5МБ пространства  на жестком диске. Она содержит  информацию о каждой команде и описывает шаги, которые необходимо выполнить для получения требуемого результата. В частности, она содержит информацию о WordBasic (встроенном языке программирования для создания новых функций обработки текстов), описания которого нет в печатной документации.

               Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) – мастера и шаблоны  позволяют экономить время при  оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно  быстро создавать письма, факсы,  надписи на конвертах и т.п. Этот компонент занимает на жестком диске около 3МБ.

                Инструменты (Tools) – в эту группу  входят программа установки, позволяющая  изменить конфигурацию MS Word, программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).

                Графика (Clip Art) – в графической  библиотеке находится более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.  
 

                                                      НАЧАЛО  РАБОТЫ  
 

                Любая программа в среде Windows  представляется на экране монитора  в виде отдельного окна. Каждое  окно имеет строку заголовка  и меню с набором команд. В окне могут присутствовать и другие элементы: панели с кнопками (панели инструментов), полосы прокрутки, диалоги и т.д. – все, что предусмотрел разработчик для удобства работы с программой. 
 

                                        ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА 
 

                Прежде чем документ станет  документом, его необходимо напечатать. При компьютерной подготовке  текстов эта процедура осуществляется  в несколько этапов. Сначала вводится  текст, отредактировать его (исправить  ошибки и опечатки), выполнить форматирование (указать размер, начертание и тип шрифта, выделить заголовки, определить способ выравнивания строк и выделения абзацев, вставить рисунки, расставить колонцифры и колонтитулы, определить размеры страницы и т.д.), затем напечатать документ на принтере и записать созданный документ на жесткий диск или дискету (эта операция называется записать в файл).  

                После запуска программы Word на  экране появляется окно самой  программы, а в нем пустое  окно документа, которому присваивается  имя Документ1. Мигающая вертикальную  черту в верхнем левом углу  окна называют текстовой курсор. Регистры переключаются с помощью клавиши Shift. Раскладка клавиатуры на языки с помощью клавиш Ctrl + Shift или Alt + Shift. На правой и нижней сторонах окна Word находятся так называемые полосы прокрутки текста.

                 Весь непростой процесс редактирования документа сводится к нескольким простым операциям: удаления, добавления, копирования перемещения. Можно удалять, добавлять, перемещать и копировать отдельные символы, слова, строки, предложения, абзацы, фрагменты текста, или даже весь документ как в пределах одного документа, так и между несколькими документами.

                  Для перемещения или копирования  участков текста с помощью  Word существует две различные техники:  новая и элегантная Drag-and-Drop, или  «перетащить и оставить», которая особенно удобна для перемещения текста на небольшие расстояния в пределах видимого текста, и техника, использующая правую кнопку мыши. Последний способ применяется при копировании или перемещения участков текста на большие расстояния.

                   Для перемещения или копирования участков текста может применяться так называемый буфер обмена Windows. Буфер обмена – это участок памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный участок текста или графики. Содержимое буфера может быть вставлено в эту же программу или в другую. При помещении в буфер нового участка текста или графики, старое содержимое буфера обмена теряется.

                   Работая с Word для Windows, можно  повторить или отменить последнюю  команду. Однако функции повтора и отмены применимы не ко всем командам. 
 

                                          ФОРМАТИРОВАНИЕ  ДОКУМЕНТА 
 

            Текстовый редактор Word для Windows –  мощное средство для профессиональной  подготовки документов, но эффективное  использование всего многообразия его функций. Редактор Word позволяет создавать огромное количество специальных эффектов. Для придания тексту читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и для текстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текст воспринимается лучше, если на странице остается немного свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между колонками текста и перед заголовками. На читаемость текста в большой степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста, отбивок, абзацных отступов и т.д. 
 

ТАБЛИЦЫ  И  ДИАГРАММЫ 

              С помощью Word для Windows  можно создавать таблицы двумя способами. Первый способ – это создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек. Второй  заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

              Word позволяет представить данные  не только в виде таблицы,  но и виде диаграммы. С точки  зрения редактора Word диаграмма  является объектом, для работы  с которым используется метод OLE. Создает и обрабатывает этот объект программа Microsoft Graph. 
 

                                                         ПРАВОПИСАНИЕ 
 

              Word для Windows дает возможность проверить  правописание. При проверке каждое  слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

               Повторяющиеся или типовые ошибки  правописания можно исправлять с помощью функции автокоррекции непосредственно при наборе текста, а функция поиска и замены позволить внести изменения в написание отдельных слов сразу во всем тексте или в выделенной области. Эта же функция позволяет  изменять установки форматирования текста и абзаца – как по всему документу, так и в выделенной области.

               Word  имеет модуль разделения  слов на слоги. Он предназначен  для правильного переноса слов.

               В редакторе Word существует три  вида словарей: стандартный, исключений и специальный (пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает как написанные правильно. Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которые вы хотите остановиться при  проверке орфографии. Если вы пишите статьи по специальности, например химии или физике, возможно понадобится отдельный словарь для терминов, так называемый словарь пользователя.

               Программа предлагает варианты  замены часто повторяемых в  документе слов, что позволяет  сделать язык документа более  ярким и выразительным. Список  синонимов находится в меню  Сервис-Синонимы (Tools-Thesaurus).

               В меню Правка (Edit) находятся команды Найти (Find) и Заменить (Replace)  предназначенные для поиска и замены фрагментов текста.

