Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан

Введение 
 

В современную  эпоху фундаментальный принцип  разделения властей является одним  из важнейших оснований устройства и функционирования государственного механизма огромного числа стран. При этом большинство специалистов сходятся в том, что признание  значимости данного принципа отнюдь не является констатацией факта его абсолютной, буквальной реализации на практике и отрицанием единства упорядоченной власти.  

В истории  найдется немало примеров раскола общества в результате непримиримого противостояния ветвей власти. Доминирование одной из них создает на первых порах впечатление порядка государственной и общественной жизни. Поэтому нередко приходится слышать мнение о том, что необходима сильная рука, которая осуществляла бы твердый социальный порядок. В свое время А.И. Герцен заметил, что “как ни странно, но опыт показывает, что народам легче выносить насильственное бремя рабства, чем дар излишней свободы”.Другое же общественное мнение состоит в том, что эта “рука” уже заводила общество в мрачнейшие тупики и единственная приемлемая альтернатива этому порядку - радикальный сдвиг “вправо”, то есть последовательное и неуклонное строительство правовой государственности. 

Настоящая курсовая работа посвящена исследованию такого государственного феномена как  типовые виды документа и правила управления документацией. На сегодняшний день в Республике Казахстан претерпела радикальные изменения концепция исполнительной власти. Совершенно по новому определено её место в системе государственных органов, изменены принципы формирования исполнительных органов и сама структура исполнительной власти, а также форм и методов государственного управления. Однако, несмотря на огромную работу, проделанную в рамках демократизации нашего общества и в частности исполнительной власти государства, всё же остается ещё немало вопросов, требующих всестороннего исследования и осмысления. В курсовой работе будут затронуты различные аспекты, связанные с формами и методами государственного управления в Республике Казахстан. Мы исследуем как теоретические вопросы, связанные с функционированием органов государственного управления, так и практические стороны.  

Для наиболее полного изучения выбранной темы, мы прибегнем к помощи имеющейся  научной литературы в данной области. Наибольший интерес, с нашей точки зрения, здесь представляют такие монографические издания таких авторов как Сапаргалиев Г.С., Зиманов З.С., Назарбаев Н.А., Джунусова Ж.Х., Котов А.К. и других.

                                  Глава 1. Общие положения 
 

1. Типовые  правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан устанавливают обязательные для государственных организаций общие требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера, как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий, в том числе электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью. 

2. Настоящие  Правила разработаны в соответствии  с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "О нормативных правовых актах", Законом Республики Казахстан "Об административных процедурах", Указом Президента Республики Казахстан от 31 июля 2000 года № 427 "О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота", постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года № 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы". В них учтены требования "Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан", утвержденной приказом Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан от 24 октября 1998 года № 17-457-Р, "Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан", утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168. 

3. Организации  применяют данные Правила или  на их основе разрабатывают  и утверждают по согласованию: 

1) с  уполномоченным государственным  органом управления архивами  и документацией Республики Казахстан  - ведомственную (отраслевую) инструкцию по делопроизводству; 

2) с  уполномоченными государственными  органами управления архивами  и документацией областей, городов  Астаны, Алматы, центральными государственными  архивами Республики Казахстан,  Архивом Президента Республики Казахстан - инструкцию по делопроизводству в организации. 

4. Руководитель  и работники организации, виновные  в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии  с законодательством Республики  Казахстан. 

5. Руководство  и контроль за документированием и управлением документацией осуществляет документационная служба организации, действующая в соответствии с Положением о документационной службе организации, разработанным на основе Примерного положения.

 В  небольшой организации и структурных подразделениях организации, в которых по штатному расписанию не предусмотрены документационные службы, указанные функции возлагаются на должностное лицо. 

6. При  смене руководителя документационной  службы (должностного лица) документы  и дела передаются вновь назначенному руководителю документационной службы (должностному лицу) по акту приема-передачи  

7. Уполномоченный  государственный орган управления  архивами и документацией Республики  Казахстан, уполномоченные государственные  органы управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую и практическую помощь по внедрению Правил, осуществляют контроль за выполнением их требований. 
 
