Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

1. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

Первичное наблюдение — первое, начальное звено в  цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность  учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Среди отличительных  признаков бухгалтерского учета  наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных  записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация  — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская  документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ (лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) — письменное свидетельство  с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия.       

Материальным  носителем документа могут выступать  учетный бланк или магнитный  диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована  учетная информация.

Как правило, бухгалтерский  документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершения факта хозяйственной жизни.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

В отдельных  случаях, чаще всего для внутреннего  пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учетный бланк  представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. — requisitum нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.

Признанные  реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).

Содержательные  реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и  пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются  в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными  линиями.

Реквизиты, которым  присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.

Как факт подтверждения  совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету  по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.

Перечень таких  форм первичных учетных документов разрабатывается применительно  к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 наименований:

— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС1);

— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС1а);

— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС1 б);

— накладная  на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС2);

— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС3);

— акт о списании объекта основных средств (кроме  автотранспортных средств) (ф. № ОС4);

— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС4 а);

— акт о списании групп объектов основных средств (кроме  автотранспортных средств) (ф. № ОС4 б);

— инвентарная  карточка учета объекта основных средств (ф.№ОС6);

— инвентарная  карточка группового учета объектов основных средств (ф. № ОС6 а);

 — инвентарная  книга учета объектов основных  средств (ф. № ОС66);

— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС14);

—акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС15);

— акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС16).

1. Каждый факт  хозяйственной жизни подлежит  оформлению первичным учетным  документом.

2. Обязательными  реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование  документа;

2) дата составления  документа;

3) наименование  экономического субъекта, составившего  документ;

4) содержание  факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального  и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование  должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и  ответственного (ответственных) за  правильность ее оформления, либо  наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц,  предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный  учетный документ должен быть  составлен при совершении факта  хозяйственной жизни, а если  это не представляется возможным  - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных  учетных документов утверждает  руководитель экономического субъекта  по представлению должностного  лица, на которое возложено ведение  бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный  учетный документ составляется  на бумажном носителе и (или)  в виде электронного документа,  подписанного электронной подписью.

6. В случае, если  законодательством Российской Федерации  или договором предусмотрено  представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном  учетном документе допускаются  исправления, если иное не установлено  федеральными законами или нормативными  правовыми актами органов государственного  регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка. Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Правомочия  должностного лица на подпись в первичном  учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

 Исходя из  специфики отдельных документов  приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

• наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОКОП93;

• номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами;

• вид платежа;

• наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

• наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

• наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

• наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

• назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается;

• сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

• очередность платежа;

• вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

• подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);

• на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.

В зависимости от места  расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

• зональной;

• анкетной;

• табельной;

• комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая  является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает  размещение названия реквизитов в левой  стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

Другие обработанные первичные  документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующего документа.

Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение ... листов, дата ... 2003 г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

Указание в документе  необходимых реквизитов принято  называть составлением документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.

Последняя процедура  при обработке документов предусматривает  установление корреспонденции счетов исходя из содержания экономического события.

Составленный  с учетом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем  журнале с подписью лица, утвержденной в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учета выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

Записи в  первичных учетных документах допускается  производить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:

• понятие документа;

• выбор критерия придания юридической силы машинным документам;

• регламентация координирования документов;

• регламентация технологии машинной обработки;

• выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;

• критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;

• установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

• способы исправления ошибочных записей;

• возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.

Подготовленные  на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4—84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

В условиях машинной обработки документ представлен  в виде трех частей: адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержащиеся в нем, могут быть зафиксированы в виде кодов.

Адресная и  оформительская части носят общий  характер. Их реквизиты имеют соподчиненное  значение. Предметная часть содержит индекс «а», являющийся неотъемлемой частью универсального языка ЭВМ. Каждый индекс «а» характеризует призначный реквизит.

 В универсальном  языке для описания характеристики  реквизитов используется нотация  Бекуса, в которой для уточнения  степени подчиненности призначных  и содержательных реквизитов используются знаки “(“,”Г=”,” “.

Среди машинных носителей информации применяются  жесткие, лазерные и магнитооптические  диски. Некоторое применение имеют  еще системы, использующие накопители информации на магнитной ленте.

Каждый из перечисленных носителей информации должен содержать отличительный знак, позволяющий однозначно толковать идентификацию лица, оформившего процедуру регистрации хозяйственной операции. Наличие данного знака может быть представлено в виде:

• кода, набираемого исполнителем на клавиатуре компьютера;

• строго индивидуализированного ключа или жетона, позволяющего однозначно определять должностное лицо, регистрирующее хозяйственную операцию;

• заранее введенного в память ЭВМ факсимиле исполнителя, распознавание которого осуществляется на экране дисплея в определенной последовательности,

Все иные признаки, вводимые в машину, однозначно блокируют  несанкционированный доступ в базу данных.

