Учет кассовых операций в коммерческих банках

1. Учет кассовых операций.

При работе с наличными  денежными средствами российские банки  руководствуются следующими нормативными документами:

- Положением Банка России от 5 января 1998г.№14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;

- Положением Банка России от 24 апреля 2008г. №318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

В настоящее время любая  организация или учреждение должны хранить денежные средства на счетах в банках. Наличные деньги, поступающие  в кассы организаций, подлежат сдаче  в банк для последующего зачисления на счет. Денежная наличность сдается  либо непосредственно в кассу  банка или через объединенные кассы при организациях, а также  организациям Федеральной службы по связи и информатизации для перевода на соответствующие счета в банк. Наличные деньги могут сдаваться  организациями через инкассаторские службы банков или специализированные инкассаторские службы.

В кассах организаций могут  храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями этих организаций. Лимит устанавливается  банком ежегодно всем организациям, имеющим  кассу осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита организация  представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по специальной форме по Положению Банка России от 5 января 1998г. № 14-П. При наличии нескольких счетов в разных банках организация по своему усмотрению обращается в один из них с этим расчетом. После установления лимита в одном из банков организация направляет уведомления об определенном ей лимите остатка кассы в другие банки, где у нее открыты счета.

Установленные банком лимиты остатка наличных в кассе письменно  сообщаются каждой организации, для  чего используются вторые экземпляры представленных организациями расчетов.

Наличные деньги сверх  лимита организации обязаны сдавать  в банк. Исключение может делаться для выдачи заработной платы, социальных выплат и стипендий на срок не выше трех рабочих дней, включая день получения денежных средств в банке. По истечении срока неиспользованный остаток сдается в банк.

Положением Банка России от 5 января 1998г.№14-П предусмотрены  процедуры проверки организаций  банками по соблюдению ими порядка  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью. Аналогичным  образом Банк России контролирует банки.

Целесообразность создания тех или иных касс, их количество и численность кассовых работников, а также необходимость установки  банкоматов, автоматических сейфов определяются самим банком. Кассовое подразделение  возглавляет заведующий кассой или  могут возглавлять заведующий хранилищем ценностей, главный, старший кассир или другой кассовый работник. Непосредственное выполнение операций с наличными  деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники. Выполнение ими операции определяются функциональными обязанностями, возложенными на них распорядительным документом банка.

С должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассирами  и инкассаторами заключаются  договоры о материальной ответственности. Кассовые операции при обслуживании юридических и физических лиц  могут производиться кассовым работником с возложением на него обязанностей бухгалтерского работника. Кассовый работник проверяет принятые от клиентов кассовые документы, оформляет их, отражает сумму  денежных средств в кассовом журнале, принимает или выдает денежную наличность, отражает сумму принятых или выданных средств по банковскому счету клиента.

Кассовым работником запрещено:

• передоверять порученную работу с ценностями другим лицам, выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;

• выполнять поручения клиентов по проведению операций с денежной наличностью по их счетам, минуя бухгалтерских работников при отсутствии системы контроля;

• хранить личные деньги вместе с банковскими;

• убирать из поля зрения клиента принимаемые/ деньги до окончания операции.

Для хранения наличных денег  в течение рабочего дня кассиров обеспечивают металлическими шкафами  или сейфами.

Оформление кассовых документов может производиться как от руки, так и с помощью компьютера. При ведении документов на компьютере должно обеспечиваться хранение данных в электронном виде и исключение возможности их изменения. Несанкционированного доступа лицами, ответственными за сохранность ценностей. При ведении  от руки книг хранилища ценностей, учета  принятых и выданных ценностей, журналов приема из-под охраны и сдачи под  охрану хранилища ценностей, учета  выдачи и приема явочных карточек, штампов, ключей и доверенностей  листы до начала их ведения брошюруются  и пронумеровываются. В книге  хранилища ценностей количество листов заверяют руководитель, главный  бухгалтер и заведующий кассой, ставится печать. Перед закрытием хранилища  лица, ответственные за сохранность  ценностей, сверяют фактическое  наличие с данными книги хранилища  и заверяют сумму остатка подписями. Электронные формы документов ежедневно  распечатывают.

