Теоретичне питання

КОНТРОЛЬНЕ  ЗАВДАННЯ

     Теоретичне питання

1. Поняття ефективності діяльності організації. Критерії організаційної ефективності та види ефектів. Оцінювання ефективності діяльності

     організації.  Оцінювання ефективності організаційних  систем.……….. 3

1. Поняття ефективності діяльності організації. Критерії організаційної ефективності та види ефектів. Оцінювання ефективності діяльності

організації. Оцінювання ефективності організаційних систем

1.1. Поняття ефективності  діяльності організації

Поняття "ефективність" в економічній літературі трактується неоднозначно. Його вживають в різних аспектах: як ефективність капітальних вкладень, ефективність вдосконалення технологічних процесів, ефективність раціоналізації виробництва.

Можна виділити декілька основних підходів до визначення ефективності організацій.

1. Розуміння ефективності  як ступеня досягнення цілей  організації. В цьому випадку  важливе визнання динамічності  цілей і відмінності між офіційними  та оперативними цілями організації.  Такий підхід є коректним, якщо організаційні цілі конкретні, охоплюють широкий спектр діяльності організації та піддаються вимірюванню.

2. Розуміння ефективності  як здатності організацій використовувати  середовище з метою придбання  рідкісних ресурсів.

Одним із основних аспектів цієї концепції є взаємозалежність між організацією і зовнішнім середовищем організації як форми обміну певними ресурсами. На відміну від вимоги "максимізації", що висувається в інших підходах, ця методологія припускає "оптимізувати" використання зовнішнього середовища.

3. Розуміння ефективності  як здатності організацій досягати  максимальні результати за фіксованих  витрат або здатності мінімізувати  витрати досягнувши необхідних  результатів.

4. Розуміння ефективності  як здатності до досягнення  мети на основі "хороших" внутрішніх характеристик. На думку прихильників цього підходу, ефективна організаційна структура підсилює задоволеність, відчуття гарантованості і контроль персоналу над діяльністю організації. Основний недолік цієї концепції – надмірна увага до засобів досягнення мети на шкоду оцінці результатів.

5. Розуміння ефективності  як ступеня задоволеності населення  організацією та її продуктом.  Названий підхід можна застосовувати  до ситуації, коли потужні групи  осіб поза організацією здатні  чинити істотний вплив на її функціонування.

Ефективність організації  розглядається через систему  суспільних цінностей, що відповідають потребам суспільного розвитку, і  трактується як здатність системи  до виконання функцій ціле-покладання (формулювання цілей відповідно до потреб), ціле-забезпечення (використання соціально схвалених цілей), досягнення мети, економічності (досягнення певного співвідношення між результатами і витратами), факторної обумовленості (врахування зовнішніх та внутрішніх чинників умов функціонування організації). Це визначення достатньо широке і охоплює як внутрішні, так і зовнішні аспекти ефективності.

Відомий економіст Д. Сінк під ефективністю організаційної системи розуміє результативність її функціонування, яка містить такі сім складових:

• дієвість – рівень досягнення поставленої мети;

• економічність – рівень використання ресурсів;

• якість – рівень відповідності специфікаціям та призначенню;

• прибутковість як співвідношення між валовим доходом І сумарними  витратами;

• продуктивність – співвідношення кількості виробленого продукту до спожитих ресурсів;

• якість трудового життя – ступінь задоволення особистих потреб і запитів працівників у процесі трудової діяльності;

• впровадження нововведень  як характеристика перетворення науково-технічного потенціалу організації.

Виходячи з цього, ефективність системи оцінюється через систему  показників, що відображають кожну  з названих ознак. Такий підхід до розуміння сутності та оцінки ефективності системи набув широкого поширення  в зарубіжних системах оцінки ефективності діяльності організації.

Зіставлення запропонованих підходів з розумінням сутності ефективності свідчить про багатозначність цього  поняття. Загальним для всіх визначень  є уявлення про ефективність як про  здатність системи до досягнення мети, якою виступає задоволення інтересів споживачів, оптимальне використання зовнішнього середовища, підвищення економічності, результативності організації. Реалізація цілей становить основний зміст ефективності організацій. Якщо цілі певного періоду не досягнуті, то діяльність організації не може бути визнана ефективною. Разом із тим сам факт отримання результату не дає можливості визначити ефективно або неефективно досягнута мета, якщо не встановлено співвідношення витрат і результатів цієї діяльності. Вимога економічності діяльності організації передбачає встановлення певної відповідності між отриманими результатами і витратами на їх досягнення.