Помимо данного  ограничения, позволяющего однозначно идентифицировать лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственных операций (перечень которых утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером), первичный учетный документ на машиночитаемом носителе должен содержать следующие обязательные реквизиты, дающие основание однозначно определить:

• документ (наименование, номер и пр.);

• условия его составления (дату и т. п.);

• зарегистрированные в нем хозяйственные операции (их содержание и основные характеристики).

Первичный учетный  документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то его составление обязательно сразу же после окончания данной операции.

Первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учета  осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы — значит документировать хозяйственные операции, а документация — это совокупность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельности экономического субъекта. Эти факты должны быть зафиксированы в документе на русском языке.

При осуществлении  совместной деятельности с участием иностранного капитала, независимо от его размера, иностранный инвестор вправе потребовать оформления документа  на иностранном языке. Такой подход не противоречит российскому законодательству при условии построчного перевода соответствующих реквизитов.

При наличии  ошибок, искажающих содержание хозяйственной  операции, исправления допускаются  исполнителем, оформившим соответствующий  документ, по согласованию с другими участниками хозяйственной операции и заверяются подписями этих же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Внесение исправлений, помарок, подчисток, а также использование  корректирующей жидкости в кассовых и банковских документах не допускается. Такой документ должен быть перечеркнут с указанием надписи «испорчен». После чего следует оформить новый первичный документ.

2. Двойная запись на счетах и ее обоснование

В бухгалтерском  учете используется метод двойной  записи. Он предусматривает и предполагает, что при отражении хозяйственной операции  запись денежной суммы, на которую осуществляется операция, делается два раза, т.е. по дебету одного счета и по кредиту другого, вне зависимости от того, активные или пассивные счета участвуют при отражении данной хозяйственной операции.

Двойной записью  называется запись одной и той  же хозяйственной операции в дебет  одного и кредит другого счета  в одинаковой сумме.

Принцип двойного отражения хозяйственных операций означает, что все экономические  явления имеют два аспекта: увеличение или уменьшение, возникновение и исчезновение, которые компенсируют друг друга. Изменения, вызываемые хозяйственными операциями, носят двойственный характер, и происходят в двух взаимосвязанных объектах бухгалтерского учета. Это обуславливает необходимость применения двойной записи, сущность которой состоит в том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть зарегистрирован как минимум дважды. Если средства поступают, то надо учесть, что конкретно поступает и откуда. Если средства выбывают, то надо учесть, что выбывает и куда они списываются.

Метод двойной  записи позволяет контролировать, откуда поступают материальные или денежные средства на счета предприятия или  куда их передают.

Какая бы форма  бухгалтерского учета не применялась на предприятии, ведение двойной записи обязательно. С помощью двойной записи отражается взаимосвязь объектов бухгалтерского учета. [2,с.45]

Хозяйственные операции всегда вызывают взаимосвязанные, одновременные и равновеликие изменения  в отдельных объектах бухгалтерского учета, которые обуславливаются самой их сущностью. Поэтому при использовании счетов бухгалтерского учета для отражения хозяйственной деятельности организаций всегда поддерживается баланс.

Обеспечение постоянного  балансового обобщения показателей об объектах бухгалтерского учета обосновывает необходимость применения двойной записи.

Двойная запись на счетах тесно связана с противоположностью значения актива и пассива баланса, где группируются сальдо активных и  пассивных счетов. Так как дебетовый остаток (сальдо) представляет собой разницу записей дебета и кредита, а кредитовый остаток (сальдо) – разницу записей кредита и дебета, то каждая статья баланса является результатом этого соотношения.

Для того, чтобы  произвести двойную запись, нужно  внимательно выяснить следующие вопросы:

1. Из документа понять экономический смысл хозяйственной операции (что произошло и с какими конкретно средствами);

2. Какие счета по данной операции корреспондируют (точное название счетов и их номера по единому плану счетов);

3. Знать характеристику корреспондирующих счетов (активные или пассивные, активно-пассивные счета);

4. Твердо помнить схему записей в активных и пассивных счетах.

Двойная запись имеет контрольное и познавательное значение.

Контрольное значение двойной записи состоит в равенстве итоговых записей по дебету всех счетов и кредиту всех счетов вследствие того, что все хозяйственные операции, отраженные на дебете счетов, обязательно фиксируются на кредите корреспондирующих счетов.

Познавательное  значение двойной записи заключается в том, сто она позволяет выяснить взаимосвязи в составе имущества и источников его формирования, а также установить и проанализировать характер хозяйственных операций без привлечения первичных документов.

Таким образом, двойная запись представляет собой элемент метода бухгалтерского учета, обеспечивающий двойственность отражения каждой хозяйственной операции по дебету и кредиту разных экономически связанных счетов.

Контрольные задачи.

Условие задачи 1.

1. Состав источников образования имущества организации характеризуется следующими данными:

2. Используя данные условия 1, произвести группировку источников образования имущества организации в таблице следующей формы.

Классификация источников

Собственный капитал  составляет 3225000 р.

Заемный капитал  составляет 2208600 р.

Имущество организации  составляет 550000 р.

Условие задачи 2

1. Определить содержание хозяйственной операции по приведенной корреспонденции счетов.

Корреспонденция счетов.