Теоретичні основи обліку підзвітних коштів

Зміст

Вступ

І. Теоретичні основи обліку підзвітних коштів

1.1. Сутність розрахунків  з підзвітними особами та завдання  їх обліку.

1.2. Огляд нормативно-довідкової  бази.

1.3. Порядок видачі готівки під звіт.

1.4.Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.

Висновок

ІІ. Задача

Список використаної літератури

Вступ

На зламі тисячоліття  в Україні відбувається перехід  до принципів ведення бухгалтерського  обліку і складання фінансової звітності  на основі та у відповідності до Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку (МСБО).

Причин для цьому  більш ніж достатньо. Найважливішими серед них, на мою думку,  є :

З прагнення продемонструвати потенційним і реальним інвесторам наше бажання влитися у світову  бухгалтерську спільноту, зробити український облік і звітність доступною і зрозумілою для всіх зацікавлених користувачів цією інформацією, як всередині країни, так і за її межами, наблизивши бухгалтерський облік і фінансову звітність вітчизняних підприємств до тих форм,  якими користуються в усьому світі;

З бажання задовольнити вимоги Міжнародного валютного фонду, Міжнародного банку реконструкції  та розвитку, а також інших впливових  міжнародних організацій, що організовують  і регулюють економічний розвиток на світовому рівні, зовнішньоекономічну діяльність і зв'язки;

З появою реальних власників, яким потрібна обширна аналітика  діяльності підприємств, яка дасть  змогу швидко і ефективно реагувати  на зміни на підприємстві,  що необхідно  для виживання в умовах ринкової конкуренції; а також розвиток таких видів організацій та формування капіталу як акціонерні товариства, що потребують виплати доходів у вигляді дивідендів на вкладений капітал.

Звичайно, основні засади бухгалтерського обліку: подвійний  запис, безперервне документування усіх господарських операцій (фактів господарської діяльності),накопичення облікової інформації в бухгалтерських регістрах, принцип нарахування і відповідності доходів і витрат, єдність аналітичного і синтетичного обліку - збережені і в так званому "новому" бухгалтерському обліку.

Основною складністю для бухгалтера в операціях з підзвітними коштами, на мою думку,  є необхідність слідкувати за постійними змінами в законодавстві про порядок відшкодування витрат при відрядженнях,  норми добових витрат на території України та за її межами, а також розмір суми яку дозволено оплачувати готівкою.

І. Теоретичні основи обліку підзвітних коштів.

1.1. Сутність  розрахунків з підзвітними особами  та завдання їх обліку.

З каси підприємства, згідно діючого положення, можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах роздрібної торгівлі, у населення і тлі.), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).

Переважно, готівкові  кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника  підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі  товарно - матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується,  але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації). Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ,  що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити"

Складає авансовий звіт підзвітна особа,  вказує дату і  підписується в ньому.

Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум.

З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів,  називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити,  і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки,  підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи  є достовірними,  суму "списують " з підзвіту,  так як працівник  вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином,  підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти,  то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів).

Службове відрядження  — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк  для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Якщо працівника відряджено до іншого міста,  то йому видається відрядне посвідчення, яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт підприємства або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіїв дорожніми листами . Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються витрати) на оплату:

З добових;

З проїзду;

З найму житла.

За відрядженим працівником  зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком,  установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому надсилають поштовим переказом заробітну плату за місцем відрядження за рахунок підприємства,  що його відрядило, або перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток.

На час відрядження  особи, яка працює за сумісництвом. Середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. У  разі скерування працівника у відрядження  одночасно з основної роботи й  роботи за сумісництвом середній заробіток  зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що відрядили працівника,  за згодою між ними.

На працівника, який перебуває  у відрядженні, поширюється режим  робочого часу того підприємства, до якого він відряджений .Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються (крім випадків передбачених чинним законодавством,  які будуть згадані в наступному пункті 1,2).

Строк відрядження визначається керівником або його заступником,  але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження  працівників для виконання в  межах України монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен  перевищувати терміну будівництва об'єктів.

1.2.Огляд нормативно - довідкової бази.

Працюючи над обліком  підзвітних коштів та розрахунків з  підзвітними особами, необхідно  звернути увагу на те, що згідно діючого  на момент написання контрольної роботи законодавства відрядження регламентуються наступною нормативною базою:

1. Податковий кодекс  України № 2755-VI від 02.12.2010р. 

2.1нструкцією про службові  відрядження в межах України  та за кордон, що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.99 р. № 59 (в редакції наказу Мінфіну України від 17.03.11 p. № 362), зареєстрована в Міністерстві юстицій України 29.03.11 р. за № 410 \19148).

3. Постановою КМУ №98 від 02.02.2011р. " Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів"

     4. Постанова № 637 від 15.12.2004  Про затвердження Положення про ведення касових  операцій у національній валюті в Україні (із змінами, внесеними згідно з Постановами Національного банку N 573 від 22.12.2010)

          5. Статтею 121 КЗпП встановлено збереження за працівником не тільки робочого місця (посади) і права на оплату його праці протягом відрядження. Вона передбачає, що працівникам, скерованим у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, установлених трудовим або колективним договором, але розмір такої оплати не може бути нижчий за середню зарплату. 

       Оплата за роботу у вихідний день обчислюється за правилами ст. 107 КЗпП: робота у вихідний день оплачується у подвійному розмірі. А саме: 
1) відрядникам — за подвійними відрядними розцінками; 
2) працівникам, робота яких оплачується за погодинними або денними ставками — у розмірі подвійної погодинної або денної ставки; 
3) працівникам, які отримують місячний оклад, — у розмірі одинарної погодинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день проводилася в межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної погодинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводилася понад місячну норму.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження  в установленому порядку надається  інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи. інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Добові витрати (видатки  на харчування та фінансування інших  особистих потреб фізичної особи) є  окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Виплачуються добові витрати в межах граничних  норм, установлених Постановою КМУ №98 від 02.02.2011р (із внесеними змінами) за кожний день (включаючи день в'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Розрахунок добових  проводиться з фактичного часу перебування  працівника у відрядженні, що визначається за позначками відряджуючої та приймаючої сторін у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Необхідно звернути особливу увагу, що інструкцією №59 передбачено, що якщо в посвідченні про відрядження відсутні позначки, то добові не виплачуються.

Днем вибуття у відрядження  вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного  засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, аз 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція пристань аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Враховуючи вище сказане, нараховуються добові витрати, які підприємство відшкодовує відрядженому працівнику підприємств, закладів та організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також осіб, направлених у відрядження підприємствами, закладами і організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються за рахунок бюджетів), встановлені наступні граничні норми добових витрат:

Для зручності переношу ці дані в таблицю (див.Таблиця 1)

Таблиця 1

Відшкодування добових витрат в межах України і за кордоном в залежності від наявності у рахунках готелів витрат на харчування

Щодо відшкодування  побутових послуг,  які надаються  в готелях (прання, чистка, ремонт і  гладка одягу, взуття або білизни), згідно п.6 постанови Кабінету Міністрів України, для державних службовців або працівників підприємств (організацій), що фінансуються з бюджету (повністю або частково), вони відшкодовуються,  але не більше ніж 10% норм добових витрат для країни, в яку відряджено працівника, визначених в додатку до вище згаданої постанови, за всі дні проживання.

Підприємства можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості.

Отже, готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень (виторгу), за винятком підприємств та приватних підприємців, які мають податкову заборгованість і повинні здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку. Проте необхідно пам'ятати, що сума платежу готівкою одного підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) не повинна перевищувати 3 тис. грн.. протягом дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня не обмежується. Платежі підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) понад установлену граничну суму (3 тис. грн.) проводять виключно в безготівковій формі.

При веденні розрахунків  через підзвітних осіб,  або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані  нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

1.3.Порядок видачі готівки під звіт.

Розрахунки із залученням підзвітних осіб здійснюються в певній послідовності й передбачають шість основних операцій:

1.Отримання завдання  від керівника.

2.Отримання грошового  авансу до оплати витрат.

3.Скерування працівника  на інше підприємство.

4.Оформлення документів  на отримані цінності, роботу  і послуги на іншому підприємстві.

5.Передача отриманих  цінностей матеріально відповідальним  особам свого підприємства.

6. Складання документів  для тримання на грошових коштів, проведення повного розрахунку в бухгалтерії.