 

1.1.Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. 

Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. 

Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

 Виды  документов:

По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

По времени  создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

По способу  изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

По способу  представления — электронный, на бумажных носителях;

По месту  издания — внутренние, внешние;

По направлению  отправки — входящие, исходящие;

По распространению  — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

По необходимости  технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретност. 

Виды  обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления). 

Для автоматизации  обработки документов с XX века широко используются компьютеры. 

На протяжении истории носители информации менялись. 

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная  лента, глиняные таблички и т. п. Документы  содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др. 

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная  функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления.

Функции, носящие культурно-исторический характер. 

Общие функции документа:

Информационная  — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;

Коммуникативная — документы являются средством  обмена информации;

Социальная  — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом  определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция  определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства. 

Специальные функции документа:

Управленческая  — в ней документ выступает  как средство управления деятельностью;

Организационная — документ устанавливает или  упорядочивает действия участников правовых отношений;

Правовая  — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная  — способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;

Историческая  — документ является историческим источником. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                            Глава 2. Документирование

               2.1Состав, классификация и унификация документов.Состав                                            реквизитов документации. 

Схема расположения реквизитов документа

210 
 
 
 
 

Примечание. 

1 - Изображение  Государственного Герба Республики  Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания);

2 - официальное  наименование организации;

3 - справочные  данные об организации;

4 - наименование  вида документа;

5 - дата  документа;

6 - регистрационный  номер (индекс) документа;

7 - ссылка  на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа;

8 - место  составления или издания документа;

9 - гриф  ограничения доступа к документу;

10 - адресат;

11 - гриф  утверждения документа;

12 - резолюция;

13 - заголовок  к тексту документа;

14 - отметка  о контроле;

15 - текст  документа;

16 - отметка  о наличии приложения к документу;

17 - подпись;

18 - отметка  о согласовании документа;

19 - оттиск  печати;

20 - отметка  о заверении копии документа;

21 - отметка  об исполнителе документа;

22 - отметка  об исполнении документа и направлении его в дело;

23 - идентификатор  электронной копии документа;

24 - отметка  о поступлении документа в  организацию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Деятельность  организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями. 

В целях  решения административных и организационных  вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие документы: 

1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие); 

2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие); 

3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные  записки, заключения, отзывы, перечни,  письма, сводки, соглашения, списки, справки  и другие); 

4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты); 

5) подтверждающие  трудовую деятельность работников  и сведения об отчислении денег  на их пенсионное обеспечение. 

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов. 

Распорядительный  документ отменяется или изменяется распорядительным документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан. 
 

Проект  документа, затрагивающего интересы других организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по проекту документа оформляются приложением или указываются в сопроводительном письме. 

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов  организации, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу. 

В пределах своей компетенции организация  осуществляет переписку с другими  организациями и отдельными гражданами. 

Документы, направленные по телефаксу, электронной  почте, дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью. 

В целях  определения правил составления, оформления различных документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота. 

Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой "Для служебного пользования"). 

Для классификации  документов в организации составляется классификатор. 

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу. 

Унификация  документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов  документов, правил их составления  и оформления. Типовые формы и  трафаретные тексты документов, как  правило, оформляются в виде сборника.

Параграф 2. Состав реквизитов документа 

Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального документа. Их состав и схема расположения определены Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (Приложение 3). 

При изготовлении бланка письма (Приложение 4) используются следующие реквизиты и ограничительные  отметки для расположения реквизитов: 

1) Государственный  герб Республики Казахстан или  эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания); 

2) официальное  наименование вышестоящего органа; 

3) официальное  наименование организации; 

4) справочные  данные об организации; 

5) дата  документа; 

6) регистрационный  номер документа; 

7) ссылка  на регистрационный номер и дату входящего документа; 

8) адресат; 

9) заголовок; 

10) отметка  о контроле. 