Кассиров, выполняющих приходные  и расходные операции, снабжают образцами  подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерских работников - образцами подписей кассиров.

Прием наличности от организаций  в приходную кассу производится по объявлениям на взнос наличными  в виде комплекта документов, состоящего из объявления, ордера и квитанции. В бухгалтерском учете внесение организацией выручки отражается следующем  образом:

Д-т 20202 К-т 40702

Бухгалтерский работник после  проверки передает документы в кассу. Кассир проверяет наличие и тождественность  подписи бухгалтера образцу, сличает  соответствие суммы цифрами и  прописью, проверяет наличие подписи  клиента и принимает наличные деньги полистным и поштучным  пересчетом. Деньги принимают так, чтобы  клиент мог наблюдать за действиями кассира.

Приняв наличные деньги, кассир сверяет сумму, указанную  в документах, с фактической. При их соответствии кассир подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю. Объявление кассир оставляет у себя, ордер передает соответствующему бухгалтеру. Если установлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом наличных денег и суммой, указанной в объявлении, оно переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму.

Первое объявление кассир перечеркивает, на обороте квитанции  указывает фактически принятую сумму  и расписывается. Объявление передается бухгалтеру, который вносит исправления  в кассовый журнал, оформляет вновь  полученный документ и передает в  кассу. Первоначальные объявление и ордер уничтожают, а квитанцию направляют в кассовые документы.

Для совершения расходных  кассовых операций заведующий кассой выдает кассирам под отчет необходимую  сумму наличных денежных средств  под роспись в книге учете  принятых и выданных ценностей.

Выдача наличных денег  организациям с их счетов производится по денежным чекам. Для получения  наличных денег клиент предъявляет  чек бухгалтерскому работнику. После  проверки клиенту выдают контрольную  марку от чека для предъявления в  кассу.

Получив денежный чек, кассир выполняет следующие действия:

• проверяет наличие подписей должностных лиц банка, оформивших и проверивших чек, и соответствие подписей образцам;

• сличает суммы, представленные цифрами и прописью;

• проверяет наличие на чеке росписи клиента в получении наличных денег и данных удостоверяющего его личность документа;

• готовит сумму денег для выдачи и уточняет у клиента получаемую сумму;

• сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает марку к чеку;

• повторно пересчитывает сумму в присутствии клиента;

• выдает деньги, ставит штамп кассы и подписывает чек.

Если пачки банкнот, тюбики или мешки с монетой имеют  неповрежденную упаковку, их выдают по обозначенным на накладках суммам. В противном случае- пересчитывают. Получатель наличных денег таким же образом проверяет их, не отходя от кассы и в присутствии кассира. Клиент вправе пересчитать наличные деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии одного из кассиров. На выявленные недостачу или излишек составляют акт. Совершение операций, при которых клиент, не внося наличных средств, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными, не допускается.

Прием и выдача наличности физическим лицам по договорам банковского  счета, а также сотрудникам банка  производятся по приходным и расходным  кассовым ордерам. В ордерах указывается  фамилия, имя, отчество или другие персональные данные клиента. Для подтверждения  приема и выдачи наличных денежных средств в сберегательной книжке делается соответствующая запись, если книжки нет, клиент получает второй экземпляр ордера с подписью кассира и штампом кассы.

В бухгалтерском учете  при приеме вклада оформляется запись по дебету счета 20202 и кредиту счета  депозитов соответствующей срочности. Закрытие вклада отражается следующим  образом:

Д-т 42301-42307 (в зависимости от срочности)

К-т 20202.

