Учет денежных средств в субъектах малого бизнесса

1. Учёт денежных средств в кассе. 
 

    Учёт  наличности в кассе в национальной валюте ведётся в соответствии с  Национальным Стандартом Финансовой отчётности №2 (правила ведения бухгалтерского учёта). Ведение кассовых операций осуществляется в соответствии с «Правилами ведения бухгалтерского учета в РК», утвержденными приказом Министра финансов РК от 22.06.2007 г. № 221.

    Порядок хранения, расходования и учёта денежных средств в кассе устанавливается  Правилами ведения кассовых операций, разрабатываемыми организацией самостоятельно в соответствии с учётной политикой.

    Касса – это специально оборудованное помещение, которое обеспечивает сохранность денег. Во время совершения операций двери запираются с внутренней стороны, ключи от сейфа хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном пакете – у руководителя предприятия. Кассовые операции ведёт кассир, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При отсутствии кассира ведение кассовых операций осуществляет бухгалтер, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

    Предприятие получает наличные деньги со своих  расчётных счетов, для этих целей  ему в банке выдаётся чековая  книжка. Выписывая чек, субъект обязан указывать в нём назначение требуемой  суммы (на выплату заработной платы, на пособие или на хозяйственные нужды). Для получения наличности субъект предварительно направляет в банк заказ на требуемую сумму.  

Документальное  оформление и учёт кассовых операций.

    Кассовые  операции по приёму наличных денег оформляются приходным кассовым ордером (ПКО), который подписывается главным бухгалтером. Применяется ПКО для оформления поступления наличности в кассу организации как при ручной обработке, так и при обработке информации на компьютере. ПКО выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером и подписывается им же. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером  и  кассиром и заверяется печатью кассира, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдаётся на руки сдавшему деньги, а ордер остаётся в кассе.

    Операции, связанные с выдачей наличных денег, оформляются расходным кассовым ордером (РКО) и другими документами (платёжные ведомости, заявление на выдачу денег) и проводятся через контрольно-кассовую машину с фискальной памятью. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. ПКО и РКО и заменяющие их документы четко и ясно заполняются ручкой либо текст печатается на компьютере (в ВК филиал «ОФ ФБДТ РК» документы заполняются на компьютере).  В документах не допускается никаких помарок, исправлений. В ПКО, РКО указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Для передачи в кассу ПКО, РКО регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных документов. Журнал открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. Применяется для оформления выдачи наличности из кассы ВК филиала «ОФ ФБДТ РК» при обработке информации на компьютере. Выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Применяется для регистрации ПКО и РКО. Журнал открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы.

    Приём и выдача денег по кассовым ордерам  производиться только в день их составления. При получении ПКО, РКО кассир обязан проверить:

• Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, на РКО – и подписи руководителя;
• Правильность оформления документов.

    Если  не соблюдается, хотя бы одно из этих требований, кассир возвращает документы в бухгалтерию.

    Все операции по поступлению и расходованию кассир записывает в кассовую книгу. Которая открывается на один год.  Кассовая книга в ВК филиале «ОФ ФБДТ РК» выполнена в формате электронной формы бухгалтерского учёта «1С-бухгалтерия». До начала записи ПКО, РКО в кассовой книге указывается остаток денег на начало дня. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег на конец дня.  Кассир распечатывает 2 экземпляра отчёта. Один является «Отчётом кассира», к нему прикрепляются все приходные и расходные кассовые документы, и передаётся в бухгалтерию. Принятые от кассира отчёт и документы проверяются работниками бухгалтерии, а контролирует правильное ведение кассовой книги главный бухгалтер.

    При обнаружении выдачи из кассы денег, не подтверждённых распиской получателя в РКО, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира, при этом выписывается РКО на имя кассира.

    Если  сумма наличных денег не оприходована ПКО, то они считаются излишком кассы  и зачисляются в доход субъекта путём выписки ПКО. Главный бухгалтер, приняв отчёт, расписывается в кассовой книге и в отчёте кассира.

    При принятой электронной форме отчёта (1С-бухгалтерия), главный бухгалтер  расписывается на обоих листах. Отчёт  с приложенными документами остаётся в бухгалтерии, а в конце месяца все принятые отчёты сшиваются в книгу,  которая хранится в бухгалтерии.

    Второй  лист, с подписью главного бухгалтера, остаётся у кассира и подшивается  в папку. В конце года все листы  сшиваются в книги и заверяются подписями бухгалтера и руководителя организации, опечатываются печатью предприятия .Синтетический учёт кассовых операций ведётся на счёте 1010 «Денежные средства в кассе»: 1011 «Денежные средства в кассе в тенге» и 1012 «Денежные средства в кассе в валюте».

    Основанием  для записи операций на счёте 1010 являются кассовые отчеты (вторые экземпляры кассовой книги).

    На  счетах 1010 по дебету отражаются суммы поступивших наличных денег в кассу:

    По  кредиту счёта 1010 записываются суммы денежных средств, выплаченных из кассы:

     2. Учёт операций на текущих счетах в банке. 

    Каждый  субъект, являющийся юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс и наделенный собственными оборотными средствами, открывает в соответствии с постановлением Правления Национального банка РК от 02.06.2000 г. № 226 «инструкция о порядке открытия, ведения и закрытия банковских счетов клиентов в банках РК» в банках текущие, корреспондентские или сберегательные счета для хранения свободных денежных средств и проведения расчётов.

    Текущие счета – это банковские счета  физических, юридических лиц, обособленных подразделений юридических лиц (филиалов, представительств).

    Банковские  счета открываются по договору банковского счёта.

    Банковские  счета могут открываться и  вестись как в тенге, так и  в иностранной валюте.

    При открытии текущего счёта баке обязуется  принимать деньги, поступающие в  пользу клиента, выполнять распоряжения клиента о переводе (выдаче) клиенту или третьим лицам соответствующих сумм денег и оказывать другие услуги, предусмотренные договором банковского счета.

    Для открытия банковского счёта клиент представляет банку следующие документы:

1. Для юридических лиц – резидентов РК и их обособленных подразделений (филиалов и представительств):
• документ с образцами подписей распорядителей средств (руководителя, главного бухгалтера) и оттиска печати, заверенным нотариально, в двух экземплярах;
• оригинал документа, выданный органом налоговой службы, подтверждающей факт постановки клиента на налоговой учёт (РНН);
• копню документа установленной формы, выданного уполномоченным органом, подтверждающего факт прохождения государственной регистрации, статистическая карточка);
• для филиалов и представительств – копию доверенности, выданную юридическим лицом – резидентом РК руководителю филиала или представительства;
• нотариально установленную копию устава либо документа, подтверждающего факт деятельности клиента на основании типового устава;
• заявление установленного банком образца.

    Право первой подписи принадлежит руководителю предприятия, второй – главному бухгалтеру. Банковскому счёту присваивается  номер, который сообщает субъекту и  проставляется во всех документах, которыми оформляют операции.

    На  текущий счёт поступает основная масса причитающихся его владельцу платежей – зачисление выручки от реализации товаров, услуг, материальных ценностей, получение ссуд банка и др. с текущего счёта производиться оплата счетов поставщиков за полученные товарно-материальные запасы, расчёты с бюджетом, выдача наличных денег на выплату зарплаты, пенсий, пособий, на хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на текущий счёт или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев счета (денежных чеков, объявлений на взнос наличными или с их согласия – оплата платёжных документов поставщиков, подрядчиков), кроме платежей, взыскиваемых в бесспорном порядке по решению Коллегии по хозяйственным делам, судов, налоговых и финансовых органов. При недостаточности или отсутствии средств на текущем счете все документы, неоплаченные в срок, оплачиваются по мере поступления средств.

    За  пользование деньгами, находящимися в банке, банк уплачивает вознаграждение в размере и порядке, определяемых договором. При этом делается такая запись:

    Клиент  оплачивает услуги банка, оказываемые  по договору банковского обслуживания, на условиях и в порядке, предусмотренных договором. При этом делается следующая бухгалтерская запись:

    Организация безналичных расчётов осуществляется в соответствии с Законом РК «О платежах и переводах денег», постановлениями Правления Национального банка РК «Правила использования платёжных документов и осуществления безналичных платежей и переводов денег на территории РК», «Об утверждении Правил осуществления безналичных платежей и переводов денег на территории РК без открытия банковского счёта», «Об утверждении Правил осуществления безналичных платежей между клиентом и обслуживающим его банком. Этими законодательными и нормативными документами рекомендуются следующие основные формы безналичных расчётов:

1. Платёжное поручение.
2. Чек.
3. Вексель.
4. Платёжное требование-поручение.
5. Аккредитив.
6. Инкассовое распоряжение, инкассовое распоряжение органов налоговой службы и таможенных органов.
7. иные платежные документы, установленные нормативными правовыми актами Национального банка РК.

    Формы расчётов между плательщиком и получателем  средств определяются договором  или соглашением.

    Расчёты платёжными поручениями представляют собой поручения отправителя  денег обслуживающему банку-получателю о переводе его денег в пользу бенефициара (получателя денежных средств), в сумме указанной в поручении.

    Отправитель денег предъявляет в обслуживающий  банк-получатель платежное получение  на бланках установленной формы.

    При осуществлении переводов денег в пользу бенефициара-нерезидента отправитель денег предъявляет в обслуживающий банк-получатель заявление о переводе денег на бланках установленной формы.

    Такое заявление является платёжным поручением отправителя денег обслуживающему банку-получателю о переводе денег.

    Платежное поручение/заявление на перевод  денег принимается банком в течении  десяти календарных дней с указанной  в нем датой выписки. Кроме  этого, к платежным документам прилагаются  документы, подтверждающие обоснованность платежа.

    При расчётах платёжными требованиями-поручениями бенефициар (получатель средств) предъявляет в банк расчётный документ, содержащий требование отправителю денег об оплате за отгруженную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги, предъявляемое на основании документов, подтверждающих указанное требование. Бенефициар предъявляет в банк бенефициара платежные требования-поручения и реестр платежных требований-поручений, который проверив полноту заполнения всех реквизитов бенефициара, направляет его в банк отправителя денег.

    Данные  расчёты могут производиться  с акцепта (согласия) или без акцепта  плательщика. Об отказе полностью или  частично оплатить платежное требование-поручение  плательщик уведомляет обслуживающий  его банк в течении трёх рабочих  дней со дня получения им платежного требования-поручения. При согласии оплатить плательщик оформляет полученное платежное требование-поручение соответствующими подписями и оттисками печати на всех экземплярах и сдает его в обслуживающий банк.

    Инкассовое  распоряжение используется для изъятия денег с банковских счетов отправителя денег без его согласия, в случаях, предусмотренных законодательными актами, с приложением оригиналов исполнительных листов или приказов, выдаваемых по решениям, приговорам, определениям и постановлениям судов или судебного приказа о взыскании денег, либо их копий, подтверждающих обоснованность данного взыскания, а также инкассовых распоряжений органов налоговой и таможенной службы, к которым подтверждающие документы не прилагаются, а указываются коды бюджетной классификации и вид операции.

    Инкассовое  распоряжение предъявляется в банк отправителя денег в трёх экземплярах, а в банк бенефициара – в  четырёх.

    Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив, может произвести платеж указанному бенефициару или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи, при условии предоставления им документов, предусмотренных в аккредитиве, или при выполнении других условий аккредитива.

    Ежедневно или в другие сроки, установленные  по соглашению с организацией, банк выдаёт клиенту выписку, т.е. копию  произведённых записей по движению денежных средств на банковских счетах. Выписка должна иметь реквизиты. В ней указываются номера документов, на основании которых были зачислены или списаны денежные средства. Денежно-расчётные документы банк прилагает к выписке в подтверждение произведенных им на банковских счетах операций. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в сроки, установленные законодательством и договором о банковском обслуживании.

    Для отражения операций на текущем счёте применяется счёт 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»: 1031 «Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге», 1032 Денежные средства на текущих банковских счетах в валюте». По дебету этого счёта отражается поступление денежных средств, а по кредиту – уменьшение. Основанием для записи по расчётному счёту служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами. Данные выписок записываются по кредиту счёта 1031,1032 в журнал-ордер № 2, по дебету счёта 1031,1032 отражаются в  разных журналах ордерах. Однако, учитывая важность точности учёта и необходимость контроля, дополнительно к журналу-ордеру № 2 ведётся ведомость № 2, в которой учитываются все суммы, отнесённые в дебет 1031,1032. выписки банка проверяются и обрабатываются, т.е. составляется корреспонденция счетов рядом с суммами.

    По  дебету счёта 1030 отражаются суммы, поступившие на расчётный счёт организации:

    По  кредиту счёта 1030 отражаются суммы, списанные с расчётного счёта субъекта по платежному поручению или по платёжному требованию-поручению, по чеку:

    3. Учет денежных средств в пути. 

    Учет денежных переводов в пути ведется на счете 1020 «Денежные средства в пути», которые могут осуществляться в тенге и иностранной валюте. На этом счете находя отражение денежные средства, внесенные в кассы банков, отделений связи для зачисления на расчетный счет или иной счет предприятия, но не зачисленные по назначению до конца отчетного месяца.

    Основанием  для принятия на учет сумм по счету  1020 при сдаче выручки являются квитанции банка, отделения связи, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассатору банка и т.п.

    Пример: в пятницу 29 июля инкассатор принял в кассе предприятия выручку в сумме 142900 тенге, которая была зачислена на расчетный счет только в понедельник 1 августа. Сданная выручка будет проведена по кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе»

    На  счете 1020 «Денежные средства в пути» учитывают суммы, перечисленные материнским предприятием его дочерним предприятиям, и наоборот, заимообразно на условиях возврата или средства централизованных источников, но не зачисленные в отчетном месяце на расчетный или другой счет. На счете 1020 могут быть также учтены суммы полученные от материнского предприятия извещением и другим документам, принятым банком к оплате, но не зачисленные на расчетный счет. Благодаря применению счета 1020 достигается тождество записей по счетам внутрихозяйственных расчетов на предприятии.

    Учет  операций по счету 1020 ведется в ведомости или по каждому расчетно-платежному документу. Бухгалтерия обязана осуществлять строгий контроль за своевременным зачислением переводов в пути и других средств на расчетный и другие счета в банках. 

    4. Учет прочих денежных  средств 

    Счет  1060 «Прочие денежные средства». На этом счете учитывают движение денежных средств, находящихся в аккредитивах. Аккредитив – это безусловное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии предоставления им отгрузочных и других документов, предусмотренных в аккредитиве. Могут открываться следующие виды аккредитивов: покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные); отзывные или безотзывные.

    При открытии  аккредитива дебетуют счет 1060 «Денежные средства в аккредитивах» и кредитую счета: 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» - если аккредитив выставлен с расчетного счета; 3010 «Краткосрочные банковские займы» - если аккредитив выставлен за счет краткосрочного или долгосрочного кредитов. Оплату счетов поставщиков отражают по кредиту счета 1060 и дебету счета 3310 «ККЗ поставщикам и подрядчикам»; возврат полностью или частично неиспользованного аккредитива показывают по дебету счетов 1030, 30100 и кредиту счета 1060. Оплата комиссионных расходов банку отражается по дебету счета 7210 «Административные расходы» и кредиту счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах».

    Также на счете 1060 «Прочие денежные средства» учитываются расчеты чеками из чековых книжек. Чек – это письменное поручение клиента (чекодателя) банку, составленное на специальном бланке, о перечислении суммы денежных средств с его счета на счет получателя средств (чекодержателя).

    Чеки  применяются при расчетах за полученные товарно-материальные ценности, оказанные услуги и в других случаях, предусмотренных «положением о расчетах чеками в Республике Казахстан».

    Чеки  подразделяются на следующие виды: чеки из расчетно-чековой книжки; чеки из чековой книжки вкладчика (эти  расчеты не рассматриваются, так как расчеты по ним ведутся физическими лицами).

    Все чеки, эмитируемые банками Республики Казахстан, подлежат приему и оплате банками и их клиентами внутри региона (области), по месту нахождения банка-эмитента. Чеки выписываются только в тенге. Чековая книжка состоит из 25 листов, каждый их которых состоит из двух частей: самого чека и его корешка.

    На  суммы денежных средств, перечисленных  на открытие (пополнение) чековой книжки, дебетуют счет 1060 и кредитуют следующие счета:

    1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»- на суммы, оплаченные с расчетного счета;

    3010 «Краткосрочные банковские займы» - на суммы, оплаченные за счет средств, полученных в кредит.

    Чеки  из книжек предоставляются чекодержателями  в банк для их оплаты при реестре чеков. Выдача под отчет экспедиторам и другим лицам чековых книжек отражается по дебету счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», аналитический счет «Подотчетные лица по выданным им чековым книжкам» и кредиту счета 3390 «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность», аналитический счет «Расчеты с подотчетными лицами по чековым книжкам». На сумму оплаченных чеков делаются записи по дебету счета 3390 и кредиту счета 1060. Согласно  отчету экспедитора или другого лица на сумму предъявленных к оплате чеков производятся записи по кредиту счета 3390 в дебет счетов:

    1310 «Сырье и материалы», 1350 «Прочие запасы», 1330 «Товары» - на суммы материалов и транспортно-заготовительных расходов, оплаченные чеками;

    7110 «Расходы по реализации продукции и оказании услуг» - на сумму расходов по реализации, оплаченных чеками;

    3310 «ККЗ поставщикам и подрядчикам» - на суммы оплаты счетов поставщиков и подрядчиков.