Якщо використовувати  викладені положення як вихідні  під час визначення сутності ефективності, то можна зробити висновок, що діяльність організації може бути визнана ефективною за умови виконання таких умов:

• цілі в кожен певний момент часу розглядаються як тимчасові, рухомі, похідні від вимог, що висуваються  з боку як суспільства, так і самої  організації;

• зміст цілей відповідає сутнісним характеристикам організації та відображає зовнішні та внутрішні умови функціонування організації;

• визначені цілі успішно  досягнуті: досягнення цілей виправдане засобами, що витрачаються, необхідне  співвідношення витрат і результатів діяльності виконане;

• для досягнення цілей  використані визнані, схвалені суспільством засоби; необхідність цієї умови визначається соціально-економічною природою системи  організації; її виконання дає змогу  уникнути додаткових витрат, пов'язаних з соціальною реабілітацією робіт, що проводяться.

Виходячи з цих положень, можна сформулювати таке визначення. Ефективність діяльності організації – це її властивість, пов'язана зі здатністю організації формулювати свої цілі з урахуванням зовнішніх і внутрішніх умов функціонування та досягати поставлених цілей шляхом використання соціально схвалених засобів за встановленого співвідношення витрат і результатів.

Наведене вище визначення відображає і "внутрішній", й "зовнішній" бік ефективності організацій, а саме раціональне використання організаційних ресурсів та досягнення результату з урахуванням зовнішніх чинників – умов функціонування організацій.

Як видно з моделі ефективності діяльності організації, представленої на рис. 10.1, підвищення організаційної ефективності можливе за умови, що діяльність організації здійснюється у напрямі досягнення мети, зафіксованої в правому верхньому кутку схеми, тобто якщо забезпечується зниження витрат і дотримуються умови, що відповідають потребам суспільного розвитку.

Рис. 1.1. Модель ефективності діяльності організації

Для того, щоб цілеспрямовано впливати на підвищення ефективності діяльності організації, необхідно  мати чітке уявлення про чинники, що визначають її рівень.

1.2. Критерії  організаційної ефективності та  види ефектів

Критерієм виступає найбільш істотна ознака, яка є мірилом  для оцінки ступеня досконалості системи. Екстремальне значення вибраного  критерію виражає оптимальність  певної системи за вибраною характеристикою. Можна виділити декілька типів критеріїв оптимальності: 1) глобальний – локальний; 2) зовнішній – внутрішній; 3) максимізуючий результат – мінімізуючий витрати.

Глобальний критерій оптимальності оцінює ефективність діяльності організації з позицій узгоджених її емерджентних інтересів та інтересів окремих елементів, що формують систему. Локальний критерій оптимальності характеризує ефективність функціонування окремих підсистем організації.

Зовнішній критерій дає  змогу оцінити ефективність організації з погляду відповідності поставлених цілей і засобів їх досягнення нормативній системі суспільних цінностей та дотримання обмежень на ресурси, виходячи з цілей виробничої системи, частиною якої вона є. Внутрішній критерій характеризує інтереси, властиві цій організації, та може бути виражений через витрати ресурсів системи за обмежень, що накладаються суспільними потребами.

Організаційна система  досягає максимального результату тільки за виконання всіх вимог, що висуваються до неї. Ступінь їх задоволення може бути різним залежно від конкретних умов і досконалості пропозицій, що розробляються щодо вирішенням окремих питань. Тому виникає завдання розробки варіантів альтернативних заходів та вибору оптимального з них. Завдання вибору за багатокритерійного аналізу може бути вирішене тільки за допомогою групи критеріїв, що характеризують різні сторони ефективності.

Ефект організації може бути у трьох формах: економічній, соціальній, організаційній.

Економічна форма ефекту найбільш вивчена, для неї розроблені відповідні кількісні методи оцінки, загальні для визначення економічної ефективності будь-яких витрат (на реорганізацію виробництва, створення нових організаційних структур, впровадження нової техніки). Єдність показників, що використовуються для характеристики віддачі витрат різного цільового призначення, та деяка спільність у підходах з їх визначення обумовлюються практичними цілями тих об'єктів, на яких планується здійснення цих витрат. Так, усі промислові підприємства, не дивлячись на автономність своїх цілей, підпорядковують їх вирішенню основних соціально-економічних завдань: підвищення рентабельності та (або) продуктивності, задоволення мінливих вимог споживача, ринку, працівників.

Соціальна форма ефекту від діяльності організації має свою специфічну оцінку, хоч і не може бути виражена таким єдиним синтетичним показником, як економічна ефективність. При вдосконаленні організації істотно змінюються умови праці та виробництва. Наприклад, розвиток діяльності груп якості та поєднання двох організаційних форм забезпечення якості виробництва – адміністративної та громадської – сприяють, за оцінками зарубіжних фахівців, підвищенню професійної підготовки працівників, набуттю навиків ухвалення рішень у складних ситуаціях. До соціальних результатів належать підвищення престижності праці, технологічної дисципліни, посилення відповідальності за результати своєї діяльності.

Нарешті, організаційний ефект організації виражається  у посиленні взаємозв'язку і взаємодії  елементів виробничої системи та появі у системи якісно нових властивостей, що відсутні у її елементів. Проявом організаційного ефекту на рівні підрозділів організації є підвищення узгодженості та впорядкованості окремих процесів і робіт, якості функціонування виробничої системи. На макрорівні з організаційним ефектом пов'язані такі явища, як можливість реалізації великомасштабних заходів щодо реорганізації виробництва, диверсифікація, інтеграція виробничих стадій і процесів, що призводять до підвищення цілісності системи і розвитку її емерджентних властивостей.

Таким чином, сукупний ефект  організаційної системи охоплює  не тільки результати у вигляді збільшення обсягу робіт або послуг, але і  певні соціальні та організаційні  результати.

З урахуванням наведених  вимог, передумов і чинників ефективності діяльності організації встановлюються дві групи критеріїв (табл. 1.1)

Таблиця 1.1. Критерії ефективності організації

Розглянемо, як застосовуються деякі з найбільш важливих критеріїв  ефективності організації.

Економічність характеризує ступінь використання організаційних ресурсів і дає можливість оцінити  результативність системи стосовно витрат. її можна виразити як відношення фактичних витрат, пов'язаних з діяльністю, до їх нормативної або планової величини. Величина фактичних витрат визначається на основі даних бухгалтерського обліку та звітності. Для визначення планової величини витрат можна використовувати прогнозні та експертні оцінки, нормативи. Якщо фактичні витрати не перевищують нормативної величини, можна говорити про економічність діяльності організації.

Дієвість характеризує ступінь досягнення організацією поставлених  цілей. Наприклад, головною метою і  призначенням організаційної системи є забезпечення високої економічної та соціальної ефективності функціонування організації на основі оптимізації взаємодії елементів та підвищення організованості системи. Виміряти дієвість можна шляхом оцінювання ступеня досягнення її основних цілей.

Упорядкованість організаційної діяльності розуміється як ступінь  регламентації та урегульованості  процесів, що здійснюються в організації. В загальному випадку впорядкованість  є проявом організованості системи. Проте саме по собі застосування правил не гарантує високої ефективності. Іноді доцільним є надання більшої свободи дій і самостійності. Крім того, можливі правила, що призводять до зниження ефективності та негативно впливають на продуктивність. Тому впорядкованість організаційної діяльності повинна поєднувати певну свободу в ухваленні рішень з чіткою регламентацією часу виконання окремих робіт і стандартизацією типових ситуацій щодо забезпечення функціонування та вдосконалення організації системи. Для оцінювання впорядкованості організаційної діяльності можна використовувати такі показники: частка організаційних норм та нормативів у загальній кількості нормативної документації; частка типових проектних рішень в кількості ситуацій, що вирішуються; якість процесів комунікацій, джерел інформації та документообігу між учасниками процесу організації; рівень збалансованості функцій організації.

