Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Традиционные способы документирования

ВВЕДЕНИЕ.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо.

В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

В научной литературе в настоящий момент нет единства в разъяснении того, что такое способ документирования. В публикациях, посвященных изучению этого вопроса, прослеживаются два подхода. Некоторые авторы (Н.Н. Кушнаренко, Ю.Н. Столяров) рассматривают способ документирования как действие или совокупность действий. Аналогично подходит к определению способа документирования Н.С. Ларьков. Предложенная им классификация способов документирования основана на разделении их на две большие группы: традиционные и технотронные. К традиционным способам документирования отнесены начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание. К технотронным способам относятся механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и другие способы документирования. Однако такая классификация не является бесспорной. Современные технологии и оборудование позволяют выполнить начертание, высекание, выжигание, тиснение и резьбу не только традиционными, но и технотронными способами.

В документоведении и архивоведении принята иная классификация способов документирования: текстовое документирование, техническое (графическое) документирование, фотодокументирование, кинодокументирование, фонодокументирование, аудиовизуальное документирование, электронное документирование. В основе этой классификации — результат документирования, то есть та внешняя форма, которую приобретает документ, изготовленный тем или иным способом, а не действия или их совокупность, выполняемые в процессе создания документа.

Безусловно, способ документирования — это совокупность действий, но не только. Под способом документирования подразумеваются также процессы, процедуры, инструменты и материалы, используемые для записи информации. Следовательно, способ документирования можно рассматривать как технологию создания или производства документа. В толковом словаре русского языка технология определяется как «совокупность процессов обработки или переработки материалов в определенной отрасли производства, а также как научное описание способов производства». Таким образом, способ документирования — это технология записи (фиксации) информации на материальном носителе.¹

Понятия «документирование» и «способ

документирования».

Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, то есть процесс создания документа. В случае если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы. Согласно "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам".² В свою очередь, правила документирования определяются как "требования и нормы, устанавливающие порядок документирования". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов.

С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно (аудио) документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы.

Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и другие способы документирования).

Метод документирования – это приём или совокупность приёмов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы).

Средство документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Кодирование информации.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

Кодирование информации – это специально выработанная система приёмов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передаётся в пространстве и времени.

Код – это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определёнными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык – это сложная система символов, каждый из которых имеет определённое значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для её кодирования и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:

Код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы – неизменность, однотипность и определённость.
Код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию.
Кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный – система букв, цифровой – система цифр, алфавитно-цифровой – смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный – система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный – система углублений и отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды.
Выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн.
Информация не зависит от выбранного кода. Одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст. При переводе из одной системы кодирования в другую появляются помехи, частично искажающие форму и смысл информации.
Чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы, но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять – понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака №45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.

Выработка коротких кодов – важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарём, является Бейсик (Basic English). Название составлено из начальных букв таких слов: British American Scientific International Commercial English (британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отработано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.

Понятие о языках.

Язык – это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединённых между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений), которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения мыслей, чувств, настроения.

Языки – это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения.

Языковой знак, в отличие от одиночного знака, всегда включает в свой состав простую или сложную грамматику.

Особенности языка проявляются в том, что он социален и свидетельствует о способности человека создавать систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференцированным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами. Таковы, например, азбука Морзе, рельефный шеститочечный шрифт Брайля, даже весьма своеобразные способы имитации речи посредством свистка, колокольчика, гонга. Во всех этих случаях живой поток речи подменён изобразительными значками, воспринимаемыми посредством зрения и осязания. Следовательно, язык – это единство обозначаемого (предмет, мысли) и означающего (буквы, изображения, звуки).

За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на естественные (натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

Соответственно различают коды и знаки как естественных, так и искусственных языков.

Естественный язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.

Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наследство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. Вторая сигнальная система ответственна за создание и использование осмысленной членораздельной речи.

Развиваясь обособленно, группами, имея свои территориальные, этнокультурные и другие признаки в ходе общественного производства, люди исторически выработали национальные языки – основной способ кодирования информации. Каждое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет.

С естественным языком связан код письма, появление которого вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.

Искусственные языки – это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, международные языки идо и эсперанто, языки машинного программирования. Искусственные языки создаются для какой-либо цели и применяются тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.

Текстовое документирование.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, то есть письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

пиктографическое;
идеографическое (логографическое);
слоговое (силлабическое);
буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Пиктографическое письмо (от лат. "pictus" - писанный красками, рисованный и греч. "grapho" - пишу, то есть рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тысячалетиям до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее - военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 века).

Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами.

Однако пиктографическому письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы - слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное - идеографическое письмо (от греч. "idea" - понятие и "grapho" - пишу).

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, то есть звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (v, %), музыкальные знаки (d), денежные символы ($), знак параграфа и другие.