Прием кассиром наличных денег  для перевода по поручению физического  лица без открытия банковского счета, в том числе для уплаты коммунальных и налоговых платежей, переводов  по системам MoneyGram, Western Union, Аллюр и некоторым другим, производится по документу, заполняемому клиентом. Форма документа устанавливается банком либо соответствующими получателями денежных средств, в чей адрес направляются платежи, с учетом требований Банка России. Клиенту выдают подтверждающий документ о приеме наличных денег за подписью кассира и с печатью кассы. Для отражения сумм принятой наличности при переводе средств ведут реестр, содержащий следующие реквизиты:

• наименование банка, филиала, внутреннего структурного подразделения;

• дата заполнения;

• вид операции;

• принятая сумма.

Завершив работу, кассир подписывает реестр и передает его бухгалтеру для оформления приходных кассовых ордеров на итоговые суммы по видам платежей используется счет 40911 (40909, 40910- переводы в Россию, 40912, 40913- из России): Д-т 20202 К-т 40911.

Если вносимая клиентом сумма  расходится с суммой, указанной в  приходном кассовом документе, обнаружены неплатежные либо сомнительные денежные знаки, кассир предлагает клиенту довнести недостающие наличные деньги или возвращает излишек. В случае отказа необходимо заново заполнить приходной ордер на новую сумму.

При получении денег клиент пересчитывает их в присутствии  кассира, не отходя от кассы. В случае расхождения составляется акт пересчета. Деньги могут быть пересчитаны в  специальном помещении для пересчета, процедура проходит в присутствии  контролирующего работника банка.

В конце дня кассир сверяет  сумму, выданную ему утром, с суммами, указанными в приходных и расходных  документах, и суммой, имеющейся  в наличии, составляет справку о  суммах принятой и выданной наличности и подписывает ее. Кассовые обороты  по справке сверяют с записями в кассовых журналах бухгалтеров  и оформляют подписями кассира  и бухгалтера. Остаток наличных денег, справку, реестр, приходные и расходные  кассовые документы сдают под  роспись заведующему кассой.

Для работы в послеоперационное  время, в выходные и праздничные  дни кассиру выдают необходимую  сумму по расходному кассовому ордеру. Остаток наличных денег и ценностей  во вне рабочее время хранится в сейфе. На следующий или в первый рабочий день после выходных или праздников кассир сдает заведующему кассой неиспользованный остаток по приходному кассовому ордеру вместе с другими кассовому документами.

Операции по загрузке и  изъятию наличных из банкомата осуществляют кассовые и инкассаторские работники  банка либо подразделения инкассации в количестве не менее двух человек, на одного из которых возлагаются  контрольные функции. Выдача и прием  наличных денег происходит в кассе  банка. Заведующий кассой выдает наличные по расходному кассовому ордеру, во время приема деньги пересчитывают  и вкладывают в кассеты, закрываемые  на ключ. К кассете прикрепляют  ярлык с номером банкомата, суммой, датой, фамилией с инициалами и подписью заведующего кассой. При изъятии  кассет кассир или инкассатор выводит  из банкомата распечатку о сумме  выданных и оставшихся наличных. При  загрузке выводится распечатка, подтверждающая факт вложения денежных средств.

На основании распечатки бухгалтер выписывает приходный  кассовый ордер на сдаваемую в  кассу наличность. Сверку остатков производит заведующий кассой, он же расписывается  в ордере.

В бухгалтерском учете  операции по пополнению банкомата отражаются следующим образом: Д-т 20208 К-т 20202.

При возврате средств из банкомата в кассу производится обратная запись.

При снятии клиентом наличных денег в банкомате с помощью  банковской карты дебатируется счет по учету средств, депонированных для  расчетов с использованием банковских карт.

По окончании операций заведующий кассой сверяет остатки  наличных с документами, расписывается  в справках, журнале и контрольных  ведомостях. По данным справок, приходных  и расходных кассовых ордеров  составляют сводную справку о  кассовых оборотах, после ее сверки с данными бухгалтерского учета  она подписывается главным бухгалтером  и помещается в кассовые документы.

Кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки  за каждый день. Суммы отдельно по дебету и кредиту кассовых и мемориальных документов, распечатываются, подписываются  работником, производившим подсчет, и помещаются в папку.

Подкрепление подразделений  банка денежной наличностью происходит по мере необходимости. Доставка денежных средств может проводиться собственной  службой инкассации или сторонним  инкассатором.

У отправителя на сумму  подкрепления выписывается расходный  ордер. Выдача наличности инкассаторам, кассиру внутреннего структурного подразделения производится заведующим кассой или специально выделенным работником банка.

При получении наличных денег  и ценностей инкассаторы предъявляют  документы, удостоверяющие личность, и  доверенность. Прием денежных средств осуществляется по пачкам с проверкой правильности и целостности упаковки, пломб и четкости оттисков пломбиров или клише. Пачки или мешки с дефектами упаковки инкассаторы не принимают.

На отправляемые с инкассаторами  денежные средства и ценности составляют описи в трех экземплярах, которые  подписываются заведующим кассой и  скрепляются печатью. В описи  указываются заведующим кассой и  скрепляются печатью. В описи  указываются номера сумок, описываются  ценности с указанием достоинства  банкнот, сумм по номиналам и общей  суммы. Первый экземпляр описи отправляется в банк-получатель, второй остается в банке отправителе, а третий передается подразделению инкассации.

Приняв наличные деньги, старший бригады инкассаторов расписывается  в расходном кассовом ордере и  на втором экземпляре описи, кассир внутреннего  структурного подразделения расписывается  в расходном кассовом ордере.

Прием денежных средств у  инкассаторов осуществляет заведующий кассой банка-получателя. Пачки и  мешки с повреждением принимаются  с полистным пересчетом, в случае недостатка или излишка которого составляют акт в трех экземплярах с указанием даты, присутствующих, описанием повреждений и т.д. Акт подписывают все присутствующие при приеме и пересчете наличности. Первый экземпляр акта помещают в кассовые документы банка-получателя, второй- передают отправителю, третий-подразделению инкассации.

Для зачисления принятых денежных средств в кассу выписывается приходный ордер.

В бухгалтерском учете  отправка денежных средств отражается следующим образом: Д-т 20209 К-т 20202.

При получении денежных средств  оформляется обратная проводка.

Наличные деньги и другие ценности и другие ценности хранят в специальном хранилище, вход в которое оборудуют бронированной дверью. Денежные средства и другие ценности хранят раздельно в металлических шкафах, стеллажах или сейфах, которые закрываются на ключ заведующим кассой. Банкноты хранятся упакованными в пачке, монета- в мешки. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему ценностей с указанием: владельца, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, выпускам и достоинствам.

Перед закрытием хранилища  ответственный сотрудник должен проверить, внесены ли ценности и  документы в хранилище, закрыты  ли шкафы и сейфы, заверить остатки  в книге хранилища ценностей. Не позднее утра следующего рабочего дня главный бухгалтер сверяет  остатки с данными учета и  расписывается в ней.

Ревизия кассы и хранилища  проводится не реже одного раза в год. Кроме того, ревизии проводятся по решению руководства или при  смене ответственного за сохранность  сотрудника. При ревизии сверяют  фактические и учетные данные, по результатам составляется и подписывается  всеми участниками акт, выясняются и указываются причины расхождений. Принимаются меры по устранению выявленных недостатков и несоответствий. На сумму выявленного излишка оформляют  приходный кассовый ордер. Недостачи  отражаются по счетам 60323, излишки относятся  на доходы.

При приеме и обработке  рублевой наличности кассир контролирует платежность и подлинность денежных знаков на основании требований и  оперативной информации Банка России. Для осуществления контроля используются различные технические средства.

Кассирам запрещается  возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки, уничтожать эти знаки или погашать их путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, убирать банкноты из поля зрения клиента при пересчете. Выявив такие банкноты, кассир оформляет справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков или задержании денежных знаков, имеющих явные признаки подделки, в двух экземплярах с указанием их реквизитов. Один экземпляр с оттиском печати кассы выдается клиенту, второй помещается в кассовые документы. При выдаче справки кассир обязан предъявить клиенту денежные знаки для сличения с реквизитами в справке. Сомнительные и неплатежные рубли принимаются по номиналу, имеющие признаки подделки и существенно поврежденные- в условной оценке 1р. за банкноту.

При обнаружении сомнительного  знака на обороте приходного документа  проставляют его реквизиты, если знаков несколько, то и их сумму. Бухгалтер  выписывает на сомнительный знак мемориальный ордер в двух экземплярах, которые  подписываются кассиром, один выдается клиенту, второй остается в банке.

Клиент может сдать  в банк сомнительные знаки для  их передачи на экспертизу в расчетно-кассовый центр, причем эта операция осуществляются банком без взимания платы. Сомнительные знаки принимают по заявлению  и описи, составленным клиентом. В  заявлении указывают фамилию, имя, отчество клиента, его адрес, общую  сумму денежных знаков. По возможности, прилагаются копии подтверждающих документов. Опись составляют в двух экземплярах с указанием общей  суммы сдаваемых знаков и их реквизитов. В этом случае также оформляются  два мемориальных ордера, один из которых  вместе с описью, подписанной кассиром и заверенной печатью, возвращается клиенту.

О выявлении денежных знаков с признаками подделки кассир немедленно ставит в известность заведующего, который сразу извещает о факте  обнаружении органы внутренних дел  и передает им эти денежные знаки, получая в обмен экземпляр  протокола. Далее клиент должен обращаться непосредственно в милицию.

Передача сомнительных денежных знаков на экспертизу в расчетно-кассовый центр осуществляются в течении пяти рабочих дней со дня их приема или обнаружения в кассах банка. При этом представителю банка выдают подписанные кассиром расчетно-кассового центра и заверенные печатью вторые экземпляры мемориального ордера и описи. Экспертиза производится в течение пяти рабочих дней. По ее результатам банку выдают акт экспертизы. Если денежный знак является поддельным, он передается в милицию, а банк выдает копию акта клиенту. В случае если сомнительный знак признан подлинным, но неплатежным, он возвращается банку. На таких банкнотах проставляются штамп с текстом «В обмене отказано», наименование учреждения Банка России, дата, фамилия и подпись эксперта. Если знаки признаются платёжеспособными, их сумма зачисляется на корреспондентский счет банка, а затем возвращается клиенту.

2. Учет обязательного резервирования средств в Банке России.

Традиционно обязательные резервы  рассматриваются в качестве неотъемлемого  элемента денежно-кредитного регулирования. Обычно они устанавливаются для  достижения комплекса различных  целей: воздействия на спрос банков на резервы; содействия стабилизации краткосрочных  процентных ставок; стабилизации и  повышения предсказуемости денежного  мультипликатора. Существуют некоторые  свойства обязательных резервов, которые  иногда называются в печатных изданиях как их функции: страховка ликвидности  кредитных организаций, гарантия по вкладам клиентов.

Регулирование размера остатков средств, подлежащих депонированию  коммерческими банками и кредитными учреждениями в фонде обязательных резервов, производится учреждением  Центрального банка России по месту  нахождения головного банка в  целом по коммерческому банку, включая  филиалы, находящиеся на территории России. Регулирование производится на 1 число каждого месяца путем  сверки сумм фактически внесенных средств  и подлежащих внесению, исходя из остатков на счетах привлеченных средств и действующих норм резервных требований.

 На указанную дату коммерческий банк или кредитное учреждение составляет расчет размера средств, подлежащих резервированию, по формуле средней арифметической, исходя из суммы ежедневных балансовых остатков привлеченных за отчетный месяц (период) средств, учитываемых на счетах, участвующих в расчете обязательных резервов, деленной на число рабочих дней в месяце (периоде), с указанием фактически зарезервированной на счете фонда обязательных резервов суммы и приложением (в случае необходимости доперечисления средств на указанный счет) копии платежного поручения на сумму недовзноса, а также расшифровок по балансовым счетам № 810, 904. При этом расчет должен содержать данные об остатках по каждому счету на каждый рабочий день отчетного месяца (периода). Эти документы представляются соответствующему учреждению Банка России вместе с балансом в срок, установленный для представления баланса банка или кредитного учреждения на 1 число месяца.

