Типы деловых совещаний
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Санкт-Петербургский государственный
экономический университет»
Кафедра логистики и организации перевозок
Контрольная работа по дисциплине
ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ
Выполнил:
студент третьего курса 5 лет специальность Менеджмент
(срок обучения)
группа № зачет. книжки ЛГ
Подпись: _____________Дата_____________
Преподаватель:
Должность:
Оценка: ______________________________
Дата: ______________________________
Подпись: ______________________________
Санкт-Петербург
2014
Оглавление
Введение
Совещание в организации – один из важнейших инструментов коммуникаций. Оно позволяет, как представить информацию, так и получить обратную связь о производственном процессе, перспективах, взглядах, настроениях.
Но, как свидетельствует опыт, деловые совещания не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо, или же не созываются совсем. Кроме своего прямого назначения совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, формировать панорамное видение и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.
Теоретическое задание «Типы деловых совещаний»
Понятие делового совещания
Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в данной ситуации становятся:
- коммуникативный
лидер (например, руководитель подразделения,
отдела или один из ведущих
сотрудников, которому поручено
подготовить и провести
- участники совещания (специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать).
Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим случаям:
- Во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;
- Во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно несколько структурных подразделений организаций или фирмы;
- В-третьих, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.
Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.
Однако, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как расходуют дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы.
Поэтому прежде чем собирать на совещания работников, следует подумать относительно необходимости подобного шага.
В данной работе будет рассмотрены общие правила проведения делового совещания, типы деловых совещаний, а также как подготовится к деловому совещанию, какие правила поведения людей необходимо соблюдать на совещании, какие существуют эффективные приемы управления ходом делового совещания и основные этапы принятия решения на деловом совещании.
Типы деловых совещаний
В деловой сфере используются различные типы совещаний в зависимости от их назначения.
1. По целевой направленности (целям и задачам) выделяют следующие типы совещаний:
- ознакомительные (выдача заданий, повышение квалификации, сообщение дополнительных профессиональных знаний);
- разъяснительные (убеждение сотрудников в правильности проводимой политики, неизбежности предпринятых шагов в чем-то);
- проблемные (коллективный поиск решения комплексного и сложного вопроса);
- инструктивные (доведение до сведения персонала необходимой информации, объяснение способа действий);
- координационные (обеспечение взаимодействия подразделений организации).
Проблемные совещания. Задача такого типа совещаний заключается в нахождении наилучшего решения вынесенной на обсуждение проблемы. Решения обычно формируются в результате дискуссии и принимаются голосованием. Но процедура голосования не означает обязательности выполнения решений для административного органа, созвавшего служебное совещание.
Проблемное деловое совещание строится по следующей схеме, представленной на рисунке 1.
Рисунок 1. Схема проблемного совещания
Основными составляющими этой схемы являются доклад, вопросы к докладчику, прения и выработка решения. Если участники совещания заблаговременно получили нужные материалы (тезисы доклада, справки, проект решения) и имели возможность изучить их, можно устроить проблемное совещание, либо без доклада, либо предоставив докладчику 3-5 минут на резюме, либо сразу начав совещание с вопросов к докладчику. На проблемном совещании каждый участник вправе высказывать и отстаивать свои мысли с предложениями. Такое совещание повышает у людей чувство ответственности за принимаемые решения и развивает чувство коллективной сплоченности.
Инструктивные совещания. Их задача состоит в том, чтобы передать распоряжения и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего выполнения. Руководитель или представитель администрации, которому поручено проведение совещания, доводит до сведения собравшихся принятые администрацией данной организации, предприятия или вышестоящим органом решения, директивы, рекомендации (чаще всего простым приказом).
На инструктивном совещании ставятся и решаются какие-то частные вопросы, следующие из общей директивы, уточняются задания, высказываются мысли о том, как лучше и быстрее их выполнить. Быстрота ознакомления исполнителей с тем или иным решением, заданием или распоряжением служит достаточным основанием для созыва их на совещание. В этом преимущество инструктивного совещания по сравнению с рассылкой решений и директив для исполнения. Несмотря на проведение совещания, документы должны рассылаться, при этом желательны их уточнение и конкретизация по материалам совещания. В ряде случаев руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения в письменном виде, не собирая сотрудников.
2. По назначению, психологическим особенностям проведения и продолжительности различают следующие типы совещаний:
- информационные (доведение определенной информации, обобщение информационных сведений, изучение различных точек зрения на проблемы);
- оперативные (получение текущих сведений о состоянии дел в организации, выработка решений оперативного характера, преодоление узких мест в выполнении поставленных задач, постановка соответствующих задач перед исполнителями, обмен информацией в целях оценки действительного положения и объема управления, выработка решений по дальнейшему улучшению ситуации);
- дискуссионные (коллективное обсуждение возникших проблем);
- вырабатывающие и принимающие решения;
- учебные (сообщение дополнительных профессиональных знаний)
- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений (убеждение сотрудников со стороны руководства в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринимаемых шагов);
- подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку результатов совещания.
Информационные совещания проводятся для одновременного доведения до подчиненных, участников совещания новой служебной информации или каких-либо указаний.
Данные совещания целесообразны лишь тогда, когда необходимо скорее познакомить подчиненных с только что полученными материалами или принятыми решениями, с тем чтобы немедленно приступить к их реализации; когда у руководителя нет времени для написания доклада или нет возможности размножить текст, а также при желании эмоционально воздействовать на участников совещания и вызвать у них ощущение единства.
В остальных случаях руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения до сотрудников в письменном виде. Ознакомление с письменным текстом обычно отнимает меньше времени и усваивается лучше, чем прослушивание устной речи и восприятие информации на слух. Передача подчиненным текста доклада взамен проведения информационного совещания устраняет затраты времени на оповещение, сбор, расхождение подчиненных по рабочим местам, на психологическую перестройку. Информация, сообщаемая на подобных совещаниях, должна быть по-настоящему значимой. Если же совещания сводятся к общим декларациям, призывам о необходимой требовательности к себе, то такое совещание приводит в основном к потере служебного времени.
Оперативные (диспетчерские) совещания проводятся для обмена информацией между участниками совещания в целях конкретизации оценки создавшегося положения и выработки решения по дальнейшему управлению объектом управления при выполнении конкретной текущей задачи. То есть задача оперативных совещаний – получить информацию о текущем состоянии дел на производстве.
Оперативные совещания проводятся при обязательном выполнении двух основных требований:
1) установления, например, кто виновен в неполадках;
2) определения эффективных мер исправления (устранения).
Достижению цели данного совещания предшествуют три этапа процесса управления:
- сбор информации;
- переработка и анализ информации;
- принятие решения.
При невыполнении данных требований оперативные совещания, как правило, сводятся только к сбору информации о состоянии дел, а не выдаче конкретных управляющих распоряжений.
Оперативное совещание, в противоположность инструктивному, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают руководителю или представителю административного ранга, ведущему совещание, сведения о ходе дела на местах. Но этим дело не ограничивается. Оперативно получив от участников совещания необходимую информацию, председатель совещания выявляет наличие узких мест, наметившееся отставание, его причины, возникшие недоразумения и конфликты и — по возможности здесь же, на совещании, — добивается оказания необходимой помощи, дает новые поручения, с тем чтобы выдержать заданные сроки выполнения плановых показателей. В ходе совещательной работы по устранению сбоев и помех в производственном процессе участвуют все присутствующие.
При проведении диспетчерских совещаний круг его участников должен быть представлен самыми нужными подчиненными. Для участия в работе данных совещаний с повторяющейся тематикой (например, совещания по планированию, по подведению итогов работы и т.п.) должен быть установлен постоянный, рационально ограниченный контингент лиц. Перед каждым совещанием с повторяющейся тематикой следует проверять выполнение решений предыдущего совещания. Поочередные краткие (минута-полторы) сообщения участников оперативного совещания должны быть построены по принципу учета отклонений полученных фактических показателей от нормативных или плановых, поскольку обсуждение только отклонений от планового хода работ может значительно сократить продолжительность совещания и повысить его эффективность.
На оперативных совещаниях не бывает докладов и длительных выступлений, а осуществляется обмен мнениями. При этом могут быть реплики с мест, частные диалоги по отдельным вопросам.
Сегодня, можно сказать, проведение оперативных совещаний отошло на задний план. Сбор информации о производственных нуждах, выработка решений, доведение их до исполнителей — все это работники аппарата управления должны стремиться осуществлять, не созывая персонал на совещание.
Дискуссионные совещания проводятся с целью коллективного обсуждения возникших проблем и являются наиболее демократическим видом совещаний.
При проведении данных совещаний желательно заблаговременно ознакомить участников с материалами по вопросам, которые предстоит обсуждать.
На совещании целесообразно поддерживать деловую обстановку, позволяющую каждому внести свои предложения и уверенность в возможности быть откровенным и искренним. Полезно сначала дать высказаться младшим, чтобы авторитет старших не мешал им давать свои предложения.
Дискуссионные совещания по особо сложным проблемам в целях экономии времени и широкой оперативной реализации идей можно проводить в два этапа. На первом этапе заслушиваются только выдвигаемые конкретные предложения, направленные на решение проблемы, обсуждение и споры не допускаются. Авторитетная комиссия, рассмотрев поступившие предложения, отбирает из них наиболее рациональные, и только эти отобранные предложения выносятся для обсуждения на втором этапе совещания, проводимом спустя некоторое время. Обычно рекомендуется приглашать на дискуссионные совещания необходимое количество людей, которые активно участвовали бы в обсуждении вопроса.
Таким образом, на информационных совещаниях информация в основном направлена от руководителя совещания к его участникам, на оперативных — между всеми участниками совещания, на дискуссионных — в основном от участников совещания к руководителю. На совещания должны выноситься только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке с более высокой оперативностью.
3. По масштабам привлечения участников совещания бывают:
- международные;
- отраслевые;
- региональные;
- областные;
- городские;
- районные;
- внутренние (в масштабах одной организации или отдельных подразделений организации).
4. По степени плановости различают:
- плановые;
- неплановые (в случае крайней необходимости).
Плановые совещания обладают наибольшей эффективностью, позволяя его участникам рационально спланировать свое время и заблаговременно подготовиться к обсуждению конкретных вопросов.
Рационально проводить служебные совещания в строгом соответствии с общим календарным планом основных мероприятий организации.
Повестка дня, время начала и окончания совещания должны доводиться до сведения участников совещания за 3-4 дня. При этом повестка дня должна планироваться с таким расчетом, чтобы общая продолжительность совещания не превышала одного часа.
Внеплановые совещания должны проводиться только в случаях крайней необходимости, ибо они дезорганизуют работу подчиненных, приводят к большим потерям времени, отрицательно характеризуют стиль работы руководителя. Участники совещания являются неподготовленными, поэтому эффективность таких совещаний зачастую вызывает сомнения.
Как правило, внеплановые совещания (до 25% совещаний) проводятся по распоряжению вышестоящих руководителей.
5. По периодичности (частоте)
проведения совещания
- регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежегодные);
- постоянно действующие (собираются периодически, но без установленной регулярности);
- периодические;
- разовые.
6. По характеру обсуждаемых (рассматриваемых) и решаемых вопросов различают:
- текущие (обсуждение ряда взаимосвязанных вопросов);
- целевые (рассмотрение одного или группы взаимосвязанных вопросов);
- случайные (рассматриваемые вопросы носят случайный характер);
- регулярно повторяющиеся;
- ограниченные (количество решаемых вопросов минимально);
- неограниченные.
Текущие совещания посвящаются обсуждению ряда разнородных вопросов, оценке разных сторон состояния объекта управления на данный момент.
Систематическое проведение текущих совещаний оправданно лишь для узкого круга специалистов, связанных с оперативным решением всего комплекса возникающих вопросов.
Целевые совещания проводятся, как правило, по одному или группе взаимосвязанных вопросов, объединенных единством цели.
Эффективность целевых совещаний существенно выше текущих, поскольку внимание участников совещания сосредотачивается на одном конкретном вопросе, а не рассеивается между многими.
7. По методам ведения различают:
- авторитарные;
- демократические;
- либеральные,
8. По тематике рассматриваемых вопросов:
- административные;
- технические;
- кадровые;
- финансовые;
- технологические.
9. По количеству участников:
- с узким составом (до 5 человек);
- расширенные (до 20 человек);
- представительные (более 20 человек).
10. По степени стабильности
- с фиксированным составом (постоянный состав участников);
- с фиксированным составом и приглашаемыми по необходимости дополнительно специалистами;
- с переменным составом участников, приглашаемых по списку, составленному для каждого совещания;
- комбинированные (смешанные).
11. По формам подведения итогов:
- связанные с принятием документа;
- не связанные с принятием документа.
12. По числу совещаний:
- ограниченные;
- неограниченные.
13. По месту проведения
- местные;
- выездные.
14. По принадлежности к сфере общественной жизни совещания классифицируются на:
- собрания и заседания профсоюзных и других общественных организаций;
- партийные совещания и объединения;
- деловые (административные);
- научные и научно-технические (семинары, симпозиумы, съезды);
- объединенные.
Приведенная выше классификация деловых совещаний далеко не полностью охватывает реальное многообразие служебных совещаний, включающих различные промежуточные варианты. Однако каждый руководитель должен уметь пользоваться совещанием как одним из эффективных методов управления и рационально, в комплексе использовать все виды служебных совещаний, что позволяет в наибольшей степени реализовать их возможности в процессе управления.
Заключение
Таким образом, подводя итог, следует отметить, что деловое совещание как одна из форм управления призвана обеспечить эффективность коллективной трудовой деятельности, являясь механизмом организационного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Совещание является самой распространенной формой коллективного принятия решений при контакте различных мнений. Совещание — это форма организации делового общения коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам для данного коллектива.
В зависимости от целевой направленности деловые совещания могут быть разных типов, что определяет их эффективность.
Эффективность деловых совещаний зависит во многом от того, как осуществляется подготовка и проведение совещаний руководителем, от его таланта и управленческих способностей. Руководитель должен обязательно учитывать систему требований и рекомендаций по подготовке и проведению деловых совещаний. Руководитель должен быть не только хорошим организатором, но и хорошим психологом, поскольку психологически грамотно и продуктивно проведенное совещание стимулирует людей к достижению организационных целей, блокирует возможные негативные моменты в их личных взаимоотношениях в дальнейшем. Руководитель обязан знать и уметь применять на практике такой возможный инструмент управления, каким является деловое совещание, постоянно совершенствуя свои навыки, нацеленные на расширение возможностей фирмы, т.к. если руководитель и его подчиненные сегодня умеют делать то, что делали вчера, то завтра, вероятно, позиции фирмы на рынке будут утрачены.
Практическая работа
Составить запрос на коммерческое предложение по поставке МР (электронное письмо
Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Автодорожный колледж»
ИНН 7722114117 КПП 772201001 ОГРН 1107746125093 ОКПО 82013654
107023 г.Москва, ул.Мира, д.32 т.8-495-785-33-22
р/с 40728100000000000001 в банке «ВТБ-24» ЗАО к/с 30101810000000000333 БИК 044525333
Исх№ 19 от 15апреля 2014 г
На № _______от _________________
|
Директору ЗАО «ГАРО-Трейд» Полозову Виталию Анатольевичу | |
Уважаемый Виталий Анатольевич!
Автодорожный колледж заинтересован в приобретении продукций Вашего завода.
В планах нашего колледжа расширение и переоборудование материально технической базы учебных мастерских и кабинетах спеццикла, в соответствии с требованиями обновленных стандартов.
Нас интересуют автомобильное диагностическое оборудование и контрольно- измерительные приборы, а именно:
- МОТОР-ТЕСТЕРЫ, ОСЦИЛЛОГРАФЫ
- АВТОСКАНЕРЫ НА БАЗЕ ПК
- ПОРТАТИВНЫЕ АВТОСКАНЕРЫ
- ДИАГНОСТИЧЕСКИЕ КАБЕЛИ И ПЕРЕХОДНИКИ
- ОБОРУДОВАНИЕ ДЛЯ ЧИСТКИ ФОРСУНОК
- ГАЗОАНАЛИЗАТОРЫ, ДЫМОМЕРЫ
- КОМПРЕССОМЕТРЫ БЕНЗИН/ДИЗЕЛЬ
- ЭНДОСКОПЫ, ТЕРМОМЕТРЫ, СТЕТОСКОПЫ
- ТЕСТЕРЫ ДАВЛЕНИЯ МАСЛА, ТОПЛИВА
- МУЛЬТИМЕТРЫ, ТЕСТЕРЫ, СТРОБОСКОПЫ
- ПУСКО-ЗАРЯДНЫЕ УСТРОЙСТВА
- ПРОВЕРКА И ОЧИСТКА СВЕЧЕЙ
Просим Вас предоставить подробную информацию о продукции, каталоги и прайс-лист. Нас интересуют также закупочные цены в зависимости от объемов и сроков поставки необходимой нам продукции.
Прайс-лист, сведения об условиях сотрудничества и сроках исполнения заказа просим выслать на e-mail [email protected].
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество.
Список литературы
- Кошевая И.П. Профессиональная этика и психология делового общения: Учебное пособие/ И.П.Кошевая, А.А.Канке. - М.: Форум: Инфра-М, 2011.-304 с. - (Профессиональное образование)
- Яковлева Н.В. Деловой этикет: Учебное
пособие.-СПб.:СПбГИЭУ,2010.-
178 с. - Психология и этика делового общения. Учебник для бакалавров. Бороздина Г.В., Кормнова Н.А..М.:Издательство Юрайт.-2013.-463 с.
