Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Документоведение и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

К О Н Т Р  О Л Ь Н А Я    Р  А Б О Т А

(I часть)

 

 

По дисциплине: «Документоведение»

Тема: «Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 2 курса

третий семестр

Филиппова Н.Н.

 

 

 

Когалым, 2013

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

Глава 1. Разновидности приказов по личному составу…………………………...5

1.1 Унифицированные формы  приказов по личному составу……………………7

1.2 Виды приказов по личному составу……………………………………………9

Глава 2. Подготовка и оформление проекта приказа…………………………….11

2.1 Этапы подготовки проекта  приказа…………………………………………...11

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу………………...14

Глава 3. Порядок регистрации  и хранения приказов…………………………….20

3.1 Системы регистрации приказов……………………………………………….20

3.2 Порядок хранения приказов…………………………………………………...23

Заключение………………………………………………………………………….24

Список литературы…………………………………………………………………25

Приложения………………………………………………………………………...26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую  силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы  по личному составу являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного  срока. Вследствие этого, составление  и оформление приказов по личному  составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и  нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны  для каждого, имеющего дело с документами.

Цель работы – рассмотреть  процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа  в кадровом делопроизводстве.

Задачи контрольной работы:

1. рассмотреть виды и формы приказов по личному составу.
2. выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу.
3. описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться  законодательно-правовыми актами о  труде. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с  Трудовым кодексом, организация при  установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные  законы, в которых затронуты вопросы  труда, указы Президента, законы и  иные нормативные правовые акты субъектов  федерации, на территории которого она  находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Основополагающим актом  в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение  ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник  и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации. Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти, но может использоваться как образец  правильного оформления документов и в других организациях. Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее  время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность  за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых  для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет  назад, нет и единой полноценной  по составу общероссийской унифицированной  системы документов по личному составу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Разновидности приказов по личному составу

 

Основу документации по личному  составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются  правовые отношения работников и  работодателя.

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы:

• приказы;
• инструкции;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более  подробно рассмотрю приказы по личному  составу. В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом  по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке  – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному  составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, учетные  и другие документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Унифицированные формы приказов по личному составу

 

Комплекс первичных учетных  документов по личному составу в  настоящее время унифицирован и  приводится в альбоме унифицированных  форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной  учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень форм приказов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная) (Приложение 1);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная) (Приложение 2);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (Приложение 3);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная) (Приложение 4);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная) (Приложение 6);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) (Приложение 7);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная) (Приложение 8);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) (Приложение 9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная) (Приложение 10);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная) (Приложение 12).

В то же время никем не разработаны унифицированные формы  распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий  и др. Вероятно, сказалось то, что  подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в  том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила  ее оформления, использования фирменных  бланков, расположения реквизитов и  другое регламентируются государственным  стандартом «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Исходя из этого положения  при документировании ситуаций, для  которых не разработаны унифицированные  бланки, распорядительные документы  должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные формы  распорядительных документов по личному  составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты  документов после проставления необходимых  виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Виды приказов по личному составу

 

По структуре приказы  по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую  практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного  поиска информации в процессе оперативной  и контрольной работы, особенно при  значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование  автоматизированных систем обработки  информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все  более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу  и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела  приказа (по каждому лицу) в приказе  даются наименование и сведения о  документе, послужившем основанием для включения этого пункта в  приказ. Например:

• личное заявление работника;
• контракт;
• докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
• акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
• письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
• свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименование документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется  четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма  работника, срок увольнения, виды и  продолжительность отпусков, размеры  должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом  согласно действующему штатному расписанию»  или «… разряду … ЕТС».

Схематически можно указать  следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

• распорядительное действие;
• фамилия, имя, отчество лица;
• должность и структурное подразделение;
• дата вступления в силу данного пункта приказа;
• обязательные условия.

В тексте пункта приказа  не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в  фамилиях.

При составлении сложных  приказов следует учитывать, что  в одном документе не должно быть информации с разными сроками  хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет  минус возраст).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Подготовка и оформление проекта приказа

2.1 Этапы подготовки проекта приказа

 

Процедура составления и  оформления приказа по личному составу  конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей  порядок работы с документами.

Процедура издания приказа  по личному составу включает следующие  стадии:

• инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);
• сбор и анализ информации по вопросу;
• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа;
• доработка проекта приказа по замечаниям;
• принятие решения (подписание документа);
• доведение (ознакомление) до исполнителей.

Обоснование необходимости  издания приказа может излагаться в докладной записке, справке  аналитического или информационного  содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы  выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании  представлений руководителей структурных  подразделений.

Проекты приказов по личному  составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего  изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа  должна соответствовать действующему законодательству.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого  решения (например, прием на работу, перевод, увольнение и т.д.) предусматривает  сбор объективной, достаточной и  своевременной информации. Для этого  необходимо, прежде всего, определить источники такой информации. Это  могут быть: законодательные акты и нормативная документация, текущая документация организации, документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций, архивные документы, публикации в периодической печати, научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа  информации по вопросу является выработка  управленческого решения, причем, как  правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания  приказа по личному составу, приступают к составлению его проекта.

Подготовка проекта приказа: оформление выработанного решения  в виде проекта приказа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе  бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Особенностью приказа  по личному составу является отсутствие констатирующей части. Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть. Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее  согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному составу  и их согласование с заинтересованными  сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.

Проекты и приложения к  ним визируются исполнителем и руководителем  подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте  предусматриваются задания и  поручения, а также руководителем  службы ДОУ и юридической службы.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа  первого экземпляра (подлинника) проекта  документа в нижней его части. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту приказа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи  визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта приказа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа  по результатам согласования, окончательное  оформление согласованного проекта  документа на бланке и представление  его руководителю на подписание.

Принятие решения, т.е. подписание приказа руководителем, – решающая стадия подготовки документа. Подпись  руководителя превращает проект документа  в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Круг работников, которым  предоставляется право визирования  проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия. По поручению руководителя предприятий  приказы на определенную категорию  работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии основного руководителя приказы подписывает лицо, исполняющее  его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может  только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Доведение приказа по личному  составу до исполнителей – это  тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу

 

В этой главе мы рассмотрим правила оформления различных приказов по личному составу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании  заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового  кодекса «Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора». Подготовка проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов: резюме или автобиография, заявление, анкета или личный листок по учету кадров, трудовой контракт (договор) с работником, приказ о приеме, запись в трудовой книжке, запись в личной карточке ф Т-2, Т-2 ГС(МС) и/или личном деле, лицевой счет по заработной плате.

Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной  форме № Т-1 и составляется на каждого вновь зачисляемого в  организацию работника. При одновременном  приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и  т.д. допускается составление приказа  сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность  или должность, по которым будут  исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся  из трудового договора. В приказе  обязательно должна быть указана  дата, с которой работник приступает к работе.

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе  «Дата» унифицированных форм № Т-1 и № Т-1а указывается дата приема на работу и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» графы «Дата» ставится прочерк или пишется словами «не определено». Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют для соответствующей записи.

Табельный номер, проставляемый  в приказе, присваивается работнику  до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его  увольнения. Условия приема на работу (по совместительству, для замещения  отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе  без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным  расписанием и проставляется в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, подготовившей  приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается  работник. При заключении трудового  договора на должности, связанные с  материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Подписанный руководителем  организации приказ регистрируют и  объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию  указанного приказа (распоряжения). Обычно приказ изготавливается в одном  экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия  принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу  изготавливают и подписывают  в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются  копии.