Теортические основы учета расчетов с подотчетными лицами
Содержание
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.
Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.
Бухгалтерский учет и отражение операций в бухгалтерских информационных системах с подотчетными лицами имеет своиособенности.
Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами и порядок отражения операций в 1С: «Бухгалтерия», версия 8.
Задачи работы:
- изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
- ознакомиться с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;
- рассмотреть отражение операций по расчетам с подотчетными лицами в 1С «Бухгалтерия», версия 8;
- проанализировать бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.
При написании работы были использованы учебные пособия, нормативно-правовые документы и периодически издания по бухгалтерскому учету, а также бухгалтерская программа 1С «Бухгалтерия», версия 8.
1.Теортические основы учета расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
- представительские расходы.
При выдаче денежных средств организация обязана:
- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
1.2. Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.
Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете».
Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций». В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость и налога на доходы физических лиц, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.
Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации». При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.
Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами:
- Налоговый кодекс Российской Федерации (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009г.), (глава 21 Налог на добавленную стоимость; глава 23 Налог на доходы физических лиц; глава 25 Налог на прибыль организаций)
- Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ),
- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н),
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н),
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247),
- Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У).
1.3. Особенности учета по командировочным расходам
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).
Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:
- номер командировочного удостоверения;
- штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;
- ФИО, должность и место работы командируемого работника;
- пункт назначения;
- срок командировки;
- цель командировки;
- документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.
На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.
Срок
командировки работника
Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах следующей формы (таблица 1).
Таблица 1
Журнал учета
работников, выбывающих в командировки
из ______________________________
(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)
№ п/п |
ФИО команди-рованного работника |
Занимаемая должность |
№ командиро-вочного удостоверения |
ФИО, должность работника, подписавшего удостоверение |
Дата |
Расписка команди-руемого работника в получении команди-ровочного удостоверения | |
фактического выбытия |
фактического прибытия | ||||||
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.
Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.
Взамен
дней отдыха, не использованных
во время командировки, другие
дни отдыха по возвращении
из командировки не
Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.
Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.
За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.
Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.
При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль.
На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.
Основными реквизитами авансового отчета являются:
- наименование организации;
- ФИО и должность работника;
- номер и дата составления авансового отчета;
- назначение аванса;
- сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;
- и некоторые другие реквизиты.
На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:
- дата;
- порядковый номер документа;
- кому, за что и по какому документу уплачено;
- сумма оплаты;
- итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.
К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:
- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
- проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.
В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.
Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.
Первыми обычно отражаются проездные билеты. К железнодорожному билету не нужно прикладывать счет-фактуру от железной дороги, чтобы отнести сумму НДС в зачет. При заполнении в авансовом отчете сведений о расходах на проезд и других расходах необходимо выделить отдельными строками сумму расходов без НДС и саму сумму НДС. Это необходимо в силу того, что эти суммы по-разному отражаются на счетах бухгалтерского учета.
Документами, подтверждающими расход на проживание, являются: счет из гостиницы, счет-фактура, квитанция об оплате, фискальный чек. Встречаются случаи, когда командируемый сотрудник останавливается не в гостинице, а арендует квартиру у частных предпринимателей, тогда помимо указанных документов следует приложить и копию свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.
Если в период нахождения в командировке сотрудник оплачивал какие-либо услуги (связи, почты, консультирование и т.д.), то к авансовому отчету должны быть соответствующие квитанции, акты выполненных работ, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам, фискальные чеки, оформленные на имя организации. Если производилось приобретение различных товаров, то должны быть накладные и счет-фактура. В авансовых отчетах о командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических дней нахождения в командировке согласно отметкам в командировочном удостоверении. Последнюю графу «Счет» заполняет бухгалтер, проверяющий авансовый отчет и приложенные к нему документы.
Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:
- покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
- осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
- подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
- участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
- другими аналогичными нуждами.
2. Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами
2.1. Отражение операций по расчетам с подотчетными лицами
2.1.1. Выдача денежных средств в подотчет
В подотчет денежные средства могут быть выдан из кассы и перечислены с расчетного счета.
При выдачи денежных средств из кассы, в программе «1С:Бухгалтерия» эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер». Для этого в пункте главного меню «Касса» (рисунок 1) выбираем «Добавить».
Рисунок 1. Кассовые документы
В окне «Выбор вида документа» выбираем «Расходный кассовый ордер» и нажимаем «ОК» (рисунок 2). Выбираем «Выдача подотчетному лицу». В появившемся окне (рисунок 3) «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», и статью движения денежных средств «Расчеты с подотчетными лицами». На вкладке «Печать» (рисунок 4) отображена вся информация, которая будет в печатном виде.
Рисунок 2. Выбор вида документа и вида операций
Рисунок 3. Расходный кассовый ордер
Рисунок 4. Вкладка «Печать» в расходном кассовом ордере
Таким образом, формируется расходный кассовый ордер (рисунок 5) на выдачу денежных средств подотчетному лицу.
