Теория организации. 4

Вариант 11

1. Перечислите элементы внешней среды организации.
2. Мотивация в организациях. Определение и основные тео 
   рии.
3. Что означает относительность субъектов и объектов орга 
   низационной деятельности?
4. Закон пропорциональности: определение, примеры действия 
   закона.
5. Задача. Разработайте структуру технологического бюро 
   цеха на основе объема выполняемых функций специалистами 
   различной квалификации. Объем выполняемых функций при 
   веден в таблице.

Объемы  функций технологического бюро (в часах) 

План

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Теоретическая часть……………………………………………………4
2. Практическая часть……………………………………………………17

Заключение……………………………………………………………………….20

Список  используемой литературы……………………………………………...21 
Введение

     Общество  состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты  и проявления человеческой жизнедеятельности. Теория организации призвана ответить на вопросы: зачем организации нужны? как они создаются? функционируют и изменяются? почему члены организаций действуют именно так, а не иначе?

     Теория организации – наука, изучающая принципы, законы и закономерности возникновения организации как явления, ее эволюции, механизмы функционирования, взаимодействия ее частей и элементов между собой, а также с внешней средой для достижения намеченных и/или проектирования новых целей.

     Овладение знаниями об этом позволяет обоснованно и профессионально подходить к формированию протекающих в организациях процессов, к определению курса действий и руководству его реализацией в интересах достижения поставленных целей.

     Цель  работы: разобрать некоторые понятия, термины и законы теории организации, разработать структуру технологического бюро цеха. 
 

Теоретическая часть

1. Перечислите элементы внешней среды организации

   В нacтoящee вpeмя мeнeджepaм нeoбxoдимo yчитывaть дeйcтвиe фaктopoв, нaxoдящиxcя внe opгaнизaций, пocкoлькy opгaнизaция кaк oткpытaя cиcтeмa зaвиcит oт внeшнeгo миpa в oтнoшeнии пocтaвoк pecypcoв, энepгии, кaдpoв, пoтpeбитeлeй. Мeнeджep дoлжeн yмeть выявлять cyщecтвeнныe фaктopы в oкpyжeнии, кoтopыe пoвлияют нa eгo opгaнизaцию, пoдбиpaть мeтoды и cпocoбы peaгиpoвaния нa внeшниe вoздeйcтвия. Оpгaнизaции вынyждeны пpиcпocaбливaтьcя к cpeдe, чтoбы выжить и coxpaнить эффeктивнocть.

Выдeляют cлeдyющиe ocнoвныe xapaктepиcтики внeшнeй cpeды¹:

• взaимocвязaннocть фaктopoв внeшнeй cpeды — ypoвeнь cилы, c кoтopoй измeнeниe oднoгo фaктopa вoздeйcтвyeт нa дpyгиe фaктopы. Измeнeниe кaкoгo-либo фaктopa oкpyжeния мoжeт oбycлaвливaть измeнeниe дpyгиx;
• cлoжнocть внeшнeй cpeды — чиcлo фaктopoв, нa кoтopыe opгaнизaция oбязaнa peaгиpoвaть, a тaкжe ypoвeнь вapиaтивнocти кaждoгo фaктopa;
• пoдвижнocть cpeды — cкopocть, c кoтopoй пpoиcxoдят измeнeния в oкpyжeнии opгaнизaции. Окpyжeниe coвpeмeнныx opгaнизaций измeняeтcя c нapacтaющeй cкopocтью. Пoдвижнocть внeшнeгo oкpyжeния мoжeт быть вышe для oдниx пoдpaздeлeний opгaнизaции и нижe для дpyгиx. В выcoкoпoдвижнoй cpeдe opгaнизaция или пoдpaздeлeниe дoлжны oпиpaтьcя нa бoлee paзнooбpaзнyю инфopмaцию, чтoбы пpинимaть эффeктивныe peшeния;
• нeoпpeдeлeннocть внeшнeй cpeды — cooтнoшeниe мeждy кoличecтвoм инфopмaции o cpeдe, кoтopoй pacпoлaгaeт opгaнизaция, и yвepeннocтью в тoчнocти этoй инфopмaции. Чeм нeoпpeдeлeннee внeшнee oкpyжeниe, тeм тpyднee пpинимaть эффeктивныe peшeния.

