Требования к тексту документа
Вариант №4.
Вопрос№1: Требования к тексту документа
Текст — главный реквизит, ради которого оформляется весь документ. При составлении документа руководствуются следующими правилами. Сначала уточняются целесообразность, цель документа. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста. Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулируют порядок решения вопросов такого рода. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного cхождения, правильный выбор адресата для решения вопроса его постановку.
Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.
Затем приступают к сбору
информации по существу поставленного
в документе конкретного
Зная на основании законодательно-
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.
Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документ должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования
достоверности и объективности
информации, фиксируемой в документе,
максимальной краткости документа
при полноте информации, точности,
исключающей возможность
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чашу всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождая переписку и задерживает решение вопроса.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Точность, правильность понимания
информации, изложенной в документе,
предопределяются краткостью и ясностью
изложения. Четкость изложения обеспечивает
однозначность понимания
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или группой слов. Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.
Большое внимание нужно уделять
отбору слов. Следует избегать тавтологии
— использования в одном
Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.
Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.
Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма npocum, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и. т.n.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни- тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципам коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).
В совместных документах текст
излагается от первого лицо множественного ли
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает ... и предлагает).
Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие опии вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела, направлении исполнение. Сложные документы чаще всего касаются самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в депо. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные за- писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу,
Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на а6зацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одно или нескольких фраз (предложений) и характеризующие единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.
ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печати знаков.Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1,2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д.
Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная инструкция, положение о структурном подразделении.
Особые требования предъявляются к составлению бухгалтерских документов.
Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.
Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах и неоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма е замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать очеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный или сумма. Затем исправление оговаривается надписью исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.
В определенных видах финансовых
документов исправления не допускаются.
В первичных бухгалтерских
Анкетирование — один из
основных методов в социологических
исследованиях. С его помощью
удобно собирать любые сведения по
заранее разработанной
Вопрос №2. Нормы официально-делового стиля
Официально-деловой стиль — один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.
Деловой стиль — это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение,
Деловая речь обслуживает
сферу официальных отношений, которые
устанавливаются между
Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.
2.1.Лексика
Сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:
приказ — издается
контроль — возлагается на кого-либо;
осуществляется
должностной оклад —
выговор — объявляется
порицание — выносится
архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в
вакансию — имеют, замещают
совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.
Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.
2.2.Использование терминов. Термин — слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.
Одно из отличительных свойств специальной лексики, или терминологии, — наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.
Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных или другим), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».
2.3.Использование
иностранных слов. Применение иностранных слов
должно быть целесообразным, т.е. вызываться
необходимостью. Если вам предстоит сделать
выбор между словами-синонимами (словами,
близкими по значению), одно из которых
— русское, а другое — заимствованное,
надо прежде всего определить, существенна
ли смысловая разница между ними. Если
иностранный синоним имеет оттенки значения,
которые важны для вашего текста и отсутствуют
у исконно русского слова, выбор в пользу
заимствованного варианта оправдан. Так,
слова «удобный» и «
2.4.Плеоназм (греч. pleonasmos — излишество). Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):
• промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);
• форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);
• тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);
• своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos — «сам»);
• в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца); о 150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); о прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix — цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
• маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);
• равная суть («суть» — это и есть главное).
Тавтология (греч. tauto — тот же, logos — слово)-это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания . Эта стилистическая ошибка делает речь звучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста.
Различение паронимов (греч. para — возле, при; onyma— имя). Паронимы — родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы:
• оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» — косвенного: «заплатить за что-нибудь»;
• командированный — командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» — «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).
2.5.Орфография. Правописание имен собственных.
Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы . С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса — ов (-ев).
Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.
Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении:
Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций.
Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена.
Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий.
Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura).
Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию,
Желательно отбрасывать
максимальное количество букв, но не больше,
чем допустимо для правильного
и однозначного понимания текста:
лучше фундам., чем фундаментал
Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.
Сокращение не может заканчиваться на гласную или сохраняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян.
Мягкий знак отбрасывается: сельский — сел.
Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический — метал.
В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам: проф. — тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомеаиор., лесовоз.
Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым — разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.
Сокращения — названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия — пишутся с прописной буквы.
Если в марках изделия
буквенные сокращения предшествуют
цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО
Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух — во множественном числе. В 2000 г. В 1990 — 1999 гг.
Правила использования сокращений и аббревиатур.При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.
Форма Р.S. (от лат. post scriptum — после написанного) в деловой переписке не употребляется.
2.6.Грамматика (морфология)
К области морфологии относятся
правила изменения и
Использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря.
• ввиду — чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду, предстоящего проведения конференции;
• вследствие — чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;
• благодаря — чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.
Предлоги обычно управляют
существительным в одном
НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу.
2.7.Грамматика (синтаксис)
К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты ,и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания.
Действительный, страдательный, безличный оборот.
Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого, Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором — объект действия.
Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».
2.8.Использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Дее- причастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с Деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Депо в.том, что употреблять его можно не всегда.
Ошибки в его использовании ведут к двусмысленности и создают комический эффект. Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо).
Структура сложного предложения. Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или, один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.
Для официального стиля характерно использование числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры...» и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции...» и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того что- бы выработать общую точку зрения...» и т.п.) и др.
2.9.Композиция документа
Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.
Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует загромождать документ деталями.
Особенно существенно
выделять и подчеркивать главное. Как
уже отмечено выше, этой цели могут
служить подзаголовки, абзацные отступы,
увеличенные пробелы между
Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.
В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.
Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника канцелярской сферы высокого уровня филологической культуры и большой собранности.
Вопрос №3: Организационные документы и распорядительные документы.
3.1. Организационные документы
Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.
Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Текст положения включает следующие разделы:
• Общие положения.
• Цели и задачи.
• Функции.
• Права и обязанности.
• Руководство.
• Взаимоотношения (служебные связи).
В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение.
В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.