Починаючи з другого  етапу, розрахунки з підзвітною особою обов’язково відображаються в бухгалтерському  обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством. Яка погашається після:

1. подання підзвітною  особою авансового звіту з  додатком документів, що підтверджують  зроблені витрати, визнання вказаних  витрат і затвердження авансового звіту керівником підприємства.

2. або поверхня залишку  невикористаних підзвітною особою  коштів у касу підприємства.

3. або утримання залишку  не використаних підзвітною особою  грошових коштів з його заробітної  плати.

Оперативний облік отримання  і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю.

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими  коштами закінчується складанням нею  авансового звіту.

Третій етап відносин (див. Послідовність операцій на початку) передбачає виконання дій, які є предметом залучення підзвітної особи до вирішення завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні  особи. У цій же послідовності  розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи. Виходячи із суті операції на підприємство-продавець можуть бути скеровані кілька працівників підприємства - покупця: підзвітної особа для здійснення грошових розрахунків, матеріально відповідальна особа з довіреністю на отримання цінностей, водій (або водій-експедитор) автотранспорту для перевезення цінностей. Кожен з цих працівників виконує функцій», зафіксовані в його посадових обов'язках або передбачені розпорядженням керівника. Ці посадові обов'язки за розпорядженням керівника можуть бути покладені на одного або кількох працівників з наділенням їх відповідними обов'язками і повноваженнями.

Обмежимося розглядом  першого з названих вище працівників—підзвітної особи підприємства.

Найчастіше трапляється  варіант,  коли підзвітною особою,  на яку покладається обов'язок регулярної закупівлі цінностей,  є працівник,  з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (постачальник,  експедитор тощо).

На підприємствах можливі  варіанти залучення для разових  доручень як підзвітної особи працівника,  з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається,  що у таких випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність  чітко сформульованих обов'язків  у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено,  якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

1.4.Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.

Розрахунки з підзвітними  особами відносяться до розрахунків  підприємства з поточної дебіторської заборгованості . Для таких розрахунків  в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами ". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим,  так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку,  наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті ", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби " та інші субрахунки.

У таблиці 2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.                  

     Таблиця 2.

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами  при отриманні грошових коштів з  каси із поточного рахунка

Висновок

В даній роботі розглянуто різні приклади проведення операцій через підзвітних осіб, а також  основні аспекти обліку розрахунків  з підзвітними особами. Згадаємо, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили. При чому необхідно враховувати постійні зміни в законодавстві, виконувати розрахунки вчасно і якісно, а також справно реєструвати операції у відповідних формах. Бухгалтер також повинен своєчасно і достатньо розгалужено подавати необхідну інформацію в тому числі пов'язану з розрахунками з підзвітними особами керівнику, для прийняття важливих управлінських рішень та іншим зацікавленим в даній інформації особам (які мають право на отримання цієї інформації і її використання).

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службове відрядження - це поїздка працівника (підзвітної особи) за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Синтетичний облік по розрахунках з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" приватними підприємствами. Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо — в складі зобов'язань балансу підприємства.

Операції з підзвітними  особами відіграють важливу роль, так як через підзвітних осіб підприємство часто купує сировину, матеріали та інші необхідні для роботи підприємства речі, бере участь у виставках, ярмарках, укладенні угод та інших заходах потрібних для життєдіяльності підприємства, так як всі ці операції вимагають затрат і правильна їх оцінка відображається на вартості продукції, облік має вестись дуже точно з врахуванням останніх змін в законодавстві і з необхідними аналітичними розгалуженнями.

Задача 13

Відповідно до наказу по підприємству для ведення переговорів і укладання угоди в інше місто на строк з 12 листопада до 16 листопада включно відряджений заступник директора підприємства. З каси підприємства виданий аванс у розмірі 500 грн. Мета відрядження досягнута, угода підписана. По прибутті з відрядження був складений звіт. Вартість проживання з ПДВ становить 360 грн, вартість проїзду з ПДВ — 240 грн.

Необхідно відобразити  господарські операції по розрахунках  з підзвітними особами. Вказати первинні документи, що супроводять бухгалтерські записи.

Реєстраційний журнал господарських операцій

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1.  Інструкція про застосування «Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій»: Затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 р. № 291   

2. Наказ Міністерства  фінансів України від 13.03.99 р.  № 59 «Інструкція про службові  відрядження в межах України  та за кордон»

3. Постанова КМУ №98 від 02.02.2011р. " Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів"