Учет хозяйственно-финансовой деятельности аптечной организации по управлению и экономике фармации

1. Материалы- определение, состав учетной группы. Источники поступления материалов в аптеку. Принципы отражения материалов в оперативном и бухгалтерском учете. Источники возмещения затрат по данной группе учета.

  Материалы- определение,  состав учетной  группы.

Материалы- вид запасов, к которому относятся: сырье(например: заготавливаемое аптекой ЛРС); вспомогательные материалы, используемые для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукции определенных потребительских свойств(например: используемые при изготовлении экстемпоральных  лекарственных форм, укупорочные материалы, этикетки и т.п.); топливо (например: бензин, используемый при эксплуатации служебных автомашин); запасные части; строительные и прочие материалы (канцтовары, хозтовары и т.п.) и др. аналогичные ценности.

Источники поступления материалов в аптеку

ЛС и  другие товары могут поступать в  аптеки непосредственно от предприятий производителей, а так же от оптовых фармацевтических организаций.

Возможны 3 варианта доставки товаров в аптеку: 

1.  Аптека  сама получает товары на складе  поставщика и самостоятельно  вывозит их. Необходимым доказательством  для получения товаров на складе поставщика является доверенность. Доверенность подтверждает право материально ответственного лица аптеки на получение товаров. Доверенность является бланком строгой отчётности и оформляется по форме М-2 или М-2а. Она подписывается руководителем аптечной организации и заверяется её печатью. Доверенности нумеруются и подлежат учёту в журнале учёта выданных доверенностей (М-2б). В случае, если доверенность не была использована она возвращается директору аптеки или в бухгалтерию на следующий день после истечения срока её действия. В соответствии с гражданским кодексом РФ в общем случае срок действия доверенности не может превышать 3-х лет, а минимальный срок не установлен и определяется руководителем организации самостоятельно. Если срок действия доверенности не указан в ней, то доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи. В тоже время в соответствии с пр. МЗ РФ №330, 97г. доверенность на получение наркотических средств и психотропных веществ на аптечном складе действительна только 15 дней. При отпуске товара доверенность изымается поставщиком и хранится у него. При получении товаров непосредственно на аптечном складе представитель аптеки обязан проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товаров тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае отсутствия возможности проверить при приёме на складе товар по количеству и массе нетто, он принимается по количеству мест и массе брутто (вес товаров вместе с тарой). Об этом делается пометка в сопроводительных документах. При приёме товаров проверяется наличие сертификатов, подтверждающих их качество. Приняв товар, работник аптеки подтверждает его получение, проставляя штамп приёма (А-1. 1) и расписываясь в обоих экземплярах счёта фактуры. Он получает на руки 1-й экземпляр счёта фактуры вместе с сертификатом качества. А второй экземпляр остаётся на складе. С момента получения под расписку товара на складе до момента доставки его в аптеку ответственность за него несёт работник аптеки, получивший и сопровождающий товар в пути. Непосредственно приёмка товаров по количеству, массы нетто и качеству осуществляется в аптеке при вскрытии тары. 

2.  Поставщик  поставляет товары своим транспортом.  При доставке транспортом поставщика  товар в отделе экспедиции  склада получает шофёр – экспедитор по количеству мест и массе брутто. На основании сопроводительных документов под расписку и отвечает за него в пути. По прибытии в аптеку экспедитор передаёт доставленный груз, сертификаты качества и сопроводительные документы материально ответственному лицу по количеству мест и массе брутто. Материально ответственное лицо аптеки производят количественно качественную приёмку поступившего товара в присутствии экспедитора. На всех экземплярах сопроводительных документов, возвращаемых экспедитору подтверждая факт приёма товаров, проставляется штамп приёма или печать аптеки, а также подпись материально ответственного лица. Один экземпляр сопроводительного документа, заверенный аналогично остаётся в аптеке и служит основанием для регистрации поступления товаров в учётных документах. 

3. Через транспортные организации. Если товар доставляется в аптеку через транспортную организацию, то экспедитор склада приводит груз на ж/д станцию, в аэропорт, речной или  морской порт и сдаёт его вместе с сопроводительными документами работнику транспортной организации, который оформляет накладную на ценности, принимаемые для перевозки. 1 экземпляр накладной вручается экспедитору склада, как оправдательный документ за сданный груз. С этого момента за груз отвечает транспортная организация. При поступлении товара на ж/д станцию, аэропорт и т. д. пункта назначения, последние извещают аптеку в письменной форме. Груз, поступивший в адрес аптеки, должен быть получен незамедлительно. За простой транспорта при несвоевременной погрузке транспортная организация применяет штрафные санкции. Для приёмки товара у транспортной организации аптека направляет своего представителя, который принимает товар в соответствии с сопроводительными документами по количеству мест и массе брутто. При этом проверяются: состояние вагона или контейнера, сохранность пломб и оттиски на них, исправность тары, соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нём данным, указанным в сопроводительных документах. В случае сомнения в сохранности товара представители аптеки обязаны потребовать вскрытия повреждённых грузовых мест для проверки соответствия его количества и качества сопроводительным документам. При обнаружении недостачи товара, боя, порчи составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортной организации. Товар, пришедший в негодность по вине транспортной организации, аптекой не принимается. Независимо от способа доставки товара в аптеку обязательно проверяются его количество и качество.

Принципы  отражения материалов в оперативном  и бухгалтерском учете.

"Оперативный  учет" основана на механизме  регистров. Регистр представляет  собой многомерную систему учета  наличия и движения средств.  В конфигурации определяется  набор независимых регистров.  Каждый из них имеет собственную  структуру, включающую набор измерений, образующих многомерную систему координат и набор ресурсов, определяющих состав собственно исчисляемых значений. При помощи регистров в конфигурации организуется достаточно сложный учет по конкретным разделам экономической деятельности предприятия.  Причем структура регистров описывается в точном соответствии с необходимостью детализации по конкретным разделам учета .

Важной  особенностью компоненты "Оперативный  учет" является ориентация на поддержку  итогов в актуальном состоянии на текущий момент времени. Компонента "Оперативный учет" поддерживает остатки регистров на "Точку  актуальности", которая при повседневной работе соответствует последнему проведенному документу. При проведении документы располагаются в именно порядке проведения, а не в порядке ввода, что обеспечивает четкую последовательность отражения в учете деятельности предприятия. 

Доступ  к текущим остаткам регистров  осуществляется практически мгновенно. Это позволяет  при проведении документов контролировать наличие  товаров на складах,  состояние взаиморасчетов и другие данные именно на момент проведения  документов. Мгновенный доступ к текущим итогам при проведении документов позволяет исключить одновременное списание со склада одних и тех же товаров разными менеджерами. 

Компонента "Бухгалтерский учет" обеспечивает ведение планов счетов, операций, проводок  и бухгалтерских итогов. Она ориентирована  на отражение хозяйственной  жизни  предприятия именно в бухгалтерском  учете. То есть, она реализует основные принципы бухгалтерского учета. 

Прежде  всего, весь учет обязательно ведется  в разрезе синтетических счетов . Все остальные разрезы учета (субсчета, валютный учет, аналитический  учет) выступают, как дополнительные, и могут не использоваться. Учет может вестись в денежном и натуральном выражении. При ведении валютного учета отдельно также учитываются валютные суммы.

Вся информации о движении средств отражается в  проводках. Все проводки имеют одинаковую структуру, а состав данных в них  определяется настройками учета  корреспондирующих счетов. Так для счета может быть определено до 5 разрезов аналитического учета. Соответственно значения объектов аналитики в проводках будут заполнены в том объеме, который определен для конкретного счета. Многомерность аналитики позволяет, например,  для счета 10 (материалы) организовать учет в разрезе номенклатуры, мест хранения и материально-ответственных лиц.

Так как  одним из основных принципов бухгалтерского учета является принцип двойной  записи, проводка имеет дебетовую  и кредитовую часть. В некоторых случаях одна из частей может быть не заполнена, например, при использовании забалансовых счетов.

Система хранения  бухгалтерских итогов ориентирована на быстрое получение  итогов с детализацией до месяца, то есть данных об остатках на начало месяца,  оборотах за месяц, остатках на конец месяца, а также по любым периодам,  состоящим из целых месяцев. Получение итогов может производиться за любой интервал и на любой момент времени, но это выполняется системой за счет дополнительной обработки проводок.

Источники возмещения затрат по данной группе учета. 

2. Доходы  организации: определение, подразделение, признание  доходов. Доходы от реализации: определение, порядок  признания (метод начисления, кассовый метод.) Реализованная торговая наценка: определение, экономическое значение, расчет при учете товаров по продажным ценам. Отражение в учете доходов от реализации и суммы реализованной торговой наценки. Раскрытие информации о доходах в отчетности.

Доходы  организации: определение, подразделение, признание доходов.

Доход представляет собой сумму поступлений  фирмы от продажи товаров или  услуг в течении данного периода  времени.

Для аптечной организации доходом от обычного вида деятельности является выручка  от оказания аптекой услуг. 

Доходами  организации признается увеличение экономических выгод в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и (или) погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала этой организации, за исключением вкладов участников (собственников имущества).

Доходы организации в зависимости от их характера, условия получения и направлений деятельности организации подразделяются на: 

а) доходы от обычных видов деятельности;

б) прочие доходы;

в) исключен. - Приказ Минфина РФ от 18.09.2006 N 116н. 

Для целей  настоящего Положения доходы, отличные от доходов от обычных видов деятельности, считаются прочими поступлениями.

Для целей  бухгалтерского учета организация  самостоятельно признает поступления  доходами от обычных видов деятельности или прочими поступлениями исходя из требований настоящего Положения, характера своей деятельности, вида доходов и условий их получения. 

Доходами  от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции  и товаров, поступления, связанные  с выполнением работ, оказанием  услуг (далее - выручка). 

В организациях, предметом деятельности которых  является предоставление за плату во временное пользование (временное  владение и пользование) своих активов  по договору аренды, выручкой считаются  поступления, получение которых  связанно с этой деятельностью (арендная плата).

В организациях, предметом деятельности которых  является предоставление за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов  интеллектуальной собственности, выручкой считаются поступления, получение которых связано с этой деятельностью (лицензионные платежи (включая роялти) за пользование объектами интеллектуальной собственности).

В организациях, предметом деятельности которых  является участие в уставных капиталах  других организаций, выручкой считаются поступления, получение которых связано с этой деятельностью.

Доходы, получаемые организацией от предоставления за плату во временное пользование (временное владение и пользование) своих активов, прав, возникающих  из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности, и от участия в уставных капиталах других организаций, когда это не является предметом деятельности организации, относятся к прочим доходам. (в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 116н) 

Прочими доходами являются:  

поступления, связанные с предоставлением  за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации (с учетом положений  пункта 5 настоящего Положения);

поступления, связанные с предоставлением  за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности (с учетом положений пункта 5 настоящего Положения);

поступления, связанные с участием в уставных капиталах других организаций (включая  проценты и иные доходы по ценным бумагам) (с учетом положений пункта 5 настоящего Положения);

прибыль, полученная организацией в результате совместной деятельности (по договору простого товарищества);

поступления от продажи основных средств и  иных активов, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты), продукции, товаров;

проценты, полученные за предоставление в пользование  денежных средств организации, а  также проценты за использование  банком денежных средств, находящихся  на счете организации в этом банке. 

Внереализационными  доходами являются:

(абзац  исключен. - Приказ Минфина РФ  от 18.09.2006 N 116н) 

штрафы, пени, неустойки за нарушение условий  договоров;

активы, полученные безвозмездно, в том числе  по договору дарения; поступления в  возмещение причиненных организации убытков; прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году; суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности; курсовые разницы; сумма дооценки активов; прочие доходы. 

Прочими доходами также являются поступления, возникающие как последствия чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности (стихийного бедствия, пожара, аварии, национализации и т.п.): стоимость материальных ценностей, остающихся от списания непригодных к восстановлению и дальнейшему использованию активов, и т.п.

Для целей  бухгалтерского учета величина прочих поступлений определяется в следующем  порядке:

1. Величину  поступлений от продажи основных  средств и иных активов, отличных  от денежных средств (кроме  иностранной валюты), продукции, товаров, а также суммы процентов, полученных за предоставление в пользование денежных средств организации, и доходы от участия в уставных капиталах других организаций (когда это не является предметом деятельности организации) определяют в порядке, аналогичном предусмотренному пунктом 6 настоящего Положения.

2. Штрафы, пени, неустойки за нарушения  условий договоров, а также  возмещения причиненных организации  убытков принимаются к бухгалтерскому  учету в суммах, присужденных  судом или признанных должником.

3. Активы, полученные безвозмездно, принимаются  к бухгалтерскому учету по  рыночной стоимости. Рыночная  стоимость полученных безвозмездно  активов определяется организацией  на основе действующих на дату  их принятия к бухгалтерскому  учету цен на данный или аналогичный вид активов. Данные о ценах, действующих на дату принятия к бухгалтерскому учету, должны быть подтверждены документально или путем проведения экспертизы.

4. Кредиторская  задолженность, по которой срок  исковой давности истек, включается  в доход организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.

5. Суммы  дооценки активов определяют  в соответствии с правилами,  установленными для проведения  переоценки активов.

6. Иные  поступления принимаются к бухгалтерскому учету в фактических суммах.

Прочие  поступления подлежат зачислению на счет прибылей и убытков организации, кроме случаев, когда правилами  бухгалтерского учета установлен другой порядок. 

Признание доходов

Выручка признается в бухгалтерском учете  при наличии следующих условий:

а) организация  имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного  договора или подтвержденное иным соответствующим  образом;

б) сумма  выручки может быть определена;

в) имеется  уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива; 

г) право  собственности (владения, пользования  и распоряжения) на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана);

д) расходы, которые произведены или будут  произведены в связи с этой операцией, могут быть определены. 

Если  в отношении денежных средств  и иных активов, полученных организацией в оплату, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается кредиторская задолженность, а не выручка.  

Для признания  в бухгалтерском учете выручки  от предоставления за плату во временное  пользование (временное владение и  пользование) своих активов, прав, возникающих  из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности и от участия в уставных капиталах других организаций, должны быть одновременно соблюдены условия, определенные в подпунктах "а", "б" и "в" настоящего пункта.

 Организация может признавать в бухгалтерском учете выручку от выполнения работ, оказания услуг, продажи продукции с длительным циклом изготовления по мере готовности работы, услуги, продукции или по завершении выполнения работы, оказания услуги, изготовления продукции в целом. 

Выручка от выполнения конкретной работы, оказания конкретной услуги, продажи конкретного  изделия признается в бухгалтерском  учете по мере готовности, если возможно определить готовность работы, услуги, изделия.

В отношении  разных по характеру и условиям выполнения работ, оказания услуг, изготовления изделий организация может применять в одном отчетном периоде одновременно разные способы признания выручки, предусмотренные настоящим пунктом.

 Если  сумма выручки от продажи продукции,  выполнения работы, оказания услуги не может быть определена, то она принимается к бухгалтерскому учету в размере признанных в бухгалтерском учете расходов по изготовлению этой продукции, выполнению этой работы, оказанию этой услуги, которые будут впоследствии возмещены организации.

Арендная  плата, лицензионные платежи за пользование  объектами интеллектуальной собственности (когда это не является предметом  деятельности организации) признаются в бухгалтерском учете исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности и условий соответствующего договора. Арендная плата, лицензионные платежи за пользование объектами интеллектуальной собственности (когда это не является предметом деятельности организации) признаются в бухгалтерском учете в порядке, аналогичном предусмотренному пунктом 12 настоящего Положения.  

 Прочие  поступления признаются в бухгалтерском  учете в следующем порядке: 

поступления от продажи основных средств и  иных активов, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты), продукции, товаров, а также проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации, и доходы от участия в уставных капиталах других организаций (когда это не является предметом деятельности организации) - в порядке, аналогичном предусмотренному пунктом 12 настоящего Положения. При этом для целей бухгалтерского учета проценты начисляются за каждый истекший отчетный период в соответствии с условиями договора;

штрафы, пени, неустойки за нарушение условий  договоров, а также возмещения причиненных организации убытков - в отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны должником;

суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой срок исковой давности истек, - в отчетном периоде, в котором  срок исковой давности истек;

суммы дооценки активов - в отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию  на которую произведена переоценка;

иные  поступления - по мере образования (выявления).

Доходы  от реализации: определение, порядок признания (метод  начисления, кассовый метод.) 

Доходом от реализации признается выручка от реализации товаров (работ, услуг) как  собственного производства, так и  ранее приобретенных, от реализации имущественных прав. Выручка от реализации определяется исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) или имущественные права, выраженные в денежной и (или) натуральной форме.

В соответствии с принятием налогового кодекса  предусматривается два метода в  соответствии с которыми доходы могут  быть признанными: метод начисления и метод кассовый.

При кассовом методе датой получения доходов  согласно ст.273 НК РФ признается день получения  средств на счета в банках и  в кассу, поступления того имущества  и имущественных прав.

В соответствии со ст. 271 НК РФ, доходы по методу начисления назначаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от фактического поступления денежных средств, того имущества и имущественных прав. 

Реализованная торговая наценка: определение, экономическое значение, расчет при учете товаров по продажным ценам.

Основным  источником формирования доходов являются:

1.реализованные  торговые наценки.

2.доходы  от прочей торговой деятельности.

Основной  источник валовой прибыли в торговле- торговая наценка.

Экономическое значение

Очевидно, что управление прибыльно подразумевает  такие воздействия на факторы  финансово-хозяйственной деятельности, которые способствовали бы, во-первых, повышению доходов и, во-вторых, снижению расходов.

Торговые  наценки устанавливаются самостоятельно в процентах к свободным отпускным ценам.

Размер  торговой наценки должен не только покрывать издержки обращения организации, но и обеспечивать получение организации  определенного размера прибыли.

К обоснованию  размера торговой наценки предъявляются  следующие требования .Они должны:

1. создавать  условия для получения оптимального  размера прибыли организации.

2. отражать  специфику реализации отдельных  товаров и их издержко-емкость.

3. стимулировать  эффективное использование ресурсов  организации.

4. учитывать пути товароснабжения.

Расчет  при учете товаров  по продажным ценам.

При учете  товаров по продажным ценам стоимость  проданных товаров отражается в  течение отчетного периода (месяца) по дебету и кредиту балансового  счета 90 в одинаковой оценке, то есть по продажным (розничным) ценам.

Организации розничной торговли, которые ведут  учет товаров по продажным ценам, определяют в бухгалтерском учете  финансовый результат.

Т.к. в  учете товар числится по цене, которую  платит за его приобретение покупатель, то фактически списание товара на счет 90 «Продажи» производится по продажной цене. После операции сорнирования суммы торговой наценки, относящейся к реализованным товарам на счете 90 «Продажи» образуется кредитовое сальдо, представляющее собой валовый доход от реализации товаров.

Раскрытие информации о доходах в отчетности.

В составе  информации об учетной политике организации  в бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию как минимум следующая  информация:

а) о  порядке признания выручки организации;

б) о  способе определения готовности работ, услуг, продукции, выручка от выполнения, оказания, продажи которых признается по мере готовности.

В отчете о прибылях и убытках доходы организации  за отчетный период отражаются с подразделением на выручку и прочие доходы.

 Выручка, прочие доходы (выручка от продажи продукции (товаров), выручка от выполнения работ (оказания услуг) и т.п.), составляющие пять и более процентов от общей суммы доходов организации за отчетный период, показываются по каждому виду в отдельности.

 Прочие  доходы могут показываться в отчете о прибылях и убытках за минусом расходов, относящихся к этим доходам, когда: 

а) соответствующие  правила бухгалтерского учета предусматривают  или не запрещают такое отражение  доходов;