   Сpeдa пpямoгo вoздeйcтвия включaeт фaктopы, кoтopыe нeпocpeдcтвeннo влияют нa дeятeльнocть opгaнизaции. К ним oтнocят пocтaвщикoв, aкциoнepoв, тpyдoвыe pecypcы, зaкoны и yчpeждeния гocyдapcтвeннoгo peгyлиpoвaния, пpoфcoюзы, пoтpeбитeлeй и кoнкypeнтoв.

   Пoд  cpeдoй кocвeннoгo вoздeйcтвия пoнимaют фaктopы, кoтopыe мoгyт нe oкaзывaть пpямoгo нeмeдлeннoгo вoздeйcтвия нa opгaнизaцию, нo cкaзывaютcя нa ee фyнкциoниpoвaнии. Рeчь идeт o тaкиx фaктopax, кaк cocтoяниe экoнoмики, нayчнo-тexничecкий пpoгpecc, coциoкyльтypныe и пoлитичecкиe измeнeния, влияниe гpyппoвыx интepecoв и cyщecтвeнныe для opгaнизaции coбытия в дpyгиx cтpaнax.

2. Мотивация в организациях. Определение и основные теории

   Природа мотивации. Для достижения целей  организации руководству необходимо обеспечить эффективные действия персонала. Для этого нужно не только обеспечить функциональную загрузку работников и  создать им необходимые условия, но и вызвать у них желание энергично совершать именно те действия, которые приближают организации к достижению поставленных целей. В связи с этим руководство организации должно выполнять весьма важную функцию — создание условий для мотивации работников и осуществление ее на практике.

   Мотивация как функция управления — это  процесс, с помощью которого руководство  организации побуждает работников действовать так, как было ранее  запланировано и организовано, поскольку  успех организации в определенной мере зависит от того, насколько эффективно действуют участники производственного процесса. Таким образом, мотивацию в организации можно трактовать как побуждение членов организации к действию. При этом мотивация представляет собой, с одной стороны, побуждение, навязанное индивидам извне, а с другой — это самопобуждение.

   Чтобы разобраться в этой двойственной природе мотивации, важно понять, что поведение человека в трудовом процессе определяется взаимодействием  различных внешних и внутренних побудительных сил, среди которых следует, прежде всего, выделить стимулы и мотивы. Стимул понимается как внешняя причина, побуждающая людей к деятельности, а мотив выступает как внутренняя побудительная сила. Если стимул заметен, его можно заранее спланировать или отменить, то мотив скрыт, его действие часто бывает неожиданным для наблюдателей, так как он зависит от инстинктивных импульсов, влечений, потребностей.

   Вместе  с тем стимулы и мотивы самым  тесным образом связаны между  собой. Процесс стимулирования деятельности члена организации — это такое воздействие на его поведение, которое включает в свою сферу все потребности, интересы, цели, стремления, мотивы. Следовательно, основу стимулирования составляет взаимодействие внешних условий и внутренней структуры личности члена организации. Стимулирование реализуется через создание условий, изменяющих трудовую ситуацию, чтобы у работника возникало желание, стремление к эффективной деятельности. Однако для успешного стимулирования необходимо знать внутренние мотивы, которые можно приобрести, только изучая социологию и психологию личности.

   Обращение к изучению поведения людей в  организации обусловлено тем, что  не всякое целевое, направленное воздействие  на поведение человека активизирует его деятельность, а лишь то, которое  становится личностно значимым для данного конкретного человека, соответствует его внутренним устремлениям. Только в этом случае возникает заинтересованность работника в своей деятельности, психологическая предрасположенность по отношению к выполнению ролевых требований и, как следствие этого, побуждение к качественному выполнению работы. Стимулирование включает в себя не только создание внешней ситуации выбора определенной (наиболее привлекательной) формы поведения, но и ее соответствие структуре личности работника. Вместе с внешней стимуляцией эта внутренняя структура (в случае ее активизации) формирует непосредственный мотив действий.

   Мотивация в организации может рассматриваться  в двух аспектах:

• как функция управления, когда мотивация представляет собой процесс побуждения к деятельности, что можно соотнести с понятием “стимулирование”;
• как сила, побуждающая к действию, когда понятие “мотивация” сходна со значительно более широким понятием “мотив”, к которому относятся все компоненты внутреннего побуждения к деятельности: потребности, интересы, ценности, инстинкты, влечения, эмоции, идеалы.

