Текущее хранение дел

 

 

Содержание:

 

Введение …………………………………………………………………….3

  1. Номенклатура дел …………………………………………………………..4
  2. Формирование дел ………………………………………………………….8
  3. Текущее хранение дел ……………………………………………………  12

Заключение  ……………………………………………………………… .  14

Список использованной литературы ……………………………………  15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Ежедневно в  организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество различных видов документов. Все  они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Будучи носителями той или иной информации, документы  живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем  теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность  в которых в дальнейшем полностью  отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения.

Цель  работы - рассмотреть особенности текущего хранения дел в организациях.

Цель  работы определяет следующие задачи:

  1. Раскрыть принцип составления номенклатуры дел;
  2. Рассмотреть процесс формирования дел;
  3. Изучить условия хранения документации.

 

  1. Номенклатура дел

 

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов.

Быстрый поиск  и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

Номенклатура  дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура  дел в делопроизводстве организации  выполняет одновременно несколько  функций:

- она является планом группировки документов в дела, или схемой систематизации дел;

- выполняет функцию учета дел, формируемых в деятельности организации, используется для поиска документов и дел.

Используется  для учета дел временного (до 10 лет) хранения в ведомственном архиве, а также при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Организации, передающие свои документы на хранение в государственный  или ведомственный архив, один раз  в 5 лет согласовывают свою номенклатуру дел с соответствующим архивным учреждением. Кроме того, если в организации существенным образом меняется структура или производится реорганизация, в результате которой создаются новые подразделения и, соответственно, новые комплексы документов, номенклатура дел организации составляется заново и согласовывается с архивным учреждением. Организации, не передающие документы на хранение в государственный или ведомственный архив, не проводят согласования номенклатуры дел с архивным учреждением. Свою номенклатуру дел они ежегодно согласовывают с экспертной комиссией организации.

Различают два  типа номенклатур дел:

- типовую номенклатуру

- конкретную номенклатуру дел.

Типовая форма  номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок  согласования и утверждения данного  документа разрабатываются Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Типовые номенклатуры дел составляются также в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:

– на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности, и

– на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.

Номенклатуру дел рекомендуется  составлять в соответствии с правилами, принятыми в единой государственной системе делопроизводства. При составлении конкретных номенклатур дел организаций в качестве основы могут использоваться также примерные номенклатуры дел, разрабатываемые для подведомственных организаций органами власти и управления. Примерные номенклатуры дел являются рекомендательными документами, они устанавливают состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций определенной отрасли или организаций одной системы. Наличие примерной номенклатуры дел существенно облегчает составление индивидуальной номенклатуры дел, т.к. заголовки дел и сроки их хранения из примерной номенклатуры дел могут переноситься в конкретную без изменений. Заголовки примерной номенклатуры дел можно изменять, уточнять в связи со спецификой деятельности организации.

При следовании правилам составления  или примерным образцам номенклатуры дел документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены  номенклатурой.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых хранится в деле, второй – в месте хранения, третий – в архиве организации.

Форма документа «Номенклатура  дел» включает пять граф, которые идут в следующем порядке. В первой графе указывается присвоенный  индекс документа передающегося  на хранение. Вторая графа включает в себя заголовок дела (тома, части). Третья графа указывает количество дел (томов, частей) всего. Четвертая графа содержит сведения о сроке хранения дела и № статьи по перечню. Пятая графа необходима для пояснения разного рода примечаний: отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории  и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура дел подписывается  руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации  по управлению. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет  и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Формирование дел

 

При направлении  на оперативное хранение документы  собираются в дела. Дело представляет собой единицу хранения письменных документов в архиве, помещенных в  отдельную папку. Иначе говоря, дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).

Формирование  дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

– помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

– помещать приложения вместе с основными документами;

– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Группировка документов в дела она осуществляется по следующим признакам:

– номинальному (по виду – приказы, акты и т.д.)

– предметно-вопросному

– авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.)

