Тенденции развития корпоративных коммуникаций

 «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет журналистики

Кафедра связей с общественностью

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

По дисциплине

КОММУНИКАЦИОННЫЙ  МЕНЕДЖМЕНТ

Внутрикорпоративные СМИ

Оренбург, 2010

Содержание

Введение

Коммуникация – это то, чем каждый из нас занимается каждую минуту своей жизни, даже и не зная об этом. То, чем мы должны научиться управлять.

PR, пли public relations, связи  с общественностью, мы будем  понимать как коммуникационный  менеджмент. Если говорить проще  – управление с помощью коммуникаций. Кем именно управление? Различными аудиториями, меняющимися в связи с изменением наших задач. Но со всеми ними мы можем «справляться» только коммуникационно.

 Действительно, в  распоряжении того, кто занимается  рекламой или public relations, нет ровно  никаких возможностей влиять  на аудиторию кроме воздействия с помощью коммуникаций.

Мы не можем заставить  рядовых потребителей покупать наш  товар. Мы не можем заставить наших  деловых партнеров относиться к  нашей фирме так, как нужно  нам. Мы не можем принудить подчиненных  любить начальство и тем самым обеспечивать внутрикорпоративные отношения на высочайшем уровне...

 Мы можем (и должны!) лишь убедить всех их в том,  что наш клиент-заказчик (или мы) заслуживает хорошего отношения.  Доверия, симпатии, а в идеале  – и любви. Добиться всего  этого можно только правильным, стратегически и тактически эффективным использованием коммуникаций. Это и есть главная задача PR-коммуникационного менеджмента.

Коммуникации  внутри  организации – нечто  большее,  чем  просто  передача  информации.  Содержание сообщения должно  быть  ясным,  обе стороны должны  понимать  о чём идёт  речь,  отправитель должен  быть  готов получить  обратную  связь и отреагировать на  неё.  Таким образом,  для менеджера крайне  необходимо  совершенствовать  своё  искусство  общения и в данной работе будут обозначены практические рекомендации для продуктивного взаимодействия.

1.Внутрикорпоративные  СМИ

1.1 Роль коммуникаций  в организации

 Сегодня жизнь невозможно представить без информационных технологий. Мир масс-медиа является основным инструментом связи с общественностью, поэтому ему придается особое значение.

             Значение коммуникаций для руководителей заключаются в том, что они являются главным инструментом выполнения руководителями функции управления по следующим причинам:

        – они не менее трех четвертей своего времени тратят на организацию взаимодействия как внутри организации, так  и вне ее;

        – правильно организованные коммуникации способствуют повышению эффективности управления;

        – коммуникации способствуют утверждению авторитета руководителя;

        – коммуникации повышают эффективность функционирования всех других сфер жизнедеятельности организации.

Можно выделить четыре основные функции коммуникативности: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации.

         Коммуникативность выполняет функцию  контроля поведения членов группы. Иерархическая структура организации и соподчиненность в них требует от работников придерживаться её. Работника, нарушающего своими действиями стратегию  компании, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании и таким образом коммуникативность выполняет контролирующие функции.

             Коммуникативность усиливает мотивацию, усиливая осознанность действий путем  доведения до работников сведений о том, что должно быть сделано, почему эту работу нужно выполнить так и в указанные сроки. 

           Первичным источником социального взаимодействия для  большинства людей является их работа. Посредством коммуникативности люди выражают свое отношение к происходящему. Коммуникативность способствует выражению эмоциональных качеств работников и позволяет реализовывать их социальные потребности. Функция коммуникативности связана с ее ролью в соединении процессов передачи информации и принятия  решений. Представляя информацию, которая необходима личностям и группам для принятия решений, и идентифицируя ее для оценки и последующего выбора альтернативного решения реализуется функция коммуникативности.

              Корпоративные коммуникации – наиболее комплексный подход к построению «идеального образа компании». При этом все коммуникации компании (как внешние, так и внутренние) рассматриваются согласно долгосрочным стратегическим целям, как единый механизм.

               Для  корпоративной культуры  понятие  «коммуникации»  максимально  полно  раскрывается  в  деятельности  PR менеджера  этой  компании.

