Учет кассовых операций. 6

ВВЕДЕНИЕ 

        Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

     У предприятий возникают обязательства  перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги: перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

     Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

     Денежные  средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных  счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

     Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также  специально оборудованное помещение  для приема, хранения и выдачи денег  и других средств, хранящихся в кассе.

     Целью курсовой работы является комплексное  изучение состояния бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования  денежных средств в кассе предприятия, выявление недостатков в организации  учета и контроля денежных средств.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     - изучить принципы организации  учёта денежных средств;

     - изучить правила организации  кассы на предприятии, требования, предъявляемые к месторасположению  кассы;

     - рассмотреть основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций;

     - изучить порядок учета движения  денежных средств в бухгалтерии  предприятия.

     При написании курсовой работы были использованы следующие виды источников информации:

     - законы РБ;

     - нормативно-правовые акты;

     - специализированные учебные пособия  «Теория бухгалтерского учета», «Бухгалтерский учет» и др.;

     - периодические издания.

     Актуальность  темы данного исследования высока, поскольку бухгалтерский учет и  аудит движения денежных средств  имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве.

     Объект  исследования - показатели движения денежных средств УП «ВЦ Мингорисполкома».

     В своей деятельности предприятие  руководствуется законами РБ, Уставом УП «ВЦ Мингорисполкома», приказами и распоряжениями директора. УП «ВЦ Мингорисполкома» находится на полном хозяйственном расчёте, имеет самостоятельный баланс, вправе открывать в отделениях банка счета и заключать договоры, имеет круглую печать и угловой штамп с указанием своего наименования. 
 

1 УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ 
 

     В связи с принятием Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н (далее - Инструкция N 70н), можно говорить о  создании системы учета, позволяющей формировать полную информацию о секторе государственного управления. Новая Инструкция предусматривает в своем составе объекты учета, соответствующие международным требованиям к финансовой отчетности. В то же время такой объект учета, как кассовые операции, оказался наиболее консервативным. Изменения в учете связаны в основном с применением нового Плана счетов и новых регистров учета.

     Пункт 94 Инструкции N 70н регламентирует, что  при оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком РФ... с учетом некоторых особенностей. Таким образом, основополагающим документом, регулирующим порядок оформления и учет кассовых операций, как и прежде, является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). 
 

     2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАССЫ В  БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ 
 

     При приеме на работу специалиста, на которого будут возложены обязанности кассира, в соответствии с п. 32 Порядка ведения кассовых операций ...руководитель обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда и социального развития от 31.12.2002 N 85. На практике можно порекомендовать делать расписку об ознакомлении с правилами ведения кассовых операций на бланке договора.

     Обратите  внимание: приведенный выше порядок  действует и в случае возложения по приказу руководителя обязанностей кассира на работников подразделений, обслуживаемых централизованными  бухгалтериями.

     Руководителям бюджетных учреждений при приеме на работу и назначении работников на должности, связанные с ведением кассовых операций, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские  учреждения для получения сведений об этих работниках (Приложение N 2 "Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке" к Порядку ведения кассовых операций). При этом необходимо помнить, что к ведению кассовых операций не допускаются лица:

     - ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

     - страдающие хроническими психическими  заболеваниями;

     - систематически нарушающие общественный  порядок;

     - злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

     В соответствии с п. 35 Порядка ведения  кассовых операций бюджетные организации, в штате которых предусмотрен один кассир, в случае временной  его замены (отпуск, больничный лист) исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С данным работником необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности и под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. Передача ценностей оформляется актом в трех экземплярах, один из которых передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий остается в бухгалтерии. Если работа оставлена кассиром внезапно, то есть передача кассы не была произведена должным образом, то находящиеся в кассе ценности пересчитываются другим работником в присутствии руководителя и главного бухгалтера либо комиссии, назначенной руководителем.

     Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня  закрываются ключом и опечатываются  печатью кассира. Кассир не имеет  права передавать ключи от шкафов и печати посторонним лицам. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном кассиром конверте хранятся у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал в учреждении проводится их проверка комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения (п. 30 Порядка ведения кассовых операций), по результатам которой составляется акт.

     В кассе сумма наличных денежных средств  не должна превышать лимита, установленного отделением Федерального казначейства на основании ежегодно составляемого  учреждением расчета лимита кассы. Денежные средства сверх установленного лимита могут храниться в кассе только в период выдачи заработной платы, но не более трех дней, включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций).

     Обратите  внимание: действующими нормативными актами не предусмотрен остаток денежных средств в кассе учреждения по состоянию на начало года (1 января) (п. 20 Инструкции о порядке представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности(<Приказ Минфина России от 21.01.2005 N 5н.>) 
 

3 ПРАВИЛА  ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 

     Основанием  для отражения информации о совершенных  хозяйственных операциях являются первичные документы. Положением о  документах и документообороте в  бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105, установлен ряд  требований, обязательных при документальном оформлении кассовых операций.