– корреспондентскому (по корреспонденту)

– географическому (по географическому признаку)

– хронологическому (по временным параметрам)

– экспертному (с учетом сроков хранения).

При классификации  документов, как правило, используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела (например, «Приказы директора института за 2004 год» – номинальный, авторский, хронологический).

Внутри дел  документы располагаются в определенной последовательности. При систематизации каждой группы документов необходимо учитывать следующие правила:

– распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

– протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

– приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности;

– при формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело, а остальные – так, как это удобно кадровику;

– отдельно заводить дело на запросы и на ответы нельзя;

– планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

– предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно по личным вопросам;

– в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

– лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

– документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

– подшивку или переплет дела;

– нумерацию листов дела;

– составление листа-заверителя;

– составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

– внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)

Дела временного хранения не подшиваются, листы в  них не нумеруются, документы в  них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел  постоянного и долговременного  хранения оформляются по установленной  форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Заголовки дел  должны быть краткими и отражать смысловое  содержание документов, которые находятся  в данном деле и в общем случае состоят из: – названия вида документа;

– указания на главное содержание документа;

– указания на период, к которому относятся данные документа.

В том случае, если в дело помещаются копии документов, это также указывается в заголовке.

Дата на обложке  дела должна соответствовать году заведения  и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за… годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Дела, оформляемые  при передаче документов на хранение, подлежат индексации. В ходе индексации делам присваивают индексы, или  номера. Присвоение номеров осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следуют, как правило, наиболее важные дела, затем – второстепенные. При индексации дела распределяют первоначально по разделам, соответствующим, как правило, одному из крупных направлений деятельности организации (к примеру, внешнеэкономический), а затем уже – внутри соответствующего раздела в порядке убывания значимости той или иной группы документов. Индекс документов представляет собой дробь, например: 2/2 (т.е. раздел 2, дело 2).

 

 

 

 

  1. Текущее хранение дел

 

Хранение документов от момента их появления (создания или  получения) в организации до момента  формирования и передачи дела с ними в архив называют текущим. Текущее  хранение дел проводится по месту  их формирования.

Текущее хранение дел организуется в помещениях отделов, оборудованных специальными шкафами или сейфами, позволяющими ограничит доступ к данным. В открытом доступе обычно находятся только номенклатуры дел, которые позволяют оптимизировать поиск по документам. Такие вещи как штампы, бланки документов, печати и трудовые книжки хранятся отдельно и под особой ответственностью сотрудников. Предполагается, что сотрудники кадровой службы не только выполняют формальные предписания касаемо хранения дел, но и соблюдают такие меры предосторожности как слежение за доступом к текущим документам. В частности, предполагается, что сотрудник не покидает помещение, оставляя документы на столе, а также защищает электронную информацию, не позволяя третьим лицам получать доступ к компьютеру в его отсутствие. Шкаф с документами опечатывается в конце рабочего дня, а ключи от него сдаются руководителю отдела под роспись. Весь бумажный мусор, включая черновики документов, шредируется.

Для обеспечения  быстрого поиска нужного дела они  располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время  получила распространение подвесная  система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

К сожалению, еще  очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени,

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Документы, уже  включенные в дело, могут в течение  года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут  быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель , в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости  во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта – заместитель. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Выдача дел  в другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

 

Заключение

 

Быстрый поиск  и использование документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

При написании  данной работы мною были изучены принципы составления номенклатуры дел, рассмотрена процедура формирования и текущего  хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Таким образом, хранение дел – это важнейшая составляющая деятельности службы документационного обеспечения управления. Без надлежащего хранения документации невозможна эффективная работа организации, затруднен поиск необходимых данных, если они сданы в архив, возможны конфликты с персоналом и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы:

  1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003
  2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.
  3. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
  4. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М., 2006
  5. Электронный ресурс: [http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/25.htm]

 

 

 

 

 

 

 


Текущее хранение дел