               При работе с документами приходится  часто повторять ввод одних  и тех же участков текста. В  Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекст с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз.

               Программа автокоррекции проверяет  и исправляет типичные ошибки  после ввода отдельного слова.  Для исправления Word использует список типичных ошибок.

               Проверка грамматики – эта  функция существует только в  версии Word 7.0 для Windows95 и выше. Она  позволяет проверить и устранить  грамматические и стилистические  ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие ошибок. Если ошибка найдена, она открывает диалоговое окно Грамматика (Grammar).

               Чтобы получить статистические  сведения о количестве символов, слов, строк, абзацев и страниц  в документе, надо выполнить  команду меню Сервис - Статистика (Tools-Statistics). Также будут выведены показатели – уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз, благозвучие. 
 

                                                  ОФОРМЛЕНИЕ   ДОКУМЕНТА  
 

                Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя набор стандартных бланков, или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться Мастером, который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, выполняется команда Файл-Создать (File-New). 
 

                                                    СТРУКТУРА  ДОКУМЕНТА  
 

                 При работе со сложными документами,  содержащими большое количество глав, разделов, а возможно и подчиненных документов, можно воспользоваться мощным средством Word для Windows – создание структуры документа. Структура – это иерархия документов,  разделов и заголовков различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда Вид-Структура (View-Outlining). 
 

МАКРОКОМАНДЫ 
 

                 При работе с программой часто  приходится выполнять последовательность  одних и тех же действий: открывать  различные меню и выполнять  те или иные команды. Вместо  того, чтобы каждый раз нажимать одну и ту же последовательность клавиш, можно записать макрокоманду, которая будет выполняться нажатием одной единственной клавиши. Для этого выполняется команда Макрокоманда (Macro) из меню Сервес (Tools). 
 

ГРАФИЧЕСКИЙ РЕДАКТОР  WORD 
 

                 Большинство документов содержит  различные иллюстрации: фирменные  знаки, диаграммы, графики, рисунки.  С помощью Word для Windows можно  создавать такие объекты, так  как Word содержит встроенный графический редактор.  С помощью этого редактора можно создавать рисунки в тексте документа, используя функции рисования примитивов или элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и т.д. Чтобы вставить рисунок в текст как объект, выполняется команда Вставка-Объект (Insert-Object). 
 

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА И СВЯЗЬ 
 

                 Word для Windows предоставляет в распоряжение  пользователя Ассистент слияния  – специальный модуль для подготовки  большого количества писем одного  содержания, но разным адресатам.  Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова выбирается команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).  
 
 
 

АВТОМАТИЗАЦИЯ  ОПЕРАЦИЙ  ПО  РАБОТЕ  С  ДОКУМЕНТАМИ  ДЛЯ  WORD97 
 

                 В состав новой версии WORD97 включен широкий набор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач. Большинство из них в том или ином виде было представлено и в предыдущих версиях редактора, но теперь возможности автоматизации стали значительно шире. К таким средствам относится:

-          автозамена, которая позволяет автоматически  исправлять типичные ошибки при  вводе;

-          автозаполнение, с помощью которого можно автоматически продолжить ввод слова или фрагмента текста после ввода нескольких первых букв. Теперь редактор с самого начала имеет некоторую базу таких заготовок;

-          автоматическая проверка правописания  теперь включает в себя проверку  орфографии и грамматики;

-          автореферат: в Word97 появилась  возможность автоматического формирования реферата документа. Редактор производит  анализ текста и выделяет его ключевые положения, на основании которых и составляется реферат;

-          автоформат при вводе, предназначенный  для автоматического форматирования  документа непосредственно при вводе или после его завершения. В версии Word97 средства автоформата приобрели особенно много новых возможностей. 
 

ПОМОЩНИК 
 

                Новое средство Microsoft Office 97 – Помощник, предназначенный для того, чтобы  автоматически давать советы  и предоставлять справочные сведения, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. 
 

РИСОВАНИЕ 
 

               В редакторе новый набор графических  средств для украшения текстов,  добавления объема, теней, текстурных  и прозрачных заливок, а также  более 100 настраевымых автофигур, 4 вида заливки и т.д. 
 

WEB   И   INTERNET 
 

               В редакторе сделана связь  с WEB, установка с любым файлом  расположенным на внутреннем  или внешнем Web-узле или файловом  сервере. Мастер Web-страницы позволяет  автоматизировать процесс создания Web-документов. Звуковое оформление, видеозапись, размещение рисунков на Web-страницах, бегущая строка, использование кодов HTML с целью упрощения создания Web-страниц. 
 
 
 
 

СОВМЕСТНАЯ  РАБОТА  НЕСКОЛЬКИХ  ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ 
 

               Появились новые возможности и средства, повышающие производительность членов рабочих групп, совместно работающих над общим документом. Создание версий, слияние документов, примечания и всплывающие подсказки, панель рецензирования. 
 

МНОГОЯЗЫКОВАЯ   ПОДДЕРЖКА 
 

                Уже в Word95 было реализовано  автоматическое изменения шрифта  и языка при переключении раскладки  клавиатуры. В Word97  создание и  просмотр текстов на различных  европейских языках, еще более  упростилась. Кроме того, предусмотрена возможность просмотра документов, созданных с помощью других локализованных (национальных) версий Word.

               Расширенны средства редактирования Web-страниц и редактирование сообщений  электронной почты. Создание гиперссылок,  доступ к данным адресной книги, форматирование сообщений WordMail, шаблоны WordMail.