   Основные  функции мотивов поведения человека можно определить следующим образом:

• ориентирующая — мотив направлен на выбор членом коллектива организации поведения, наиболее приемлемого для него в данной ситуации;
• смыслообразующая — мотив определяет субъективную значимость принятого вида поведения для члена организации;
• опосредующая — мотив возникает на стыке внешних и внутренних побудителей к действию, опосредуя их в отношении личности и влияя на ее поведение;
• мобилизующая — мотив мобилизует внутренние резервы члена организации, если это необходимо для реализации значимых для него видов деятельности;
• оправдательная — в мотиве заложено отношение члена организации к должному, нормативному, привнесенному извне образцу, эталону поведения, социальной норме.

   Таким образом, построение системы мотивации  в организации представляет собой  как экономическую проблему, потому что эффективная система мотивации  позволяет повысить экономические  показатели деятельности организации, удовлетворять экономические потребности ее членов, так и психологическую проблему, поскольку при ее построении должны учитываться идеалы, стремления, потребности в достижении и самовыражении ее участников.

Мотивация и управление. Стимулирование работников в организации связано с многими трудностями:

• неспособность руководителей эффективно и последовательно применять методы мотивации;
• изменение потребностей работников со временем, что обусловливает необходимость изменения мотивации работников;
• ограничения в отношении типа и возможностей стимулирования работников;
• теоретическая неразработанность основных стратегических направлений мотивации работников в организации.

   В настоящее время философия и  стиль управления быстро меняются, что требует новых комбинированных подходов к проблеме мотивации работников в организации, основанных на последних достижениях в области поведенческих наук и наук об управлении и сочетающих экономические и социально-психологические способы воздействия на поведение работников.

3. Что означает относительность субъектов и объектов организационной деятельности?

  Организаторская деятельность (ОД) – это создание или усовершенствование механизма управления в соответствии с целями и задачами организационных систем. Организаторская деятельность аналогична общей функции управления – «Организация». Данная функция может выполняться объектами и субъектами организаторской деятельности.

  В теории управления объекты и субъекты управления определяются по их отношениям к управленческим воздействиям. Субъект  – это источник управленческого  воздействия, а объект – приемник и исполнитель всего или части  управленческого воздействия, представленного в виде набора функций или задач. Аналогично и в теории организации. Субъект организаторской деятельности является источником воздействия на подчиненных по функциям организаторской деятельности. Как известно, функция «Организация» относится к общим функциям управления. Она входит в состав всех конкретных функций управления. Кроме того, при большой трудоемкости эта функция может быть разделена на ряд подфункций.

 
Схема взаимозависимости функций²

  Субъект организаторской деятельности выполняет  в рамках требуемых функций следующие  процедуры: «принимает решение», «утверждает», «организует выполнение». Объект организаторской  деятельности в рамках порученных функций  выполняет процедуры «подготовка решения» и «согласование решения» или все операции, относящиеся к этим процедурам. К операциям процедур относятся: получение задания или его формулирование, проведение информационной работы, проведение совещания, сдача выполненной работы заказчику или использовать ее в своей организации и т.д.

  Таким образом, субъекты организаторской  деятельности выполняют действия из набора функций, подфункций, процедур и операций.

 
Основные составляющие организаторской деятельности субъекта управления

  Понятия «субъект» и «объект» организаторской  деятельности являются относительными, а не абсолютными. Так, начальник  цеха завода является субъектом по отношению к рабочему, выполняющему его поручение, в то же самое время он – объект по отношению к генеральному директору завода. Субъект организаторской деятельности может быть одновременно и своим объектом, т. е. он может выполнять работу, данную самому себе. Даже рядовые работники могут быть коллективным субъектом организаторской деятельности в форме собрания акционеров, депутатов Государственной Думы и т.д. Таким образом, взаимоотношения субъектов и объектов организаторской деятельности можно представить в виде круга.

 
 
Циклическая схема взаимоотношения субъекта и объекта организаторской деятельности

  Субъектами  организаторской деятельности на уровне страны в Российской Федерации являются: Президент, члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы, Председатель Правительства, федеральные министры и т.д.

