Учет и налогообложение расчетов по оплате труда на примере Государственного учреждения «Центр обслуживания населения района Сарыарка го

2. Учет и налогообложение расчетов по оплате труда на примере Государственного учреждения «Центр обслуживания населения района Сарыарка города Астана»

Учет труда и заработной платы в ГУ автоматизирован. Заработная плата конкретного работника рассчитывается с применением компьютерной технологии и специальных программ. При этом вносятся данные табельного учета конкретного работника. Автоматизированная система позволяет осуществлять расчет заработной платы согласно установленного законодательством порядка осуществления начислений и удержаний.

Для государственных учреждений разрабатывается в соответствии с законом о республиканском бюджете и решениями маслихатов о местных бюджетах на соответствующий финансовый год годовой план финансирования. Годовой план финансирования составляется на основании расчетов расходов по бюджетной программе (подпрограмме), представляемых в составе бюджетной заявки администраторами бюджетных программ, одобренной бюджетной комиссией и доработанной с учетом решений, принятых при утверждении (уточнении, корректировке) бюджета [14].

Администратором бюджетных программ по ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» является Аппарат акима города Астана.

С основными показателями по реализации бюджетных программ ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» по состоянию на 1 декабря 2010 можно ознакомиться в Таблице 5, составленной на основании данных аналитического отчета реализации бюджетных программ по отчетным данным по состоянию на 1 декабря 2010 года (приложение А).

Как видно по данным Таблицы 5 на 1 декабря 2010 года Государственным учреждением «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» сводный план финансирования по платежам был выполнен на 98,6 %, неисполнение плана финансирования в сумме составило 2145,1 тыс. тенге.

Оплаченные обязательства по оплате труда за период с 1 января по 1 декабря 2010 года составили 44560,6 тыс. тенге. Сводный план финансирования по оплате труда по платежам на этот период был установлен в размере 44 594 тыс. тенге. Бюджет по оплате труда по ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» на 1 декабря 2010 года был исполнен на 99,9% (44560,6 : 44594 х 100%).

Сумма неисполнения плана финансирования по оплате труда составила 33400 тенге (44560,6-44594). Причиной этому послужил возврат с Казначейства в следствие неправильного указания номера карточки.

Бюджеты или оплаченные обязательства по компенсационным выплатам и социальному налогу на 1 декабря 2010 года были исполнены на 100%.

Таблица 5

Анализ основных показателей деятельности ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка г. Астана» по отчетным данным по состоянию на 1 декабря 2010 года тыс. тенге

Бюджет по социальным отчислениям в Государственный фонд социального страхования по ГУ «ЦОН» на 1 декабря 2010 был исполнен на 90,3%, сумма неисполнения бюджета по социальным отчислениям в Государственный фонд социального страхования на 1 декабря составила 206600 тенге. Причиной отклонения от плана стал возврат с Казначейства в результате неверно сформированного файла.

По взносам на обязательное страхование была достигнута экономия в размере 29,8%, в сумме 13,1 тыс. тенге.

Экономия также была достигнута по плану на приобретение прочих товаров в размере 1,5%, в сумме 130,2 тыс. тенге, а также по прочим текущим затратам в размере 78,3%, в сумме на 50,9 тыс. тенге.

По оплате комунальных услуг план не выполнен на 16%, в сумме на 637 тыс. тенге в связи с поздним предоставлением поставщиком счета к оплате.

А также в результате допущенных ошибок план по оплате услуг связи и оплаты аренды за помещение были выполнены на 86,6 и 99,1%, что в сумме составило 598 и 450 тысяч тенге.

2.2 Документальное  оформление учета личного состава  и рабочего времени

В ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» трудовые отношения с работниками регулируются Трудовым кодексом РК от 15.05.2007 года № 251-III, а также другими нормативно - правовыми актами, индивидуальными трудовыми, коллективными договорами, заключенными в соответствии с законодательством. В статье 15 Трудового Кодекса РК от 15.05.2007 г. № 251-ІІІ говорится о компетенции Правительства Республики Казахстан в области регулирования трудовых отношений следующее:

Правительство Республики Казахстан:

- разрабатывает основные  направления и обеспечивает реализацию  государственной политики в области  труда, безопасности и охраны  труда;

- организует разработку  и выполнение государственных  программ в области безопасности  и охраны труда;

- устанавливает порядок  организации и проведения государственного  контроля в области безопасности  и охраны труда;

- определяет порядок предоставления  информации и ведения государственной  статистики в области безопасности  и охраны труда;

- устанавливает порядок  привлечения иностранной рабочей  силы;

- определяет размеры социального  пособия по временной нетрудоспособности, порядок его назначения и выплаты;

- утверждает перечень  видов заболеваний, при которых  может устанавливаться срок временной  нетрудоспособности более двух  месяцев;

- устанавливает единый  порядок исчисления средней заработной  платы;

- утверждает Типовое положение  об условиях оплаты труда и  премирования руководящих работников  национальных компаний, акционерных  обществ, контрольные пакеты акций  которых принадлежат государству;

- определяет порядок поступления  на гражданскую службу и проведения  конкурса на занятие вакантной  должности гражданского служащего;

- определяет перечень  должностей гражданских служащих;

- заключает генеральное  соглашение с республиканскими  объединениями работодателей и  республиканскими объединениями  работников;

- устанавливает порядок  принятия нормативных правовых  актов в области безопасности  и охраны труда соответствующими  уполномоченными органами;

- утверждает систему оплаты  труда работников организаций, содержащихся  за счет средств государственного  бюджета;

- определяет общие требования  к профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации  кадров в организации;

- утверждает повышающие  отраслевые коэффициенты, определяемые  отраслевыми соглашениями;

- создает комиссию для  расследования групповых несчастных  случаев при гибели более пяти  человек.

Перед тем, как принять сотрудника на работу в ГУ «ЦОН №2» руководитель заключает с ним индивидуальный трудовой договор.

В трудовом кодексе дано следующее определение: «Трудовой договор - письменное соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу (трудовую функцию), соблюдать правила трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, коллективным договором, актами работодателя, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату [15].

Отличительными признаками трудового договора от иных видов договоров является обязательное наличие в нем одного из следующих условий:

- выполнение работником  работы (трудовой функции) по определенной  квалификации, специальности, профессии  или должности;

- выполнение обязательств  лично с подчинением трудовому  распорядку;

- получение работником  заработной платы за труд.

Для заключения индивидуального трудового договора руководитель государственного учреждения вправе потребовать документы, предусмотренные статьей 31 Трудового кодекса: удостоверение личности или паспорт; вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан); документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков; документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж); документ воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу); документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан); копии свидетельств о присвоении регистрационного номера налогоплательщика и социального индивидуального кода.

Руководитель ГУ «ЦОН» заключает Индивидуальные трудовые договора с работниками в письменной форме на срок не менее одного.

Трудовым законодательством запрещается заключение трудовых договоров на определенный срок в целях уклонения от предоставления гарантий и компенсации, предусмотренных для работников, с которыми трудовой договор заключен на неопределенный срок [16].

В случае если при истечении срока действия трудового договора ни одна из сторон в течение суток не потребовала прекращения трудовых отношений, то он считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами, и один экземпляр его договора передается работнику.

Началом выполнения трудовых функций работника считается дата начала работы, указанная в индивидуальном трудовом договоре. После заключения индивидуального трудового договора руководитель организации обязан издать приказ о приеме работника на работу, который доводится ему под расписку. При заключении индивидуального трудового договора первичными условиями оплаты труда являются система ставок, окладов, формы и системы заработной платы, гарантийные и компенсационные выплаты.

Руководство ЦОНа в соответствии трудовым законодательством, может устанавливать работнику испытательный срок в целях проверки соответствия квалификации работника поручаемой работе. Это условие отражается в трудовом договоре, при отсутствии данного условия считается, что работник принят на работу без испытательного срока. Испытательный срок начинается с начала действия трудового договора.

Испытательный срок включается в трудовой стаж работника и обычно составляет один месяц. В испытательный срок не засчитывается период, когда работник фактически отсутствовал на работе.

При приеме на работу испытательный срок не устанавливается для:

- лиц, поступающих на работу  по конкурсу на замещение соответствующей  должности;

- лиц, окончивших организации  послесреднего и высшего образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

- инвалидов.

ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» в соответствии с действующим законодательством устанавливает штатное расписание в соответствии с потребностью в работниках, их численностью, профессиональным и квалификационным уровнем.

В целях систематического получения данных о численности и составе персонала, работающего в организации, отделом кадров ведется учет личного состава. Первичные документы служат основанием для записей в личных карточках, трудовых книжках, табелях учета использования рабочего времени и других документах в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Первичные документы по оплате труда и кадрам утверждены постановлением Госкомстата Республики Казахстан «Об утверждении альбома межведомственных форм первичной документации» от 16 ноября 1994 г. №73 [17, с. 37].

В Таблице 6 приведен перечень основных первичных документов, касающихся заработной платы и персонала.

Таблица 6

Перечень основных первичных документов по оплате труда и учету кадров

Копии приказов (распоряжений) о приеме, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска передают из отдела кадров в бухгалтерию для расчетов с рабочими и служащими по заработной плате.

На каждого принятого, на работу работника заполняется личная карточка, листок по учету кадров и закрепляется табельный номер, который указывается на всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы. Личная карточка заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров или другим уполномоченным лицом на основании опроса работника и удостоверения личности (паспорта), трудовой книжки, военного билета, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения, приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе и других документов. Записи в личной карточке должны соответствовать записям, производимым в трудовой книжке.

С каждой записью о приеме на работу, переводах и увольнении, заносимой на основании приказа (распоряжения) в личную карточку, администрация обязана ознакомить работника под расписку в соответствующих графах карточки.

Личные карточки, как правило, комплектуются по структурным подразделениям учреждения и хранятся в картотеке личного состава в алфавитном порядке по фамилиям рабочих и служащих. На основании копий приказов, поступивших в бухгалтерию о приеме на работу, и личных карточек бухгалтер открывает на каждого работника лицевой счет или карточку-справку с занесением всех справочных данных [4, с. 618].

Важнейшим участком учета труда и заработной платы является учет фактически отработанного времени, который организуется в целях установления своевременной явки рабочих и служащих на работу и ухода с работы и фактически отработанного каждым работником времени. Рабочим временем называется время, в течение которого работник выполняет свои обязанности, обусловленные трудовым договором (контрактом) и правилами внутреннего распорядка.

Порядок использования рабочего времени и времени отдыха (продолжительность ежедневной работы (смены), предоставление дней отдыха и др.) предусматривается графиками работы, утверждаемыми администрацией. Нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю.

Для работников ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» устанавливается шестидневная рабочая неделя с одним выходным. При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы определяется актом работодателя с учетом специфики работы и с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели, и составляет семь часов в день с понедельника по пятницу и пять часов в субботу.

Для контроля за соблюдением трудовой дисциплины, учета использования рабочего времени всех работающих в государственном учреждении лиц, а также для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени и расчетов по оплате труда учет использования рабочего времени всех категорий работников ведется в «Табеле учета использования рабочего времени». При этом учет отработанного времени совмещается с контролем за явкой на работу. Табель составляется в одном экземпляре работником отдела кадров.

Включение в табель и исключение из него рабочих и служащих производится только на основании надлежаще оформленных документов по учету личного состава. В табель включаются все работники, состоящие в списочном составе организации. В нем следует группировать работников по профессиям (консультанты, инспектора, бухгалтера и т.д.), а в пределах профессии - в порядке табельных номеров или алфавита.

Явки на работу и использование рабочего времени учитывают в табеле методом сплошной регистрации, отмечая всех явившихся, опоздания и т.д. В табелях на основании соответствующих документов (листков временной нетрудоспособности, командировочных удостоверений, приказов, распоряжений и др.) учитываются также виды отпусков, перерывов, предусмотренных законом и засчитываемых в рабочее время, выполнение государственных и общественных обязанностей.

Учет выходных и праздничных дней осуществляется в табелях в соответствии с графиком и режимом работы. Табель подписывается лицом, ответственным за его составление, и визируется руководителем. На основании данных табельного учета рабочего времени администрация ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» осуществляют контроль за состоянием трудовой дисциплины и принимают необходимые меры в отношении лиц, допустивших прогулы, опоздания, уход с работы до окончания рабочего дня и другие нарушения.

Оформленные в установленном порядке табели передаются в бухгалтерию организации для расчета суммы заработной платы.

2.3 Учет начисления  основной заработной платы

В соответствии с трудовым законодательством, основная заработная плата - это относительно постоянная часть заработной платы, включающая оплату по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам и предусмотренные трудовым законодательством, отраслевым соглашением, коллективным и (или) трудовым договорами выплаты постоянного характера [15].

В соответствии с бюджетным кодексом РК 04.12.2008 № 95-IV расходы в государственных учреждениях классифицируются по экономическим характеристикам, отражающим операции, осуществляемые государственными учреждениями для реализации бюджетных программ [18].

Согласно Структуре специфики экономической классификации расходов бюджета Республики Казахстан, основная заработная плата учитывается под спецификой 111 «Основная заработная плата». К ней относятся:

- должностные оклады (ставки);

- доплаты, надбавки и повышения, носящие постоянный характер, установленные  Постановлением Правительства Республики  Казахстан от 11 января 2002 года №41 «О системе оплаты труда работников  государственных учреждений, не  являющихся государственными служащими  и работников казенных предприятий»;

- разница в заработной  плате, выплачиваемая в связи  с изменениями условий оплаты  труда с 1 января 2000 года (в том  числе отменой районного коэффициента, коэффициента за работу в высокогорных, пустынных и безводных местностях) и с 1 января 2002 года;

- оплата отпуска, компенсация  за неиспользованный отпуск в случае увольнения работника, либо по желанию работника [19].

В ГУ «ЦОН №2 района Сарыарка города Астана» используется повременная форма оплаты труда. Должностные оклады (ставки) работников рассчитываются в соответствии с Постановлением Правительства № 1400 от 29.12.2007 года.

В соответствии с данным постановлением повременная система оплаты труда включает в себя оплату труда на основе:

- реестра должностей гражданских  служащих (за исключением квалифицированных  рабочих) согласно приложению 1 к  Постановлению;

- коэффициентов, применяемых  к базовому должностному окладу, для исчисления должностных окладов (ставок) работников организаций  согласно приложениям 2, 3 к Постановлению;

- выплаты доплат, надбавок, пособия на оздоровление и  компенсаций.

Фонд оплаты труда работников ГУ «ЦОН» определяется из должностных окладов (ставок); доплат и надбавок за условия труда; пособия на оздоровление к ежегодному оплачиваемому трудовому отпуску в размере одного должностного оклада; компенсаций, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

Должностные оклады (ставки) работников организаций определяются путем умножения соответствующих коэффициентов, утвержденных для исчисления их должностных окладов (ставок) в зависимости от отнесения занимаемых должностей к категориям должностей и стажа работы по специальности, от присвоенных квалификационных разрядов (для рабочих) на размер базового должностного оклада (БДО), установленного Правительством Республики Казахстан;

Размер оклада за фактически отработанное время зависит от лет стажа. Порядок и условия исчисления стажа работы по специальности (с учетом особенностей сферы деятельности) для работников организаций определяются центральными исполнительными и иными государственными органами (по согласованию), уполномоченными в соответствующих сферах деятельности.

Работникам ГУ ЦОН, как и других государственных учреждений и казенных предприятий выплачивается разница в заработной плате в случаях, когда их средняя заработная плата согласно действующей системе оплаты труда оказывается ниже средней заработной платы по ранее действовавшей системе оплаты труда, и при условии их работы в той же должности [20].

В соответствии с инструкцией для ведения бухгалтерского учета в государственных предприятиях, Государственное учреждение «Центр обслуживания населения района Сарыарка города Астана» для учета расчетов по оплате труда применяет счет 18 «Расчеты с рабочими и служащими стипендиатами». К этому счету открываются субсчета:

180 «Расчеты с рабочими  и служащими» - на этом счете  учитываются расчеты с работниками  государственных учреждений;

183 «Расчеты с рабочими  и служащими по безналичным  перечислениям на счета по  вкладам в банки»;

По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда. По дебету счета 180 фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченные суммы заработной платы.

Рассмотрим на примере расчет должностного оклада и оклада за фактически отработанные дни. На основании заполненного табеля учета рабочего времени начислить заработную плату за декабрь 2010 года для консультанта Алимжановой К.Ж., стаж работы - 1 год. Для расчета должностного оклада можно применить формулу (2):

ДО= К х БДО, (2)

где, ДО - должностные оклады (ставки) работников;

К - коэффициент, утвержденный для исчисления должностного оклада (ставки) в зависимости от занимаемой должности к категориям должностей и стажа работы по специальности, от присвоенного квалификационного разряда (для рабочего);

БДО - размер базового должностного оклада (БДО), установленного Правительством Республики Казахстан.

В соответствии с приложением 1 к Постановлению Правительства от 29.12.2007г. № 1400 «Реестр должностей гражданских служащих (за исключением квалифицированных рабочих) по категориям» должность консультанта относится к категории G-8.

Находим в приложении 2 к Постановлению Правительства №1400 «Коэффициенты для исчисления должностных окладов (ставок) гражданских служащих (за исключением квалифицированных рабочих)» коэффициент для работника категории G-8 со стажем работы от 1 до 2 лет = 2,69. Базовый должностной оклад на 2010 год установлен в размере 13613 тенге.