Однако идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более.

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. "sullabe" - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тысячалетии до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Из слогового письма во 2 тысячелетии до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греч. "phonema" - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).

Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму. Будучи активными мореплавателями и торговцами, они быстро распространили, начиная с 9 века до Р.Х., свой алфавит среди многих народов Средиземноморья. От финикийцев алфавит заимствовали греки. Греческий классический алфавит, возникший к 403 году до Р.Х., содержал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построенным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты. В скорописной (курсивной) форме финикийский алфавит получил широкое распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало всем восточным алфавитам.

Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине 9 века связано с именами известных просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две графических разновидности - кириллицу и глаголицу. Кириллица, вытеснив глаголицу, просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала 18 века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи.

Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ - прежде всего Петровской (1707-1710 гг.) и советской (1917-1918 гг.). В результате из алфавита был изъят ряд букв: (омега), (пси), (фита) и другие. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы. Построенным на кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.

Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым и буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определённую роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи для письма. Начертательное письмо и в наши дни остаётся важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

Разновидностью начертательного способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Прежде чем возводить какое-либо сооружение или изготавливать предмет, человек строит их "в своей голове", а затем закрепляет эту информацию на каком-либо материале.

Техническое документирование - это и есть способ фиксации технической мысли на материальном носителе.

Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Техническое документирование появилось ещё в глубокой древности, практически одновременно с появлением письма. По мнению учёных, уже многие из наскальных рисунков содержали производственную тематику. По рисункам сооружались храмы и дворцы в Древнем Египте и Вавилоне. Там же появились технические описания на камне, глине, папирусе, которые впоследствии стали дополняться экономическими расчётами и сметами. Для изготовления изделий и сооружения построек стали изготавливать образцы, модели. Появляются рисунки специального технического назначения - чертежи, географические карты.

Качественные изменения в техническом документировании произошли при переходе от аграрного общества к индустриальному. В этот период важнейшим техническим документом становится чертёж, то есть изображение предмета, выполненное с помощью черт, линий на плоскости по определённым правилам. Не случайно именно в конце 18 века появилось так называемое проекционное черчение, разработанное французским инженером Г.Монжем и используемое вплоть до наших дней. В дальнейшем расширение сферы технического документирования происходило за счёт появления новых либо совершенствования старых его направлений: технологическое документирование, документирование научных исследований, стандартизации.

Обычно всё многообразие технической документации разделяют на 4 группы:

документы, фиксирующие информацию о средствах производства (проектно-конструкторские документы);
результаты записи процесса труда (технологические документы);
зафиксированная информация о природе, как объекте человеческой деятельности (документы о геологоразведке, геодезии, картографии, метеорологии и др.);
документы, связанные со сферой обслуживания и потребления, с использованием технических средств.

Во всех группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи. Существует множество разновидностей чертежей.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов).

Технические описания содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К числу текстовых технических документов относится также пояснительная записка. В ней приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, даётся обоснование технических и технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчёты, инструкции, схемы, графики.

До недавних пор техническое документирование осуществлялось преимущественно в традиционной (аналоговой) форме - в виде чертежей и карт. В настоящее время всё большее распространение получают цифровые средства и методы представления научно-технической информации. В частности, создаются электронные карты и атласы, позволяющие эффективно управлять картографической информацией, наглядно отображать местность, производить необходимые расчёты.

Необходимо выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации.

Стенография (от греч. "stenуs" - узкий, тесный и "grapho" - пишу) - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов.

Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название "тироновых нот".

В России скоростное письмо было известно также достаточно давно: в Новгороде и Пскове - в 15-16 веках, в Москве - в 16 веке при первых Романовых. Однако первая оригинальная алфавитная система стенографии, построенная с учётом особенностей русского языка, появилась лишь в 1858 году (система Иванина). Вскоре была сделана и первая публичная стенографическая запись в России - на диспуте 19 марта 1860 года между академиком М.П.Погодиным и профессором Н.И.Костомаровым на тему о происхождении Руси. Во второй половине 19 века стенография стала использоваться студентами, некоторыми писателями, журналистами, учёными. В частности, стенографическим способом были записаны романы Ф.М.Достоевского "Игрок", В.Крестовского "Петербургские трущобы", часть "Основ химии" Д.И.Менделеева. Определённый прогресс в развитии стенографии в начале 20 века был связан с появлением и работой в России Государственной Думы. Для записи её заседаний было создано специальное стенографическое бюро, состоявшее из нескольких десятков человек.

Попытки перехода в середине 20 столетия к машинной стенографии не дали желаемых результатов. В настоящее время с развитием автоматизированных средств документирования стенография оказалась практически вытесненной из процесса создания служебных документов, хотя в ограниченных масштабах продолжает ещё кое-где использоваться.