Требования к составлению и оформлению распорядительной документации

Негосударственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

“Многопрофильный колледж имени О.В. Казначеева“ 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине:

”Документальное обеспечение управления”

Специальность: 080114.51 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).

Очная форма  обучения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                            Выполнил:

                                                      Студент гр. ЭБУ-202 
          Купцов В. С.

                                                Проверил: преподаватель 
          Плеханова Е.О. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Ставрополь 2012

       Содержание 

      Требования  к составлению и оформлению распорядительной документации

Требования  к составлению распорядительной документации.

1. Оформление приказа.
2. Оформление распоряжений и указаний.
3. Оформление постановлений и решений.

Практические  задания.

1. Написать автобиографию.
2. Заполнить анкету при оформлении на работу.
3. Оформить резюме и заполнить приказ о приеме работника на работу.
4. Заполнить приказ о направлении работника в командировку.

      Требования к составлению распорядительной документации

Оформление  приказа

На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции

1. Подготовкой проекта Приказа.
2. Оформлением проекта Приказа.

Подготовку  и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

1. Подготовка  проекта Приказа

При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление  текста проекта Приказа.

Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

Констатирующая  часть Приказа опускается, если его  распорядительная часть не нуждается  в разъяснении (т.е. причина издания  Приказа очевидна).

Констатирующую  часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

Распорядительную  часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в  действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".

Страницы  Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

2. Оформление  проекта Приказа

Оформление  проекта Приказа заключается  в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа  необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

1. эмблема организации;
2. код организации по ОКПО;
3. код документа по ОКУД;
4. наименование организации;
5. название вида документа;
6. место составления или издания;
7. заголовок к тексту;
8. текст;
9. отметка о наличии приложения;
10. фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем  бланке предприятия.

Подписание Приказа

На данной стадии выполняются технологические  операции, связанные с:

1. согласованием проекта Приказа;
2. передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
3. проверкой правильности оформления проекта Приказа;
4. корректировкой проекта Приказа;
5. проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";
6. подписанием проекта Приказа.

3. Согласование  проекта Приказа

Подписание  проекта Приказа начинается с  его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует  его с:

1. руководителями структурных подразделений;
2. юристом;
3. главным бухгалтером;
4. другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в  строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором  оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

4. Передача  проекта Приказа в службу ДОУ

После завершения согласования проект Приказа  передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

5. Проверка  правильности оформления проекта  Приказа

Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

6. Корректировка  проекта Приказа

В полученный от специалиста службы ДОУ для  подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может  вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта  Приказа и не нарушают его юридической силы.

7. Проставление  реквизита "Гриф ограничения  доступа к документу"

При наличии  в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его  заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

8. Подписание  проекта Приказа

Приказ  подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Регистрация приказа

На данной стадии выполняются технологические  операции, связанные с:

1. регистрацией Приказа;
2. проставлением реквизита "Отметка о контроле".

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный  Приказ перед передачей его Исполнителю  для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация  необходима для обеспечения сохранности  документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Приказа - это фиксация факта его  создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Приказ  регистрируется только один раз - в  день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Приказе  после его подписания (специалистами  службы ДОУ).

Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

На Приложениях  к Приказу индексы не проставляются.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

1. индекс и дата;
2. автор (разработчик);
3. кто подписал;
4. заголовок и/или краткое содержание;
5. приложения;
6. резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
7. расписка исполнителя в получении Приказа;
8. срок исполнения;
9. отметка о контроле;
10. ход исполнения;
11. отметка об исполнении;
12. номер дела;
13. перенос данных на машинный носитель

При наличии  в Приказе сведений, входящих в  Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

10. Проставление  реквизита "Отметка о контроле"

Регистрацию Приказа можно рассматривать  как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

Оформление распоряжений и указаний

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или  его заместителем.

Особенностью  распоряжений является то, что они  издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления.

Согласно  сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно. Документирование решений по оперативным вопросам в них следует осуществлять путем издания приказов, в т.ч. приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний.

Так как  распоряжения издаются для решения  оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание  распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного документа (приказа).

Распоряжение  является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, поэтому к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для приказов.

Как и  приказы, распоряжения делятся на две  основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении  и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

1. - заголовок к тексту;
2. - текст;
3. - визы;
4. - подпись;
5. - дата;
6. - регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения формулируется по тем  же правилам, что и заголовок приказа, например:

«Об обеспечении  сохранности бланков строгой  отчетности»;

«Об обеспечении  выполнения плана выпуска продукции  в III квартале»;

«Об утверждении  структуры и штатной численности комитетов и управлений Минского горисполкома».

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и  причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

«В соответствии с указаниями…»;

«В целях  обеспечения сохранности бланков  строгой отчетности…»;

«В целях  выполнения плана выпуска продукции…».

Если  распоряжение издается на основании  или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;

«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».

Если  распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная  часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами  от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

Пункты  и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя  или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

   Оформление постановлений и решений

   Управленческие  решения могут быть оформлены  письменно в форме документов, на электронных носителях, либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения).

   Документы можно классифицировать по следующим  основным признакам:

   а) уровень иерархии, нормативно-методического  обеспечения -международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;

   б) правовой статус документа - обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т.п.);

   в) содержание документа - технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т.п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т.п.).

   Обязательные  атрибуты документов фирмы - цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

   Во  всех документах должен быть раздел "Основные положения" и в большинстве  — "Информационное обеспечение". Примерное содержание раздела "Основные положения":

1. основание для разработки;
2. актуальность (с точки зрения положения дел в мире, стране, на фирме в данной области);
3. назначение документа;
4. основные термины и определения;
5. область применения документа (кому предназначен);
6. органы, контролирующие применение документа;
7. ответственность за несоблюдение требований документа.
8. Примерное содержание раздела "Информационное обеспечение":
9. классификация информации, используемой при применении документа;
10. требования к информации;
11. источники получения информации;
12. технология и технические средства получения (сбора), обработки, передачи, накопления и использования информации.

   Документы предлагается оценивать по следующим  критериям качества:

   1) комплексность документа, т.е.  рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;

   2) степень соответствия документа  (объекта) международным требованиям  по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;

   3) степень использования мировых  достижений и гармонизации, интегрированности  документа с мировыми системами;

   4) количество примененных при разработке  документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);

   5) количество примененных при разработке  документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;

   6) экономическая обоснованность управленческих  решений;

   7) повторяемость документа, его  перспективность, масштаб применения;

   8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;

   9) имидж организаций - разработчиков  документа и квалификация его разработчиков;

   10) органы, согласовавшие и утвердившие  документ;

   11) степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

   Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

   Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем  документе является обеспечение  высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:

1. Государственная система стандартизации (ГСС);
2. Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
3. Единая система технологической документации (ЕСТД);
4. Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
5. Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);
6. Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
7. Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
8. Государственная система "Надежность в технике"
9. Системы качества (СК);
10. Система сертификации и др.

       Список использованных информационных источников

  1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО "Бизнесшкола "ИнтелСинтез". Издание второе. 2010

  2. Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция  по документационному обеспечению организации. М.: АО "Технолюкс2". 2009

  3. Ермакова И.Н. Артемов О. Ю.  Фирма: Управление. Кадры. Документы.  М.: АтлантЦентр. 2007.

  4. Кузнецова Т.В. Лосев В.И. Управленческая  документация: Учебное пособие. М.: Экономика 2009.

  5. Фельзер А.Б. Миссерман М.А.  Делопроизводство: Справочное пособие. Киев: Высшая школа 2008.

  6. Делопроизводство [Документальное обеспечение управления] : учебник / М.И Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 11–е  - Ростов н/Д : Феникс, 2012 – 376с. – (Среднее профессиональное образование).