Требования к оформлению реквизитов размещаемых на поле углового и продольного штампов
Министерство образования и науки РФ
Федеральное
агентство по образованию
Казанский
государственный технический
Лениногорский
филиал
КОНТРОЛЬНАЯ
РАБОТА
по дисциплине:
«Документирование управленческой деятельности»
тема: «Требования к оформлению реквизитов
размещаемых на поле углового и продольного штампов (бланков)????»
Лениногорск
- 2010
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение. При этом информация имеет фиксированный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации - своевременность принятия решений.
Порядок создания документов и их обработки определяется нормами и правилами, которые содержатся в законодательных, нормативно-правовых актах и методических документах.
Они устанавливают единые требования к бланкам документов ОРД, дает набор реквизитов и их оформление на бланках.
В настоящее время действует ряд основных нормативно-методических документов, в которых содержатся нормы и правила современного делопроизводства.
Контрольная
работа посвящена раскрытию основных
требований при оформлении реквизитов
размещаемых на угловых и продольных штампах.
- ПОНЯТИЕ РЕКВИЗИТОВ. РЕКВИЗИТЫ, РАЗМЕЩАЕМЫЕ НА УГЛОВОМ И ПРОДОЛЬНОМ ШТАМПЕ
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа является формуляром данного документа.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Состав реквизитов,
которые используются при подготовке
и оформлении организационно-
ГОСТ включает перечень реквизитов документов, правила оформления реквизитов, требования к бланкам служебных документов и др.
ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает следующие
реквизиты, которые используются при
подготовке и оформлении организационно-
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле – на поле углового штампа.
При продольном расположении реквизиты название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.
Продольные
бланки на практике используются преимущественно
для подготовки деловых писем
и правовых актов; в управленческом
аппарате традиционно сложилось
представление о большей
Бланки писем с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа – на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру – на русском.
Продольные бланки писем используются также в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.
На поле углового штампа реквизиты «Наименование организации» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Наименование вида документа» (10), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др.
Примеры оформления углового бланка приводятся в документах:
- ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 12, 13, 14, 17, 18).
Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).
Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны - 30 мм, с правой - не менее 8 мм, сверху и снизу - не менее 20 мм. Бланки каждого вида проектируются на основе углового или продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизиты заголовочной части документа (наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа, почтовый адрес предприятия, коммуникационные данные, место издания или составления документа) располагают центрованным способом, т. е. начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ площади документа. При угловом расположении реквизиты заголовочной части документа расположены флаговым способом, т. е. каждая строка реквизита начинается от левой границы площади.
Расположение реквизитов и границы зон на формате
А4
углового
бланка (размеры
указаны в миллиметрах) показаны на рис.1.
Расположение
реквизитов и границ зон на формате А4
продольного бланка показаны на рис.2.
Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате
А4
углового
бланка (размеры
указаны в миллиметрах)
Рис.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате
А4
продольного
бланка (размеры
указаны в миллиметрах)
- ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ 1-14
Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации».
В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации (первого реквизита) является обязательным:
- на бланках и печатях:
- Президента Российской Федерации; палат Федерального собрания;
- Правительства Российской Федерации; Конституционного суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Прокураторы Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
- на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;
- на бланках иных органов государственной власти.
Герб субъекта Российской Федерации (второй реквизит) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использованием герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.
Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (третий реквизит) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
Товарный знак или знак обслуживания – это обозначения способные отличать соответственно товары или услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.
Владелец
товарного знака имеет
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб, Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Реквизит «Код организации» (четвертый реквизит) проставляемые на документе, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например при изготовлении бланка этого документа типографским способом.
Реквизит «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» (пятый реквизит) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» (шестой реквизит) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит «Код формы документа» (седьмой реквизит) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.
В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие (УСД):
1.
Организационно-
2.
Первичной учетной
3. Банковской документации;
4. Финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5.
Отчетно-статистической
6.
Учетной и отчетной
7. Документации по труду;
8.
Документации Пенсионного
9. Внешнеторговой документации.
Реквизит «Наименование организации» (восьмой реквизит) является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.
Наименование
на иностранном языке
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
Если позволяет техническое и программное обеспечение организаций, возможно оформление реквизитов совместных бланков с помощью компьютерных средств.
Реквизит «Справочные данные об организации» (девятый реквизит) содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).
Реквизит «Наименование вида документа» (десятый реквизит) должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. В табель включаются унифицированные формы документов, включенные в ОКУД, и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД И ОКУД (КЛАСС 0200000).
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
Реквизит «Дата документа» (одиннадцатый реквизит) — реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее по тексту — подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому типовая инструкция определяет местонахождение даты каждого из них.
Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 июня 2009 года или 5 октября 2009 г.), а в остальных случаях — цифровой (14.06.2009 или 05.11.2009).
Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.
В некоторых международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2009.06.14, или 2009.11.05). Действующие типовая инструкция и ГОСТ допускают датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
Реквизит «Регистрационный номер документа» (двенадцатый реквизит) - регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (тринадцатый реквизит) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Реквизит «Место составления или издания документа» (четырнадцатый реквизит) - в каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории где был создан документ. Место издания документа предполагает подготовку: решения, постановления, приказа, договора и т.д., который затем будет тиражирован и направлен для исполнения или ориентации при принятии решений.