Оперативність характеризує здатність підрозділів організації  швидко виявляти відхилення, що виникають  у процесі діяльності, та вчасно ліквідовувати їх. Оцінювання оперативності передбачає виявлення ефекту організації, що отримується в результаті своєчасного вживання необхідних організаційних заходів та дії на перебіг діяльності організації. Основними вимірниками оперативності організаційної діяльності можуть стати: частка своєчасно обробленої документації в загальному її обсязі; частка порушень, ліквідованих у стислий термін, в їх загальній кількості; рівень виконання організаційних функцій; відносне зниження обсягу продукту організації внаслідок нераціонального використання робочого часу та неритмічної роботи підрозділів. Підвищення оперативності дає змогу уникнути втрат, пов'язаних з порушенням безперервності процесу діяльності, зниженням якості продукту.

При оцінюванні ефективності діяльності системи організації важливо оцінити всі сторони та аспекти ефективності. Це можливо за умови використання зазначених критеріїв і відповідних показників.

1.3 Оцінювання ефективності діяльності організації

Одним із способів оцінювання ефективності організації є метод послідовного порівняння за допомогою стандартних оцінок, коли вимірювання ефективності проводиться шляхом експертного розрахунку значень окремих показників за групами критеріїв і визначення їх відносної значимості за інтервальною шкалою. В узагальненому вигляді схема оцінювання ефективності з використанням цього методу наведена на рис. 1.2.

Так, на першому етапі  цього підходу відбувається ідентифікація  організаційної системи, яка полягає  у виявленні особливостей функціонування організації. На цьому етапі визначаються функції, цілі й організаційні ресурси системи, встановлюються вимоги, що висуваються, і можливості їх задоволення в конкретних умовах.

Другий етап – формування критеріїв і вимірників ефективності – включає визначення основних напрямів оцінювання і критеріїв ефективності. Критерії виступають як необхідна передумова винесення ухвали про рівень ефективності організації, кожний з яких характеризується за допомогою низки показників. Відбір показників здійснюється на основі таких вимог: використовувані вимірники мають фіксувати фактичний рівень ефективності і одночасно враховувати завдання аналізу та управління економічними процесами на основі виявлення різних причинно-наслідкових зв'язків.

Завершальною процедурою формування системи критеріїв є  їх ранжування за ступенем впливу на ефективність організації. Ранжування здійснюється за кількісною шкалою в діапазоні від 0 до 10. Максимальна оцінка надається характеристиці, що має найбільшу перевагу. Якщо позначити оцінку ознаки і у експерта через аіj то відносну увагу показника можна розрахувати за формулою

Рис. 1.2. Алгоритм оцінки ефективності діяльності організації

Показник, що має найбільшу  вагу, отримує ранг 1. Для кожного  найбільш важливого критерію розробляється  шкала корисності з інтервалом 0–1,0. Основним призначенням шкали є перетворення різнорідних вимірників у еквівалентні їм бали. Приклад побудови такої шкали подано нарис. 10.3. У нашому випадку 0 означає найнижчий рівень результативності для цього критерію; 0,1 – дуже поганий рівень; 0,2 – поганий рівень; 0,3 – задовільний рівень; 0,5 – хороший рівень; 0,7 – дуже хороший рівень і 1,0 – найвищу результативність.

Рис. 1.3. Шкала корисності для оцінки ефективності організації

На третьому етапі – оцінювання ефективності організаційної системи – проводяться розрахунок фактичних значень показників і перетворення одержаних числових оцінок у бали за допомогою шкали корисності. Бальні оцінки використовуються для побудови профілю ефективності, при складанні якого необхідно висловити думку за кожною характеристикою на основі її кількісної оцінки та здійснити порівняння, оперуючи поняттями "добре", "задовільно".

Четвертий етап – аналіз ефективності організації – включає розрахунок резервів зміни ефективності, відносну оцінку значимості критеріїв для підвищення результативності системи, встановлення напрямів її реорганізації.

Резерв зміни ефективності (К_pi) характеризує величину невикористаних можливостей та підвищення за конкретним критерієм і показує необхідність вдосконалення системи в цьому напрямі:

К_Рі = (1 – Б_Фі ·Б_ОПТі)

де Б_Фі – бал, еквівалентний фактичному значенню показника за шкалою корисності; Б_ОПТі – оптимальна бальна оцінка показника. Чим ближче Б_Фі до Б_ОПТі, тим вищий рівень ефективності за заданою характеристикою.