 Учреждение Банка России  сверяет данные расчета с размером  фактически зарезервированных средств  по соответствующему коммерческому  банку или кредитному учреждению  с учетом установленных норм  обязательных резервов по форме  приложения к настоящему положению.

            При их соответствии требования считаются выполненными коммерческим банком или кредитным учреждением. В случае их несоответствия учреждение Банка России в течение двух рабочих дней, не считая дня представления расчета, производит соответствующий перерасчет с коммерческим банком или кредитным учреждением, принимая от него поручение на доперечисление средств на сумму недовзноса либо возвращая ему излишне внесенные средства в фонд обязательных резервов. При этом зачет между причитающимися по результатам регулирования платежам по балансовым счетам № 815 и № 680 (№ 816 и № 681) не допускается. 

Формирование фонда обязательных резервов производится путем перечисления денежных средств с корреспондентского счета. Покрытие обязательных резервов различными видами приносящих доход активов не допускается.

По желанию коммерческого  банка или кредитного учреждения расчет средств, подлежащих депонированию  в фонде обязательных резервов, может  составляться и представляться соответствующему учреждению Банка России не только на 1 число месяца, но и на 16 число  месяца в порядке, установленном  для составления и представления  таких расчетов на 1 число месяца.

Учреждение Банка России не реже одного раза в квартал производит сплошную или выборочную проверку правильности составления расчета коммерческого  банка или кредитного учреждения и достоверности представленных в нем сведений с использованием ежедневных балансов коммерческого банка и других документов и материалов, имеющихся у коммерческого банка или кредитного учреждения. В случае нарушения коммерческим банком или кредитным учреждением установленных сроков и полноты депонирования средств в фонде обязательных резервов учреждение Банка России взыскивает с него штраф в размере одного процента уставного капитала, но не более ста тысяч рублей, в порядке, установленном статьей 24 Устава Центрального банка РСФСР (Банка России). Сумма взысканного штрафа зачисляется на балансовый счет № 969 «Штрафы, пени, неустойки, полученные» учреждения Центрального банка России.

Кроме того, в случае неоднократного (два и более раз в течение  полугодия) невыполнения требований о  своевременном и полном перечислении средств в фонд обязательных резервов учреждение Банка России может:

- прекратить предоставление таким банкам или кредитным учреждениям централизованных кредитных ресурсов;

- повысить норму обязательных резервов, депонируемых в Банке России, но не более чем на 10 пунктов;

- применить иные санкции, предусмотренные законодательством. О возможности применения этих санкций по решению учреждений Банка России коммерческий банк должен быть предупрежден не менее чем за две недели.

В случаях несвоевременного возврата учреждением Банка России средств, излишне внесенных коммерческим банком в фонд обязательных резервов, учреждение Банка России уплачивает в пользу коммерческого банка  штраф в размере 0,1 процента от несвоевременно возвращенной суммы за каждый день просрочки, но не более ста тысяч  рублей.

Учет движения средств  по операциям фонда обязательных резервов коммерческого банка или  кредитного учреждения в Банке России ведется в коммерческом банке  или кредитном учреждении на балансовых счетах № 816 «Средства коммерческих банков и кредитных учреждений, перечисленные  в фонд регулирования кредитных  ресурсов банковской системы» и № 681 «Средства коммерческих, кооперативных  банков и других кредитных учреждений, перечисляемые в фонд регулирования  кредитных ресурсов банковской системы  по остаткам счетов в иностранной валюте», открываемых на их балансе. В учреждениях Банка России учет поступающих и возвращаемых сумм фонда обязательных резервов ведется на балансовых счетах № 815 «Фонд для регулирования кредитных ресурсов банковской системы» и № 680 «Фонд для регулирования кредитных ресурсов банковской системы по счетам в иностранной валюте» в разрезе лицевых счетов по каждому банку в отдельности.