  Осознание каждым человеком своих прав и  обязанностей как субъекта и объекта  отношений гармонизирует его  деятельность.

  Субъектами  организаторской деятельности в компании могут быть отдельные лица (главный механик, начальник цеха и др.), коллективный орган компании (отдел по совершенствованию управления, отдел кадров и др.), внешний орган (пожарная служба города, МЧС и др.).

  В зависимости от объекта организационного воздействия субъектами могут быть руководители государства, лидеры общественных объединений, руководители компаний или их подразделений, неформальные лидеры, организационные комитеты и др.

4. Закон пропорциональности: определение, примеры действия закона

  Гармония – это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека³.

  Гармонию  следует рассматривать только субъективно (гармония для кого, для чего).

  Гармонизация  элементов организации для получения  прибыли существенно отличается от гармонизации элементов для комфортной работы персонала и т.д. Если конкретная цель не поставлена, то гармонизация все  равно идет для какой-то неформальной цели. Гармонизацию остановить нельзя, а направить можно.

  Гармония  имеет системное начало, она объективна и не зависит от воли и желания  человека, который может либо помочь ей, либо испортить естественный ее ход.

  Закон композиции и пропорциональности (гармонии) формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

  Рассмотрим  этот закон на двух уровнях:

  * на уровне организации,

  * на уровне внешней среды, в  которой организация является  одним из элементов. 

  Для существования каждой системы должно обеспечиваться:

  * наличие (ненулевые значения) необходимых  ресурсов (Ri) и коммуникаций между ними;

  * задействованные ресурсы, должны давать наилучший результат.

  Данные  соотношения являются условиями  достижения гармонии (сбалансированности).

  Закон композиции и пропорциональности относится  к объективным законам организации. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.

  1) руководитель и подчиненные ничего не знают о законе композиции и пропорциональности.

  Любая стихийность приводит к самонастройке  элементов: выполняемых функций, отношений  между персоналом, набору целей и  задач. Так, при функциональной подготовке организации ряд обязательных базовых функций не включается в функциональную структуру, например, управление технической безопасностью, управление маркетингом, стратегическое управление, представительная деятельность. Однако дальнейшая практическая деятельность организации потребует их выполнения (условие композиции). И, как правило, данные функции поручают работникам смежных подразделений, поверхностно их знающих, т. е. объем и качество их исполнения (пропорциональность) не будут оптимальными. Таким образом, методом проб и ошибок организация постепенно придет к нужному набору функций и приемлемой пропорциональности их выполнения.

  2) руководитель знает  о законе, а его  подчиненные нет.

  В своей деятельности руководитель, знающий  данный закон, будет основываться на наборе целей организации, которые и определят направление гармонизации. Однако, как показывает практика, основная масса персонала не знакома с целями организации или не поддерживает все их. Поэтому конкретные действия руководителя по формированию требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут осознанно поддержаны. Эффективность работы организации во многом будет определяться профессионализмом руководителя и его способностями по убеждению подчиненных в правильности реализуемых мероприятий.

  3) руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности и могут им управлять.

Результат действия закона будет проявляться  в постоянном совершенствовании  системы производства и управления, создании команды единомышленников, существенном снижении издержек производства. Все это, естественно, приведет к снижению себестоимости производства и увеличению конкурентоспособности организации. При этом весь персонал осознанно в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона.

Практическая  часть

     Задача. Разработайте структуру технологического бюро цеха на основе объема выполняемых функций специалистами различной квалификации. Объем выполняемых функций приведен в таблице.

     План  выполнения задачи:

1. Исходя  из среднегодового фонда времени установим число должностей в техническом бюро;

2. После дифференциации функций и работ закрепим за должностями  технологического бюро с указанием  объема работ по функциям;

3. В итоге  построим оргструктуру, зависящую от количества и квалификации работников бюро.

1. Число  должностей в техбюро составляет 5 единиц:

• Техник-технолог 2 человека

• Инженер-технолог 1 человек

• Инженер-технолог II категории 1 человек

• Инженер-технолог I категории (он же руководитель бюро) 1 человек

2. Закрепление  функций (работ, операций) за должностью:

Техник-технолог

(расчет  на 2 человек)

Инженер-технолог

Инженер-технолог II категории