             Среди разнообразных функций PR важное место отводится коммуникации. Около 80% рабочего времени руководитель тратит на различные формы общения и что наибольшую долю времени занимает устная форма коммуникации. При межличностном общении устраняются пространственные и временные барьеры. Здесь налицо обратная связь, а партнер известен. Также есть возможность использовать целый комплекс коммуникативных средств — вербальных и невербальных, сделать правильную ориентацию на логические или эмоциональные аргументы. Имеются специальные рекомендации для речевого поведения в конфликтных ситуациях, для проведения деловых бесед. В управлении используется двусторонняя  коммуникация, осуществляемая с помощью газеты, журналы, брошюры, плакаты.

1.2 Новости и Коммуникации

Организация должна иметь  коммуникационную политику аналогично финансовой, кадровой, рыночной и др. Если ее нет, то в организации будут распространяться слухи и дезинформация.

« Горячая линия»

 Для персонала создается  сектором «Отношения с персоналом»  (Employee relations) корпоративного департамента  по связям с общественностью  с целью своевременного выявления и решения возникающих внутри коллектива бизнес - структуры проблем или вопросов. Ее функционирование может осуществляться несколькими способами: через телефонную сеть, через внутреннюю корпоративную электронную сеть (Intranet) или внешнюю электронную почтовую сеть (Extranet).

Эта форма внутрикорпоративного общения наиболее эффективна в больших  коллективах, где трудно уследить за переменчивым общественным мнением, особенно если у фирмы обширная филиальная сеть в разных регионах или даже на разных континентах. Ее нередко называют «предохранительным клапаном», помогающим наладить внутрифирменный конструктивный диалог и обмен мнениями и избегать кризисных ситуаций в кадровых вопросах за счет постоянно действующей обратной связи.

 Внутренняя  газета

Одним из наиболее распространенных средств связи с широкой общественностью  являются внутренние газеты. Сэм Блэк (Паблик рилейшнз "Что это такое") указывает на то, что предпочтительнее использовать этот термин, а не принятый ранее "внутренний журнал", учитывая то обстоятельство, что выходят они с периодичностью журналов. "О значении внутренней газеты в установлении хороших связей с широкой общественностью как внутри компании так и вне ее свидетельствует постоянно и быстро растущий тираж. В Великобритании издается свыше 1800 внутренних газет общим тиражом более 23 млн. экз. и общей стоимостью около 15 млн. ф. ст. В США, как полагают, десять тысяч внутренних газет с тиражом 300 млн. экз., в Японии 3000 таких газет, во Франции - 700.

Обычно внутреннюю газету определяют как некоммерческое издание, выпускаемое организацией для поддержания контакта с сотрудниками и с широкой общественностью за пределами организации. Многотиражки настолько сильно различаются размерами, стилем, шрифтами, что их легче классифицировать по составу читателей. Они издаются для внутреннего пользования, для распространения за пределами организации или для этих двух групп читателей одновременно". "Главной задачей многотиражки для внутреннего пользования является создание в коллективе чувства единой семьи, укрепление доверия к руководству, разъяснение политики организации, привлечение работников к сотрудничеству с администрацией, пробуждение у них интереса к делам организации. Но если газета будет заниматься только этим, она будет скучной, как бы оригинально ни подавались материалы. Поэтому в газете должны быть статьи и на более общие темы, она должна более полно освещать деятельность сотрудников».

Опытными  пиарщиками предложен консольный список разделов, из которых может состоять корпоративное издание :

•  слово руководителя: о достижениях компании, о вопросах ее развития, о тенденциях рынка  и т.д.;

• новости компании и  партнеров: новые методы работ, новые  предприятия и технологии производства, новое оборудование, информационные системы, новые сотрудники, финансовые показатели и т.п.;

• описание новых продуктов  и услуг;

• маленькие секреты (шпаргалки) по пользованию продукцией вашей компании;

• события в жизни компании: описание состоявшихся акций, презентаций, семинаров;

• истории успеха: статьи о том, как ваша продукция и услуги помогают клиентам решать свои задачи;

• фотографии: люди, производство и т.д.;

• представление новых клиентов: интервью, статьи.

