Теоретические основы документирования управленческой деятельности

Содержание

Введение3

1.Теоретические  основы документирования управленческой  деятельности4

1.1 Документооборот  и его основные задачи4

1.2 Организация  работы с поступающей документацией8

1.3 Регистрация  документов17

2 Практическая  часть.(вариант 2)4

Список литературы4

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1. Документооборот и его основные задачи.

Документы - это основные информационные ресурсы  предприятия, работа с которыми требует  правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение  всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Горы  макулатуры, длительный поиск нужного  документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при  плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью  парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное  управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия.

Упорядочивание  документооборота должно начинаться с  составления полного реестра  используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла  документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный  за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

График  документооборота - это график или  схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии  от момента их создания до момента передачи на хранение. 
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График  должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. 
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и  качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

Контроль  за соблюдением исполнителями графика  документооборота в организации  осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно  вручить каждому работнику выписку  из графика документооборота, в которой  перечислены документы, относящиеся  к сфере его деятельности.

Для каждого  документа в бухгалтерском учете  существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление  документа в момент совершения  хозяйственной операции, а если  это не представляется возможным  - непосредственно после ее окончания  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача  документа в бухгалтерию, где  контролируются своевременность  и полнота сдачи его для  учетной обработки; 

3) проверка  принятых документов бухгалтером  по форме (проверяются полнота  и правильность оформления, заполнение  обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных  показателей) и арифметическая  проверка;

4) обработка  документа в бухгалтерии, которая  осуществляется в три этапа: 

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод  натуральных и трудовых измерителей  в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе  корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача  документов в архив на хранение  после составления по ним учетных  регистров. 

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа  от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое  на прохождение документов по этому  маршруту. Отсюда главное правило  организации документооборота - оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет  улучшить документационное обеспечение  аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

2. Организация работы с поступающей документацией.

Организация работы с документами – это  обеспечение оптимальных условий  для всех видов работ с документами (с момента создания или получения  документа до его уничтожения  или передачи в архивное дело).

Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения  руководства предприятия документированной  информацией.

Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь  в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому  объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению  к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших  документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Каждый  документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит  от состава и содержания документов, степени регламентации функций  руководителей и структурных  подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие  документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит  и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс  регистрации распадается на два  этапа: внесение в регистрационные  формы данных о полученном документе  до его рассмотрения руководством и  дополнение этих данных резолюцией, сроками  исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации  документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных  подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Как уже  отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной  структуры и формы работы с  документами, принятой технологии обработки  документов. Работа с документами  состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение  и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо  от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации  по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация  этих операций позволяет быстрее  доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку  документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка  документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем  передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача  службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных  документах регламентированы правила  первичной обработки поступивших  документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших  организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать  классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

Процесс первичной обработки заканчивается  раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных  подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими  каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как  правило, оперативную информацию, поступает  в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все  эти способы доставки могут создать  мощные документопотоки, содержащие необходимую  для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих  по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи  и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему  организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться  в службах связи.

Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для  тех же операций.

На этапе  движения от первичной обработки  до поступления на исполнение документы  проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры  организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (например, главных управлений), затем более мелких (отделы).

Сроки прохождения документов увеличивает  и «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости  или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация  документов и контроль за сроками  их исполнения, могут значительно  увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в  пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю  быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

С 1970-х  годов получила широкое распространение  методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или  одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам - высокая  квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит  в просмотре всех поступивших  на имя руководства документов. При  этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке - документы  по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи  со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным  критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о  положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных  подразделений, функции и специализацию  отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно  после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные  подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий  уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к исполнителю  уже в день их поступления в  организацию.

Рассмотрение  документов руководителем организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые  имеют принципиально большое  значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной  переписки.

Движение  документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и  назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих  организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа - они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат  или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга  сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа  документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к  руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором  документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие  письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые  используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая  отметки «Включено в план», «Включено  в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее  внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение  документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается  в документационном обеспечении  своей деятельности, в использовании  информационно-поисковой системы  по документам организации и самих  документов, т.е. в рациональной системе  хранения документов. Свои соображения  по характеру исполнения документа  исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

3. Регистрация документов.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса с  последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационных  формах.

Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами  по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы  руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы  руководителя вышестоящей организации  по основной деятельности, решения  коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих  организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения  и т.д. Место регистрации документа  закрепляется в инструкции по документационному  обеспечению управления и в табеле документов организации.