Таким образом, должностной оклад консультанта Алимжановой К.Ж. равен:

ДО = 2,69 х 13613 = 36619 тенге

Должностной оклад установлен за 23 рабочих дня, фактически Алимжанова К.Ж. отработала все дни, поэтому оклад начислен полностью. Надбавки Алимжановой К.Ж. за декабрь 2010 года не предусмотрены. В бухгалтерском учете отражаются проводки по начислению заработной платы:

Дт 200 Кт 180 - 36619 тенге

Начисление заработной платы за месяц производится в расчетно-платежной ведомости. В расчетно-платежной ведомости записываются фамилии и инициалы, должность работников, суммы начисленной заработной платы и пособий, удержанных налогов и других сумм.

Оплата за дни предоставленного трудового отпуска

Для отдыха и восстановления сил, в соответствии с Конституцией и Трудовым кодексом всем работникам и служащим ГУ «ЦОН», работающим по индивидуальному трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск с сохранением места работы (должности) и средней заработной платы. Оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск работнику за первый и последующие годы работы по соглашению сторон предоставляется в любое время рабочего года. Очередность предоставления ежегодных трудовых отпусков работникам определяется в порядке, предусмотренном индивидуальным трудовым и коллективным договорами, графиком отпусков, нормативными правовыми актами, руководителями организации. В случае изменения, в связи с производственной необходимостью графика отпусков, администрация обязана уведомить работника об этом не менее чем за две недели до начала трудового отпуска.

Кроме оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам предоставляются социальные отпуска. Под социальным отпуском понимается освобождение работника от работы на определенный период в целях создания благоприятных условий для материнства, ухода за детьми, получения образования без отрыва от производства и для иных социальных целей. Работникам предоставляются следующие виды социальных отпусков:

- отпуск без сохранения  заработной платы;

- учебный отпуск;

- отпуска в связи с  рождением ребенка (детей), усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей).

Ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск предоставляется гражданским служащим, содержащимся за счет государственного бюджета продолжительностью тридцать календарных дней, без учета праздничных дней, приходящихся на дни трудового отпуска, независимо от применяемых режимов и графиков работы.

Согласно статье 239 Трудового кодекса РК гражданским служащим один раз в год выплачивается пособие на оздоровление в размере должностного оклада. Согласно Структуре специфики экономической классификации расходов бюджета Республики Казахстан данное пособие учитывается по специфике 113 [19].

Ежегодный трудовой отпуск может быть перенесен или продлен полностью или частично при временной нетрудоспособности работника и при отпуске по беременности и родам, исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого трудового отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы, в период трудового отпуска. Оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск (его часть) может быть продлен или перенесен только с письменного согласия работника или по его просьбе. Перенесенный трудовой отпуск по соглашению сторон может быть присоединен к трудовому отпуску за следующий год или предоставлен по просьбе работника отдельно в другое время.

В соответствии с п. 3 статьи 108 Трудового Кодекса РК запрещается не предоставление трудового отпуска в течение двух лет подряд. При некоторых обстоятельствах с письменного согласия работника оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск может быть прерван работодателем. Отказ работника от выхода на работу во время ежегодного трудового отпуска не является нарушением трудовой дисциплины. Неиспользованная в связи с отзывом часть оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по соглашению сторон трудового договора предоставляется в течение текущего года или в следующем рабочем году в любое время либо присоединяется к оплачиваемому ежегодному трудовому отпуску за следующий рабочий год. При отзыве работника из оплачиваемого ежегодного трудового отпуска вместо предоставления неиспользованной части отпуска в другое время по соглашению между работником и работодателем работнику может быть произведена компенсационная выплата за дни неиспользованной части оплачиваемого ежегодного трудового отпуска.

В некоторых случаях при наличии уважительной причины по соглашению сторон и на основании заявления работника ему может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Отпуска без сохранения заработной платы могут предоставляться на основании заявления работника до пяти календарных дней в случаях предусмотренных п.3 ст. 111 Трудового кодекса РК:

- регистрации брака;

- рождении ребенка;

- смерти близких родственников  и др. случаях, предусмотренных трудовым, коллективным договорами.

Предоставление ежегодного трудового и других видов отпусков работнику в соответствии с Трудовым Кодексом в Республике Казахстан, действующими законодательными актами и положениями, индивидуальными, коллективными договорами и графиками отпусков оформляется «Приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска», один экземпляр которого остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.