     1. Не допускается применение бланков  по устаревшим и произвольным  формам.

     2. Записи в первичных документах  производят чернилами, химическим  карандашом, шариковыми ручками,  при помощи средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения. Запрещается делать записи простым карандашом.

     3. Свободные строки в документах  прочеркивают.

     4. Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

     5. Первичные документы, прошедшие  обработку, должны иметь отметку,  исключающую возможность их повторного  использования, - дату записи в  учетном регистре и подпись  бухгалтера.

     6. Все документы, приложенные к  приходным и расходным кассовым  ордерам, подлежат обязательному  погашению штампом или надписью  от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (число, месяц,  год). 
 

4 ФОРМЫ  ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 

        При получении денежных средств с лицевого счета в казначействе оформляется Заявка на получение денежных средств в двух экземплярах и чек. Оформление заявок, выдача и заполнение чековых книжек должны производиться в соответствии с Правилами обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21.09.2004 N 85н (далее - Правила), и Письмом Федерального казначейства от 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58.

     Денежные  чековые книжки выдаются органом Федерального казначейства на основании заявления получателя бюджетных средств. На оборотной стороне каждого денежного чека проставляется наименование получателя письменно или штампом. На основании п. 1.7.2 Положения Банка России от 05.12.2002 N 205-П денежные чеки принимаются банком в течение десяти дней со дня их выписки, не считая дня выписки. Текущий контроль за использованием получателем бюджетных средств наличных денег орган Федерального казначейства осуществляет в соответствии с п. 9 Правил. В целях контроля правильности заполнения заявки и чека работник казначейства проверяет серию, номер, дату денежного чека, сумму, на которую он выписан. Дата заявки не может быть позднее даты, проставленной в чеке. Контроль наличия документов, являющихся основанием возникновения денежных обязательств, на операции с наличными деньгами не распространяется.

     Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата  России от 18.08.1998 N 88.

     1. Приходный кассовый ордер (ф.  КО-1).

     Применяется для оформления поступления наличных денег как при ручном, так и  автоматизированном способе ведения  учета. Приходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

     Обратите  внимание: при заполнении приходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной  операции, например: "Получена по чеку N 111111 от 20.08.2005 заработная плата за первую половину августа 2005 г.", а в строке "Приложение" необходимо перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Если приходный кассовый ордер не имеет приложений, то строку "Приложение" следует перечеркнуть.

     2. Расходный кассовый ордер (ф.  КО-2).

     Используют  для оформления выдачи наличных денег  как при ручном, так и автоматизированном способе ведения учета. Расходный  кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

     Обратите  внимание: при заполнении расходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной  операции, например: "Выдана заработная плата за первую половину августа 2005 г. ", а в строке "Приложение" перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием из номеров и дат составления. Например: "Платежные ведомости N N 125, 126, 127 от 22 августа 2005 г.".

     3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

     Применяется для регистрации бухгалтерией приходных  и расходных кассовых ордеров  до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные  по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Данная форма может составляться с применением средств вычислительной техники. В этом случае формируется машинограмма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" за соответствующий день.

     4. Кассовая книга (ф. КО-4).

     В Кассовой книге учитываются все  факты поступления и выдачи наличных денег предприятия. Каждое предприятие  ведет только одну Кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, вторые являются отрывными и служат отчетом кассира. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. При этом формируются две машинограммы: "Вкладной лист Кассовой книги" и "Отчет кассира". Обе машинограммы составляют к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

     5. Доверенность.

     Пунктом 16 Порядка ведения кассовых операций разрешено использовать доверенность в случае получения денег не получателем, а иным лицом, которому доверено получение денег. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, фактически получающего деньги. Если деньги выдаются по ведомости, то кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается у него как приложение к расходному кассовому ордеру. При этом при подготовке расходного ордера автоматизированным способом возникает ситуация, когда в строке "Приложение" все реквизиты и названия документов напечатаны, а слова "Доверенность от "___" ____2005 года" вписаны от руки. Кроме этого, необходимо строго контролировать сроки действия доверенности.

     В соответствии с п. 4 ст. 185 ГК РФ данная доверенность может быть удостоверена нотариально или организацией, в  которой работает доверитель.

     Пунктом 94 Инструкции N 70н предусмотрено  использование при оформлении кассовых операций и таких форм первичной документации, как квитанция ф. 0504510, ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 0504501, книга учета выданных раздатчикам денег и реестр депонированных сумм.

     6. Квитанция (ф. 0504510).

     Составляют  при приеме в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин.

     7. Ведомость на выдачу денег  из кассы подотчетным лицам  (ф. 0504501).

     Применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам может составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

     8. Книга учета выданных раздатчикам денег.

     Используют  в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и  с которыми заключены договоры о  полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей по форме книги приведен в п. 5 Приложения N 3 Инструкции N 70н.

     8. Реестр депонированных сумм.

     При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого лица, не получившего причитающиеся ему выплаты. Реестр оформляется кассиром на основании платежных или расчетно-платежных ведомостей, где напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий день сдаются в банк. 
 

     5 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В УСЛОВИЯХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 
 

     В современных условиях, когда вычислительная техника гармонично вписалась в деятельность различных организаций, компьютеризация учета, анализа и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Именно автоматизация ведения учета способна значительно облегчить труд бухгалтера. Поэтому одним из путей совершенствования учета является совершенствование формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной.

     В настоящее время существует несколько  десятков относительно широко известных  программных продуктов, но без преувеличения можно сказать, что программное обеспечение фирмы «1С», предназначенное для автоматизации различных видов учета - бухгалтерского, складского, торгового является самым распространенным и популярным на территории стран СНГ.

     «1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент технологической платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.

     Данная  программа дает возможность формировать  проводки разными способами: пользователем  вручную, с помощью типовых операций или документов.

     Так как план счетов - основа ведения  бухгалтерского учета в организации, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установленный  соответствующим законодательством. В зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько планов счетов. Например, это может быть полезно при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких организаций.

     В программе предусмотрено большое  количество иерархических справочников для организации аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и другие).

     Для определения набора значений аналитического учета по бухгалтерским счетам существует специальный термин - субконто. Значениями конкретного вида субконто, как правило, являются значения из справочников и  перечислений, существующих в конфигурации.

     Кроме того, программа позволяет вести  валютный учет. Для этого предусмотрено  ведение справочника видов валют  и курсов по ним, история курсов валют.

     «1С: Бухгалтерия» поставляется с большим  набором форм бухгалтерской отчетности - главная книга, журналы-ордера, книга продаж и покупок и другие. Любой сформированный отчет может быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форматов, в том числе в формате популярного табличного процессора Excel. В типовую конфигурацию входят регламентированные формы отчетности - это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления в вышестоящие органы. Кроме этого, в программу входит набор форм статистической отчетности.

     Помимо  этого программа позволяет создавать и произвольные отчеты - отражающие особенности учета в отдельной организации. Как правило, такие отчеты настраиваются специалистом.

     Автоматизация учета кассовых операций предполагает составление всех форм первичных  документов по движению наличных денег, ведение кассовой книги, составление журнала-ордера по счету 50, ведение валютного учета.

     Аналитический учет по субконто «Движение денежных средств» ведется на счете 50 «Касса»  по субсчетам, открываемым к нему.

     Печатная  форма документа соответствует  унифицированной форме документа № КО-1, КО-2.

     С помощью флажка «Формировать проводки»  на основании заполненных реквизитов документа при его проведении автоматически формируются соответствующие  проводки. Если же флажок не установлен, то документ будет проведен без формирования проводок.

     Для фиксирования всех кассовых операций предназначен Журнал «Касса», находящийся в меню «Журналы». В соответствующих графах журнала хранится информация о виде документов, формировавших кассовые операции, их номерах. Отдельно выделены графы для суммы прихода или расхода денежных средств, а также графа, содержащая номера счетов, корреспондирующих со счетом 50.

     Кроме того, на форме журнала расположена  кнопка «Кассовая книга», которая  позволяет сформировать отчет «Кассовая  книга» согласно типовой форме №  КО-4, обязательный при ведении кассовых операций. Отчет формируется на основании введенных документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». За каждый день, в котором проводились кассовые операции, отчет формирует отдельный лист кассовой книги. С помощью соответствующих переключателей можно указать, лист какого типа нам необходимо распечатать. По нажатию кнопки «Сформировать» будет создана печатная форма отчета. Формируя таким способом кассовую книгу за каждый день, в котором были кассовые операции, мы можем создать полный аналог «ручной» кассовой книги. 
 

6 ПОРЯДОК  ОТРАЖЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ 

        После проверки правильности оформления хозяйственных операций первичные документы обрабатываются в учете. В проводках используют балансовые счета. По коду вида деятельности указывают "0", если можно применить проводки по всем видам деятельности. Инструкцией N 70н предусмотрены следующие проводки по учету кассовых операций.

     1. Операции по поступлению наличных  денежных средств в кассу учреждения:

     - поступление наличных денежных средств от обслуживающего отделения Федерального казначейства:

     Дебет 1 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими  исполнение бюджетов";

     - поступление наличных денежных средств с банковского счета учреждения:

     Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

     - поступление наличных денежных  средств с внебюджетного счета  учреждения, открытого в отделении Федерального казначейства:

     Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

     - поступление наличных денежных  средств от подотчетного лица:

     Дебет 0 201 01 510 "Поступления в кассу" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

     2. Операции по выбытию наличных  денежных средств из кассы  учреждения: