Традиционный способ регистрации документа

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Делопроизводство в охотоведении и звероводстве»

Содержание

Вопрос 10. Традиционный способ регистрации документа

Традиционный способ регистрации документов - запись данных о документе в журнал.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электронной связи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

При регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

- каждый  документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

- входящие  документы регистрируются в день  поступления, исходящие - в день подписания;

- регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов в организации осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения управления (далее - ДОУ).

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Например, децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации Перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. В него включаются документы, регистрируемые только в структурных подразделениях организации (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации.

Отдельно от других видов документации регистрируются обращения граждан, а также документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Беларусь, иную охраняемую законом информацию. Отдельно регистрируется также документация общественных объединений (профкома).

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории нерегистрируемых документов, которые включаются в Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляемый в каждой организации самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов рукописным способом и (или) с помощью технических средств заполняется установленная Примерной инструкцией по делопроизводству единая регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) или автоматизированная регистрационная форма. Примерная форма РКК приведена в приложении.

Состав обязательных реквизитов РКК может быть дополнен другими реквизитами: исполнитель, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на РКК определяется организацией.

Из РКК формируются традиционные (ручные) справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) регистрационных данных, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам, установленным Примерной инструкцией по делопроизводству. Отдельная форма журнала установлена для регистрации входящих документов и отдельная - исходящих и внутренних документов.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (как правило, в инструкции по делопроизводству).

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.

Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов состоит из следующих элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел. Например, регистрационный индекс документа - 3-18/248, где 3 - индекс структурного подразделения; 18 - номер дела по номенклатуре; 248 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Автоматизированная регистрация документов производится в службе ДОУ на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации по тем же правилам, что и регистрация с использованием традиционных средств.

Запись в автоматизированной регистрационной форме дублируется копией на бумажном носителе (распечаткой), которая используется в целях страховки информации и формирования вспомогательной справочной картотеки.

Вопрос 20. Назовите части текста протокола

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.   

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол - заседания коллегии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальни­ков структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в крат­кой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопро­са и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Вопрос 30. Перечислите вопросы, излагаемые в каждой части текста характеристики

Характеристика - это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение.

В зависимости от цели составления и использования характеристики подразделяются на характеристики, предназначенные для использования в организации (далее по тексту будем называть их «внутренними») и характеристики, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (далее - «внешние характеристики»).

Содержание и структура характеристики зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей.

Внешние характеристики составляются по просьбам самих работников (для представления по месту запроса), требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций. Цели, для которых от работодателя затребуются характеристики, могут быть разнообразными: как для решения бытовых вопросов (например, поступления работника в учебное заведение, получение кредита, пр.), так и для решения вопросов, связанных с принятием в отношении работника государственным (в т.ч. юрисдикционным) или муниципальным органом властного решения (например, о выдаче различных разрешений, применении в отношении работника мер государственного воздействия (награждения или наказания), пр.).

Наиболее сложным для сотрудников кадровых служб является составление характеристик, затребованных адвокатами, органами (должностными лицами), в производстве которых находится дело о правонарушении, совершение которого вменяется работнику, судами (судьями).

Во всех случаях привлечения работника к административной или уголовной ответственности суд и орган, уполномоченный на применение административных наказаний, при разрешении дела и назначении наказания должны учитывать личность виновного, его имущественное положение и другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела. Для этого они наделены правом истребовать сведения, характеризующие работника, его семейное и имущественное положение, другие. В большинстве случаев в документах с требованиями представить необходимые сведения не указывается, какая именно информация нужна суду или иному юрисдикционному органу. Ввиду этого, сотрудник кадровой службы в лучшем случае может посоветоваться с адвокатом или самим работником, а в худшем - должен самостоятельно определить, какие сведения необходимы запрашивающему характеристику.

Приведем общие правила, которые помогут упростить решение ряда сложностей, возникающих при составлении характеристик.

Содержание характеристики условно можно разбить на две части - заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа - «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника.

Дата составления может быть указана и в составе подписей должностных лиц, заверяющих характеристику, или в конце текста.

Основную часть характеристики можно разделить на следующие информационные блоки:

1. общие биографические сведения;
2. краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы;
3. характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы;
4. характеристика общественной деятельности;
5. иные сведения.

Вопрос 40.  Оформление дел и передача их на архивное хранение

Сегодня архивное хранение документов можно представить как многофункциональный способ для сохранения наиболее важных и в то же время не востребованных документов предприятия.

Лучше всего такой ответственный шаг выполнять квалифицированным специалистам, только они смогут правильно подготовить документы для хранения, а именно провести экспертизу ценности документов, которая даст возможность определить, какие документы следует отправить на хранение, какие на уничтожение, а что останется на предприятии. После проведения сортировки документов обязательно проводится опись всех документов, идущих на хранение в архив или же составляется акт на уничтожение документов.

Так же специалисты определят все сроки хранения документов, а по закону у каждого документа существует свой срок хранения, это может быть и кратковременное хранение (до 10 лет) и долговременное хранение документов (свыше 10 лет) или же постоянное хранение документов. Но только специалисты смогут с точностью определить, сколько лет должен храниться тот или иной документ. Так же следует отметить, что за нарушение сроков и порядков хранения документов организация несет ответственность, установленную законодательством РФ - и это уже преступление.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.

Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.

Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Список использованной литературы

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. - М., 2010.

2. Байкова  И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. - М., 2010.

3. Бобылева  М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М., 2012.

4. Ватолина  М.В. Делопроизводство в вопросах  и ответах. - Ростов н/Д: Феникс, 2010.

5. Дёмин  Ю.М. Делопроизводство. - СПб., 2010.

6. Кузнецов  И.Н. Документационное обеспечение  управления и делопроизводство. - М., 2012.

7. Рогожин  М.Ю. Справочник по делопроизводству. - СПб., 2011.