• люди в вашей компании: рассказы о деятельности отделов, департаментов, служб вашей компании, о тех, кто работает в них, 
интервью;

• фрагменты истории компании: что было в этот день (в этом месяце, 
квартале) несколько лет назад;

•  исследования и научные разработки: как создаются новые продукты, новые технологии; изобретения, патенты, научные награды и т.п.;

• перепечатки: статьи из газет и журналов, доклады менеджеров 
компании и т.д.;

•  обзоры рынка: используйте экспертные оценки специалистов компании и ваших  клиентов;

• социальная жизнь компании: отчеты о спонсорских проектах, 
меценатские инициативы и т.д.;

• вопросы и ответы: ответы менеджеров компании на вопросы, 
задаваемые потребителями;

•    развлечения: кроссворды, загадки, шутки, игры, комиксы»

Вот  какую модель корпоративного издания  предлагает М. Горкина «Пять  шагов от менеджера до PR-директора» 5[158]:

«Самое важное — стартовое совещание  редакционного совета, то есть представителей всех компаний (в случае холдинга). Как  правило, это сотрудники PR и/или маркетинга. На совещании надо определить, из каких  основных разделов должна состоять газета: из статьи главного редактора/руководства компании, новостей от топ-менеджеров, представления новых сотрудников, успешных проектов и т.п., — и закрепить зоны ответственности, то есть определить, кто за какую информацию или компанию (если речь идет о холдинге) отвечает и с кем взаимодействует в процессе подготовки новостей.

 Охотники за новостями

Почти любой, даже хороший PR-менеджер сталкивается с тем, что не получает от различных подразделений компании информацию, необходимую ему для создания новостей. Или же она попадает к нему несвоевременно, с большим опозданием.

Это неудивительно и не всегда является признаком плохой информационной связи между отделами организации. Просто ваши коллеги не всегда видят новостной составляющей в своей ежедневной работе. Для них это всего лишь рутина.

Как изменить ситуацию? Как заставить  сотрудников информировать вас  — PR-менеджера — обо всем новом, чтобы вам не приходилось вытаскивать из них новости клещами?

Для решения этих вопросов, например, была придумана программа для компаний различного уровня, которая получила название «Охотники за новостями». Эта разработка была опробована в нескольких организациях и хорошо себя зарекомендовала.

Она представляет собой конкурс, в  основе которого лежит принцип мотивации сотрудников. По длительности программа рассчитана на три месяца или полгода и может проводиться не только в рамках одного офиса, но и в филиалах, и в региональных или даже международных представительствах.

Новости, полученные таким образом, могут быть использованы как для внутренних нужд (внутрикорпоративной периодики и Интернет - сайта), так и для написания пресс-релизов и информационных сообщений для СМИ, а также материалов в корпоративное издание для клиентов и партнеров. Например, для подготовки электронного корпоративного дайджеста новостей. Дайджест получается  живым и интересным.

Итак, превратите ваших  коллег в «охотников за новостями»!

Правила

Правила «Охотников за новостями» очень просты. Цель каждого работника компании — набрать наибольшее количество баллов. Они присуждаются за найденные и присланные вам — PR-менеджеру — новости.

Одно очко получает сразу  каждый, кто прислал новость. За пригодившуюся впоследствии информацию начисляются дополнительные баллы:

5 — за новость для  внутренних целей;

10 — за новость,  использованную в корпоративном  издании;

15 — за сообщение,  на основе которого был написан  пресс-релиз.

По итогам месяца и  квартала вручаются призы.

Подготовка

Во-первых, вам следует  привлечь на свою сторону руководство компании. Без поддержки топ-менеджеров программа работает, но с пробуксовками . Лучше, если сотрудники будут оповещены о начале действия программы «Охотники за новостями» первым лицом компании, например генеральным директором.

Во-вторых, вам необходимо выделить бюджет на покупку поощрительных призов для сотрудников. Каких? Вы хорошо знаете своих коллег и представляете, какие призы могут простимулировать их отправлять вам новости.

В-третьих, подготовьте  и распространите среди сотрудников памятку «Что может быть новостью» и информационное обращение с описанием

программы. Напишите текст  этих документов живым языком, который  заинтересует ваших коллег, подтолкнет их к действию.

Стимулы

Расклейте по офису в  самых посещаемых местах броские объявления «Помни о новости», а еще лучше—шутливые постеры, распечатанные на цветном принтере. (В PRSG мы использовали разные варианты постеров для различных отделов компании, для переговорной, для ресепшн, для кухни и даже для туалетной комнаты.)

Еженедельно рассылайте по электронной почте сообщения о том, как проходит конкурс (кто и сколько прислал новостей, кто лидирует и т.д.).

Призы разместите на видном месте в офисе (возможно, на ресепшн), и пусть они находятся там  до церемонии вручения.

Итоги

В конце каждого месяца награждайте победителей — сотрудников, набравших по итогам месяца 3, 5 и 10 баллов соответственно.

А по итогам квартала отмечайте  призами сотрудника, приславшего  самую яркую и весомую новость, и сотрудника, набравшего наибольшее количество баллов за этот период.

Также на свое усмотрение можете учредить специальный приз, например, за самую лучшую историю успеха (success story) — подробное описание проекта с комментариями участников.

Сделайте награждение  победителей заметным событием в жизни компании, чтобы одни могли гордиться своей победой, а других это подстегивало бы к действию.

Не советую вам полагаться на случай и за пару дней до подачи новостей в номер опрашивать коллег о том, что у них произошло нового. Заранее составьте для себя план номера. Определите, какие последние факты из жизни компании должны быть освещены в нем и в каком журналистском жанре. В таких случаях я брала за основу свой рабочий план за минувший месяц. А точнее за четыре минувшие недели, так как я предпочитаю еженедельное планирование.

Посмотрите, что из последних  пресс-релизов пойдет в новости, о каком событии (выставке, семинаре) можно сделать репортаж, о каком  из проектов — написать статью в  стиле «история проекта». Совместно  с коллегами из маркетинга составьте календарь ближайших событий.

Узнайте также новости  ваших партнеров. Из постоянных рубрик мне, например, очень нравится раздел «Хроника компании» (особенно интересный для новичков) о том, что произошло в жизни компании в этом же месяце, но год, два или пять лет назад. Поговорите со старожилами, загляните в архив проектов и т.п. Заодно поговорите с коллегами, узнайте какие истории из их жизни вы можете использовать в рубрике «Пишут  наши сотрудники». И конечно же, сами задавайте тон. Помню, как с удовольствием сделала для одного из выпусков небольшое дорожное эссе о своем путешествии в Тунис» 5[98] .

Доска объявлений

Придает приказам, распоряжениям  и другим видам управленческой документации оттенок неформального обращения: во всяком случае, уровень официального "указания свыше" снижается уже тем обстоятельством, что на той же самой доске, радом с последним приказом, вполне может разместиться объявление клуба по интересам. Доска объявлений точно моделирует специфику корпоративного общения данного коллектива: сам набор объявлений, их тематика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых руководством для спешного информирования. С другой стороны, ответственные объявления показывают, насколько эффективна обратная связь взаимодействия управленцев и управляемых. Достоинство доски объявлений - оперативность воздействия на мнение и поведение малых групп, высокая степень персонализации обращения. Дух корпоративного единства особенно поддерживают и (создают!) поздравления от имени руководства, соболезнования, объявления о благотворительных акциях (сбор пожертвований, учреждение стипендии и фондов фирмы или компании и пр.)

2.Тенденции развития корпоративных  коммуникаций                    

                Говоря  о тенденции  развития  в  данном  виде  коммуникации,  акцент  следует  сделать  на  новых  способах  взаимодействия  участников. А  именно: каждому необходимо создать инструмент прямой коммуникации. Публикация статей в профильных журналах не дает должного отклика, да и контролировать информационное поле СМИ невозможно по определению.

Сейчас активным источником коммуникации является интернет и корпоративные  СМИ. Все читают блоги, но лишь не многие компании заводят свои. А ведь если компания практикует политику прямой коммуникации, то ее роль для потенциального или существующего клиента значительно возрастает. Это и инструмент донесения до ЦА экспертного мнения и одновременно механизм ведения диалога с каждым из заинтересованных читателей.

       Статистика показывает, что более 60% журналистов посещают корпоративные блоги, что одним из важнейших инструментов взращивания позиций бренда является информационная открытость. Вас начинают активно перепечатывать, ваши статью появляются в мелких и крупных изданиях за пределами вашей зоны влияния и все это способствует в конечном итоге увеличению капитализации компании за счет новых клиентов.

Корпоративные  электронные СМИ – это чрезвычайно выгодный, нужный и надежный инструмент самопозицинирования и построения имиджа компании.             

              Самый надёжный способ донести квалифицированное мнение до своих целевых аудиторий – это создать свой носитель для такой информации. Но важно заметить, что неправильный выбор стратегии коммуникации не даст увеличения важности бренда.

               Следует определить свои Целевые Аудитории, их как правило минимум три – внешняя (Ваши клиенты и потребители), внутренняя (сотрудники всех рангов) и заинтересованные (это инвесторы, кредиторы, партнёры и владельцы бизнеса).

               Для каждой из таких групп формируется свое формационное поле, с учётом глубины рассмотрения тех или иных вопросов на страницах данного СМИ, уклоном больше в ту или иную из сторон бизнеса. Немаловажно определиться сразу и с периодичностью СМИ.

               Корпоративное СМИ – это не сводка аналитики рынка, это мнение компании о событиях и бизнес-процессах связанных с непосредственной сферой бизнес-активности компании.

Будут достигнуты следующие  цели:

1.Повысить эффективность работы с такими инструментами как PR и маркетинг;

2.Создать  канал для оперативного и эффективного общения с целевыми аудиториями;

3.Реально влиять на свои целевые аудитории и при необходимости на рынок;

4.Более интенсивно формировать положительный имидж компании;

5.Привлекать внимание целевых аудиторий к тем или иным важным для Вас событиям и аспектам;

6.Привлечь внимание СМИ к своей деятельности и повысить свой рейтинг;

7.Извлечь дополнительную прибыль и повысить коммерческий вес имиджа;

.

               Важно помнить, что создавая корпоративное электронное СМИ – компания принимает ответственность. Ведь то, как оно будет восприниматься аудиторией, напрямую повлияет на то, как будет восприниматься и  компания, со всеми вытекающими…

Заключение

           Выяснив необходимость корпоративной  коммуникативной политики, имеем  основание сделать следующие  выводы:

            Коммуникации в малых группах, к  каковым  можно  отнести  организацию имеют свою специфику. В отличие от массовых коммуникаций члены малой группы имеют возможность высказывать собственные суждения, что повышает возможность раскрытия потенциальных способностей. При обсуждении информации в малой группе руководитель в целях повышения эффективности коммуникации должен поощрять аргументированные высказывания и ценные предложения, добиваться точности и объективности информации. Критикуя  идеи и утверждения нельзя переносить критику на  личности, тем более обсуждать их личные качества, нужно уважать мнения  других лиц, а также групп, если они содержат ценные предложения и  рекомендации.

            Паблик рилейшенз – это сознательная организация коммуникации. Задача PR состоит в достижении взаимопонимания и установлении взаимоотношений между организацией и окружающей ее аудиторией при помощи коммуникации, предусматривающей наличие обратной связи. Нами были рассмотрены корпоративные СМИ.

Значение коммуникаций для руководителей заключаются  в том, что они являются главным  инструментом выполнения руководителями функции управления.

Список использованных источников

1. Базарова Т. и Еремина Б. Управление персоналом: Учебник для вузов/     2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ, 2001. С. 560.

2.  Блажнов Е.А. Паблик  рилейшнз. Учебное пособие; М.: 1994.

3.  Блэк Сэм. Паблик рилейшнз. Что это такое; М.:1990

4. Горкина М.Б., Мамонтов А.А., Манн И.Б., PR на 100%: Как стать хорошим менеджером по PR. 4-е изд. М.: Альпина Бизнес Букс, 2006

5. Горкина М.Б. Пять шагов от менеджера до PR-директора. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 220 с., 5000 экз.– ISBN 5- 9614- 0446- 3

6. Емельянов С.М. Теория и практика связей с общественностью. Вводный курс.–СПб.: Питер, 2006. – с.: ил., 3000 экз. ISBN 5-469-00088-5

7. Кочеткова А.В., Филиппов В.Н., Скворцов Я.Л., Тарасов А.С. Теория и практика связей с общественностью. –СПб.: Питер, 2006. – 240 с.: ил. 3500экз. – ISBN 5- 469-01248-4

   8.     Ньюсом Дар, Терк Джуди Ван Слайк, Крукеберг Дин. Все о PR. Теория и практика паблик рилейшенз. М.: Имидж-контакт: ИНФРА-М, 2001.

  9.      Почепцов Г. Коммуникативные технологии XX века. M.: Рефл-бук, К: Ваклер, 2001.

10. Чумиков А. Н. Связи с общественностью [Текст] : учебное пособие по  теории и практике / А. Н. Чумиков. – 2 - е изд., знач. доп. –  М. : Дело, 2003. - 243 с., 3000 экз. – ISBN 5-7975-0223-2

11. Шарков Ф.И. «Основы  теории коммуникации»

http://www.mabiu.ru/student/ump/osnovteor.htm