Учет наличных денежных средств
Содержание
1.Учет наличных денежных средств……………………………………………………………
2. Работа с кассовыми
документами…………………………………………………
3. Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия………………..3
4. Выдача наличных денежных
средств из кассы предприятия……
5. Списание выданных под
отчет денежных средств на
основании авансового отчета………
6. Ведение кассовой книги…………………………………………………………………
Список литературы
Учет наличных денежных средств
Наличные денежные средства являются одним из ключевых объектов бухгалтерского учета. Ни одно предприятие в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности не может обойтись без наличных денег: как минимум, они необходимы для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия. Кроме этого, наличные деньги могут использоваться в расчетах между субъектами хозяйствования (особенно в сделках с участием индивидуальных предпринимателей), для оплаты аренды, расчетов с учредителями, выдачи денежных средств под отчет, а также в целом ряде других случаев.
Для учета наличных денежных средств в плане счетов бухгалтерского учета предназначен счет 50 «Касса», поскольку любое движение наличных денег обязательно должно проводиться через кассу предприятия. Следовательно, учет наличных денежных средств – это учет кассовых операций.
В программе «1С Бухгалтерия 8» реализованы широкие функциональные возможности для учета кассовых операций, и в данной работе мы рассмотрим основные приемы и методы работы по учету наличных денежных средств.
Работа с кассовыми документами
Для оформления кассовых операций используются следующие документы:
♦ Приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;
♦ Расходный кассовый ордер – для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;
♦ Авансовый отчет – для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).
Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.
Поступление
наличных денежных средств в кассу предприятия
Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса ▶ Приходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Список приходных кассовых ордеров
Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:
♦ Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 4.1 все представленные в списке документы являются проведенными, Дата и время формирования документа, Номер документа, Вид операции по документу, Сумма документа, Валюта документа, Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу), Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации), Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа, Произвольный комментарий.
Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert. При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Выбор операции для создания документ.
В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя.
Рис. 4.3. Окно ввода и редактирования документа
Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия.
Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению.
Затем нужно указать название организации.
Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).
Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма.
Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.
Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги.
Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).
Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 4.4.
Рис. 4.4. Вкладка Печать окна редактирования приходного кассового ордера
В поле Принято от указывается ФИО лица, от которого в кассу предприятия поступили наличные деньги (это может быть, например, доверенное лицо контрагента, указанного на вкладке Реквизиты платежа в поле Контрагент, или индивидуальный предприниматель, и др.).
На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа.
После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать. Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.
Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником. На вкладке Реквизиты платежа окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник и Статья движения ден. средств . В поле Подотчетник указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.
Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Оформление получения наличных денег, снятых со счета в банке
Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги.
В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 «Расчетный счет»).
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя – с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.
Для вида операции Прочий приход денежных средств в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет находиться параметр Счет. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.
После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия ▶ Результат проведения документа, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 4.7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 4.3.
Рис. 4.7. Результат проведения приходного кассового ордера
Выдача наличных
денежных средств из кассы предприятия
Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером.
Чтобы оформить расходный кассовый ордер в программе «1С Бухгалтерия 8», нужно в главном меню программы выполнить команду Касса ▶ Расходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. В любом случае на экране открывается окно списка документов, изображенное на рис. 4.8.
Рис. 4.8. Окно списка расходных кассовых ордеров
Как видно на рисунке, данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка.
Далее в соответствующих столбцах для каждого документа отображаются перечисленные ниже сведения.
♦ Дата и время формирования расходного кассового ордера, Номер документа, Вид операции по документу, Сумма выданных из кассы предприятия наличных денежных средств, Валюта, в которой из кассы были выданы деньги, Наименование контрагента по документу (получателя денежных средств), Название организации, из кассы которой выданы денежные средства (как правило, это собственная организация), Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа, Произвольный комментарий.
Для ввода нового документа следует выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert.
Рис. 4.9. Виды операции для расходного кассового ордера
На рис. 4.10 представлено окно ввода и редактирования расходного кассового ордера для вида операции Оплата поставщику.
Рис. 4.10. Ввод расходного кассового ордера на выдачу денег для оплаты поставщику
Ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.
Затем нужно указать название организации.
В поле Счет учета нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражается движение денежных средств по данной кассе.
Сумма наличных денежных средств, выдача которых из кассы предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма.
Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.10. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, которому выдаются наличные деньги; номер договора; Ставка НДС
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом.
Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Вкладка Печать окна редактирования расходного кассового ордера
Эта вкладка предназначена для ввода сведений, используемых в печатной форме документа.
В поле Принято от вводится ФИО лица, получившего наличные денежные средства из кассы по данному документу.
В поле Основание вводится основание для совершения платежа.
В поле Приложение можно ввести информацию о приложениях к данному документу (при наличии таковых).
После ввода всех необходимых данных расходный кассовый ордер можно распечатать.
Теперь рассмотрим характерные особенности расходных кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа.
Возврат наличных денежных средств покупателю оформляется расходным кассовым ордером с видом операции Возврат денежных средств покупателю. При этом параметры окна ввода и редактирования документа будет такими же, как и для вида операции Оплата поставщику.
При выдаче наличных денег подотчетному лицу оформляется расходный кассовый ордер с видом операции Возврат денежных средств подотчетнику. Окно редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет содержать лишь два параметра – поля Подотчетник и Статья ДДС (для выбора статьи движения денежных средств). В поле Подотчетник нужно ввести ФИО подотчетного лица, получающего из кассы наличные деньги.
Выплата сотрудникам предприятия заработной платы оформляется расходным кассовым ордером с видом операции Выплата заработной платы по ведомостям. В данном случае вкладка Реквизиты платежа будет иметь вид, как показано на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Документ на выплату заработной платы по ведомостям
Как видно на рисунке, в данном случае вкладка Реквизиты платежа состоит из двух вкладок – Выплата заработной платы и Счета затрат на компенсацию за задержку зарплаты. На вкладке Выплата заработной платы в таблице формируется список зарплатных ведомостей, выплаты по которым оформляются данным документом. Чтобы добавить ведомость, нужно, нажать кнопку Добавить.
На вкладке Счета затрат на компенсацию за задержку зарплаты в поле Счет указывается счет бухгалтерского учета. Для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне плана счетов выбрать требуемый счет.
Отметим, что расходным кассовым ордером можно оформлять выплату заработной платы не только ведомостями, составленными на несколько работников, но и по отдельности каждому работнику. Для этого нужно сформировать документ с видом операции Выплата заработной платы работнику. В данном случае интерфейс ввода и редактирования документа будет выглядеть так, как изображено на рис. 4.13.
Рис. 4.13. Оформление выплаты заработной платы одному работнику
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно расходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата поставщику – с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.
Для отражения в учете инкассации наличных денег предназначен вид операции Инкассация денежных средств. В данном случае на вкладке Реквизиты платежа будет присутствовать только два параметра – поля Счет и Статья движения ден. средств. В поле Счет нужно будет указать счет бухгалтерского учета, на котором будут числиться инкассированные денежные средства до зачисления их на расчетный счет в банке (иначе говоря, пока они будут находиться у инкассатора). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка (обычно это счет 57 «Переводы в пути»).
Оформление операции по взносу наличных денег в банк осуществляется с помощью расходного кассового ордера с видом операции Взнос наличными в банк. В данном случае окно ввода документа будет выглядеть так, как показано на рис. 4.14.
Рис. 4.14. Ввод расходного кассового ордера на взнос наличными в банк
Здесь в поле Банк. счет нужно ввести название счета, на который будут зачислены деньги из кассы предприятия.
В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором учитывается движение денежных средств по счету предприятия в банке (как правило, это счет 51 «Расчетный счет»).
Для выплаты депонированной заработной платы можно использовать расходный кассовый ордер с видом операции Выплата депонированной заработной платы. В данном случае окно документа будет выглядеть так, как показано на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Документ для оформления выплаты депонированной зарплаты
Как видно на рисунке, на вкладке Реквизиты платежа появляется табличная часть. В ней формируется перечень работников, выплата которым депонированной заработной платы оформляется данным расходным кассовым ордером.
В результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. После этого в поле Работник нужно нажать кнопку выбора, и выбрать требуемого работника. Затем аналогичным образом в поле Платежная ведомость нужно указать ведомость, в соответствии с которой будет произведена выплата. В поле Сумма к выплате указывается причитающаяся к выплате данному работнику сумма.
Списание
выданных под отчет денежных средств на
основании авансового отчета
На основании авансового отчета бухгалтер списывает выданные из кассы предприятия под отчет наличные деньги.
Чтобы приступить к работе с авансовыми отчетами, выполните команду главного меню Касса ▶ Авансовый отчет либо используйте соответствующую ссылку, которая находится в панели функций на вкладке Касса. В любом случае появится окно, изображенное на рис. 4.16.
Рис. 4.16. Окно списка авансовых отчетов
Ввод новых и редактирование сформированных ранее авансовых отчетов осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Формирование и редактирование авансового отчета
В центре интерфейса находится четыре вкладки: Авансы, Товары, Оплата и Прочее.