Следует также отметить, что выдача денежных средств в подотчет может выдаваться по устному согласию руководителя или же по письменному заявлению подотчетного лица о выдачи определенной суммы на конкретные расходы. Это должно быть отражено в учетной политики организации.
Расходный кассовый ордер подписывают: директор, главный бухгалтер и кассир после выдачи денежных средств. Также в расходном кассовом ордере получатель денежных средств, т.е. подотчетное лицо, пишет полученную сумму прописью, дату и ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение данных денежных средств.
В конце дня данный расходный кассовый ордер формируется и отражается в кассовой книге.
Рисунок 5. Печатная форма «Расходный кассовый ордер»
Также выдача денежных средств, как говорилось ранее, может быть перечислена с расчетного счета подотчетному лицу, для этого формируем «Платежное поручение» (рисунок 6), где указываются также все необходимые реквизиты. В меню «Банк» - «Списание с расчетного счета».
Рисунок 6. Платежное поручение
2.1.2. Возврат неиспользованного подотчета
Для отражения в учете операций по возврату неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет, на хозяйственные расходы или командировочные нужды предназначен документ «Приходный кассовый ордер». В «1С: Бухгалтерия» в пункте главного меню «Касса» (рисунок 1) выбираем «Добавить» - «Приходный кассовый ордер» - «Возврат от подотчетного лица» (рисунок 7).
В приходном кассовом ордере (рисунок 8) заполняем все необходимые реквизиты: «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», и статью движения денежных средств «Расчеты с подотчетными лицами». На вкладке «Печать» (рисунок 9) отображена вся информация, которая будет в печатном виде.
Рисунок 7. Выбор вида операции документа
Рисунок 8. Приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер распечатывается (рисунок 10), подписывается принимающим кассиром и главным бухгалтером предприятия и в конце дня заносится в кассовую книгу.
Рисунок 9. Вкладка «Печать» в приходном кассовом ордере
Рисунок 10. Печатная форма «Приходный кассовый ордер»
2.2. Оформление авансового отчета
Основным отчетным документом подотчетных лиц является авансовый отчет.
В «1С: Бухгалтерия» для введения данных отчетов необходимо выбрать «Касса» - «Авансовые отчеты» (рисунок 11)
Рисунок 11 . Авансовые отчеты
В данном журнале зафиксированы все авансовые отчеты за определенный период.
Для добавления нового авансового отчета нажимаем кнопку «Добавить», при этом появляется новый авансовый отчет (рисунок 12). Выбираем «склад», на котором будут значиться данные товары, «физ. лицо», т.е. подотчетное лицо из списка сотрудников.
На вкладке «Авансы» отражаются выданные ранее денежные средства в подотчет - расходные кассовые ордера и платежные поручения с указанием полученных сумм.
На вкладке «Товары» (рисунок 13) указываются все виды товаров, материалов и сырья приобретенных подотчетным лицом. При этом, выделяется НДС, если он указывается в первичных документах.
Во вкладке «Оплата» заносятся все виды произведенных оплат подотчетным лицом.
Рисунок 12. Авансовый отчет
Рисунок 13. Вкладка «Товары» в авансовом отчете
На вкладке «Прочее» заносятся услуги.
Затем формируется авансовый отчет (рисунки 14, 15), распечатывается и подписывается подотчетным лицом, проверяется бухгалтером и утверждается директором.
Рисунок 14. Печатная форма «Авансовый отчет»
Рисунок 15. Обратная сторона «Авансового отчета»
Для получения итоговых и детальных сведений о состоянии расчетов с подотчетными лицами можно использовать стандартные отчеты.
Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» может быть использован для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами (Рисунок 16).
Рисунок 16. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
Стандартный отчет «Карточка счета» позволяет получить детальную информацию по всем операциям с подотчетными лицами за установленный период.
Стандартный отчет «Карточка счета» с выбранным значением субконто позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом. Операции по учету расчетов с подотчетными лицами можно вводить вручную. При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета, количество и суммы проводок.
3. Учет расчетов с подотчетными лицами
3.1 Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица - работники предприятия, которым выдаются наличные деньги из кассы с условием предоставления отчета об их использования.
Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель организации.
Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций.
Срок сдачи авансовых отчетов в по суммам, полученным на хозяйственные нужды, устанавливается в приказе об учетной политике. После истечение данного срока подотчетное лицо обязано не позднее трех дней сдать авансовый отчет вместе с приложенными оправдательными документами, а также возвратить неиспользованные подотчетные суммы в кассу.
По суммам, полученным на командировочные расходы, установленный срок сдачи отчетов составляет три дня.
Порядок оформления расходов на служебную следующий:
- приказ о направлении в командировку;
- командировочное удостоверение;
- расходный кассовый ордер;
- авансовый отчет.
Расходы по командировке являются нормируемыми.
Порядок оформления расходов на хозяйственные нужды следующий:
- выдача денежных средств под отчет;
- авансовый отчет с приложенными оправдательными документами;
- возврат неиспользованных денежных средств в кассу;
- возмещение перерасхода по авансовому отчету путем выдачи из кассы.
