Трудовая книжка. Порядок и требования к ведению и записям

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  ПРОФСОЮЗОВ

ЯКУТСКИЙ  ФИЛИАЛ

__________________________________________________________

Заочное отделение

Факультет культуры 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине: Практикум по документоведению

На тему: Трудовая книжка. Порядок и требования к ведению и записям

                                                               Выполнила: студентка 4 курса

                          К-08-с/с                                  

                                                                Жиркова Саргылаана Сергеевна                                                                                                                                                                  

                            Проверил:  
 
 
 
 
 
 
 

Якутск  – 2011

Содержание                                                                                                      Стр.

Введение………………………………………………………………………...3

1. Общие положения трудовой книжки……………………………………….5

2. Оформление  и ведение трудовых книжек………………………………….9

3. Документы  для открытия трудовой книжки……………………………….12

4. Оформление  сведений о работе…………………………………………….16

Заключение……………………………………………………………………..20

Список  использованной литературы………………………………………….22

Введение

     Трудовой  путь каждого рабочего и служащего  отражается в трудовой книжке - одном  из важнейших личных документов гражданина в нашей стране,   характеризующем  всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду.

     На  ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том  числе на льготных условиях и в  льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях; и т.д.    

  Словом, трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.

       Впервые трудовые книжки были  введены в 1919 г. декретом ВЦИК  в Петрограде и Москве. В 1923 г. их заменили на удостоверения  личности. Еще через три года  в стране ввели так называемые трудовые списки, а с 15 января 1939 г. были введены трудовые книжки единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений (постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г.) и сегодня трудовая книжка является  основным документом о  трудовой деятельности.

Однако  далеко не все руководители негосударственных  организаций уделяют должное  внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о  его роли при установлении трудового  стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца.

     Наряду  с указанными субъективными причинами  есть и причины объективные, связанные  с несоответствием действующих  нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике.

Общие положения трудовой книжки

     Трудовые  книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.

     Трудовая  книжка впервые заполняется в  присутствии работника не позднее  недельного срока со дня его приема на работу. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а  также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.  В книжку вносятся следующие сведения:

- сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании сведений паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

-  образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующей специальных знаний или специальной подготовки);

-  сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы;

-  сведения о поощрениях и награждениях произведенных работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения);

-  сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение;

- сведения об открытиях, на которые имеются у работника дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях

-  трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

     Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника. ¹

     Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производится соответствующая запись.

По желанию  работника в трудовой книжке отдельной  строкой указывается его работа по совместительству и об ее окончании.

     Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное  заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

     Период  их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при  проведении научно-исследовательской  хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью на основании соответствующей об этом справки.

     Со  ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения  сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи отдельной строкой:

-  о времени службы в армии, флоте, органах государственной безопасности в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе",  а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органах и всех видах охраны (раздел II, пункт 21 Постановления),

-  о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях, аспирантуре, в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров,  если это ранее не было занесено,

-  о времени обучения в ПТУ и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации и подготовке кадров;

     Записи  о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт Закона.

     При увольнении по собственному желанию  по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин.

     Дата  увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными печатью и подписью руководителя производства.

     Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей  в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление  производится отдельной строкой  администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.²

     При восстановлении на работе незаконно  уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

     При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации  последнего места работы, которая  не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат" (раздел  III, пункт 31 Постановления).

     Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь вносимые данные, тогда в  нее вкладывается вкладыш, в котором продолжается нумерация записей, соответствующих трудовой книжке. На титульный лист вкладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном листе трудовой книжке. На титульном листе вкладыша можно вносить уже обновленные данные о владельце книжки, например, новую фамилию или новую специальность. В остальном все требования, предъявляемые к трудовым книжкам, распространяются и на вкладыши к ним.

Оформление  и ведение трудовых книжек

     Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен, прежде всего, решить следующие основные вопросы.

     Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся  в наличии в кадровой службе.

     Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые:

     В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

     Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с  указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

     В-четвертых, проверить наличие в организации  необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (раздел VI п. 44 Постановления). Количество бланков  определяется потребностью организации  в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые). Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге (раздел VI, пункты 40-43 Постановления). ³

     В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

     Предъявление  трудовой книжки при поступлении  на работу является обязательным для  рабочих и служащих, т. к. прием  на работу без трудовой книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...". Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

     В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином  любого имеющегося у него документа  о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства.

     Особенно  сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд  в Россию из бывших союзных республик  и т. п. Трудовые книжки у них могут  быть утрачены в силу обстоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим, не зависящим от человека причинам

     Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда  необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

     Трудовая  книжка является сложным по составу  информации документом и включает следующие  элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

     Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных  на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция (п. 2.3.) говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта (прил. 3).

Документы для открытия трудовой книжки 

     Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее на работу, обязано предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.

     Согласно  Инструкции, заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании паспорта; образование - на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения. ⁴

     Оформление  титульного листа

     В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.

     Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются  на основании паспорта, а уровень  образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т. п.).

     Внесение  этих, казалось бы, самых простых  сведений сопровождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья). Реже, но все же встречаются сокращения длинных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно недопустимо. Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами.

     Информация  об уровне образования работника  в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

     Другой  ошибкой в данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об образовании:

     Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой  профессии или специальности, нередко  вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или  выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.

     Правильность  внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.

     В титульном листе предусматривается  еще одна подпись - лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники  кадровых служб нередко ставят в  правом нижнем углу титульного листа  свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво)":

     Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации  или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе  является недействительной.

     Достаточно  четкие указания Инструкции о порядке заполнения титульного листа трудовой книжки не спасают от серьезных ошибок, вызывающих осложнения при оформлении пенсии, поэтому работник кадровой службы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа.

     При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии - ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб.

     Внесенные в титульный лист изменения обязательно  подтверждаются ссылками на соответствующие  документы: паспорт, свидетельство  о рождении, свидетельство о браке  и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

     В таком же порядке при необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

     Довольно  часто работники организаций  и предприятий, получая новые  профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Установление рабочему второй и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке. 

     Содержательная  часть трудовой книжки имеет табличную  форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

Оформление  сведений о работе 

     Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно разделить на 3 группы:

·        информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;

·        информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

·        дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового  стажа работника и специфики  деятельности организации, в которой  этот стаж заработан.

Заполняя  трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника  документы, подтверждающие периоды  обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения:

· о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

·  о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики).

     Чаще  всего такие записи приходится вносить  при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам  учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

     Сведения  о работе в данной организации  нумеруются и датируются. Датами записей  являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу. Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки. ⁵

     Анализ  содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

·        записи о работе не нумеруются или  нумерация прерывается;

·        номера записей исправляются, зачеркиваются;

·        даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;

·        даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

·        даты написаны шестью, а не восемью  арабскими цифрами (год написан  двумя, не четырьмя цифрами);

·        в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

·        нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению  с датой увольнения из предыдущей организации);

·        ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;

·  в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).