При изготовлении бланков других видов документов, кроме письма используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов: 

1) Государственный  герб Республики Казахстан или  эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания); 

2) официальное  наименование вышестоящего органа; 

3) официальное  наименование организации; 

4) наименование  вида документа; 

5) место  составления или издания документа; 

6) дата  документа; 

7) регистрационный  номер документа; 

8) заголовок  к тексту; 

9) отметка  о контроле. 
 

2.2 Понятие и сущность форм государственного управления. Организационные и правовые формы управления 

Повседневная  жизнь людей, государства и общества немыслима без управления. В широком  смысле оно означает целенаправленное воздействие субъекта на объект, на перевод последнего в новое состояние. И в любых системах и процессах, происходящих в природе и обществе, обнаруживаются те или иные проявления управленческого воздействия прямых и обратных связей. Без этого невозможно существование каких-либо организованных систем. 

Государственное управление - есть организованный процесс  руководства, регулирования и контроля государственных органов за развитием  сфер экономики и культуры, иных сфер государственной жизни.2 

Долгие  годы в СССР и , следовательно, Казахстане применялись понятия “управление  государством”, “управление государственными делами”, государственное управление, которые чаще всего связывались  с понятием “исполнительно-распорядительные органы”. Нередко последнее отождествлялось с понятием “органы государственного управления”. При реформированиях управления были разные подходы.3 По действующей Конституции общеупотребляемыми стали понятия “исполнительная власть”, “органы исполнительной власти”. В законах используется понятие “государственное управление”, которое осуществляют преимущественно органы исполнительной власти - Правительство, министерства, местные исполнительные органы. Но в него включаются на законных основаниях и другие органы, поскольку сложные объекты управления требуют комплексных методов воздействия. 

Итак, государственное  управления делами осуществляется через  систему государственных органов  управления, которые принято называть органами исполнительной власти. 

В отличие  от законодательной власти, носящей первичный. Верховный характер, исполнительная (административная) власть имеет по своей сути вторичный, производный характер. Это вытекает и из самого понятия “администрация” , дословный перевод которого звучит как “служить для”. 

Таким образом, исполнительная власть носит подзаконный характер. Все действия и акты соответствующих органов основываются на законе, не должны ему противоречить и направлены на исполнение закона. 

Современная наука выделяет такие существенные признаки исполнительной власти, как её универсальный и предметный характер.4 Первый признак отражает тот факт, что исполнительная власть, её органы действуют непрерывно и везде, на всей территории государства. Этим они отличаются от законодательной и от судебной власти. Другой признак означает, что исполнительная власть, также в отличие от законодательной и судебной, имеет другое содержание, поскольку опирается на людские, материальные, финансовые, иные ресурсы, использует инструмент служебных продвижений и систему поощрений. В руках исполнительной власти находится весьма грозная сила, ведь существование государственной власти находит своё выражение именно в её чиновниках, армии, администрации, судьях. Среди этой силы особая роль принадлежит вооруженным формированиям - армии, органам безопасности, милиции (или как у нас в государстве полиции). 

Указанные признаки, особенно предметный, “силовой”  характер исполнительной власти составляют объективную основу для возможной  узурпации государственной власти именно исполнительными органами. Здесь чрезвычайно важны действенные механизмы сдержек и противовесов и эффективные рычаги политической ответственности как со стороны законодательной власти (через развитое законодательство - правовые законы), так и со стороны судебной власти (через судебный контроль и конституционный надзор). 

Значит  исполнительная власть - это вторичная  подзаконная ветвь государственной  власти, имеющая универсальный, предметный и организующий характер и направленная на обеспечение исполнения законов  и других актов законодательной власти. 

Исполнительная  власть реализуется государством через  правительство и его органы на местах, которые определяются как  органы управления. Правительство осуществляет верховное политическое руководство  и общее управление делами общества. Правительственная власть может осуществлять прерогативу одного лица (в президентских республиках) или коллегиального органа. В первом случае правительство выступает как группа ближайших советников главы государства - президента, а полномочия правительства являются производными от полномочий последнего. Во втором случае правительство формируется на основе социальной процедуры с участием парламента. Оно должно по общему правилу пользоваться поддержкой парламентского большинства и обладать собственными полномочиями.