Цели бухгалтерского учета, основные задачи бухгалтерского учета, порядок приема и проверки документов, их обработка, организация архива и

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….......3

1. Цели бухгалтерского учета, основные задачи бухгалтерского учета……………4
2. Порядок приема и проверки документов, их обработка…………………………..5
3. Организация архива и сроки хранения бухгалтерской документации…………..7

Задача…………………………………………………………………………………..13

Заключение…………………………………………………………………………….14

Список использованных источников………………………………………………...16

Введение

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, об обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Информация, полученная из бухгалтерского учета, является основной для принятия большей части управленческих решений. Данные, которые сгруппированы и детализированы по соответствующим признакам, позволяют сделать вывод о финансовом состоянии организации и перспективах её развития, оценить финансовые риски и сформировать инвестиционные программы. На базе учетных данных формируется бухгалтерская и статистическая отчетность, откуда общество узнает о состоянии экономики.

В получении оперативной и точной бухгалтерской информации заинтересованы все, кто, так или иначе, связан с производством и реализации продукции, работ или услуг.

В настоящее время в связи с углублением рыночных преобразований и усложнением задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, возрастает требовательность к квалификации и профессионализму бухгалтерских работников.

Оперативность и качество бухгалтерской информации во многом зависит от того, насколько рационально организован бухгалтерский учет на предприятии или в организации и насколько эффективно осуществляется деятельность бухгалтерской службы.

1. Цели бухгалтерского учета, основные задачи бухгалтерского учета

Цель бухгалтерского учета — формирование своевременной, качественной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для управления и становления рыночной экономики, для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений на различных уровнях, для определения поведения предприятия на рынке и выявления положения предприятий-конкурентов и т.п.

Основные задачи бухгалтерского учёта:

1. Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
2. Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля над соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
3. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

2. Порядок приема и проверки документов, их обработка

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
7. личные подписи указанных лиц

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка проводится по трем направлениям:

Формальная — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая — проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки В документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

В списке дел указываются:

1. индекс дела (номера папок);
2. номер состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;
3. наименование дела (заголовок);
4. количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);
5. срок хранения и номер папки по перечню;
6. примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.

3. Организация архива и сроки хранения бухгалтерской документации

Хранение документов - заключительный этап в системе становления и развития бухгалтерского учета на предприятии. Хорошо отработанный документооборот, быстрая обработка и рациональная система хранения документов обеспечивают своевременное получение учетной информации соответствующими управленческими структурами, надежный контроль за финансово-хозяйственной деятельностью, позволяют пользоваться документацией в любое время, гарантируют целостность хранения документов в течение установленных законом сроков.

Первичные документы, на основании которых сделаны записи в учетных реестрах, называются использованными. Документы и учетные реестры, бухгалтерские балансы и отчеты, составленные на основании использованных документов, до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специально отведенных помещениях или запирающихся шкафах.

Как правило, документация текущего года хранится в бухгалтерии не более одного года. После сдачи годового отчета такая документация по акту передается на постоянное хранение в главный архив предприятия. Ответственность за состояние хранения и целостность документации несут лица, уполномоченные главным бухгалтером или лицом (юридическим или физическим), осуществляющим бухгалтерский учет на предприятии.

Бланки строгого учета должны храниться в недоступных для посторонних лиц местах (в сейфах, металлических шкафах или специально отведенных для этого помещениях), которые могут обеспечить их надежное хранение.

В соответствии с законодательством, руководитель предприятия создает необходимые условия для надлежащего хранения первичных документов и реестров бухгалтерского учета в течение установленного действующим законодательством срока.

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010) "О бухгалтерском учете" предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее 5 лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Требования к хранению документов содержатся и в Налоговом кодексе, который обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Помимо этого действует еще ряд нормативных актов, знать которые важно. Это Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", где прописаны сроки и порядок хранения документации. Однако с 1 октября 2010 года обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую, определяет приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Вышеназванный Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 - документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2-4 - документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 - документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 - документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 - документы по организации, нормированию труда, тарификации, оплате, охране труда;

раздел 8 - документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 - документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 - документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 - документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 - документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Таблица 1

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов:

1) аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить 5 лет;

2) срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года;

3) документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – 5 лет;

4) образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

5) договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно;

6) договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) – 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости – на постоянной основе;

7) бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было);

8) документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

• описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);
• описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры. В приказе № 558 отражены и новые виды регистров, не существовавшие ранее. Так, постоянному хранению подлежат отныне бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам, а также книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Учетные работники, по долгу службы связанные с кадровыми документами, должны помнить, что с момента принятия приказа № 558 для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных 5. Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил. До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее – 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо 5) – документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) следует хранить в архиве не менее 3 лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

Задача

На основе данных для выполнения задачи определить тип изменений в бухгалтерском балансе:

Решение:

Заключение

Таким образом, бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, об обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Цель бухгалтерского учета — формирование своевременной, качественной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для управления и становления рыночной экономики, для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений на различных уровнях, для определения поведения предприятия на рынке и выявления положения предприятий-конкурентов и т.п.

Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Хранение документов - заключительный этап в системе становления и развития бухгалтерского учета на предприятии. Хорошо отработанный документооборот, быстрая обработка и рациональная система хранения документов обеспечивают своевременное получение учетной информации соответствующими управленческими структурами, надежный контроль за финансово-хозяйственной деятельностью, позволяют пользоваться документацией в любое время, гарантируют целостность хранения документов в течение установленных законом сроков.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2. Федеральный закон от 21.11.1996 года №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 28.09.2010)
3. Бабаев Ю.А., Петров А.М. Теория бухгалтерского учета. – М.: Проспект, 2012. – 240 с.
4. Беликова, Т. Н. Бухгалтерский учет и отчетность от нуля до баланса [Текст] / Т. Н. Беликова. - СПб. : Питер, 2010. - 256 с.
5. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Рид Групп, 2011. – 608 с.
6. Гомола А.И., Кириллов В.Е., Кириллов С.В. Бухгалтерский учет. – М.: Академия, 2011. – 432 с.
7. Дмитриева, И. М. Бухгалтерский учет и аудит [Текст] : учебное пособие / И. М. Дмитриева. - М. : Юрайт, 2011. - 287 с.
8. Жуков В.Н. Основы бухгалтерского учета. - СПб.: Питер, 2012. - 336 с.
9. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. – М.: Инфра-М, 2012. – 656 с
10. Лебедева Е.М. Бухгалтерский учет. – М.: Академия, 2012. – 304 с.
11. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии. – М.: Проспект, 2010. – 560 с.
12. Чая В.Т., Латыпова О.В. Бухгалтерский учет. – М.: Кнорус, 2011. – 520 с.