2012 
 

СОДЕРЖАНИЕ  

Введение 

     Трудовая  книжка – единственный личный документ, в котором последовательно фиксируются  факты трудовой деятельности, рост квалификации, изменения служебного положения, причины увольнения работника с мест прежней работы.

     Трудовая  книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она содержит сведения об общем, непрерывном и специальном стаже работника.

     Трудовая  книжка является обязательным документом, представляемым работником при приеме на работу. Исключения составляют случаи, когда работник поступает на работу по совместительству или впервые. Прием  на работу без трудовой книжки не допускается.

     Впервые трудовая книжка введена в нашей  стране в 1939 году. Тогда были установлены  статус трудовой книжки, порядок ее заполнения, ведения и хранения, а также ее форма.

     В 1975 году начали действовать новые  правила оформления трудовой книжки, изменилась форма трудовой книжки и вкладыша к ней. Однако всегда сохранялось правило, согласно которому заведенная на работника трудовая книжка не подлежала обмену на вновь вводимые формы, поэтому в настоящее время одинаково правомочны трудовые книжки трех образцов.

     Трудовая  книжка 1939 года в черной или темно-синей  коленкоровой обложке была отпечатана на простой бумаге, не имела серии  и номера. Такие трудовые книжки имеют работники, начавшие трудовую деятельность до 1975 года.

     Трудовая  книжка 1975 года уже обладала несколькими степенями защиты: изображение герба Советского Союза на обложке и титульном листе; была изготовлена на бумаге с водяными знаками; имела серию и номер; на последней страницы были помещены выдержка из постановления Верховного Совета СССР, утвердившего эту форму трудовой книжки, и название предприятия-изготовителя – «ГОЗНАК».

     С 1 января 2004 года выедена новая форма  трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Их форма утверждена постановлением Правительства РФ.

     Трудовая  книжка включает:

• обложку;
• титульный лист;
• раздел «Сведения о работе»;
• раздел «Сведения о награждении».

     На  обложке и титульном листе  помещено изображение Государственного герба РФ. Трудовая книжка и вкладыш  в нее изготовлены на бумаге с  водяными знаками. Каждый раздел имеет 10 разворотов. На каждой четвертой странице указаны серия и номер трудовой книжки.

     Вкладыш в трудовую книжку включает:

• титульный лист;
• раздел «Сведения о работе»;
• раздел «Сведения о награждении».

     На  титульном листе помещены изображение  Государственного герба РФ и надписи «Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки не действителен)». Раздел «Сведения о работе» имеет 9 разворотов, раздел «Сведения о награждении» имеет 8 разворотов. Таким образом, форма трудовой книжки имеет несколько степеней защиты от подделок. 
 
 
 
 
 
 

1. Организация работы  с трудовыми книжками 

     Работодатель (юридическое лицо) обязан вести  трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа  в этой организации  является для работника основной. Основным признается постоянное место работника. Не имеет право оформлять и вносить записи в трудовую книжку работника работодатель – физические лица.

     Непосредственную  работу с трудовыми книжками выполняют  кадровые службы. В тех организациях, где не создавалась кадровая служба, и нет специалиста по кадровой работе, трудовые книжки ведет бухгалтеры, секретари и иные должностные лица, уполномоченные специальным приказом руководителя. Нередко практикуется выполнение этой работы и самим руководителем организации. Назначенный ответственным работник обязан принять трудовые книжки, находящиеся на хранении в организации. При этом следует уделить внимание:

• сохранности трудовых книжек;
• соответствия их количеству зарегистрированным в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• наличию вкладышей в трудовые книжки в случаях, когда на титульном листе указано «Выдан вкладыш»;
• проверке всех записей, внесенных в трудовые книжки данной организации.

     В случаях обнаружения отсутствия одной или нескольких трудовых книжек работник обязан доложить об этом руководителю организации и выяснить причину.

     После выполнения указанного составляется акт  приема (или приема-передачи) дальнейшая ответственность за работу с трудовыми  книжками полностью возлагается  на уполномоченного работника.

     Бланки  трудовых книжек и вкладышей в  них являются документами строгой  отчетности. Организация обязана  постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовых книжек и вкладышей в  них.  С целью учета трудовых книжек и вкладышей в них каждая организация должна вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

     В приходно-расходную книгу вносятся серии и номера трудовых книжек и  вкладышей в них, закупаемых организацией в установленном порядке.

     Организация покупает трудовые книжки на основании договора с изготовителем или распространителем.

     Приходно-расходная  книга ведется бухгалтерией, которая  обязана обеспечить хранение бланков  трудовых книжек и вкладышей в  них. В эту книгу вносят все  операции, связанные с расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них. При этом в книге отмечается серия и номер каждого использованного бланка. При выдачи работнику трудовой книжки или вкладыша в нее с него взимается их стоимость, что отмечается в графе 9 приходно-расходной книги. Это установлено пунктом 47 Правил учета и хранения трудовых книжек.

     Согласно  Правилам плата с работника не взимается:

• в случаи порчи бланков трудовых книжек или вкладышей в них в момент первичного заполнения;
• при массовой утрате работодателем трудовых книжек;
• в случаях порчи трудовых книжек не по вине работника.

     Во  всех этих случаях стоимость бланков  оплачивается работодателем.

     Приходно-расходная  книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью.

     Трудовые  книжки, принятые работодателем от работника на хранение подлежат строгому учету в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

     Книга учета трудовых книжек и вкладышей  в них ведется кадровой службой  или лицом, ответственным за работу с кадровой документацией. В ней  регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При смене указанных работников проводится сверка данных о хранящихся в кадровой службе трудовых книжках с книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

     Книга учета ведения трудовых книжек и  вкладышей в нее должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации и скреплена печатью. Книга храниться в организации 50 лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Общие требования  к ведению трудовой  книжки 

2.1. Заполнение титульного  листа 

     Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые  на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

• фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
• запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
• запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
• профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

     После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных  сведений.

     Первую  страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

     Изменения записей в трудовых книжках о  фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

     Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

     Изменение (дополнение) на первой странице (титульном  листе) трудовой книжки записей о  полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Оформление раздела  «Сведения о работе» 

     Раздел  «Сведения о работе» представлен  в трудовой книжке в виде таблицы, в которую вносят данные о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

     В графе 1 ставиться порядковый номер  записи. Все записи (о приеме, переводе, увольнении, установлении второй профессии  и др.) нумеруются в пределах раздела.

     Не нумеруются записи о названии организации и изменения названия организации.

     В графе 2 раздела «Сведения о работе»  указываются даты документированных  фактов (приема на работу, перевода на другую работу, увольнения и др.). Эти  даты вносятся на основании соответствующих перечисленным событиям приказов.

     Записи  дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число  и месяц – двузначными числами, год – четырехзначным числом).

     В графу 3 записываются сведения о работе (начиная с приема на работу и заканчивая увольнением с работы).

     В графу 4 раздела «Сведения о работе»  заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения  работодателя, согласно которому работник принят на работу (переведен, уволен). Не допускается писать «пр.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение».

     Заполнение  раздела «Сведения о работе»  начинается с того, что в графе 3 в виде заголовка делается запись о полном и сокращенном (при его  наличии) наименовании организации  в полном соответствии с официально установленным наименованием, закрепленным в учредительных документах организации.

     Эта запись может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего  наименование организации.

     В раздел «Сведения о работе» в  обязательном порядке вносятся сведения:

• о приеме на работу;
• о переводе на другую работу (в другое подразделение на другую должность);
• о присвоении работнику новых разрядов, классов и категорий;
• об установлении второй и последующих профессий, специальностей или квалификаций;
• о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособия по государственному социальному страхованию;
• об исключении определенного периода работы из трудового стажа.

     До  занесения сведений о наименовании организации и о работе в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки могут быть внесены со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие сведения:

• о времени военной службы, а также службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
• о времени службы в органах налоговой полиции, органах по наркоконтролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

     В трудовых книжках лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы по месту работы вносят запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный стаж. Эта запись вносится после окончания фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел¹.

     Правилами ведения трудовых книжек установлено, что записи в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении и прочем должны соответствовать приказу (распоряжению) работодателя.

       Запись о приеме на работу  должна содержать следующие элементы:

• действие принят(а), назначен(а);
• должность (специальность, профессия, квалификация);
• наименование структурного подразделения (если условие о конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного).

     В трудовую книжку вносятся записи о  работе по срочному трудовому договору.

     При переходе работника на выборную должность  запись о приеме на работу должна содержать  сведения о том, на какую работу (должность) принят работник со ссылкой в графе 4 (с указанием документа, даты, номера) на решение выборного органа. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации вносятся в трудовую книжку, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

     При оформлении перевода на другую, работу внутри организации соблюдаются те же правила, что и записях о приеме на работу.

     По  тем же правилам вносятся записи об обучении, установлении нового разряда, установлении второй (последующей) специальности. Во всех этих случаях в графе 4 делается ссылка на номер и дату соответствующего документа (удостоверения, свидетельства, диплома).

     По  желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего  работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

     Если  за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

     Запись  об увольнении (прекращении трудового  договора) в трудовой книжке работника  производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер  записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового  договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

     Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

     Пункт 1 статьи 77 ТК РФ предусматривает расторжение  трудового договора по соглашению сторон. Порядок и состав документов, которые сопровождают расторжение договора по этому основанию, не установлены законодательными и нормативными документами. В трудовой книжке делается запись со ссылкой на п. 1 ст. 77 ТК РФ, например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

     В ТК РФ включено такое основание расторжения  трудового договора, как истечение срока трудового договора (п. 2 ст. 77). Использование этого основания увольнения правомерно только тех случаях, если договор был заключен на определенный срок.

     ТК  РФ содержит такое основание расторжения  трудового договора, как инициатива работника. Статья 80 ТК РФ разъясняет,  что инициатива работника при расторжении трудового договора является его добровольным волеизъявлением, правовым основанием увольнения в этом случае является собственное желание работника.

При расторжении  трудового договора по инициативе работника  по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например, увольнение по собственному желанию в связи с переводом мужа (жены) на работу в другую местность; перевод военнослужащего; необходимость ухода за ребенком до достижения им 14 лет). Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

     В этих случаях к заявлению работника  об увольнении должны прилагаться документы, подтверждающие причину увольнения.

     Увольнение  работника по правовому основанию, включенному в п. 5 ст. 77 ТК РФ, важно  в двух случаях:

• при переходе работника на работу к другому работодателю по собственной инициативе или по инициативе работодателя, но с согласия работника. Ссылка на эту статью допустима в ряде случаев и при переводе работника на работу к другому работодателю;
• при переходе работника на выборную работу (должность). Например, «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

     Расторжение трудового договора при смене  собственника имущества организации, изменении подведомственности и реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) обычно вызывает трудности в формулировке правового основания увольнения. Следует помнить, что события не являются основанием для расторжения трудового договора со всеми работниками организации (исключение составляют руководитель организации, его заместитель и главный бухгалтер). Однако любой работник вправе проявить инициативу расторжения трудового договора в таких обстоятельствах. При отказе работника от продолжения работы в названных  случаях трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ст. 77 ТК РФ по следующим основаниям:

• отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации;
• отказ от продолжения работы в связи с изменением подведомственности (подчиненности) организации;
• отказ от продолжения работы в связи с реорганизацией.

     Статья 77 ТК РФ содержит и такое основание  увольнении, как отказ работника  от продолжения работы в связи  с изменением существенных условий трудового договора (п. 7 ст. 77 ТК РФ).

     К существенным условиям трудового договора законодательство относит:

• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дату начала работы;
• срок действия (в случаях заключения срочного трудового договора);
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретную трудовую функцию;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристику условий труда, компенсации и  льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если в отношении данного работника он отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительной выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

     Прекращение трудового договора (увольнение работника) может последовать в случае изменения  состояния здоровья. Основания увольнения в данном случае могут быть разными.

     Пункт 5 ст. 83 ТК РФ относит к числу причин расторжения трудового договора по основаниям, не зависящим от воли сторон, признание работника полностью  нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением. В этом случае работник должен предъявить решение (медицинское заключение) органа Государственной службы медико-социальной экспертизы о его признании полностью нетрудоспособным, т.е. не способным к выполнению какой-либо работы. Медицинское заключение будет одним из оснований издания приказа об увольнении.

     Вследствие  состояния здоровья работник может  не соответствовать занимаемой должности  – не выполнять надлежащим образом  возложенные на него обязанности, потому что ему это противопоказано. В этом случае при наличии соответствующего медицинского заключения и с учетом состояния здоровья работника работодатель может предложить ему иную работу. В случае несогласия работника работодатель вправе уволить работника по собственной инициативе.

     Расторжение трудового договора может наступить  и в связи с отказом работника  от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность. В  этом случае перевод работника возможен только с его письменного согласия. Если работник не дает такого согласия, то основанием расторжения трудового договора следует считать п. 9 ст. 77 ТК РФ.

     Расторжение трудового договора в период испытательного срока по инициативе работодателя оформляется  со ссылкой на ст. 71 ТК РФ.

     ТК  РФ предусматривает несколько оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя, среди них ряд случаев прекращения трудового договора при отсутствии вины работника: ликвидация организации, сокращение численности или штата, несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.

     Трудовым  кодексом Российской Федерации предусмотрено  несколько оснований расторжения  трудового договора по инициативе работодателя, среди которых есть ряд пунктов, когда трудовой договор прекращается при наличии вины работника (неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, прогул; появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения; разглашения охраняемой законом тайны; совершения хищения чужого имущества, растраты; нарушение требований охраны труда, предоставление работником заведомо ложных сведений при заключении трудового договора и ряд других).