В поле Физ. лицо указывается фамилия, имя и отчество сотрудника или иного физического лица, которое отчитывается данным документом по полученным ранее деньгам из кассы предприятия. Этот параметр является обязательным для заполнения, и чтобы заполнить его, нужно нажать кнопку выбора и выбрать требуемое значение в окне справочника физических лиц.
Если денежные средства, за получение и использование которых отчитывается подотчетное лицо, были израсходованы на приобретение товарно-материальных ценностей, то в поле Склад нужно указать название склада (места хранения), на который они будут оприходованы.
Также в верхней части окна находится параметр, с которым мы еще не сталкивались: это поле Назначение. В данном поле можно сформулировать назначение выданного ранее аванса, за который отчитывается подотчетник.
Содержимое вкладки Авансы (она открывается по умолчанию) показано на рис. 4.17. Она предназначена для ввода и редактирования сведений о наличных деньгах, полученных из кассы предприятия подотчетным лицом.
Чтобы редактировать содержимое списка (изменять позиции или удалять их) используйте соответствующие кнопки инструментальной панели.
На вкладке Товары необходимо сформировать список ценностей, приобретенных на выданные под отчет деньги.
ВНИМАНИЕ
Учтите, что на вкладке Товары столбцы %НДС и НДС Сумма будут присутствовать лишь тогда, когда в окне Цены и валюта (оно вызывается нажатием соответствующей кнопки в левом верхнем углу окна) включен параметр Учитывать НДС.
При добавлении в таблицу новой позиции ее номер генерируется программой Вкладка Оплата (рис. 4.19) включает в себя сведения о том, как за счет подотчетных средств производилась оплата поставщикам за полученные товары (работы, услуги).
Рис. 4.19. Сведения об оплате за ценности (работы, услуги)
Как и на рассмотренных выше вкладках, здесь данные также представлены в виде списка. При вводе позиций указываются перечисленные ниже сведения.
♦ №, Контрагент, Договор расчетов с контрагентом, Сумма, Курс взаиморасчетов, Сумма взаиморасчетов, Вид вход. Документа, Дата вход. Документа, Номер документа сторонней организации, Содержание, Счет расчетов, Счет авансов.
При проведении авансового отчета (для этого нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия ▶ Провести) соответствующим образом пересчитывается сальдо взаиморасчетов с данным контрагентом.
Вкладка Прочее содержит сведения о дополнительных расходах по данному документу. Таковыми могут являться, например, представительские или командировочные расходы, затраты на проезд и т. п. Перечень расходов формируется в табличной части окна, при этом добавление, редактирование и удаление позиций осуществляется так же, как и на других вкладках окна.
Чтобы распечатать авансовый отчет, нажмите внизу окна кнопку Авансовый отчет, или в меню кнопки Печать выполните команду Авансовый отчет.
Ведение кассовой книги
В соответствии с действующим законодательством, на каждом предприятии в обязательном порядке должна вестись кассовая книга, содержащая все данные о движении и остатках наличных денежных средств предприятия. Формирования кассовой книги, формируется автоматически.
Чтобы сформировать кассовую книгу, выберите в главном меню команду Касса ▶ Кассовая книга, или щелкните на соответствующей ссылке в панели функций на вкладке Касса. После этого появится окно, изображенное на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Ввод параметров формирования кассовой книги
Здесь следует определить значения параметров для формирования документа. Прежде всего, укажите период времени, информация по которому должна попасть в отчет. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях Период с по.
Если вы хотите выполнить пересчет номеров листов кассовой книги заново, то в настройках включите параметр Пересчитать номера листов с начала года.
Если включен режим Выводить основания кассовых ордеров, то в колонку От кого получено или кому выдано кассовой книги попадет не только название контрагента по документу, но и текст, введенный ранее в поле Основание вкладки Печать окна редактирования кассового ордера.
Параметр Последний лист предназначен для того, чтобы определить, является ли данный лист кассовой книги последним в месяце, году или это обычный лист. По умолчанию переключатель установлен в положение Обычный. Значение Последний в месяце становится доступным только в том случае, если в поле по указано последнее число какого-либо месяца, а значение Последний в году доступно только тогда, когда в поле по указана последняя дата года (31 декабря, как на рис. 4.21).
Рис. 4.22. Печатная форма кассовой книги
Для отправки документа на принтер нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P или выполните команду главного меню Файл ▶ Печать.
Список литературы
1. Консультант плюс
2. Главбух «Практический журнал для бухгалтера» №4
3. www.glavbukh.ru
