Требования к изготовлению документов. Форматы бумажных документов

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

1. Основные требования к изготовлению документов……………………….5
2. Форматы бумажных документов…………………………………………..19

Заключение…………………………………………………….………………..21

Список литературы…………..…………………………………………………22

Введение

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

      Документ  – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая  организацией или частным лицом  в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.¹

     Документ  – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.²

      Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

      Документы по наименованию, форме и составу  реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

     Правила составления и оформления служебных  документов изложены в Российском стандарте  ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Он распространяется  на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных  органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая  субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

•       предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности». 
 
 
 
 
 
 

1  Основные требования к изготовлению документов

    Документы допускается изготавливать на пишущей  машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.

    Отдельные внутренние документы, авторами которых  являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

    Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе:

    1. От границы левого поля

    "заголовок  к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложений", "фамилия исполнителя и номер  его телефона", "отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись", "гриф согласования", заверительные надписи "верно"; слова "примечания" и "основание", если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; в протоколах слова: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ".

    2. Отступив пять печатных знаков  от границы левого поля, печатают  начало абзацев.

    3. Отступив 32 печатных знака - реквизит "адресат".

    4. Отступив 40 печатных знаков - реквизиты  "гриф ограничения доступа  к документу" и "гриф утверждения".

    5. Отступив 48 печатных знаков, печатают  инициалы и фамилию должностного  лица в реквизите "подпись".

    Реквизит  – обязательный элемент оформления официального документа.3   Применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнения с документами. Реквизиты документа равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы, другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документами, третьи выполняют  учетную функцию. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используются при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов.  Только тогда  она становится документом. От  полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

    Каждому реквизиту отведено определенное место  на листе бумаги, но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

     Применение  государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации  работы с ними, повышает культуру управленческого  труда.

     Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

    Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований:

    01 - Государственный герб Российской  Федерации;

    02 - герб субъекта Российской Федерации;

    03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

    04 - код организации;

    05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

    06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    07 - код формы документа;

    08 - наименование организации;

    09 - справочные данные об организации;

    10 - наименование вида документа;

    11 - дата документа;

    12 - регистрационный номер документа;

    13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

    14 - место составления или издания  документа;

    15 - адресат;

    16 - гриф утверждения документа;

    17 - резолюция;

    18 - заголовок к тексту;

    19 - отметка о контроле;

    20 - текст документа;

    21 - отметка о наличии приложения;

    22 - подпись;

    23 - гриф согласования документа;

    24 - визы согласования документа;

    25 - оттиск печати;

    26 - отметка о заверении копии;

    27 - отметка об исполнителе;

    28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

    29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

    30 - идентификатор электронной копии  документа.

    Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.³

    Реквизиты 1-14 – реквизиты, размещенные на  поле углового или продольного штампа, 15-27 – на рабочем поле, 28-30 – на границе со служебным полем документа.

    Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов на верхнем поле документа в соответствии с Федеральным конституционным  законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ  «О Государственном гербе Российской Федерации».  Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

    Справочные  данные  указываются в бланках  писем и включают в себя: почтовый адрес  органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный  адрес электронной почты, Интернет-адрес  и другие сведения по усмотрению.

    Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

  Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

    Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 7 декабря 2010 г. следует оформлять 07.12.2010.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 07 декабря  2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.12.07.

    Дата  документа проставляется должностным  лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистра-ции документа, или непосредственно составителем при подготовке докумен-та (докладная, служебная записка, заявление и др.).

    Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

      Регистрационный номер присваивается  документу после его подписа-ния  (утверждения).

    Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ.

    Место составления или издания документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

    Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным  подразделениям, гражданам. При адресовании  документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

  При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

    Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно.

    Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово "Копия" перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

    В состав реквизита "Адресат" может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

    При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем  почтовый адрес.

    При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

    Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа  должностным лицом гриф утверждения  документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

    Гриф  утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

    Резолюция, написанная на документе соответствующим  должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

    Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

    Заголовок к тексту включает в себя краткое  содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно  передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

    Отметку о контроле за исполнением документа  обозначают буквой "К", словом или  штампом "Контроль".

    Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

    Текст документа может быть представлен в форме сплошного связанного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

    Сплошной  связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную  информацию об управленческих действиях  и применяется при составлении  правил, положений, писем, распорядительных документов.

  Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа: приказываю … подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…; 3-го лица единственного числа: …Правительство Российской Федерации постановляет…; …коллегия постановила…; министерство не считает возможным …; 1-го лица множественного числа: просим представить данные о …; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем …, решили…. В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

     В тексте документа, подготовленного  на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти –  автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.

     В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы  или анкеты.

     Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами.

     Форма таблицы применяется при изложении  цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня распоряжения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.

     Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

     Если  содержание документа не нуждается  в пояснении, текст может содержать  одну заключительную часть: приказы  и указания - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.

    Отметка о приложении используется при оформлении сопроводитель-ных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения.

    В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение N" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

    В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

    Согласование  проекта документа с другими  государственными органа-ми власти и  организациями, интересы которых в  нем затрагиваются, оформ-ляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован не-посредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

  Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

    Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

    Печать  является способом подтверждения подлинности  подписи долж-ностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, пре-дусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми ак-тами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

  Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) под-линнику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).

     Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа  краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

  Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

    Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

    Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2   Форматы бумажных документов

     Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк документа -  набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором  нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.

     Бланки  документов  следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов. Бланки для документов постоянного  хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат  или не подлежат передаче на хранение документы организации в муниципальные (государственные) архивы. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.  С этой целью используются типографическая краска черного тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения. Документы, составляемые от имени двух или более  организаций, оформляются без бланков.