Теоретические основы первичного бухгалтерского учета

Содержание

Введение ………………………………………………………………………...3

1. Теоретические основы первичного бухгалтерского учета………….....5
1. Документирование как основа бухгалтерского учета……………..5
2. Классификация документов………………………………………..10
3. Документооборот…………………………………………………...13
2. Практическая часть……………………………………………………..18

Заключение………………………………  ……………………………………23

Список использованных источников………………………………………...24

Введение

Основная цель бухгалтерского учета - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений.

Важную  роль в этом играют методы бухгалтерского учета, а точнее документация как  элемент метода бухгалтерского учета.

Документ  – это письменное свидетельство  об осуществленной хозяйственной операции, которое придает юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Основу  информационного обеспечения системы  бухгалтерского учета составляют первичные  документы (от лат. documentum – свидетельство, доказательство). В своей работе бухгалтер руководствуется следующим правилом: нет документа – нет бухгалтерской записи.

Бухгалтерскими  документами оформляются любые  хозяйственные операции в той  последовательности, в которой они  совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делаются на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности; укрепление законности.

Первичные документы несут информацию для  бухгалтера о произошедших фактах хозяйственной  жизни. Можно сказать, бухгалтер  отделен от самих фактов хозяйственной  жизни барьером первичной документации. Для него факты хозяйственной  жизни, не оформленные первичными документами, являются мифами и «бабушкиными сказками».

Документация  – это способ оформления хозяйственных  операций.

Актуальность  темы данной работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета можно с уверенностью проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

Цель контрольной работы состоит в изучении первичного бухгалтерского учета.

В соответствии с данной целью были поставлены следующие задачи:

- дать определение понятию первичных  учётных документов и показать их значение в бухгалтерском учёте;

- рассмотреть классификацию первичных  учётных документов;

- охарактеризовать систему документооборота  первичных учётных документов.

1. Теоретические основы первичного бухгалтерского учета

                    1.1 Документирование как основа бухгалтерского учета

                  Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные  первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Документация – это способ первичного наблюдения и отражения объектов бухгалтерского учета, который обеспечивает сплошное и беспрерывное наблюдение за ними. Документация выполняет роль импульса, который дает начало движению учетной информации (рис. 1).

Рисунок 1 - Порядок составления  первичных документов.

Документы, составление которых  является началом бухгалтерского учета, используются для дальнейшей обработки и группировки сведений о хозяйственных операциях. Поэтому они должны содержать все данные, необходимые для последующего отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

От правильности их заполнения зависит достоверность учетной информации, которая предоставляется бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно отводиться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, что является письменным подтверждением факта осуществления хозяйственных операций (их юридическая достоверность).

Документы имеют практическое значение для предварительного и дальнейшего  контроля за целесообразностью и законностью хозяйственных операций, соблюдением внутренней дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Дальнейший контроль осуществляют учетные работники при приеме и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов. Этот контроль распространяется главным образом на оправдательные документы для установления законности и хозяйственной целесообразности операций, а также проверки правильности оформления самих документов.

Документы имеют важное значение для  обеспечения контроля за сохранением  имущества, рациональным его использованием. Прием и отпуск материальных ценностей, использование денежных средств, осуществление расчетов только на основании надлежащих образом оформленных документов предотвращают злоупотребления со стороны должностных лиц. Практика свидетельствует, что недостача, растраты и бесхозяйственность, разные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются неправильно и несвоевременно, учет ведется неудовлетворительно.

Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а потому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают по документу доказательную, юридическую силу в том случае, если он составлен своевременно и надлежащим образом оформлен.

Документы используют при анализе  хозяйственной деятельности, для финансового контроля, аудита и документальных ревизий.

Разработанные и утвержденные унифицированные  формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации  от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

От качества оформления документов в значительной мере зависит полнота  и достоверность показателей  учета и отчетности. Поэтому к  документам предъявляются требования:

- своевременность составления;

- достоверность показателей;

- правильность оформления.

Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые  для обеспечения полной информации о выполненной операции. Эти показатели называют реквизитами (от лат. requisitum - нужное, необходимое), и они обязательны при составлении любого документа.

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты :

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В соответствии с Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка  применения унифицированных форм первичной  учетной документации» в унифицированные  формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.[7].

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут быть зафиксированы в виде соответствующих кодов.

Если документ не имеет любого из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую (доказательную) силу и  не может быть основанием для учетных  записей. Так, если в акте на недостачу  товарно-материальных ценностей, которая возникла по вине транспортной организации при перевозке груза, не будет надлежащих подписей, то транспортная организация может отказаться от возмещения недостачи и предприятие понесет убыток, поскольку акт не будет иметь доказательной силы и судебный орган не возьмет этот документ к исполнению. Предприятие понесет убыток также и в том случае, когда документ составлен несвоевременно, хотя и оформлено правильно.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых  машин допускается составление первичного  учетного  документа не  реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Документы должны составляться четко, разборчиво, без подчисток, загрязнений  и других дефектов, которые бы вызвали  сомнение относительно подлинности  документа и правильности хозяйственной  операции. Свободные строки в документах должны прочеркиваться.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные  документы исправления могут  вноситься лишь по согласованию с  участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации,  который  несет  всю  полноту  ответственности  за  последствия осуществления  таких  операций  и  включения  данных  о  них  в  бухгалтерский  учет  и бухгалтерскую отчетность.