Оскільки критерії мають  різну вагу для ефективності, то виникає необхідність у відносній  оцінці їх значимості. Найбільш раціональним підходом до відносної оцінки є синтез показників резерву ефективності і  ваги критерію:

де  – відносна оцінка значимості і-го критерію.

Критерій, що має максимальну  оцінку , визначає "вузьке місце" ефективності. Тому черговість проведення заходів щодо реорганізації системи встановлюється відповідно до значення .

1.4. Оцінювання ефективності організаційних систем

Оцінка ефективності організаційних систем проводиться  з метою вибору найбільш раціонального  варіанта структури або способу  її вдосконалення. Ефективність організаційної структури має оцінюватися на стадії проектування, при аналізі структур управління діючих організацій для планування і здійснення заходів щодо вдосконалення управління. Комплексний набір критеріїв ефективності системи управління формується з урахуванням двох напрямів оцінювання її функціонування:

• за ступенем відповідності  результатів, що досягаються, встановленим цілям організації;

• за ступенем відповідності  процесу функціонування системи  об'єктивним вимогам до його змісту, організації та результатів.

Критерієм ефективності при порівнянні різних варіантів  організаційної структури є можливість найповнішого і стійкішого досягнення кінцевої мети системи управління за менших витрат на її функціонування. Критерієм  ефективності заходів щодо вдосконалення  організаційної структури є можливість повнішого та стабільнішого досягнення встановленої мети або скорочення витрат на управління, ефект від реалізації яких повинен за нормативний термін перевищити виробничі витрати.

Принципове значення для оцінювання ефективності системи управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, який береться за нормативний. У процесі оцінювання ефективності організаційної структури можуть бути використані такі групи показників:

• що характеризують ефективність системи управління, яка виражається через кінцеві результати діяльності організації та витрати на управління. Як ефект можуть розглядатися: обсяг продукції, що випускається, прибуток, собівартість, капітальні вкладення, якість продукції;

• що характеризують зміст і організацію процесу управління, зокрема безпосередні результати та витрати управлінської праці. Як витрати на управління враховуються поточні витрати на утримання апарату управління, експлуатацію технічних засобів, підготовку і перепідготовку кадрів;

• що характеризують раціональність організаційної структури і її техніко-організаційний рівень. Вони можуть використовуватися  як нормативні при аналізі ефективності проектованих варіантів організаційних структур. До них належать: ланковість системи управління, прийняті норми керованості, рівень централізації функцій управління.

У теорії організації  розроблено кількісні методи вивчення залежності між кінцевим результатом, досягнутим організацією, і продуктивністю апарату управління, яка може визначатися як кількість виробленої організацією кінцевої продукції, що припадає на одного працівника апарату управління. Для цього використовуються такі коефіцієнти.

1.  Коефіцієнт ефективності  організаційної структури управління (К_е):

де Р_о – кінцевий результат (ефект), одержаний від функціонування організаційної структури управління;

З_у – затрати на управління (фонд оплати праці, витрати на утримання приміщень, придбання та ремонт оргтехніки, приймання та передачу управлінської інформації).

1. Коефіцієнт ланковості (K_л):

де П_л.ф – фактична кількість наявної організаційної структури;

    П_л.о – оптимальна кількість ланок організаційної структури.

3.  Коефіцієнт територіальної  концентрації (K_т.к ):

де П_р – кількість організацій певного типу в регіоні діяльності досліджуваної

     організації;

    П – площа регіону.

4.  Коефіцієнт дублювання  функцій (К_д):

де K_о.з – кількість робіт, закріплених за декількома підрозділами;

    К_н – нормативна кількість робіт.

5.  Коефіцієнт надійності  системи управління (К_с):

де К_нер – кількість нереалізованих рішень;

    К_заг – загальна кількість рішень, прийнятих у підрозділі.

6. Ступінь централізації  функцій (K_ц):

де Р_ф.ц – кількість прийнятих рішень при виконанні цієї функції на верхніх рівнях

     управління;

    Р_ф – загальна кількість прийнятих рішень на всіх рівнях управління.

7. Коефіцієнт ефективності  використання інформації*( К_е.і):

де  І_е.в – кількість випадків ефективного використання документу:

     І_вхід – інформація на вході.

Вся робота щодо проектування організаційних структур управління припускає  ухвалення нестандартних організаційних рішень з урахуванням зовнішнього і внутрішнього середовища.