По общему правилу, хранить бумаги нужно не менее пяти лет в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Именно такой максимальный срок установлен ст.17 Закона «О бухгалтерском учете». Но в ряде случае требования к продолжительности хранения документов не ограничиваются и пятилетним сроком. Так, например, не менее 10 лет нужно хранить документы о ведении валютных операций или операций по грантам, а также коллективные договора. Не меньше 50 лет хранятся невостребованные трудовые книжки, а лицевые счета работников и списки работающих на производстве с вредными условиями труда необходимо хранить 75 лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель организации.

Первичные учетные документы могут  быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и  органами внутренних дел на основании  их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

1.2 Классификация документов

Правильному составлению и использованию  документов в учете помогает их классификация - деление на группы по определенным отличительным признакам. Документы классифицируются не зависимо от средств фиксации по следующим признакам:

- по составу документов и их значимости (входящие, внутренние, постоянно обновляемые, исходящие внешние).

- по фактам хозяйственной жизни  (ситуация, действия, события).

- по содержанию (монетарные и  немонетарные).

- по экономическому назначению (распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления).

- по отношению к предприятию  (внутренние и внешние).

- по объему (первичные и сводные).

Разберем нашу квалификацию подробнее:

Входящие документы – первичные  документы, составленные сторонними субъектами и представляющие информационное сообщение о каком-либо конкретном факте хозяйственной жизни.

Внутренние – первичные документы, представляющие информационное сообщение,  предназначенное либо для тех, кто работает в организации либо для внешних корреспондентов (до того, как корреспонденты получат эти документы, они остаются внутренними).

Постоянно обновляемыми документами  выступают бухгалтерские регистры, предназначенные для накапливания данных из первичных документов.

Исходящие внешние документы –  обобщают данный, которые предприятие предоставляет внешним пользователям.

Как говорилось выше, по фактам хозяйственной  жизни предполагается деление документов на три группы:

а) ситуации- документы, констатирующие то или иное состояние, т.е.: документы, составляемые при инвентаризации, справки, что-либо констатирующие, а также все отчетные формы, такие, как баланс, отчет о прибылях и убытках и т.п.

б) действия –основная часть документов, в которых отображаются факты, связанные  с хозяйственной жизнью.

в) события- документы, констатирующие какие-либо форс-мажорные чрезвычайные происшествия. Как правило, это записки, справки.

По содержанию:

а) монетарные – все документы, отражающие кассовые и банковские операции, и все документы, связанные с  расчетами.

б) немонетарные- все документы, не вошедшие в предыдущую группу.

Такое деление имеет две очень  важные причины :

1. В камеральной бухгалтерии объектом учета, в сущности, выступают только монетарные факты.
2. В патримональной бухгалтерии монетарные факты обычно переоцениваются, так как меняется покупательская способность единиц, и меняется курс иностранных валют, немонетарные факты отражаются по первоначальной стоимости.

     По экономическому назначению документы разделяют на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные:

а) распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия. Распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерии.[7.C.441].

б) оправдательными (исполнительными) называют документы, которые подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (то есть содержат данные о ее выполнении), а потому служат обоснованиям для учетных записей. К ним принадлежат выписки банка с текущего или другого счета предприятия, акты, квитанции, авансовые отчеты и др.

в) документы бухгалтерского оформления составляются на основе распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельно значения не имеют. Отдельно такие документы используются лишь когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации основных средств, отчислений на социальное страхование и пр.[7.C.445].

По порядку отражения операций документы разделяют на первичные и сводные (вторичные):

а) первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты на прием работ и др.).

б) сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, реестры платежных требований и др.). Такие документы имеют большое значение для систематизации и сокращения объема учетных записей.

Необходимо отметить, что  в настоящее  время бухгалтеры, как правило, понимают под документами только первичные  документы и исключают из всего  множества документов учетные регистры и финансовую отчетность.[8.C.179].

1.3 Документооборот

          Документы с момента их составления или получения от других предприятий и организаций до передачи в архив на хранение проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской  обработки с момента составления  или получения от других предприятий  и организаций до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других  организаций (входящие).

- документы, отправляемые в другие  организации (исходящие).

- документы, создаваемые и используемые сотрудниками внутри предприятия (внутренние).[7.C.453].

Задача правильной организации  документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен находиться минимальный срок и проходить по возможности меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетной информации и обеспечивает достоверность показателей хозяйственно-финансовой деятельности.

Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и накопления на отдельных местах по каждому виду документов разрабатывают график документооборота, в котором предполагается последовательность прохождения документов, работа, которая выполняется каждым звеном, указываются конкретные исполнители, ответственные за соблюдения установленного порядка и сроки оформления и обработки документов.

График документооборота оформляется  в виде схемы или перечня работ  по составлению, проверке и обработке  документов, которые выполняются  каждым подразделением предприятия, а  также всеми исполнителями с определением их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Отсутствие надлежащего порядка  в оформлении и обработке документов является одной из причин отставания учета, составления отчетности, неэффективности использования учетной информации для управления хозяйственной деятельностью и контроля.

Для каждого документа в бухгалтерском  учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для  всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент  совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию,  где контролируют своевременность  и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает  перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• контировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

График документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он должен утверждаться руководителем в установленном  порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого следует, что изменения в графике документооборота можно вносить не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.[6.C.114].

График документооборота может  иметь следующий вид:

Таблица 1 – График документооборота в организации.

Продолжение таблицы 1.

             В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.

        При наличии в организации большого количества документов график документооборота может быть весьма громоздким и неудобным для практического использования. В таком случае целесообразно разработать несколько графиков в зависимости от специфики их обработки и структурных подразделений, задействованных в документообороте.

2. Практическая часть

Задание №6

Схемы счетов: